Was ist eine Implementierungsstrategie?
Eine Implementierungsstrategie basiert auf einem strategischen Plan, der die Strategie definiert, mit der bestimmte Ziele erreicht oder Entscheidungen getroffen werden. Organisationen können strategische Pläne erstellen, um die organisatorische Richtung, die Bemühungen einer bestimmten Abteilung oder jedes Projekt oder jede Initiative zu leiten.
Implementierungsstrategie ist der Prozess der Definition, wie der strategische Plan zum Leben erweckt werden kann. Um die im Strategieplan beschriebenen Ziele umzusetzen, müssen Sie definieren, wie Sie jeden Aspekt umsetzen, von der Finanzierung und dem Personal bis hin zur Organisation und den Leistungen. Daher kann es ohne eine Implementierungsstrategie schwierig sein, zu identifizieren, wie Sie jedes Ihrer erklärten Ziele erreichen werden.
Ray McKenzie is the Founder and Managing Director of Red Beach Advisors. He breaks down the differences between strategy, implementation, and execution: “Implementation planning is the act of developing a tactical plan to complete a strategic initiative. Strategy is the overarching plan to move the organization, department, or project forward. Implementation is the act of putting the strategy into place utilizing resources within an organization or department. Execution is completing the tasks as part of the implementation plan to complete the strategic initiative through resources of the organized team.”
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Wie sieht der strategische Implementierungsprozess aus?
Der strategische Implementierungsprozess bezieht sich auf die konkreten Schritte, die Sie unternehmen, um Ihren strategischen Plan in die Tat umzusetzen. Die Implementierungstaktiken, die Sie verwenden, und die Schritte, die Sie unternehmen, hängen von der spezifischen Unternehmung, Organisation und den Zielen ab.
Ein strategischer Implementierungsplan (SIP) ist das Dokument, mit dem Sie Ihre Implementierungsstrategie definieren. In der Regel werden die Ressourcen, Annahmen, kurz- und langfristigen Ergebnisse, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie das Budget umrissen. (Später zeigen wir Ihnen, wie Sie so einen Plan erstellen.) Ein SIP ist oft in einen Ausführungsplan integriert, aber sie unterscheiden sich.
Der SIP skizziert die Aktivitäten und Entscheidungen, die notwendig sind, um die strategischen Ziele in die Realität umzusetzen, und der Ausführungsplan ist ein Zeitplan für konkrete Maßnahmen und Aktivitäten, um Ziele zu erreichen und den Erfolg voranzutreiben. Sie können Ihre Strategie als „implementiert“ betrachten, sobald Sie festgestellt haben, dass Sie über die erforderlichen Ressourcen verfügen, um Ihre strategischen Anforderungen zu erfüllen, aber Sie haben sie nicht „ausgeführt“, bis Sie tatsächlich Maßnahmen ergriffen und Ziele erreicht haben. Sie können mehr über die Unterschiede zwischen Strategie, Implementierung und Ausführung in diesem Artikel der Harvard Business Review lesen.
Der strategische Implementierungsprozess wird oft mit folgenden Aktivitäten verglichen:
- Organisationsplanung: Auch Organisationsdesign oder Organisationsstruktur genannt, ist dies der Prozess, bei dem die allgemeinen betrieblichen Ziele einer Organisation identifiziert und dann spezifische Strategien entwickelt werden, um sie zu erreichen. Während sich die strategische Planung darauf konzentriert, die Stärken und Schwächen einer bestehenden Organisation zu bewerten und spezifische Ziele für Verbesserungen zu identifizieren, befasst sich die Organisationsplanung mehr damit, wie bestimmte Aufgaben, Prozesse und Entscheidungen innerhalb der Organisation ablaufen werden.
Jennifer Hancock is the author of several books and Founder of Humanist Learning Systems, an organization that provides online personal and professional development training in humanistic business management, along with science-based harassment training. She describes the difference between organizational and implementation planning: “Organizational planning is the structure of the organization: What work needs to be done? How does it relate to the other work that needs to be done? Who is responsible for getting it done? How are the parts of the organization going to work together to accomplish shared objectives? Implementation planning has to do with specific projects and processes. For instance, an organization may have an HR department — that is, organizational planning. Implementation is when the HR department rolls out a new set of benefits or a new health care plan.”
