Smartsheet-Bericht zur Zukunft des Arbeitsmanagements 2023

Projektmanagement ist nur so erfolgreich wie die zugrunde liegenden Prozesse

Januar 2023
 

Methodik

Die Umfrage für den Smartsheet-Bericht zur Zukunft des Arbeitsmanagements erfolgte im September 2022 durch Wakefield Research. Befragt wurden 8.000 erwachsene Mitarbeiter im Alter von 18 bis 74, die in Unternehmen mit mindestens 50 Angestellten arbeiten, gleichmäßig verteilt auf die folgenden Märkte: USA, Vereinigtes Königreich, Australien und DACH (Deutschland, Österreich, Schweiz). Alle Befragten berichteten, dass sie an projektbasierter Arbeit beteiligt sind, definiert als „Projekte mit einem Anfang und einem Ende“.

Diese Projektarbeiter, die etwa 60 Prozent der befragten erwachsenen Mitarbeiter in Unternehmen mit mindestens 50 Angestellten ausmachen, sind in einer Reihe von unterschiedlichen Branchen tätig, zu denen unter anderem IT- und Unternehmensdienste, das Gesundheitswesen, die Pharmabranche, das Bank- und Finanzwesen, das Bauwesen und die Fertigungsindustrie zählen. Außerdem repräsentieren sie vielfältige Positionen und Ebenen in ihren Unternehmen: Führungsebene und Geschäftsleitung (13 %), oberes und mittleres Management (28 %) sowie individuelle Mitwirkende wie Analysten, Account Leads und andere Spezialisten (27 %), administratives Personal (15 %), Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt (15 %) und Mitarbeiter, die ihre Tätigkeit als „Sonstiges“ angeben (2 %).

Einleitung: Der aktuelle Stand des Projektmanagements

In der heutigen Geschäftswelt läuft im Grunde alles über projektbasierte Arbeit. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, als Mitarbeiter eines Unternehmens Projekte zu managen – selbst wenn Sie nicht dafür ausgebildet wurden, nicht die nötigen Tools haben oder offiziell nicht als Projektmanager tätig sind. 

Kurzum: Wenn Organisationen auf projektbasierte Arbeit setzen, sind alle Mitarbeiter Projektmanager. Mehr als 80 % der Befragten gaben an, dass Projektmanagementaufgaben zumindest manchmal von Personen ausgeführt werden, die laut Tätigkeitsbeschreibung oder Verantwortungsbereich keine Projekte managen.

Verschiedene Gruppen von Projektmanagern

Nur weil heutzutage jeder Mitarbeiter Projekte managt, hat nicht jeder automatisch dieselbe Erfahrung. Aus der Umfrage konnten folgende Gruppen von Projektmanagern herausgestellt werden:

Unterschiedliche Gruppen, gleiche Probleme

Interessanterweise unterscheiden sich diese drei Gruppen von Projektmanagern zwar bei der Arbeitserfahrung, berichten beim Thema Projektmanagement aber von ähnlichen Problemen. 

Fast alle Befragten (91 %) geben an, dass das Projektmanagement in ihrer Organisation nicht rund läuft. Das liege unter anderem daran, dass Mitarbeiter von Projekt zu Projekt weitergereicht würden (45 %). Andere genannte Gründe sind Remote-Arbeit (40 %) und längere Abwesenheiten von der Arbeit (34 %). 85 % der Betroffenen sagen, dass sie sich von Projekttempo und -fristen überfordert fühlen.

Diese Probleme rufen auch negative Emotionen hervor: Wenn Projekte scheitern, führt das in erster Linie zu Frustration (58 %), dicht gefolgt von Gefühlen der Burnout (31 %), Beschämung (27 %), Wut (26 %) und Gleichgültigkeit (25 %). Das hat laut 30 % der Befragten direkte berufliche Konsequenzen, z. B. wenn sie sich in der Folge nach einem neuen Job umsehen oder eine erwartete Beförderung nicht erhalten.

Unterschiedliche Regionen und Unternehmensgrößen, gleiche Probleme

Allerdings lassen sich diese Herausforderungen nicht auf eine individuelle Region oder eine bestimmte Unternehmensgröße zurückführen. Sie werden von allen Befragten gleichermaßen genannt. 

Die Umfrage wurde zwar in sieben Ländern und in vier unterschiedlichen Märkten durchgeführt, aber die berichteten Probleme waren erstaunlich konsistent.  

