Smartsheet-Bericht zur Zukunft des Arbeitsmanagements 2023
Projektmanagement ist nur so erfolgreich wie die zugrunde liegenden Prozesse.
Im diesjährigen Bericht beleuchten wir den aktuellen Stand des Projektmanagements: die wichtigsten Trends, Probleme und unterschiedliche Ansichten in den verschiedenen Ebenen einer Organisation. Außerdem bieten wir Empfehlungen, wie Sie Ihren Ansatz zu projektbasierter Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens umgestalten können, um erfolgreicher zu sein und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu verbessern.
Bericht für 2023 lesenWelche der folgenden Kategorien passt am besten zu Ihrer Rolle im Unternehmen?
Sie sind vielleicht überzeugt, angemessene Investitionen in die richtigen Projektmanagement-Tools geleistet zu haben – aber sehen Ihre Teams das genauso?
der Befragten sagen, dass ihr Unternehmen nicht ausreichend in Tools investiert, die zur Bewältigung häufiger Herausforderungen im Projektmanagement erforderlich sind.
der Mitarbeiter sind von Projekttempo und -fristen überfordert.
der Mitarbeiter haben Zugriff auf offizielle Projektmanagement-Software.
Wie können Sie für erfolgreichere Mitarbeiter und Projekte sorgen?
Ermitteln Sie, welche Arten von Projektunterstützung Ihre Mitarbeiter benötigen und investieren Sie entsprechend.
Stellen Sie sicher, dass Projektbeteiligte Zugriff auf nützliche Tools und Ressourcen haben.
Bieten Sie den Mitarbeitern Möglichkeiten, regelmäßiges Feedback zu geben, damit Sie immer ihre aktuellen Bedürfnisse kennen.
Sind Sie bereit, tiefer einzutauchen?
Wenn Sie optimierte, maßstabsgerechte und zweckmäßige Prozesse schaffen möchten, ist Transparenz entscheidend – doch der Großteil der Mitarbeiter hat keine zuverlässigen Einblicke in vergangene Projekte.
der Mitarbeiter müssen ihre Vorgesetzten manuell darüber informieren, was sie gerade tun.
der Befragten erhalten keine regelmäßigen Updates zu unternehmensweiten Projekten.
der Mitarbeiter können nicht ohne Weiteres auf Erkenntnisse und verwendete Prozesse aus früheren Projekten zugreifen.
Wie können Sie gewährleisten, dass alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf die nötigen Informationen haben?
Sorgen Sie dafür, dass alle projekt- und prozessbezogenen Informationen an einem Ort gespeichert werden, auf den alle Mitarbeiter zugreifen können.
Nutzen Sie Automatisierungsfunktionen, um Zeit zu sparen, Engpässe zu beseitigen und sicherzustellen, dass die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt informiert werden.
Führen Sie Post-mortem-Analysen durch, um Projekterkenntnisse zu besprechen, und verwenden Sie die gewonnenen Informationen, um skalierbare, wiederholbare Prozesse für künftige Projekte zu schaffen.
Sind Sie bereit, tiefer einzutauchen?
Fristen können Stress hervorrufen, sind aber notwendig – und die größten Probleme für ein Projekt entstehen bei der Ausführung.
der Mitarbeiter rechnen damit, bei der Umsetzung von Projekten in Zukunft noch weniger Ressourcen zur Verfügung zu haben.
der Projektarbeiter erwarten auch in Zukunft enge Fristen (das Arbeitstempo bleibt also gleich, unabhängig davon, ob erfolgskritische Ressourcen oder Tools vorhanden sind).
der Befragten geben an, sich weniger gestresst zu fühlen, wenn Projekte von Anfang bis Ende reibungslos funktionieren.
Wie können Sie dafür sorgen, dass die tägliche Arbeit reibungsloser abläuft – selbst mit engen Fristen und knappen Ressourcen?
Beseitigen Sie repetitive, manuelle Prozesse, damit sich Ihr Team auf die wirklich wichtige Arbeit konzentrieren kann.
Sorgen Sie dafür, dass alle projektbezogenen Informationen an einem Ort gespeichert werden, auf den alle Mitarbeiter zugreifen können – und dass die Daten immer aktuell sind.