Wie bei der Implementierungsplanung müssen Sie auch bei der Organisationsplanung einen Aktionsplan erstellen. Sie können eine Vorlage verwenden, um das Schreiben dieses komplizierten Plans zu erleichtern. In diesem Artikel finden Sie weitere kostenlose, herunterladbare Vorlagen für eine Vielzahl verschiedener Planungsaktivitäten.
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- Strategischer Managementprozess: Das ist die fortlaufende Verwaltung einer Organisation, einschließlich der Entscheidungen und Aktionen, die sich aus der Organisationsstrategie ergeben. Kontinuierliches strategisches Management kann die Organisationsplanung beeinflussen, indem es eine Strategie bereitstellt, welche die Ziele der Organisation umreißt.
- Change-Management: Change-Management ist die Art und Weise, wie Sie die Organisationsplanung vorbereiten und verwalten, von den übergeordneten Prozessen und der Kultur bis hin zu den einzelnen Rollen. Effektives Change-Management beinhaltet Strategie und sorgfältige Überwachung, sodass Sie Veränderungen planen können, anstatt darauf zu reagieren.
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- Differenzierte Planung: Dies ist eine Neuanordnungsmethode, mit der Sie anhand der Häufigkeit, mit der Sie sie normalerweise verwenden, ermitteln können, welche Ressourcen Sie benötigen. Teilen Sie die Elemente auf Ihrer Neuanordnungsliste in drei Kategorien ein: routinemäßig, regelmäßig und selten. Dies gibt Ihnen eine ungefähre Vorstellung von den verschiedenen Nachfrageniveaus für jede Ressource, so dass Sie keine Zeit damit verbringen müssen, darüber nachzudenken, ob Sie sie auffüllen sollen oder nicht. Da das Identifizieren und Sammeln von Ressourcen ein wichtiger Bestandteil der Implementierungsplanung ist, ist es nützlich, differenzierte Planung zu verstehen.
Warum Implementierung wichtig ist
Die Implementierungsplanung entscheidet maßgeblich über den Projekterfolg, denn ohne sie bleiben Ihre strategischen Ziele nicht umsetzbar. Daher ist die Implementierung der notwendige Schritt, der Ihre strategischen Pläne in die Tat umsetzt, um Ihre Ziele zu erreichen.
Es gibt viele Beispiele, bei denen die Implementierungsplanung den Projekterfolg steigert. Tatsächlich berichtete die Harvard Business Review, dass Unternehmen mit einem Implementierungs- und Ausführungsplan um 70 Prozent höhere Renditen erzielten.
McKenzie sagt, dass die Implementierungsplanung für den Projekterfolg entscheidend ist. „Dies ist die Phase, in der die geplante Strategie umgesetzt werden kann“, sagt er. „Die Hauptvorteile der Implementierung und Implementierungsplanung sind die Fähigkeit, die für den Abschluss des Projekts erforderlichen Aufgaben zu skizzieren, das erforderliche Personal und die erforderlichen Ressourcen zu identifizieren und den Zeitplan für die Projektfertigstellung zu dokumentieren, um sicherzustellen, dass Sie die strategischen Ziele erreichen.“
Hancock stimmt zu. „Wenn Sie Ihren Plan nicht implementieren, bekommen Sie nichts erledigt“, sagt sie. „Die Implementierung ist also entscheidend. Selbst wenn Sie den besten Plan der Welt haben, ist es völlig irrelevant, wenn Sie den Plan nicht in die Tat umsetzen“, fügt sie hinzu.
Fiona Adler writes about entrepreneurship at DoTheThings.com and is the Founder of Actioned.com, a productivity tool for individuals and teams. With an MBA, multiple business successes, and a family living in a foreign country, she enjoys pushing the envelope to get the most out of life and loves helping others do the same. Adler explains that implementation is often more crucial than the strategy itself. She says, “In my opinion, implementation is far more important than strategic planning. After all, it doesn't matter if you have the best plan in the world. All that really matters is what you end up doing!”
