Was ist Aufgabenautomatisierung?
Aufgabenautomatisierung ist die Anwendung moderner Technologien, um die Notwendigkeit für menschliche Beteiligung zu minimieren oder zu eliminieren, um eine Aufgabe zu erledigen. Wir erleben viele Formen der Aufgabenautomatisierung in unserem Alltag: Flughafen-Check-in-Terminals, Geldautomaten, Fast Food-Bestellungen, Wiederholungsrezepte und Abonnementdienstleistungen. Diese Automatisierungen haben das menschliche Element aus mindestens einem Schritt des Prozesses beseitigt. Zum Beispiel war es beim Check-in am Flughafen zuvor notwendig, dass alle Fahrgäste in einer Schlange stehen, um eine Bordkarte zu erhalten oder Gepäck aufzugeben. Heute sind diese Aufgaben durch Technologie automatisiert: Die Bordkarten können zu Hause gedruckt, an einem Check-in-Automaten erhalten oder sogar auf Ihrem Mobiltelefon angezeigt werden. In vielen Fällen wurden alle menschlichen Beteiligungen aus dem Erhalt von Bordkarten und der Gepäckaufgabe beseitigt.
Chatbots sind eine weitere Form der Aufgabenautomatisierung, die für den persönlichen und geschäftlichen Gebrauch verfügbar ist. Support-Chatbots sind auf Geschäftswebsites verfügbar, um Benutzerfragen zu beantworten oder einen Benutzer durch einen Prozess zu führen. Skill-Chatbots können zu Hause verwendet werden, um automatisch das Licht anzuschalten oder das Thermostat einzustellen, und persönliche Assistenten wie Amazon Alexa und Siri sind recht beliebt und bieten eine eindrucksvolle Palette an Fähigkeiten.
Mobiltelefone, Tablets und andere Smart-Geräte können auch Aufgabenautomatisierungs-Apps nutzen. Eine beliebte App, IFTTT (If Then That), bringt andere Apps und Geräte dazu, miteinander zu kommunizieren. Wenn Sie zum Beispiel in einem Facebook-Post markiert wurden, kann IFTTT diesen Post automatisch tweeten.
Wie Sie Geschäftsaufgaben automatisieren
Geschäftsleute verbringen zahlreiche Stunden mit Aufgaben, die leicht mit der richtigen Technologie automatisiert werden können. Im Folgenden finden Sie drei Tipps, wie Sie mit der Geschäftsaufgabenautomatisierung beginnen können:
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Recherchieren Sie das Neueste bei der KI und dem maschinellen Lernen (ML). Die verfügbaren Tools sowie die konstanten Innovationen im Bereich KI und ML bereiten Sie auf die Automatisierung von Aufgaben vor. Chatbots verwenden beispielsweise Wissensdatenbankinhalte – daher wird die Erstellung einer intelligenten Wissensdatenbank Sie auf zukünftige Automatisierung vorbereiten.
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Dokumentieren oder erstellen Sie Prozesse, um Aufgaben zu identifizieren, die automatisiert werden können, insbesondere wiederholende Aktivitäten, in denen Automatisierung das Kundenerlebnis verbessern wird.
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Wählen Sie Technologielösungen aus, die banale Aufgaben ersetzen, sodass sich Ihre Mitarbeiter auf mehr Umsatz generierende und lohnende Aktivitäten konzentrieren können. So können Sie beispielsweise mit Tools wie Hootsuite im Voraus Beiträge auf sozialen Medien planen, damit Sie nicht jeden Tag manuell posten müssen.
Das Ziel ist es, alles zu automatisieren, was Sie können, sodass sich die Mitarbeiter auf nützlichere Aktivitäten konzentrieren können.