Führt man die Antworten aus unterschiedlichen Jobfunktionen, Regionen und Unternehmensgrößen zusammen, ergibt sich ein deutliches Bild: In seiner aktuellen Form ist das Projektmanagement weder tragbar noch erfolgsoptimiert. Und schlechtes Projektmanagement wirkt sich auf alle Beteiligten aus – was sich in den Geschäftsergebnissen niederschlägt, aber auch eine emotionale Belastung für die Mitarbeiter darstellt.

Wenn projektbasierte Arbeit nicht mehr wegzudenken ist, lautet die Frage also, wie wir in Zukunft für anhaltenden Erfolg sorgen können – in Bezug auf Geschäftsmesszahlen einerseits und das Wohlbefinden der Mitarbeiter andererseits.

Drei zentrale Erkenntnisse für besseres Projektmanagement

Erfolgreiches Projektmanagement erfordert ein grundlegendes Umdenken, weg von Ad-hoc-Projekten hin zu wiederholbaren, skalierbaren Prozessen, die eine nahtlose Projektarbeit und eine verbesserte teamübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen.

Wir haben drei zentrale Erkenntnisse identifiziert, die diese Umstellung erleichtern:

In den folgenden Abschnitten gehen wir ausführlicher auf diese Punkte ein. Dazu untersuchen wir die Umfragedaten, die diesen Erkenntnissen zugrunde liegen, und beleuchten, wie sich die genannten Probleme auf Ihre Geschäftsergebnisse auswirken. Dann bieten wir Ihnen umsetzbare Empfehlungen dafür, wie Sie Mitarbeiter, Projekte und Vorgänge besser auf die Ziele Ihres Unternehmens ausrichten können.


1. Erkenntnis: Das Wichtigste ist die alltägliche Projektarbeit

Projekte haben einen Anfang (die Planung), einen Mittelteil (die Ausführung) und ein Ende (die Frist). Oft wird jedoch unverhältnismäßig viel Energie dafür aufgewendet, die Frist einzuhalten, was dann für unverhältnismäßigen Stress sorgt.

Natürlich sind Fristen seit jeher wichtig, damit Arbeit rechtzeitig fertiggestellt wird. Ganz ohne Abgabetermine (und den dadurch entstehenden Stress) geht es eben nicht: Etwa 50 % der Projektarbeiter erwarten auch in Zukunft enge Fristen, 26 % rechnen sogar damit, dass sie noch enger werden. 

Es mag naheliegend klingen, aber immer enger werdende Fristen sind nicht der entscheidende Faktor für den Erfolg eines Projekts. Anders ausgedrückt: Eine längere Frist ist kein Erfolgsgarant und eine enge Frist muss nicht bedeuten, dass ein Projekt von Anfang an zum Scheitern verurteilt ist.

Der Schlüssel zum Erfolg besteht darin, sich auf den Mittelteil zu konzentrieren: die tägliche Arbeit der am Projekt beteiligten Teams, z. B. das Festlegen zuverlässiger Abläufe, das inkrementelle Abschließen kleinerer Aufgaben, die Kommunikation und die Zusammenarbeit.

Planung und Fristen sind zwar weiterhin wichtige Teile des Puzzles, doch wirklich entscheidend für den Projekterfolg ist die tägliche Ausführung all dieser Aufgaben (und die Art und Weise, in der sie ausgeführt werden). Die Art und Weise, wie ein Team diese Arbeit ausführt, ist ein besserer Maßstab für den Projekterfolg als seine Fähigkeit zur Einhaltung von Fristen.

Der Preis gescheiterter Projekte

Die größten Hürden für den Erfolg eines Projekts sind Probleme bei der Ausführung, nicht die Einhaltung von Fristen. Häufige Projektprobleme: Aufgaben werden doppelt gemacht (37 %), Arbeit ist unnötig oder irrelevant (27 %) und Informationen sind veraltet oder falsch (23 %). 

Außerdem kann es für die Mitarbeiter berufliche Konsequenzen haben, wenn es im Mittelteil eines Projekts ständig zu Problemen kommt. 29 % der Befragten haben miterlebt, wie Zuständigkeiten reduziert oder entzogen wurden, und 13 % haben mitbekommen, wie Personen gänzlich von einem Projekt abgezogen wurden. Darüber hinaus können ständige Unstimmigkeiten die Work-Life-Balance der Mitarbeiter beeinträchtigen: laut 50 % der Befragten sind längere Arbeitszeiten keine Seltenheit.