Die Praxis der Implementierungsplanung ist auch in einigen der heutigen organisatorischen Wandel wichtig. Die Implementierung spielt vor allem eine Rolle beim aktuellen Wandel von reaktionären zu strategischen Unternehmen – mit anderen Worten Organisationen, die Änderungen und Anpassungen einplanen, anstatt darauf zu reagieren. Darüber hinaus unterstützt die Implementierung die Bewegung hin zu mitarbeiterorientierten Organisationen, indem sie die Kommunikation schätzt, gegenseitig unterstützte Ziele fördert und die Verantwortlichkeit betont. Die Implementierungsplanung ist notwendigerweise ein menschliches (und teamübergreifendes) Unterfangen, und wenn Sie sie zu einem Teil Ihrer täglichen Prozesse machen, können Sie die Zusammenarbeit, das Vertrauen und die Transparenz zwischen den Projektteammitgliedern bis hin zum Management auf Führungsebene sicherstellen.
Wie sieht der Implementierungsplan eines Projekts aus?
Implementierungspläne werden häufig für diskrete Projekte, den Technologieeinsatz innerhalb eines Unternehmens und die Bestandsplanung verwendet. Sie können auch einen Implementierungsplan für den persönlichen Gebrauch erstellen, wenn er Ihnen hilft, umsetzbare Schritte in Richtung Ihrer Ziele zu organisieren und zu unternehmen.
Ein Projektimplementierungsplan ist der Plan, den Sie erstellen, um Ihren Projektplan erfolgreich in die Tat umzusetzen. Dieses Dokument identifiziert Ihre Ziele und Vorgaben (sowohl kurz- als auch langfristig), listet die Projektaufgaben auf, definiert Rollen und Verantwortlichkeiten, skizziert das Budget und die erforderlichen Ressourcen und listet alle Annahmen auf. Ein Projektimplementierungsplan enthält manchmal einen groben Zeitplan, aber Teams legen normalerweise den genauen Zeitplan im Ausführungsplan fest.
In den folgenden Abschnitten werden wir tiefer in jede Komponente eines Implementierungsplans eintauchen und Ihnen zeigen, wie Sie Ihren eigenen erstellen.
Bestandteile eines Implementierungsplans
Im Folgenden sind die wichtigsten Komponenten und Fragen aufgeführt, die einen erfolgreichen Implementierungsplan vorantreiben:
- Ziele definieren: Was wollen Sie erreichen? Der Umfang dieser Ziele hängt von der Größe Ihres Vorhabens ab.
- Meilensteine planen: Während Aufgabentermine und Projektzeitpläne im Ausführungsplan formell festgelegt werden, ist es eine gute Idee, Ihren Zeitplan in der Implementierungsphase zu skizzieren.
- Ressourcen zuweisen: Einer der Hauptzwecke eines Implementierungsplans besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über ausreichende Ressourcen (Zeit, Geld und Personal) verfügen, um ihn erfolgreich auszuführen. Sammeln Sie also alle Daten und Informationen, die Sie benötigen, um festzustellen, ob Sie über ausreichende Ressourcen verfügen oder nicht, und entscheiden Sie, wie Sie das beschaffen, was fehlt.
- Verantwortlichkeiten von Teammitgliedern festlegen: Weisen Sie Rollen zu. Dies bedeutet nicht unbedingt, dass Sie definieren müssen, wer jede einzelne Aufgabe ausführen wird, aber Sie sollten einen allgemeinen Teamplan mit Gesamtrollen erstellen, die jedes Teammitglied übernehmen wird.
- Metriken für den Erfolg definieren: Wie werden Sie feststellen, ob Sie erfolgreich sind oder nicht? Welche Daten (ob quantitativ oder qualitativ) werden Sie verwenden, um Ihre Ergebnisse zu messen, und wie werden Sie die notwendigen Daten erfassen?
- Anpassung definieren: Erstellen Sie einen Plan, wie Sie sich bei Bedarf an Änderungen in Ihrem Plan anpassen werden. Berücksichtigen Sie unbedingt Faktoren, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen und sich deutlich auf den Zeitplan oder Erfolg Ihres Projekts auswirken könnten, und erstellen Sie im Voraus Strategien, um späteren Schwierigkeiten vorzubeugen – dies trägt dazu bei, eine Kultur der Flexibilität, Agilität und schnellen Reaktion aufzubauen.
- Erfolg bewerten: Definieren Sie nicht nur die Messzahlen für Ihren Erfolg, sondern entscheiden Sie auch, wie oft Sie Ihren Fortschritt bewerten (z. B. vierteljährliche Überprüfungen).