Zehn Geschäftsaufgaben, die Sie heute automatisieren können
Ein häufiges Missverständnis besteht darin, dass die Automatisierung von Aufgaben zu Entlassungen von Mitarbeitern führt. In der Tat sind die meisten Stellen nicht vollständig durch Technologie ersetzbar. Stattdessen haben Sie die Möglichkeit, Stellen neu zu definieren, während Sie Aufgaben und Workflows automatisieren. Ihre Mitarbeiter werden produktiver, und Sie reduzieren Kosten, sparen Zeit und schaffen Effizienz. Laut einem Bericht, der von dem McKinsey Global Institute veröffentlicht wurde, können „45 Prozent der Aktivitäten von bezahlten Mitarbeitern automatisiert werden, indem aktuelle Technologien angepasst werden.“
Mühsame, wiederkehrende Aufgaben sind die besten Kandidaten für die Automatisierung. Im Folgenden finden Sie 13 Geschäftsaufgaben, die Sie jetzt automatisieren können:
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Berichterstellung
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Software-/Hardware-/Technologieanforderungen
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Personalanforderungen (Mitarbeiteranstellung/Kündigung)
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Terminplanung
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Rechnungszahlung
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Rechnungsstellung/Buchhaltung
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Social-Media-Beiträge
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E-Mail-Antworten, Signaturen und Sortierung
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Textverarbeitungsfunktionen (z. B. Ersetzen von Text, Umbenennen von Dateien)
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Data-Mining
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Vorlagen für Vorschläge
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Kundenkommunikation
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Anmeldedaten und das Ausfüllen von Formularinformationen
Laut der American Psychological Association können „selbst kurze mentale Blockaden aufgrund des Wechsels zwischen Aufgaben die produktive Zeit eines Mitarbeiters um bis zu 40 % mindern.“ Warum automatisieren Sie also nicht so viel wie möglich? Um zu bestimmen, welche Aufgaben Ihr Unternehmen automatisieren sollte, sollten Sie sich überlegen, welche Vorteile Sie durch die Verwendung von Technologie statt Menschen erzielen und welchen Wert Ihre Mitarbeiter liefern können, wenn sie sich auf andere Aktivitäten konzentrieren.
Wer kann von der Aufgabenautomatisierung profitieren?
Geschäftsleute in allen Branchen und Geschäftsabteilungen können von der Aufgabenautomatisierung profitieren. Zum Beispiel schätzt das McKinsey Institute, dass zehn bis 15 Prozent der Zeit eines Marketingleiters „durch die Anpassung aktueller Technologie automatisiert werden kann".
Technology marketing executive Jennifer Holtvluwer utilizes task automation to encourage social selling that engages buyers and increases brand awareness. “Marketers tasked with growing voice share for a challenger brand understand the power of employee advocacy,” she says. “Leveraging the networks of your employees is one way to expand brand recognition — and having consistent messages to share externally is crucial for success.”
„Die Verwendung von Aufgabenautomatisierung für Social-Media-Beiträge bietet Mitarbeitern auf den Punkt gebrachte Inhalte, die mit Branding versehen sind und leicht und in Sekunden auf ihren Social-Media-Profilen geteilt werden können“, fügt Holtvluwer hinzu. „Ich habe Plattformen wie EveryoneSocial verwendet, um die Aufgabenautomatisierung extrem einfach und schnell zu gestalten, wenn ich soziale Kanäle nutze, um die Markenbekanntheit zu steigern.“
Von Anwaltskanzleien über Vertriebsteams bis hin zu Marketingprofis sind die Aktivitäten, die mit moderner Technologie automatisiert werden können, endlos.
