Was ist eine Bestellung?
Eine Bestellung (Purchase Order, PO) dokumentiert den Erwerb von Waren oder Services von einem Lieferanten. Sie beschreibt Artikel, Mengen, Preise und Geschäftsbedingungen für einen Kauf. Sobald der Lieferant eine Bestellung annimmt, wird sie rechtsverbindlich.
Was alle Bestellungen gemeinsam haben
Alle Bestellungen umfassen Käufer- und Lieferantendetails sowie das Datum und die Nummer der Bestellung. Auch Artikelnummern und -beschreibungen, Mengen, Preise, Lieferdaten, Zahlungsbedingungen und Genehmigungen sind enthalten.
Diese Elemente gewährleisten Genauigkeit und Klarheit bei Bestellungen:
- Käuferdetails: Geben Sie Informationen zum Käufer an.
- Lieferantendetails: Geben Sie Informationen zum Lieferanten an.
- Bestelldatum: Geben Sie das Ausstellungsdatum der Bestellung an.
- Bestellnummer: Weisen Sie der Bestellung eine Identifikationsnummer zu.
- Artikelnummern und -beschreibungen: Geben Sie die Artikelnummern an und beschreiben Sie die Waren oder Services.
- Mengen: Wählen Sie die Menge für jeden bestellten Artikel aus.
- Preise: Geben Sie den vereinbarten Preis für die Artikel oder Services an.
- Lieferdatum: Geben Sie das voraussichtliche Lieferdatum an.
- Zahlungsbedingungen: Geben Sie die vereinbarten Zahlungsbedingungen an.
- Genehmigungen: Erfassen Sie datierte Unterschriften für die Autorisierung und Genehmigung der Bestellung.
Arten von Bestellungen
Jede Art von Bestellung erfüllt einen bestimmten Zweck, egal ob es sich um einfache oder geplante Bestellungen oder um Limit-, Vertrags- oder Servicebestellungen handelt. Bei den Zwecken kann es sich beispielsweise um Sofortkäufe oder um langfristige Limitbestellungen handeln. Bei geplanten Bestellungen werden Lieferungen über einen längeren Zeitraum geplant. Servicebestellungen sind speziell auf Dienstleistungen ausgelegt.
Hier sind die wichtigsten Arten von Bestellungen:
- Einfache Bestellung: Diese Bestellungen eignen sich für Sofortkäufe von Waren und Services, wobei die Mengen und Preise bekannt sind. Verwenden Sie diese Vorlage für unkomplizierte Einzeltransaktionen.
- Limitbestellung: Eine Limitbestellung ist ideal für wiederkehrende Käufe bei einem Lieferanten. Hierbei werden die Bedingungen für einen bestimmten Zeitraum im Voraus ausgehandelt. Mit einer Limitbestellung erhalten Sie mehrere Lieferungen, ohne separate Bestellungen erstellen zu müssen.
- Vertragsbestellung: Eine Vertragsbestellung ist ein rechtsverbindliches Dokument für Käufe im Rahmen einer langfristigen Vereinbarung oder eines langfristigen Vertrags. Darin werden spezifische Geschäftsbedingungen und Leistungen für umfassende Vereinbarungen mit Lieferanten festgelegt.
- Geplante Bestellung: Eine geplante Bestellung ermöglicht Teams die Planung zukünftiger Lieferungen. Hierzu werden Mengen und Liefertermine im Voraus festgelegt. Verwenden Sie eine geplante Bestellung für projektbezogene oder stufenweise Beschaffungen.
- Servicebestellung: Mit einer Servicebestellung werden Dienstleistungen statt Gütern bestellt. Sie bietet Platz für die Beschreibung des Arbeitsumfangs, der Preise und der Servicebedingungen. Verwenden Sie diese Vorlage beispielsweise, wenn Sie Beratungs-, Wartungs- oder Reparaturservices in Anspruch nehmen.
Weitere formatspezifische Ressourcen finden Sie in unseren Sammlungen kostenloser Bestellvorlagen für Excel, Google Tabellen, Microsoft Word, Google Docs und Adobe PDF. Weitere Informationen zur Optimierung von Bestellverwaltungsprozessen und zur Verbesserung der Kundenerfahrung erhalten Sie in unserem vollständigen Leitfaden zum Bestellmanagement und diesem Geschäftsleitfaden zum Beschaffungsmanagement.