Im folgenden Abschnitt werden wir jedes Element eines erfolgreichen Implementierungsplans aufschlüsseln, um Ihnen zu zeigen, wie Sie selbst einen erstellen können.
So erstellen Sie einen Implementierungsplan
Die Implementierungspläne sind in Abschnitte unterteilt. Jeder Abschnitt sollte detailliert sein, die Informationen aus Ihrem strategischen Plan kombinieren und die notwendigen Nachforschungen und Daten einbeziehen, um Ihre Ziele umsetzbar zu machen. So schreiben Sie die einzelnen Komponenten in einen Implementierungsplan:
- Einführung: Die Einführung Ihres Implementierungsplans erläutert den Zweck, die Vision und das Leitbild Ihres Projekts oder Ihrer Initiative. Sie sollten die vorrangigen Risikobereiche identifizieren, Annahmen einbeziehen und beschreiben, wie Sie den Wertstrom in Ihrer vorgeschlagenen Arbeit identifizieren werden.
- Management-Übersicht: In diesem Abschnitt beschreiben Sie, wie die Implementierung verwaltet wird. Dazu gehört, wer es verwaltet, die zugrunde liegenden Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die wichtigsten Kontaktpunkte. Sie sollten den Strategiedirektor identifizieren, der die Strategie entwickelt und steuert (das kann dieselbe Person sein, welche die Implementierung leitet).
- Hauptaufgaben: Hier listen und beschreiben Sie die spezifischen Aufgaben, Aktionen und Ziele der Implementierung. Sie sollten auch den Status aller Aufgaben notieren, die bereits ausgeführt werden.
- Implementierungszeitplan: Sie müssen in Ihrem Implementierungsplan keinen detaillierten, unflexiblen Aufgabenplan erstellen – wir werden später darüber sprechen, wie Sie einen Zeitplan im Ausführungsplan erstellen. In dieser Phase ist es angebracht, einfach die Aufgabenreihenfolge und die vorhergesagten Phasendauern aufzulisten, um all die vielen dynamischen Komponenten grob zu skizzieren und zuzuweisen.
- Sicherheit und Datenschutz: Erörtern Sie die Datenschutzfunktionen und Überlegungen zu den Software-Tools, Prozessen oder Informationen, die Sie möglicherweise bei der Implementierung verwenden. Behandeln Sie Sicherheitsprobleme und den Umgang mit vertraulichen Informationen (persönliche Daten, Krankengeschichte, Finanzen usw.).
- Liste für Implementierungsunterstützung/-ressourcen: Beschreiben Sie die verschiedenen Tools, Aktivitäten und Abteilungen, die Sie zur Unterstützung einer erfolgreichen Implementierung benötigen. Dazu können Hardware- oder Software-Tools, Einrichtungen und zusätzliche externe Personalressourcen oder -dienste gehören.
- Dokumentation: In diesem Abschnitt müssen Sie alle anderen Dokumentationen anhängen, die Ihren Implementierungsplan unterstützen. Dies könnte Ihren strategischen Plan, die Bestätigung angemessener Materialien und Ressourcen sowie die Historie vergangener erfolgreicher Projekte umfassen.
- Überwachen der Leistung: Definieren Sie die Metriken, anhand derer Sie den Erfolg messen möchten. Wie und wann werden Sie Ihre Fortschritte überprüfen?
- Akzeptanzkriterien: Wie definieren Sie den „Abschluss“ der Implementierung? Dies unterscheidet sich von der Leistungsüberwachung, da Sie hier nicht Metriken für Meilensteine und eine angemessene Implementierung definieren, sondern beschreiben, wie Sie wissen, wann Sie das Management von Ihrem Implementierungsplan überzeugt haben.
- Glossar: Definieren Sie alle Schlüsselbegriffe, die in Ihrem Implementierungsplan verwendet werden.
- Referenzen: Geben Sie an, wo Sie Ihre Informationen erhalten haben, oder listen Sie Personen auf, die Ihren Plan unterstützen.
- Projektgenehmigung: Wenn Sie die Genehmigung des Managements benötigen, bevor Sie mit der Ausführung beginnen, bietet dieser Abschnitt Platz für die offizielle Genehmigung.
