Vorlagen für das Gehaltsabrechnungsmanagement
Vorlage für die Lohnbuchhaltung
Vorlage für die Lohnbuchhaltung herunterladen
Über diesen Download erhalten Sie zwei Vorlagen auf einmal: eine Vorlage für die Lohnbuchhaltung und eine Vorlage für die Gehaltsberechnung. Verwenden Sie die das Blatt für die Buchhaltung, um Mitarbeiterinformationen wie Gehalt, Gehaltsplan, Urlaubsstunden, Freistellungsstatus, Abzüge und mehr zu verfolgen. Im Blatt für die Gehaltsberechnung lassen sich Steuerabzüge und andere Abzüge, Brutto- und Nettolöhne sowie eine aufgeschlüsselte Liste der Stunden nach Typ (reguläre Arbeitszeiten, Überstunden, Feiertage, Urlaubstage oder Krankheitstage) anzeigen.
Vorlage für ein Gehaltsabrechnungs-Dashboard – Excel
Vorlage für ein Gehaltsabrechnungs-Dashboard herunterladen – Excel
Erstellen Sie einen Gehaltsabrechnungsbericht mit einer ansprechenden Visualisierung und Hervorhebung der wichtigen Daten. Das Dashboard verschafft Ihnen einen schnellen Überblick über die Gehaltsabrechnungsmesszahlen. Hierzu werden umfassende Informationen in einem einzigen Bericht zusammengefasst. Diese Vorlage bietet verschiedene Grafiken und Diagramme für die Überprüfung und Verwaltung der Gehaltsabrechnung.
Vorlage für die Erfassung von Mitarbeiterurlaub – Excel
Vorlage für die Erfassung von Mitarbeiterurlaub herunterladen – Excel
Mit dieser Excel-Vorlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung behalten Sie den Überblick über verbrauchte und gesammelte Urlaubs- und Krankheitsstunden. Die Tabelle ist in Abschnitte unterteilt, in denen die Stunden pro Abrechnungszeitraum, die insgesamt gesammelten Stunden und die derzeit verfügbaren Stunden angezeigt werden. Diese Vorlage bietet eine einfache Möglichkeit, Urlaub und Krankheitstage für alle Mitarbeitenden zu verwalten.
Vorlage für ein Gehaltsabzugsformular – Word
Vorlage für ein Gehaltsabzugsformular herunterladen – Word
Dieses Formular für Gehaltsabzüge dient zur Genehmigung freiwilliger Abzüge wie Alters- oder Gesundheitsvorsorge. Sie können das Kleingedruckte an Ihre Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen anpassen. Ihre Mitarbeitenden unterschreiben dann, um die Abzüge zu genehmigen.
Formular zur Änderung der Gehaltsabrechnung – Word
Formular zur Änderung der Gehaltsabrechnung herunterladen
Dokumentieren und genehmigen Sie Lohn- und Gehaltsänderungen sowie die Gründe für die Anpassungen mit diesem Formular. Änderungen können aus verschiedenen Gründen auftreten, von der Aufnahme einer neuen Beschäftigung über eine Beförderung bis hin zum Verlassen des Arbeitsplatzes. Nachdem Sie die entsprechenden Abschnitte ausgefüllt und die erforderlichen Unterschriften erhalten haben, können Sie am Ende des Formulars auch erläuternde Anmerkungen hinzufügen.
Vorlagen für Lohn- und Gehaltsabrechnungszeitpläne
Anwesenheits-Tracker für Mitarbeitende
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Dieser farbcodierte Anwesenheits-Tracker zeigt die geleisteten Arbeitsstunden, Krankheitstage, Urlaubstage und persönliche Zeit. Hiermit lässt sich die tägliche, wöchentliche und monatliche Anwesenheit von Mitarbeitenden auf einen Blick einsehen. Durch das Nachverfolgen von Zeitplänen und Anwesenheiten fördern Sie die Verantwortlichkeit von Mitarbeitenden. Diese Daten sind auch bei Mitarbeitergesprächen hilfreich und vereinfachen die Planung.
Vorlage für einen zweiwöchentlichen Gehaltsabrechnungszeitplan (2025/2026)
Vorlage für einen zweiwöchentlichen Gehaltsabrechnungszeitplan herunterladen
Erstellen Sie für eine einfache Planung einen Gehaltsabrechnungszeitplan, aus dem alle zwölf Monate des Jahres hervorgehen. Dieser einfache PDF-Kalender lässt sich für zweiwöchentliche, wöchentliche oder monatliche Abrechnungszeiträume einsetzen. Die Vorlage beinhaltet eine Kurzanleitung und lässt sich ausgedruckt als Wandkalender verwenden.
Vorlage für einen Mitarbeiterkalender – Excel
Vorlage für einen Mitarbeiterkalender herunterladen – Excel
Mit diesem Kalender können Sie Zeitpläne, geleistete Arbeitsstunden, Vergütungssätze und Einnahmen mehrerer Mitarbeitender nachverfolgen. Die Vorlage umfasst alle sieben Tage der Woche in einer Tabelle. Sie berechnet die wöchentliche Vergütung für einzelne Mitarbeitende sowie die Gesamtkosten für alle Mitarbeitenden. Sie können auch die Art der geleisteten Schicht für jeden Tag nachverfolgen.
Vorlage für die Zeiterfassung
Vorlage für die wöchentliche Zeiterfassung – Google Docs
Vorlage für die wöchentliche Zeiterfassung verwenden
Diese einfache wöchentliche Zeiterfassung gliedert die Stunden nach Tag und Typ auf. Zusätzlich berechnet sie die tägliche und wöchentliche Vergütung. Speichern Sie die Vorlage in Ihrem Google-Drive-Konto und teilen Sie sie mit Teammitgliedern, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Um einen zweiwöchentlichen Stundenzettel zu erstellen, kopieren Sie einfach die Vorlage und fügen Sie sie in das Google-Dokument ein.
Vorlage für die monatlichen Zeiterfassung
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Diese umfassende Zeiterfassungsvorlage beinhaltet tägliche, wöchentliche, zweiwöchentliche und monatliche Stundenzettel. Mit dem täglichen Stundenzettel lassen sich die Arbeitszeiten für Kund*innen und die an einem Tag erbrachten Dienstleistungen aufschlüsseln. