BERICHT ZU DEN PRIORITÄTEN DES PROJEKT- UND PORTFOLIO-MANAGEMENTS 2026
Die Ära des Intelligent Work Management
Fast alle (97 %) Fachleute im Projekt- und Portfolio-Management (PPM) experimentieren mit KI, doch weniger als die Hälfte (46 %) vertraut darauf, dass sie ohne menschliche Aufsicht funktioniert.
Diese Lücke verdeutlicht die zentrale Herausforderung, vor der das Projekt- und Portfolio-Management im Jahr 2026 steht: Die Einführung von KI schreitet schneller voran als die Bereitschaft dafür.
Dieser Bericht untersucht, wie über 1.600 Portfolio-Leiter*innen weltweit den KI-Wandel meistern – und dabei mit Vertrauenslücken, Tool-Wildwuchs und Kompetenzdefiziten ringen, die ihre Fähigkeit zur strategischen Wirkung untergraben.
Die Daten zeigen: KI allein ist nicht die Lösung. Intelligent Work Management ist gefragt.
Intro
Die Notwendigkeit des Intelligent Work Management
Da 98 % der PPM-Fachleute angeben, dass sie aufgrund von Veränderungen im Geschäft ihre Prioritäten neu setzen müssen, und 74 % befürchten, dass ihre Position innerhalb von fünf Jahren durch KI ersetzt werden könnte, war der Druck, KI zu nutzen, noch nie so groß wie heute.
Dennoch geben 87 % an, dass KI zumindest zeitweise noch menschliche Eingaben erfordert, und 61 % sagen, dass es mit ihren aktuellen Tools schwierig ist, messbare Beiträge zu den Projektergebnissen nachzuweisen.
Der Markt befindet sich an einem Wendepunkt. Unternehmen benötigen KI, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Aber die Einführung von KI-Tools ohne einheitliche Koordination führt eher zu Silos in der Umsetzung, als dass sie diese beseitigt.
Für den Erfolg sind Plattformen für Intelligent Work Management erforderlich, die Menschen, Daten und KI im gesamten Unternehmen miteinander verbinden – nicht fragmentierte Einzellösungen oder Produktivitätssuiten, die auf die Ökosysteme einzelner Anbieter beschränkt sind.
Evolution der Arbeit
Was ist Intelligent Work Management?
Smartsheet hat das Collaborative Work Management (das kollaborative Arbeitsmanagement) geprägt und definiert heute die Kategorie Intelligent Work Management – von einfacher Zusammenarbeit hin zur intelligenten Koordination, die Silos zwischen Strategie und Umsetzung beseitigt.
Echte Plattformen für Intelligent Work Management bieten Governance auf Enterprise-Niveau mit Audit-Trails und Rollback-Funktionen, systemübergreifende Orchestrierung über die Ökosysteme einzelner Anbieter hinaus, nachgewiesene quantifizierte Ergebnisse im Fortune-500-Maßstab sowie sichere externe Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg.
Der Weg in die Zukunft erfordert mehr als die Einführung der neuesten KI-Tools. Er erfordert Intelligent Work Management, um die Arbeitsgeschwindigkeit zu steigern, Silos zwischen Ideen und Umsetzung zu beseitigen und Menschen zu befähigen, strategisch zu führen.
Bei der Zukunft des Portfolio-Managements geht es nicht darum, sich zwischen Menschen und Technologie zu entscheiden. Es geht darum, beides intelligent zu koordinieren. Unsere Daten offenbaren drei kritische KI-Spannungsfelder:
- Einführung ohne Befähigung
- Angst inmitten von Chancen
- Aktivität ohne Ergebnisse
Spannungsfeld 1
Einführung ohne Befähigung
Fast alle (97 %) PPM-Fachleute geben an, dass sie bereits KI für ihre Arbeit nutzen.
Die Akzeptanz variiert jedoch je nach Rolle: Führungskräfte geben eine häufigere Nutzung an (94 % nutzen sie zumindest gelegentlich), während einzelne Mitarbeitende sie meist „selten” nutzen (31 %).
Das deutet auf eine Diskrepanz zwischen den Vorgaben der Führungsebene und dem Vertrauen der Mitarbeitenden im Alltag hin und zeigt, dass KI-Tools immer noch nicht in die Workflows integriert sind, die sie am meisten brauchen.