Um es einfach zu machen, können Sie auch eine Vorlage verwenden, um Ihren Implementierungsplan zu erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie keine Schritte oder Abschnitte übersehen und auch ein professionelles Layout bereitstellen, mit dem Sie dem Management, Kunden oder anderen Stakeholdern die Hand geben können. Laden Sie die Vorlage kostenlos herunter und bearbeiten Sie die Felder, um sie an die Anforderungen Ihres spezifischen Projekts anzupassen – z. B. für Enterprise-Ressourcenplanung (enterprise resource planning/ERP).
Vorlage für Projektimplementierungsplan herunterladen – Word
Die Softwarebereitstellung ist eine weitere häufige Kategorie von Initiativen, für die es einen Implementierungsplan geben sollte. Verwenden Sie die folgende Vorlage, um einen Software- und Systemimplementierungsplan zu erstellen.
Vorlage für Softwaresystem-Implementierungsplan herunterladen – Word
Bewährte Vorgehensweisen für die Implementierungsplanung
Obwohl Sie alle oben aufgeführten detaillierten Aspekte in Ihren Implementierungsplan aufnehmen sollten, wird die bloße Verwendung all dieser Komponenten keinen Erfolg garantieren. Stattdessen sollten Sie sich auf den Implementierungsprozess konzentrieren und die folgenden Verhaltensweisen in Ihrem Team fördern:
- Bauen Sie ein designiertes Implementierungsteam auf: Ein Implementierungsteam ist das Team, das für die erfolgreiche Implementierung einer bestimmten Initiative verantwortlich ist. Es ist zwar möglich, die Implementierung auszuführen, ohne eine spezifische, organisierte Gruppe zur Überwachung der Prozesse einzurichten, jedoch erhöht dies Ihre Erfolgschancen.
- Kreieren Sie eine Vision, die alle Teammitglieder teilen: Stellen Sie fest, „warum“ Sie strategische Änderungen vornehmen, damit die Teammitglieder sowohl ein besseres Verständnis der Ursache als auch eine tiefere Verbindung zu ihrer Arbeit haben. Stellen Sie die individuelle Einhaltung sicher, damit die Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, dass ihre Stimmen nicht gehört wurden. Adler betont: „Beziehen Sie die Personen ein, welche die Änderung tatsächlich in der Planungsphase umsetzen werden. Im Idealfall kommt die Idee sogar von ihnen. Diese Einbeziehung erhöht die Annahme und das Engagement, welches das Team hat, um das Projekt tatsächlich umzusetzen.“
- Wählen Sie einen starken Teamleiter: Der Teamleiter sollte die Teammitglieder coachen und schulen und sich von früheren Implementierungsplanleitern beraten lassen, um die bestehenden Implementierungsprozesse innerhalb der Organisation zu verbessern. Adler erklärt, dass es mehrere Teamleiter mit leicht unterschiedlichen Verantwortlichkeiten geben kann: „Jede Initiative braucht ein Team. Das Team besteht aus einem 'Champion', jemandem, der letztendlich dafür verantwortlich ist, die Sache zu erledigen. Sie sollten auch einen 'Management-Sponsor' haben, jemanden, der dem Team helfen kann, durch alle Blockaden zu kommen, die sie haben könnten“, sagt sie.
- Definieren Sie umsetzbare Ziele: Bleiben Sie spezifisch, definieren Sie aktuelle Probleme und identifizieren Sie die Ursachen. Zu den Methoden zur Definition aktueller Probleme gehören Brainstorming, Umfragen und Informationsformulare für neue Mitglieder. Sie können auch die Notizkartenmethode verwenden: Bitten Sie jedes Teammitglied, drei Fragen anonym zu beantworten (Was ist das größte Problem, mit dem unser Team konfrontiert ist?, Was wird in fünf Jahren das größte Problem sein?, Was ist der beste Weg für unser Team, mit diesen Problemen umzugehen?), Teilen Sie die Karten in Stapel mit ähnlichen Antworten, und zählen Sie, welche Antworten innerhalb der Gruppe am häufigsten sind. Verwenden Sie die am häufigsten gegebenen Antworten, um die Diskussion über das weitere Vorgehen anzuregen.
