Flexible Arbeitsarrangements werden ab sofort bleiben. Laut einer Studie von Microsoft möchten mehr als 70 % der Arbeitnehmer weiterhin Remote-Arbeitsoptionen nutzen, während in etwa zwei Drittel der Mitarbeiter persönlich Zeit mit ihren Kollegen verbringen möchten. Der Kompromiss besteht aus Hybrid-Arbeit, bei der Mitarbeiter an bestimmten Tagen ins Büro kommen und an anderen Tagen von zu Hause aus arbeiten.
Ranjit Atwal, Senior Research Director bei Gartner, nannte eine Hybrid-Belegschaft „die Zukunft der Arbeit“. Laut Gartner werden 2022 31 % der Arbeitnehmer weltweit in einem Remote- oder Hybrid-System arbeiten und die USA werden diesen Trend mit 53 % verteilten Arbeitnehmern anführen.
Projektmanager und die steigende Zahl derer, die de facto als Projektmanager fungieren, müssen die Kluft überbrücken und Hybrid-Teams leiten. Die Lösung besteht darin, die richtigen Tools zu finden, um die fünf neuen Regeln des Projektmanagement anzugehen.
1. Eine Single Source of Truth ist entscheidend
Auch wenn es keinen Mangel an innovativen Tools gibt, die für die Organisation von Projekten entwickelt wurden, liegt das Problem darin, dass viele in Silos arbeiten, die die Synchronisierung von Hybrid-Teams erschweren. Ein zentraler Hub, der eine Single Source of Truth bietet, ist entscheidend für Aufgaben wie die Entscheidungsfindung und die Umsatznachverfolgung. Eine Studie von Harvard Business Review kam zu dem Schluss, dass nur fünf Prozent der Manager eine ganzheitliche Ansicht der Portfolioplanung und des -management haben.
Teams an der University of the Western Cape in Südafrika arbeiteten beispielsweise als unabhängige Einheiten. Als ICT Director Raymond Crown an die Universität kam, wollte er Klarheit schaffen, indem er ein einzelnes, zentralisiertes System schuf, um die verspäteten Zahlungen zu vermeiden, zu denen es mit Einkaufsanforderungen kam.
Crown entschied sich für Smartsheet, um Dokumente, Signaturen und die Zahlungsverarbeitung nachzuverfolgen. Dieses neue System wurde entscheidend, als die Mitarbeiter zur Remote-Arbeit übergingen, wodurch auch Strafen umgangen werden konnten. Wenn eine Zahlung verspätet ist, erhält Crown einen automatisierten Alarm, durch den er die Abteilungsbudgets anpassen kann, um die Zurechenbarkeit zu fördern.
2. Flexibilität bei der Arbeit macht die asynchrone Kommunikation zu einer Realität
Hybrid-Arbeiter müssen von jedem Gerät, überall und jederzeit arbeiten können, wofür eine asynchrone Kommunikation erforderlich ist. Cloud-basierte Tools sind entscheidend dafür, verteilten Teams dabei zu helfen, an einem Strang zu ziehen und zusammenzuarbeiten. Die Weitergabe von Informationen im Kontext in einem zentralisierten Portal hält alle auf dem gleichen Stand und bringt Arbeiten vorwärts.
Fox Sports in Australien nutzt beispielsweise Smartsheet-Dashboards für die Live-Berichterstattung. Updates stehen über Mobilgeräte zur Verfügung, wodurch sichergestellt wird, dass Teammitglieder stets über die aktuellsten Informationen verfügen. Das Team verließ sich früher auf Ausdrucke, die schnell veraltet waren. Mit Smartsheet können die Mitarbeiter die nächsten Schritte abstimmen, sogar wenn sie nicht vor Ort sind.
„Smartsheet auf Mobilgeräten ist extrem praktisch“, so Steve Barnes, Outside Broadcast Manager bei Fox Sports. „Diesen Samstag arbeite ich vielleicht nicht, aber wir haben an diesem Tag 15 Übertragungen von außerhalb. Ich kann schnell Smartsheet öffnen und sehen, wann sie stattfinden oder dass wir gerade live sind, dass die Grafiken funktionieren und alles gut aussieht. Ich kann also ganz beruhigt weiter einkaufen oder fortsetzen, was ich gerade tue.“
3. Das Ressourcenmanagement als Wettbewerbsvorteil
Verteilte Teams können verteilte Ressourcen schaffen und Projektmanager benötigen Echtzeiteinblick in Kapazitäten und Auslastung. In der HBR-Umfrage sagten 52 % der Manager, dass eine zentrale Plattform, die das Workflow-Management mit intelligenter Automatisierung und Zusammenarbeit kombiniert, der Schlüssel zu einer besseren Verwaltung der Ressourcen sei. Und doch sind nur 11 % zufrieden mit der Transparenz, die sie im Ressourcenmanagement haben.