Eine reibungslose Ausführung sorgt für erfolgreichere Projekte

Es gibt aber auch eine positive Nachricht. Wenn Sie mehr Zeit und Aufwand darin investieren, den Mittelteil der Projektarbeit zu verbessern, können Sie das Projektmanagement langfristig optimieren – und nicht zuletzt die Moral im Team heben.

Laut den Umfrageteilnehmern hat ein reibungsloser Ablauf (im Gegensatz zu Projekten, bei denen nur die Frist eingehalten wird) den positiven Effekt, dass die Mitarbeiter die Arbeit als erfüllender wahrnehmen (56 %), weniger gestresst sind (54 %) und das Gefühl haben, mehr Kontrolle über ihren Arbeitstag zu haben (49 %). Zudem können sich Teammitglieder bei reibungsloseren Projekten besser darauf konzentrieren, bei der Arbeit ihren Anteil zum Projekt zu liefern (42 %).

Diese Vorteile machen sich auch anderweitig bemerkbar. Gut durchgeführte Projekte führen tendenziell zu besseren Arbeitsbeziehungen, unter Kollegen (47 %) und unter Führungskräften (41 %). Die Vorteile sind auch außerhalb der Arbeit spürbar: Wenn Projekte gut laufen, haben die Befragten laut eigener Aussage mehr Energie für Beziehungen und Aktivitäten (36 %) und denken nach Feierabend weniger über die Arbeit nach (30 %).
Das ist insbesondere vor dem Hintergrund der Remote-Arbeit ein entscheidender Punkt, da Mitarbeiter im Homeoffice immer häufiger über soziale Isolation und Burnout klagen (was sich oft auf fehlende Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zurückführen lässt).

Fazit: Auf die Ausführung kommt es an

Die Verbesserung des Projekterfolgs erfordert eine wesentliche Umstellung – statt sich auf die Einhaltung von Fristen zu konzentrieren, sollten Sie den Fokus auf eine reibungslose Ausführung und die dafür nötigen Schritte und Ressourcen legen. Damit Unternehmen ihren Erfolg maximieren können, d. h. erstklassige Geschäftsergebnisse erzielen und das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessern, müssen sie für möglichst problemlose Arbeitsabläufe sorgen.


2. Erkenntnis: Ihr Team braucht mehr Tools und Ressourcen, um erfolgreich zu sein

Die gute Nachricht: Auf allen Organisationsebenen ist man sich einig, dass funktionierendes Projektmanagement die Effektivität der Organisation und der Mitarbeiter erhöht. Wenn Projekte von erfahrenen Projektmanagern geleitet werden, hat das laut Projektarbeitern in Führungs- und ausführenden Positionen mehrere positive Auswirkungen: die Qualität der Arbeit ist besser (57 %), die Effizienz ist höher (49 %), Budgets werden eingehalten (42 %), Aufgaben werden fristgerecht fertiggestellt (39 %) und es findet eine bessere Zusammenarbeit statt (40 %). 

Doch selbst wenn Ihnen klar ist, welche Vorteile eine effektive Ausführung bietet – wie sorgen Sie dafür, dass es in der Praxis auch funktioniert? Zunächst muss die Geschäftsleitung Verantwortung für die Unterstützung übernehmen, die Teams so dringend brauchen.

Die Lücke zwischen der Führungsetage und dem restlichen Unternehmen untersuchen

Die Umfrage ergab, dass leitende Führungskräfte und individuelle Mitwirkende sehr unterschiedliche Ansichten dazu haben, wie angemessene Unterstützung aussehen sollte. Während 60 % der Führungskräfte angeben, dass ihr Unternehmen in die nötigen Tools investiert, um bekannte Projektkomplikationen zu lösen, sind es bei den Mitarbeitern in Nicht-Führungspositionen nur 36 %.

Noch deutlicher wird es bei einer anderen Frage: Nur 20 % der Führungskräfte sind der Meinung, dass Projektteams im Allgemeinen unterbesetzt sind, verglichen mit 36 % der Mitarbeiter im oberen Management, 41 % der Mitarbeiter im mittleren Management und 43 % der Mitglieder von Projektteams (z. B. individuelle Mitwirkende, Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt oder Mitarbeiter im unteren Management). 72 % der Befragten rechnen außerdem damit, bei der Umsetzung von Projekten in Zukunft noch weniger Ressourcen zur Verfügung zu haben.