- Erstellen Sie einen aktionsorientierten Plan: Erstellen Sie unabhängig von der Größe oder der voraussichtlichen Dauer Ihrer Ziele einen Plan, der sich auf inkrementelle Maßnahmen konzentriert (anstatt auf die kontinuierliche Planung). Kleine Schritte summieren sich, also bleiben Sie positiv und konzentrieren Sie sich auf die Zukunft. Hancock bekräftigt jedoch, dass Ihr Plan realistisch sein muss: „Stellen Sie sicher, dass Ihr Plan realitätsnah ist“, sagt sie. „Sie müssen wissen, welches Problem Sie wirklich lösen sollten, damit Sie am Ende keine Proxy-Probleme lösen (Probleme, von denen Sie denken, dass sie Ihr Problem sind, aber nicht wirklich sind – ein Beispiel dafür ist das Beten für Regen, wenn Ihr wirkliches Problem darin besteht, dass Sie Wasser auf Ihrem Feld benötigen). Sie müssen wissen, was sich wirklich auf Ihr Problem auswirken wird, damit Sie nicht für Regen beten, der nichts auswirkt. Und schließlich müssen Sie wissen, was Sie wirklich tun müssen, um die Arbeit zu erledigen. Welche Ressourcen benötigen Sie? Haben Sie die Ressourcen, die Sie benötigen? Können Sie die Ressourcen erhalten, die Sie benötigen? Wenn nicht, wird Ihr Plan nicht funktionieren“, fährt sie fort.
- Wertkommunikation: Der Teamleiter sollte nicht nur den Input anderer schätzen, sondern auch die aktive Teilnahme zu einer Erwartung machen. Offene, ehrliche Kommunikation hält Prozesse transparent und hilft, neue Ideen zu generieren.
- Überwachen Sie kontinuierlich den inkrementellen Erfolg: Führen Sie Analysen durch und halten Sie regelmäßige Fortschritts-Meetings ab, um Ihre Entwicklung zu analysieren. Die genaue Überwachung Ihres Fortschritts ermöglicht es Ihnen, Anpassungen vorzunehmen, bevor die Krise eintritt, und ermöglicht es Ihnen, Dinge zu ändern, bevor sich Prozesse oder Erwartungen verfestigen. Darüber hinaus trägt die Behandlung inkrementeller Meilensteine als Erfolg dazu bei, eine Kultur zu fördern, in der sich die Mitarbeiter für ihre Beiträge geschätzt fühlen. Adler erklärt: „Es ist wichtig, eine Kultur aufzubauen, in der die Mitarbeiter erwarten, dass Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Feiern Sie Erfolge und verweisen Sie häufig auf frühere Projekte.“
- Beziehen Sie die richtigen Leute zu den richtigen Zeitpunkten ein: Dazu gehört auch die Definition, wann und warum es angebracht ist, die Unternehmensführung einzubeziehen. Wie McKenzie sagt: „Beziehen Sie die kritischen Stakeholder ein, die Teil des Projekts sind. Der Beginn der Planung sollte nur die Entscheidungsträger einbeziehen und nicht jedes Teammitglied, das Teil des Projekts ist. Skizzieren Sie die kritischen Aufgaben, die zuerst benötigt werden. Sobald die Aufgaben beschrieben sind, bestimmen Sie das Personal, das für die Aufgaben verantwortlich sein wird. Sobald Sie das Personal identifiziert haben, bringen Sie die zusätzlichen Ressourcen ein, um herauszufinden, welche anderen Aufgaben erforderlich sind, um die größeren Aufgaben zu erledigen. Um einen ordnungsgemäßen Implementierungsplan zu erstellen, ist es unerlässlich, die kritischen Stakeholder einzubeziehen, um die Initiative zu skizzieren.“
- Veröffentlichen Sie Ihren Plan: Sie möchten zwar nicht unbedingt den Input jedes Stakeholders zu jeder Zeit während der Implementierungsplanung, aber Sie möchten Transparenz mit anderen Teams und dem Management wahren. Stellen Sie Ihren Plan für Vorgesetzte zur Verfügung, um Ihr Team stets in die Verantwortung zu nehmen.
Schwierigkeiten bei der Implementierungsplanung
Während die Implementierungsplanung für eine erfolgreiche Ausführung entscheidend ist, gibt es mehrere Hürden:
- Wenn Ihnen die Disziplin fehlt, um in die Ausführungsphase überzugehen, kann es passieren, dass Sie in der Planung stecken bleiben und Ihr Projekt nie auf den Weg bringen.