| Branche/Abteilung | Aufgabe |
|---|---|
| Rechtsabteilung | Data-Mining |
| Gesundheitswesen | Patientenplanung, Terminerinnerungen, RX Refills |
| Behörden | Baugenehmigungen, Lizenzierung |
| Bildung | Kursanmeldung |
| Vertrieb | Lead-Generierung |
| Marketing | E-Mail-Vorlagen, Konsolidierung von Beiträgen in sozialen Medien, Content-Syndication |
| Buchhaltung | Automatisierte Zahlungen |
| IT | Datensicherungen, Netzwerkmanagement, PC-Wartung, Deinstallation von Apps/Programmen, die Massenkonvertierung von Dateien, Kontoerstellung, Dateiübertragungen, Datenextraktion |
| Personal | Lohn- und Gehaltsabrechnung, Bewerberbeschaffung |
| Entwicklung/Programmierung | Skripte, um Dateien zu kopieren und sich wiederholende Aktionen durchzuführen, die Optimierung von Bildern |
| Hilfe für Kunden | Umfragen und Fragebögen |
Wie Sie das richtige Tool für die Automatisierung von Aufgaben auswählen
Spezialisierte Desktop- und cloudbasierte Tools wurden entwickelt, um Aufgaben in fast jeder Geschäftsabteilung zu automatisieren. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit Tools, die für die meisten Organisationen nützlich sind:
| Tool | Aufgabe |
|---|---|
| Hootsuite | Social-Media-Beiträge |
| Dropbox | Datensicherungen |
| Google Analytics | Web-Verkehrsberichte |
| Google Mail | Automatische E-Mail-Antworten |
| Wordpress | Blog-Post-Terminplanung |
| Google Alarme | Suchbegriff-Recherche |
| Microsoft Office | Finden/ersetzen, Dateiumbenennungskonventionen |
| Windows Focus Assist | Die Verwaltung von MS Windows-Alarmen |
| SurveyMonkey |
Kundenstudien und -fragebögen, Datensammlung |
Die Toolauswahl variiert basierend auf dem vertikalen Geschäft und dem Bedarf, aber mit jedem Softwareauswahlprozess erstellen Sie eine Liste mit Kriterien, die Ihre Geschäftsanforderungen unterstützen. Allgemeine Aufgabenautomatisierungsfunktionen können die folgenden umfassen:
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Benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche
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Integration in andere Tools
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Web- und mobiler Gerätezugriff
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Such- und Berichtfunktionen
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Automatische Benachrichtigungen über E-Mail und/oder Alarme
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Regelmäßige Aufgabenzeitpläne
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Echtzeit-Terminplanung, die Wochenenden und Feiertage berücksichtigt
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Die Möglichkeit, ohne Codierung zu konfigurieren
Die Vorteile der Aufgabenautomatisierung
Künstliche Intelligenz und Robotik sind dabei, alles zu verbessern, was Sie in Unternehmen und im persönlichen Leben tun. C-Level-Führungskräfte bewerten Prozess- und Aufgabenautomatisierung als oberste Priorität, um die Effizienz zu steigern. Darüber hinaus ermöglicht die innovative Technologie, die von künstlicher Intelligenz, Robotik und prädiktiven Analysen unterstützt wird, Mitarbeitern, in allen Geschäftsfunktionen Automatisierungen vorzunehmen. Mit den richtigen Tools erfahren Unternehmen die folgenden Vorteile durch die Aufgabenautomatisierung:
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Geringere Kosten
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Erhöhte Produktivität
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Erhöhte Systemverfügbarkeit
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Verbesserte Genauigkeit und Zuverlässigkeit
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Verbesserte Leistung
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Erhöhte Verfügbarkeit von Personalressourcen
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Mehr Fokus auf wichtige, strategische Aktivitäten
Mike Palazzolo, Owner of Fintentional, relies on task automation for appointment planning: "Automating the task of scheduling client appointments is a major time saver for everyone. I use Calendly. Automation reduces the time I spend scheduling appointments, provides clients the flexibility to schedule at any time, and allows me to efficiently balance my day between appointments and office work."
Vergangenheit und Zukunft der Aufgabenautomatisierung
Computerautomatisierung begann vor mehr als 50 Jahren mit dem ersten Betriebssystem, das Batchaufträge ausführen konnte. Technologie hat sich über die Jahre weiterentwickelt und heute sind Tausende Tools verfügbar, um verschiedene Aufgaben, Aktivitäten und Geschäftsprozesse zu automatisieren.
Laut Recherchen des McKinsey Institute könnten „bei 60 Prozent der Beschäftigungen 30 Prozent oder mehr der einzelnen Aktivitäten automatisiert werden.“ Das bedeutet nicht, dass Robotik Stellen ersetzen wird, sondern dass die Technologie banale und komplexe Aufgaben automatisieren kann, was Ihnen ermöglicht, Rollen neu zu definieren, die mehr Geschäftswert bieten. Aufgaben- und Prozessautomatisierung sind Trends, die es wert sind, im Auge behalten zu werden, während wir sehen, wie Robotik und künstliche Intelligenz in unserem Alltag intelligenter und präsenter werden.
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