Diese Zahlen zeigen ein bedenkliches Ungleichgewicht zwischen der Unternehmensführung und dem restlichen Unternehmen – in Bezug auf aktuelle Umstände und künftige Kapazitäten. Um diese Probleme zu lösen, bevor sie außer Kontrolle geraten, müssen sich Geschäftsführung und leitende Führungskräfte mit den taktischen Anforderungen ihrer Teams vertraut machen und sich dafür einsetzen, diese zu erfüllen. 

Projektmanagement-Software wird zu selten verwendet

Eine Möglichkeit der Unterstützung bietet Projektmanagement-Software, die dafür konzipiert ist, die Bearbeitung von Aufgaben und Projekten zu erleichtern. Nur 35 % der Befragten gaben allerdings an, diese Tools bei der Arbeit einzusetzen. Unter Hilfsprojektmanagern – einer wachsenden und unzureichend ausgestatteten Gruppe, wie wir bereits wissen – ist diese Zahl mit 11 % sogar noch kleiner.

Dadurch entgehen Organisationen jeder Branche und Größe umfangreiche Einsparungsmöglichkeiten bezüglich Zeit, Geld und Ressourcen, die die Implementierung entsprechender Software einbringen könnte. Laut 78 % der Projektarbeiter, die spezielle Projektmanagement-Software nutzen, unterstützt der Ansatz ihres Unternehmens eine bessere Work-Life-Balance, verglichen mit 67 % der Befragten, die generische Software verwenden, und 57 % der Mitarbeiter, die Projekte komplett ohne Software managen.

Mit der richtigen Unterstützung erreichen Teams ihre Ziele

Wenn Organisationen den Erfolg ihrer Projekte und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter langfristig verbessern möchten, müssen sie verstehen, was „angemessene Unterstützung“ bedeutet, und in die erforderlichen Tools und Ressourcen für Projektarbeiter investieren. Fazit: Wenn Ihre Mitarbeiter mehr Unterstützung benötigen, liegt es an Ihnen, für die nötigen Konditionen zu sorgen.


3. Erkenntnis: Projekte sind nur so gut wie die Prozesse, auf denen sie beruhen

Selbst wenn Sie ein einzelnes Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss bringen können, brauchen Sie zuverlässige, wiederholbare Prozesse, um diesen Erfolg zu skalieren. Sie sollten Projekte nicht mehr als einmalige Initiativen betrachten, denn in Wirklichkeit ist projektbasierte Arbeit heute allgegenwärtig, und der Erfolg dieser kontinuierlichen Arbeit ist unmittelbar an die Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit der zugrunde liegenden Prozesse geknüpft.

Teams benötigen mehr Einblicke in frühere Projekte und Erkenntnisse

Damit Sie zuverlässige Prozesse etablieren können, benötigen Sie Einblicke in die Erkenntnisse aus vergangenen Projekten. Leider sind diese Informationen nicht immer verfügbar: 94 % der Befragten geben zwar an, bei ihrer Arbeit von den Erfahrungen aus anderen Projekten zu profitieren, doch 85 % berichten von Schwierigkeiten beim Zugriff auf diese Informationen. Und laut 35 % der Umfrageteilnehmer werden Erkenntnisse zu Projektprozessen nicht regelmäßig an das ganze Unternehmen weitergegeben.

Eine Möglichkeit, um diese Informationssilos zu minimieren, ist die Implementierung von Projektmanagement-Software, die Teams Einblicke in alle arbeitsrelevanten Aktivitäten im Unternehmen bietet – und Ihnen ermöglicht, Informationen aus vergangenen Projekten zu erfassen und zu archivieren. 70 % der Befragten, die offizielle Arbeitsmanagement-Software einsetzen, können sich laut eigener Aussage regelmäßig darüber informieren, was funktioniert und was nicht funktioniert. 

