Warum Digi-Key auf Innovation und Automatisierung setzt

Manchmal findet Innovation an den unverhofftesten Orten statt. Thief River Falls, eine kleine Stadt im Nordwesten des US-Bundesstaats Minnesota, ist der Sitz von Digi-Key Electronics, einem der weltweit größten Händler für elektronische Bauteile. Mit etwa 4.200 Mitarbeitern, einem Jahresumsatz von 3,2 Milliarden US-Dollar und 880 verschiedenen Lieferanten, die insgesamt 6 Millionen Teile bereitstellen, bedient das Unternehmen jedes Jahr mehrere Hunderttausend Kunden.

Andrew Bourne, Senior Manager of Operational Excellence, und Pete Danos, Senior Innovation Program Leader, sind bei Digi-Key dafür verantwortlich, das Potenzial innovativer Technologien zu nutzen und die organisatorische Effizienz zu optimieren. Ihr Team ist dafür zuständig, neue Technologien zu finden, mit denen Digi-Key wettbewerbsfähig bleiben und die internen Arbeitsabläufe umgestalten kann – zum Beispiel eine automatisierte Verpackungsanlage oder Prozessoptimierung dank Workflow-Automatisierung.

„Am meisten freuen wir uns über Innovationen, die aus ganz unerwarteten Ecken kommen“, sagt Bourne. „Wenn sich Dinge ändern, die schon immer gleich waren. Und auf einmal ist da eine Neuerung, die die Lebensqualität vieler Menschen verbessert.“

Verbesserungspotenzial für Prozesse

„Als ich diese Abteilung ins Leben ruf, war ich allein“, sagt Bourne. „Ich arbeitete an fünf bis sechs Projekten gleichzeitig, die sich teilweise in sehr schwierigen Phasen befanden. Aufgaben wie Marktforschung, Leistungsbeschreibungen, Preisgestaltung und Ortsbegehungen wechselten sich ständig ab. Ich brauchte eine bessere Arbeitsstruktur.“

Bourne nutzte Microsoft Excel, ein Notebook und sein Gedächtnis, um den Überblick über Projekte zu behalten. „Projekte, die dem Unternehmen eigentlich einen wichtigen Mehrwert liefern sollten, wurden dadurch unnötig in die Länge gezogen.“

Mit der früheren Arbeitsweise musste Bourne oft auf die Rückmeldungen von Anbietern und internen Stakeholdern warten und Informationen waren nicht sofort verfügbar. Wenn Projekte ein bestimmtes Stadium erreichten und die Vorfreude im Unternehmen wuchs, stellten Kollegen häufig Fragen, wenn sie Bourne zufällig im Flur trafen. Aufgrund seines hohen Arbeitspensums konnte er jedoch spontan meist keine Antworten geben.

Bourne holte sich Danos an die Seite, um Unterstützung bei der Leitung der Innovationsabteilung zu erhalten. Dessen erste Aufgabe: die richtige Arbeitsplattform finden, um die Grundlage für die Verwaltung von Anbietern, Programmen und Projekten zu legen. Die entsprechende Lösung musste ihnen ermöglichen, Informationen in Echtzeit bereitzustellen und die Sichtbarkeit bis in die Führungsetage zu optimieren. Danos sah sich Smartsheet an und kam zu dem Schluss, dass es die perfekte Lösung für ihre Anwendungsfälle war.

„Zentrale Plattform für die gesamte Programmverwaltung“

„Da die Abteilung noch relativ neu ist, möchten wir sichergehen, dass die Grundlage stimmt“, sagt Danos. Mit Unterstützung durch die Lösungsservices von Smartsheet entwickelten Bourne und Danos eine Lösung, die ihnen mithilfe von Smartsheet Control Center ermöglicht, die richtigen Blueprints für ihre Workflows zu erstellen.