Wenn KI-Funktionen getrennt von einheitlichen Arbeitsmanagementsystemen existieren, verstärken Unternehmen die Fragmentierung, anstatt sie zu beseitigen.
IWM als Lösung für das Spannungsfeld
Plattformen für Intelligent Work Management integrieren KI-Funktionen direkt in die bereits von den Teams verwendeten Workflows und beseitigen so die Probleme, die durch die Einführung eigenständiger KI-Tools entstehen.
Indem KI-Agenten als digitale Teammitglieder innerhalb einheitlicher Systeme statt als separate Anwendungen behandelt werden, erreichen Unternehmen eine einheitliche Einführung auf allen Ebenen und behalten gleichzeitig Governance und Kontrolle auf Enterprise-Niveau bei.
Zentrale Erkenntnis
Diese Vertrauenslücke gegenüber KI hat ihre Ursachen sowohl im Change-Management als auch in der Technologie.
Ohne eine benutzerfreundliche Plattform, die KI in bestehende Workflows integriert und digitale und menschliche Arbeitskräfte in intuitiven, aber kontrollierten Systemen vereint, bleibt die Einführung uneinheitlich und die Wirkung begrenzt.
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Spannungsfeld 2
Angst inmitten von Chancen
Die Begeisterung für KI ist groß, aber auch die Angst davor.
74 % der PPM-Fachleute befürchten, dass ihre Stellen innerhalb von fünf Jahren ersetzt werden könnten, aber 87 % sehen darin eine Chance, ihre Arbeitsweise zu verändern.
Für die meisten liegt der Weg in die Zukunft nicht im Widerstand, sondern in einer Neuausrichtung – in der Akzeptanz eines organisatorischen Ansatzes zur KI-gestützten Erweiterung, der es menschlichen Fachkräften ermöglicht, sich auf höherwertige strategische, analytische und Führungsaufgaben zu konzentrieren.
Dieser Ansatz, der Menschen und KI miteinander verbindet, behandelt KI-Agenten und agentische Manager als digitale Vollzeitmitarbeitende (FTEs). Sie arbeiten mit menschlichen Teams zusammen und übernehmen Routineaufgaben, während sich die Menschen auf Entscheidungen, Strategien und die Lösung komplexer Probleme konzentrieren können.
Es geht hier nicht um Personalersatz, sondern um eine Personalaufstockung, die Ausführungsengpässe beseitigt und Silos zwischen Menschen und Informationen aufbricht.
Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen – mit KI als Hilfsmittel und Menschen im Mittelpunkt –, werden die Flexibilität, Klarheit und Zuversicht gewinnen, um im KI-Wandel erfolgreich zu sein.
IWM als Lösung für das Spannungsfeld
Anstatt KI als separate Automatisierungstools zu behandeln, integriert Intelligent Work Management KI-Agenten in den Workflows von Unternehmen, wobei Menschen die strategische Kontrolle behalten.
Diese Architektur beseitigt die künstliche Trennung zwischen menschlicher Arbeit und KI-Fähigkeiten. Sie ermöglicht es Fachleuten, sich auf Entscheidungen und Strategien zu konzentrieren, während die KI die routinemäßige Ausführung manueller, monotoner und sich wiederholender Aufgaben übernimmt – und das alles innerhalb einheitlicher, überprüfbarer Systeme, die die Governance auf Enterprise-Niveau sicherstellen.
Zentrale Erkenntnis
KI ersetzt keine Menschen, sondern definiert ihren Wert neu und gibt ihnen die Freiheit, strategisch zu führen.
Erfolg erfordert Plattformen, die menschliche und digitale Arbeitskräfte innerhalb einheitlicher, kontrollierter Systeme koordinieren, anstatt separate KI-Tools zu entwickeln, die Silos verstärken.
Spannungsfeld 3
Aktivität ohne Ergebnisse
Trotz der weit verbreiteten Einführung von KI geben nur 39 % an, dass ihre aktuellen Tools es ihnen leicht machen, ihren Beitrag zu den Projektergebnissen nachzuweisen.
KI kann Aufgaben automatisieren und Erkenntnisse gewinnen, aber ohne das richtige System, um diese über organisatorische Grenzen hinweg zu verbinden, kann sie keine messbaren Auswirkungen belegen.