Eine der kritischsten Ressourcen sind Talente. Overtime, ein Sportsender, der 40 Originalserien auf YouTube, Snapchat und IGTV zeigt, implementierte vor kurzem Resource Management by Smartsheet zur Protokollierung der Mitarbeiterzeit für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Ressourcenplanung. Zuvor nutzte Tanya Cuadra, Senior Production Manager bei Overtime, Tabellen zur Protokollierung der Mitarbeiterzeit pro Sendung, aber das System wies Schwachstellen auf und führte häufig zu Fehlern.
Mit Resource Management by Smartsheet kann Cuadra Arbeitszeiten eingeben und die Zahlen werden in einen Kalender übertragen, der die Lohn- und Gehaltssummen der einzelnen Mitarbeiter sowie die Lohn- und Gehaltskosten pro Sendung zeigt. Ressourcendaten stellen die Grundlage für Entscheidungen zu Verlängerungen von Serien, Mitarbeiterzuweisungen und Neueinstellungen dar.
4. Der Plan muss an der Arbeit – und den Ergebnissen – festgemacht sein
Das Messen der Ergebnisse ist Teil der Strategieplanung. Organisationen benötigen eine Möglichkeit, die Enden zusammenzufügen, von der Planung und Ausführung eines dynamischen Workflows bis hin zur Messung der Ausrichtung an der Unternehmensstrategie. Transparente Berichte können Echtzeiteinblicke bieten, die sich auf die Entscheidungsfindung auswirken und Teams auf Kurs halten.
Die University of Utah Health versorgt beispielsweise Patienten in sechs US-Bundesstaaten. Mitarbeiter der Organisation für Culture and System Integrity, die sich auf Humanressourcen und Projektmanagement konzentriert, haben kürzlich Smartsheet implementiert, um Mitarbeiterschulungen und die -bindung zu optimieren und so die Patientenerfahrung zu verbessern.
Zuvor hatte das Team ein auf Tabellen basierendes Tool verwendet, das keine Zusammenarbeit ermöglichte. Durch den Wechsel zu Smartsheet, das die Prozesse automatisierte, konnte das Team seine Effizienz um etwa 30 % steigern. „Mit Smartsheet können unsere Projektmanager mehr Zeit für die Projektarbeit aufwenden, als dafür, das Projekt zu verfolgen“, meint Ischa Jensen, die das Projektmanagement leitet.
5. Verbindungen – und Kontext – sind der Schlüssel
Eine transparente, zentrale Plattform hält nicht einfach nur jeden auf demselben Stand. Sie schafft ein Speichersystem, das den Verlauf eines Projekts protokolliert und Kontext für alle Aufgaben bietet. Projekt-Dashboards sollten alle Entscheidungen, Konversationen, Dateien, Daten und Kontakte umfassen, die mit der Arbeit verbunden sind. Mit umfassenden Informationen zur Hand, können Teams bessere Entscheidungen treffen, anstatt Aktualisierungen oder Referenzen hinterherjagen zu müssen.
Das interne Kommunikationsteam der Pizzakette Domino’s verwaltet beispielsweise mehrere Kommunikationskampagnen, einschließlich Newsletter für das Unternehmensteam und Franchisenehmer, sowie einmalige E-Mails für wichtige Ankündigungen. Zuvor versendeten die Mitarbeiter separate Kommunikationen, um ihre Nachrichten zu teilen, was zu Wiederholungen und einer niedrigen Leserate von nur vier Prozent führte.
Das Team implementierte Smartsheet zur Schaffung einer zentralisierten Plattform für die Informationserfassung von einer Vielzahl von Quellen. Über einen Inhaltskalender gibt das Kommunikationsteam Newsletter-Themen und eigenständige Ankündigungen ein, die Monate im Voraus geplant werden können. Wenn neue Themen hinzugefügt werden, kann das Team entscheiden, ob einzelne Daten zu voll sind. Wenn dies der Fall ist, kann es mit den Inhaltseigentümern zusammenarbeiten, um Ankündigungen umzuplanen. Durch ein effizienteres Messaging und die Implementierung einer besseren Strategieplanung hat die Leserate 100 % erreicht.
Der Arbeitsplatz der Zukunft ist flexibel. Hybrid- und Remote-Arrangements können Herausforderungen für Projektmanager darstellen, aber die Technologie kann die Lösung bieten, indem sie Teammitglieder verbindet, unabhängig davon, wo sich diese befinden, und die Strategieplanung und -ausführung der Organisation unterstützt. Tools, mithilfe derer Teams zusammenarbeiten können, können Unternehmen dabei helfen, neue Wege der Arbeit zu meistern.
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