Mit zuverlässigem Zugang zu Daten aus früheren Projekten können Sie sich noch einmal ansehen, was funktioniert hat und was nicht. Diese Erkenntnisse können Sie dann nutzen, um optimierte, wiederholbare Prozesse zu entwickeln. Dieser Punkt ist entscheidend, wenn Sie die Arbeitsweise im Unternehmen verbessern wollen – das gilt für den Abschluss jedes individuellen Projekts sowie für die Skalierung Ihrer Aktivitäten für langfristigen Erfolg.

Effizienz steigern, manuellen Aufwand verringern

Sobald Sie solide, wiederholbare Prozesse etabliert haben, sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, redundante Aspekte weiter zu minimieren und Zeit zu sparen – indem Sie manuelle Aufgaben reduzieren. Aller Wahrscheinlichkeit nach setzt Ihr Unternehmen zumindest teilweise noch auf manuelle Arbeit: 53 % der Befragten geben an, zeitaufwendige manuelle Prozesse zu nutzen, um Fortschrittsberichte und Erinnerungen an Projektteams zu senden. 

Projektmanagement-Software kann helfen, bestimmte Aufgaben, Erinnerungen und Updates zu automatisieren, sodass Ihr Team mehr Zeit hat, um sich auf die wirklich wichtige Arbeit zu konzentrieren. 50 % der Unternehmen, bei denen Projektmanagement-Software zum Einsatz kommt, haben auf automatisierte Prozesse umgestellt. Bei Unternehmen ohne entsprechende Software sind es lediglich 30 %.

Automatisierung sorgt auch für mehr Transparenz – 45 % der Mitarbeiter, die Projektmanagement-Software nutzen, geben an, regelmäßige Updates zu Projekten zu erhalten, die für ihre Arbeit relevant sein könnten, verglichen mit 21 % der Befragten, die keine Projektmanagement-Software verwenden.

Es ist Zeit, von einem projekt- zu einem prozessbasierten Ansatz zu wechseln – und dazu können Sie Tools nutzen

Damit kommen wir zum Ausgangspunkt unserer Argumentation für Projektmanagement-Software zurück: Sie hilft Ihnen, skalierbare, wiederholbare und automatisierte Prozesse zu entwickeln, um Projekte voranzutreiben, und verschafft Ihnen außerdem Einblicke in vergangene und aktuelle Projekte – was Ihnen wiederum ermöglicht, die Prozesse anzupassen, zu stärken und zu optimieren. Letztendlich ist es der Prozess, der Ihre Projekte erfolgreich macht, und die richtige Software kann einen entscheidenden Beitrag leisten.


Fazit: Kontinuierlicher Unternehmenserfolg basiert auf reibungsloserem Projekt- und Prozessmanagement

Wenn wir im Laufe des letzten Jahres eine Sache zum Thema Projektmanagement gelernt haben, dann ist es die Tatsache, dass alle Mitarbeiter irgendwann damit zu tun haben. Ob sie offizielle Projektmanager sind oder nicht, spielt keine Rolle. Um das Beste aus dieser Situation zu machen und die Unternehmensziele zu erreichen, müssen alle Mitarbeiter zuverlässige und zweckmäßige Möglichkeiten haben, um Projekte erfolgreich von der Planung bis zum Abschluss zu bringen. 

Das gilt insbesondere für die wachsende Zahl an Hilfsprojektmanagern, die in der Regel nicht über die nötigen Tools verfügen, um ihre Arbeit zufriedenstellend zu erledigen. Gute Projektmanagement-Software kann dazu beitragen, den gefühlten Kenntnis- und Erfahrungsmangel dieser Gruppe auszugleichen, indem sie Echtzeiteinblicke liefert und die teamübergreifende Zusammenarbeit verbessert.

Erfolgreiches Projektmanagement erfordert ein Umdenken – weg von isolierten Ad-hoc-Projekten hin zu kontinuierlicher, integrierter und kollaborativer projektbasierter Arbeit. Dafür sollten Sie drei wichtige Punkte berücksichtigen:

Diese Umstellung wird nicht über Nacht erfolgen, aber mit den richtigen Tools können Sie den Vorgang beschleunigen und erleichtern. Mithilfe von Projektmanagement-Software, die speziell dafür konzipiert ist, allgemeine Projektherausforderungen zu bewältigen, können Sie sich Einblicke verschaffen, repetitive Aufgaben automatisieren und optimierte Prozesse entwickeln. Das ermöglicht Ihnen, von der individuellen Projektarbeit zu anhaltendem, unternehmensweitem Fortschritt zu gelangen.

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