Ausführungssilos verhindern Einblicke, wie KI-generierte Ergebnisse mit strategischen Zielen zusammenhängen, sodass Führungskräfte weder den Wert nachweisen noch den ROI nicht belegen können.
IWM als Lösung für das Spannungsfeld
Plattformen für Intelligent Work Management vereinen Arbeit, Daten und KI über Unternehmenssysteme hinweg und beseitigen so die durch fragmentierte Tools verursachten Transparenzlücken.
Durch einheitliche Dashboards, systemübergreifender Berichte und kontrollierte Datenflüsse ermöglichen diese Plattformen Unternehmen, quantifizierbare Auswirkungen von der Strategie bis zur Umsetzung aufzuzeigen und den ROI in einem für das Unternehmen relevanten Kontext nachzuweisen, anstatt lediglich Produktivitätssteigerungen zu behaupten.
Zentrale Erkenntnis
Die Wirkung wird nicht allein durch KI und Automatisierung belegt – sie wird durch intelligente Arbeitskoordination erzielt, die Silos zwischen Systemen, Teams und organisatorischen Grenzen beseitigt.
Ohne einheitliche Plattformen, die KI-Fähigkeiten mit messbaren – und relevanten – Geschäftsergebnissen verbinden, erzeugen Unternehmen zwar Aktivität, können aber keinen Wert nachweisen.
Zentrale Aussage
Die geschäftlichen Auswirkungen des Intelligent Work Management
Unternehmen, die Ausführungssilos durch Intelligent Work Management beseitigen, erzielen bahnbrechende Leistungen:
- Produktivitätssteigerung: größere Produktivitätsgewinne durch einheitliche Koordination von menschlichen und KI-Arbeitskräften
- Risikominderung: bessere Risikominderung durch kontrollierte KI mit Audit-Trails und Rollback-Funktionen
- Kostenreduzierung: Konsolidierung fragmentierter Tools in einheitliche Plattformen, die den Verwaltungsaufwand eliminieren
- Umsatzwachstum: schnellere Markteinführung und verbesserte Ressourcenauslastung, was Kapazitäten für neue Chancen schafft
Fazit
Von KI-Einführung zu intelligenter Koordination
Wenn Unternehmen ihre PPM-Fähigkeiten transformieren, stehen sie vor einer klaren Wahl: Sie können entweder Tools einführen, die neue Automatisierungsfragmente schaffen, oder sie können sich für Plattformen für Intelligent Work Management entscheiden, die menschliches Fachwissen und KI in einheitlichen, kontrollierten Systemen koordinieren und messbare Ergebnisse in Produktivität, Kostenreduzierung, Risikominderung und Umsatzwachstum nachweisen.
Unternehmen, die sich für Plattformen entscheiden, die für intelligente Orchestrierung entwickelt wurden, anstatt nachträglich mit KI-Funktionen ausgestattet zu werden, erzielen bahnbrechende Ergebnisse und erfüllen gleichzeitig Sicherheits- und Compliance-Anforderungen auf Enterprise-Niveau.
Diese Plattformen ermöglichen es Führungskräften, sich schneller anzupassen, intelligenter zusammenzuarbeiten und Ergebnisse mit Zuversicht voranzutreiben, während einzelne Mitarbeitende qualitativ hochwertige Arbeit schneller als je zuvor leisten können.
Die nächste Ära des PPM wird nicht von der Angst vor Umbrüchen geprägt sein, sondern von der Intelligenz der Systeme – und Menschen –, die sie lenken.
FORSCHUNGSMETHODE
Umfragedetails
Smartsheet hat in Zusammenarbeit mit Dimensional Research eine weltweite Online-Umfrage unter insgesamt 1.651 Fachleuten für Projekt- und Portfolio-Management (PPM) aus den Vereinigten Staaten, Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Singapur, Japan und Australien durchgeführt. Alle Teilnehmenden hatten Verantwortung im Bereich PPM und repräsentierten eine Mischung aus verschiedenen Altersgruppen, Positionen, Aufgabenbereichen, Unternehmensgrößen und Branchen. Die Umfrage wurde im August und September 2025 durchgeführt.
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