- In jedem Projekt können Sie Schwierigkeiten haben, die Zustimmung der wichtigsten Stakeholder zu erhalten.
- Es kann auch schwierig sein, jedes Ziel in einen umsetzbaren Schritt herunterzubrechen. Wenn Sie Ihre Ziele greifbar halten, können Sie gezielte Aktionen, mit denen Sie sie schneller erreichen, leichter identifizieren.
- Egal wie gut Sie planen, alle Projekte haben eine hohe Neigung zum Scheitern. Lassen Sie sich jedoch nicht entmutigen – eine engagierte, strategische Implementierungsplanung erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Projekterfolgs.
Obwohl die oben genannten Hürden zeitaufwendig und mühsam sein können, handelt es sich um Investitionen, die Ihnen helfen, eine Vertrauenskultur zu schaffen. Da die Implementierung eine fortlaufende Teamleistung ist, können Sie es sich nicht leisten, dass es Ihnen an Zustimmung und Engagement von einem Mitglied Ihres Teams oder direkten Stakeholdern mangelt. Kommunizieren Sie also oft und ehrlich und priorisieren Sie die Teamarbeit bei der Implementierung Ihres strategischen Plans.
Obwohl Inklusion und Teamarbeit der Schlüssel zu einer erfolgreichen Strategie sind, bekräftigt McKenzie, dass die Implementierungsplanung nicht funktionieren wird, wenn zu viele Personen beteiligt sind. „Die Implementierungsplanung entgleist oft aufgrund des Inputs verschiedener Personen, die nicht am Projekt beteiligt sind“, sagt er. „Es muss eine klare Linie zwischen dem Implementierungsteam, das für die Durchführung und den endgültigen Projektabschluss verantwortlich ist, und den Kunden, intern oder extern, welche die Empfänger des Projekts sind, geben. Die Kunden können ihre Anforderungen skizzieren, aber die Implementierung, Aufgaben und Ergebnisse sollten vom Implementierungsteam geleitet werden“, schließt er.
Adler erklärt, dass ein weiterer häufiger Fehler darin besteht, zu viel auf einmal zu übernehmen. „Es ist sehr aufwändig, etwas Bedeutendes und Neues umzusetzen“, stellt sie fest. „Aus diesem Grund sind die Erfolgschancen umso größer, je weniger Initiativen das Unternehmen gleichzeitig ergreift. Jede Initiative wird ihre Teammitglieder bis zu einem gewissen Grad von ihrer „normalen“ Arbeit ablenken, und das Unternehmen muss in der Lage sein, dies zu unterstützen. Wenn es sechs Dinge gibt, die das Unternehmen umsetzen möchte, ist es besser, ein oder zwei auf einmal anzugehen, als zu versuchen, an allen sechs auf einmal zu arbeiten“, betont sie.
Tools für eine erfolgreiche Implementierungsplanung
Während der Implementierungsplan selbst ein technisch gesehen recht simples Dokument ist, können Software-Tools Ihnen helfen, Ihren Fortschritt zu verfolgen und zu verwalten. Von Gantt-Diagrammen bis hin zu Fortschritten in der Informations- und Kommunikationstechnologie finden Sie im Folgenden beliebte Tools für die Implementierungsplanung und ihre Vorteile.
Ein Gantt-Diagramm ist ein grafisches Balkendiagramm, das Sie als Projektzeitleiste verwenden können, und es gibt viele Softwareprogramme, mit denen Sie diese Online-Diagramme erstellen können. Wenn Sie von der Implementierung zur Ausführung übergehen, kann Ihnen ein Gantt-Diagramm dabei helfen, den Fortschritt einzelner Aufgaben zu verfolgen, Beziehungen zwischen Aufgaben zu erkennen und kritische oder gefährdete Aufgaben zu identifizieren.
Vorlage für einfaches Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten herunterladen
Sie können ein PERT-Diagramm (program evaluation and review technique) verwenden, um die Projektdauer vorherzusagen, indem Sie eine Zeitleiste für einzelne Vorgänge erstellen und abhängige Aufgaben identifizieren. PERT erfordert, dass Sie drei separate Zeitpläne prognostizieren – den kürzestmöglichen, den wahrscheinlichsten und den längstmöglichen – was Sie dazu zwingt, in Ihrer Planung flexibel zu bleiben, damit Sie Ihren Zeitplan anpassen können, wenn sich die Faktoren im Laufe eines Projekts unweigerlich ändern.