Ermitteln Sie, welche Ressourcen erforderlich sind, um Ihr Projekt erfolgreich abzuschließen. Erstellen Sie einen Notfallplan, damit Sie auf Veränderungen bezüglich Ressourcen oder Budget reagieren können.
Sie sind zwar kein Projektmanager, werden aber wahrscheinlich irgendwann Projekte managen müssen. Dabei erhalten Sie allerdings nicht zwingend die nötige Unterstützung, um effektive Arbeit zu leisten.
der Mitarbeiter geben an, notgedrungen in die Rolle des Projektmanagers geschlüpft zu sein, obwohl dies offiziell nicht zu ihren Aufgaben gehört.
aller Projektteams geben an, regelmäßig unterbesetzt zu sein.
der Befragten fühlen sich von Projekttempo und -fristen überfordert.
Da projektbasierte Arbeit wahrscheinlich kein vorübergehender Trend ist, sollten Sie sich überlegen, Ihre Arbeitsweise zu optimieren – um Burnout zu verhindern und tragbarere, skalierbarere Prozesse zu schaffen.
Automatisieren Sie wiederholbare Abläufe, um Zeitverluste durch redundante Aufgaben, Workflow-Engpässe und Projektverzögerungen zu vermeiden.
Fordern Sie erweiterte Einblicke in Projekt- und Programmstatus sowie funktionsübergreifende Erkenntnisse, um Informationssilos zu beseitigen.
Bitten Sie die Unternehmensführung um die Anschaffung der richtigen Tools, damit Sie die nötige Unterstützung haben, um Projekte von Anfang bis Ende zu planen, zu verfolgen und zu managen.
Sind Sie bereit, tiefer einzutauchen?
Which of the following best represents your role at your company?
You may think you’ve adequately invested in the right project management tools… but what do your teams really think?
of respondents say their company is not investing enough in the tools needed to address common project management challenges.
of people are overwhelmed by the pace of their projects and deadlines.
of people have access to formal project management software.
So, how can you better set up your employees and projects for success?
Identify the types of project support your employees need, and invest appropriately.
Ensure that all those working on project-based work have access to effective tools and resources.
Create ways for employees to regularly leave feedback so you can stay on top of the needs of your people.
Ready to dive into all the findings?
Visibility is crucial to creating streamlined, sustainable processes that scale – but the majority of workers don’t reliably have insight into past projects.
of people have to manually update their boss on what they’re doing.
of respondents say they aren’t getting regular updates on projects across the company.
of people say they face challenges accessing learning and processes from past projects.
So, how can you ensure everyone has access to the information they need, when they need it?
Create one place that houses all project and process-related details that everyone can access.
Leverage automation to save valuable time, eliminate process bottlenecks, and ensure the right people are looped in at the right time.
Conduct postmortems to discuss learnings from past projects and use that knowledge to build scalable, repeatable processes that people can use for future efforts.
Ready to dive into all the findings?
Deadlines are what they are – but the biggest source of project dysfunction is actually the “middle work.”
of people expect their company to ask project teams to accomplish even more with less in the near future.
project professionals expect deadlines to stay the same moving forward (i.e. things aren’t slowing down, regardless of if they have the resources or tools to be successful).
of respondents say their stress levels are lower when projects run smoothly from start to finish.
So, how can you ensure that the day-to-day work runs more smoothly — even with tight time and resources?
Eliminate repetitive, manual processes wherever possible so your team can focus on the most impactful work.
Create one place to house all project-related details so everyone has access to what they need – and they can be confident that it’s up-to-date.
Identify all necessary resources to get your project over the finish line. Plus, have a contingency plan in place if you need to reallocate resources or pull back on budget.
Regardless of your job title, it’s likely that you end up managing projects. But that doesn’t mean you have the proper support to do your work effectively.
of people say they step into the role of project manager out of necessity, even if it’s not part of their official job description.
of all project teams who report being understaffed on a regular basis.
of people say they are overwhelmed by the project pace and deadlines.
Since project-based work likely isn’t going away anytime soon, how can you work smarter — both to prevent burnout and create more sustainable, scalable processes?
Automate repeatable processes to avoid time spent on redundant tasks, workflow bottlenecks, and project delays.
Eliminate knowledge silos by advocating for visibility into project and program status and cross-functional learnings.
Ensure you have the proper support to plan, track, and manage your project from ideation to execution by encouraging leadership to invest in the right tools.
Ready to dive into all the findings?