„In puncto Innovation läuft bei uns alles über Smartsheet“, so Danos. „Wir wickeln damit unser Tagesgeschäft und die gesamte Projektplanung und -aktualisierung ab. Zugehörige Informationen laufen in einem eigenen Dashboard zusammen, das vom gesamten Unternehmen eingesehen werden kann.“

„Funktionstechnisch nutze ich Smartsheet als zentrale Plattform für die gesamte Programmverwaltung“, fährt Danos fort. „Es ist sehr wichtig, dass die Plattform mit Microsoft Outlook verknüpft werden kann. So kann ich Dokumente, E-Mails, Bilder und Mitteilungen direkt in der entsprechenden Produktreihe speichern. Es ist schön zu wissen, dass sich alles an einem Ort befindet.“

„Was die Planung angeht, können wir neue Projekte in Control Center mit wenigen Klicks erstellen“, fügt Bourne hinzu. „Ein einfaches Formular für die Projektaufnahme, dann den Projektpfad auswählen und in wenigen Minuten kann es losgehen – das ist wirklich stark.“

Das Team gab die Vorteile von Control Center auch an die IT-Abteilung von Digi-Key weiter. „Noch vor sieben Monaten war die IT überlastet, trotz mehrerer Projektmanager, die alle großartige Arbeit leisteten“, so Danos. „Jede dieser Personen hatte eine individuelle Arbeitsweise und es war schwierig, alle Informationen zu einem Ganzen zusammenzufügen.“

„Wir zeigten ihnen, wie sie mit ein bisschen Vorarbeit und durch die Auswahl geeigneter Vorlagen für das Projektmanagement dafür sorgen können, dass alle auf demselben Stand sind. Jedes Mal, wenn wir etwas anfangen und anschließend über Control Center Projekte starten, weiß jedes Teammitglied fünf Minuten später, welche Artefakte wir dazu brauchen.“

Als Bourne und Danos Stakeholdern neu entdeckte Smartsheet-Funktionen präsentierten, begannen weitere Teams, die Lösung zu implementieren. „Jetzt wird die Plattform als Grundlagentool für die erfolgreiche Arbeit in den jeweiligen Abteilungen genutzt“, fügt Bourne hinzu. Auch das Projektmanagement für die 200.000 Quadratmeter große neue Anlage des Unternehmens, die derzeit gebaut wird, erfolgt in Smartsheet.

„Smartsheet ist mein Sicherheitsnetz“

Mit Smartsheet hat das Team die Verantwortlichkeit auf Aufgaben-, Projekt- und Programmebene gestärkt, insbesondere durch die Einsicht in Programmstatus, die mithilfe von Dashboards, der mobilen App und App-Integrationen verbessert werden konnte. „Smartsheet sorgt in unserer und in anderen Abteilungen dafür, dass nichts unter den Tisch fällt“, sagt Bourne.

„Wenn man an mehreren Großprojekten gleichzeitig arbeitet und dabei immer die übergeordneten strategischen Ziele im Blick behalten muss, kann es schnell passieren, dass kleinere Aufgaben untergehen. Smartsheet ist mein Sicherheitsnetz. Es kann einfach nicht passieren, dass Risiken oder Aufgaben unbeachtet bleiben bzw. nicht bearbeitet werden, da sie jeden Tag auf unseren Dashboards angezeigt werden. Dieses Maß an Benutzerkomfort und Zuverlässigkeit konnten wir unseren internen Kunden nicht immer bieten.“

Darüber hinaus verwendet das Team bei Bedarf auch die mobile Smartsheet-App. „Die mobile Erfahrung war für mich ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal“, sagt Danos. „Die Benutzerfreundlichkeit auf dem Mobilgerät, ob auf meinem Smartphone oder iPad, macht den Unterschied. Wenn man für sieben Projekte gleichzeitig zuständig ist, muss man die Plattform einfach jederzeit aufrufen können, um schnell zu arbeiten und zu reagieren.“

„Ich habe jede Woche Meetings mit Geschäftsleitern und habe immer mein iPad dabei“, fügt Bourne hinzu. „Anhand unseres Programm-Dashboards zeige ich ihnen den Stand unserer Projekte und alle Informationen, die sie wissen möchten. Und ich habe die Gewissheit, dass die Daten in unseren Dashboards aktuell und intuitiv sind.“

Wenn Stakeholder Bourne und Danos heute auf dem Flur antreffen und nach dem Zustand des Programms fragen, „kann ich nicht nur schnell die Antwort aufrufen, sondern weiß mit Sicherheit, dass die Informationen fehlerfrei sind“, so Bourne. „Das liegt daran, dass bei Smartsheet erstklassige Consultants arbeiten und die Entwickler herausragende Arbeit geleistet haben.“

Danos sieht das genauso: „Smartsheet ist ein Unternehmen, das auf seine Benutzer hört und sich das Feedback der Kunden tatsächlich zu Herzen nimmt, statt sich auf veraltete Annahmen zu generischen Kundenanforderungen zu verlassen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.