Wenn Sie Ihren Plan erfolgreich implementiert haben, können Sie mit der Projektausführung fortfahren. Die Ausführungsplanung und -überwachung würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, aber im Folgenden finden Sie weitere hilfreiche Vorlagen, um Ihr Projekt erfolgreich abzuschließen.
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Vorlage für Projekt-Charta herunterladen
Fortschritte in der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) haben zur Entwicklung von Cloud-basierter Software geführt, die jederzeit und überall Zugriff und mehrere Benutzer ermöglicht. Diese technologische Fähigkeit ist besonders hilfreich für Gruppenarbeit, bei der mehrere Teammitglieder gleichzeitig auf eine bestimmte Datei zugreifen und Versionskontrollprobleme vermeiden müssen. Beispielsweise verwenden Organisationen häufig Cloud-basierte Software, um ein Projektmanagementsystem oder ein Leistungsmanagementsystem zu erstellen.
Die Verwendung von Software zur Verwaltung Ihres Implementierungsplans kann die folgenden Vorteile bieten:
- Fördern Sie die Verantwortlichkeit: Indem Sie eine einzige Aufzeichnung des Projektfortschritts erstellen, schaffen Sie Transparenz (sowohl in Bezug auf Teammitglieder als auch auf Prozesse) und Zuverlässigkeit.
- Halten Sie alle auf dem Laufenden: Alle Benutzer können auf die aktuellsten Informationen zugreifen, was wiederum unnötige Kommunikation oder fehlerhafte Doppelarbeit vermeidet.
- Verbessern Sie die Flexibilität: Projektmanagement-Software kann Ihnen helfen, Engpässe und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, sodass Sie sich im Voraus darauf einstellen können. Wenn Sie versuchen, Agile-Projektmanagement zu betreiben, ist Flexibilität von entscheidender Bedeutung.
- Unterstützung des organisatorischen Engagements: Die Verwendung eines Software-Tools bietet oft die Transparenz, die erforderlich ist, um Führungskräfte dazu zu bringen, Ihr Projekt zu unterstützen. Sobald sie Einblick in Prozesse und Fortschritte haben, wird es wahrscheinlicher sein, dass sie Zustimmung gewähren, die Sie benötigen, um Ressourcen zu beschaffen und erfolgreich zu sein.
Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, welches Tool verwendet werden soll, Folgendes:
- Tools kaufen vs. Software intern entwickeln: Dies hängt von den Fähigkeiten und der Verfügbarkeit Ihrer internen Entwickler sowie von Ihrem Budget ab. Überlegen Sie außerdem, ob Sie über die Bandbreite verfügen, um mit einem Anbieter in Kontakt zu treten und die Beziehung im Laufe der Zeit aufrechtzuerhalten.
- Open Source vs. Kostenlos vs. Abonnement: Open-Source-Software bietet Organisationen mit begrenzten Budgets und Entwicklungsressourcen eine großartige Gelegenheit, auf den bestehenden offenen Plattformen aufzubauen. Es gibt auch viele kostenlose Programme (nicht Open Source). Seien Sie sich jedoch bewusst, dass kostenlose Optionen möglicherweise nur eingeschränkte Funktionen haben. Für Organisationen mit größeren Budgets und einem größeren Bedarf an leistungsstarken Funktionen rechnen die meisten kostenpflichtigen Plattformen auf Grundlage von Abonnements ab.
- Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit: Berücksichtigen Sie das Qualifikationsniveau Ihres Teams. Während Sie vielleicht von einem Tool mit ausgefallener Funktionalität angezogen werden, wird es sinnlos sein (und vielleicht sogar den Projekterfolg beeinträchtigen), wenn es für Ihr Team zu schwierig ist, es zu verwenden oder zu lernen.
Letztendlich sind Software-Tools eine fantastische Möglichkeit, nicht nur die Genauigkeit der Nachverfolgung von Projektmetriken und -fortschritten zu erhöhen, sondern auch Zeit zu sparen, Flexibilität zu schaffen und die Kommunikation in Ihrem Team zu fördern.
Verbessern Sie die Implementierung mit Smartsheet
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.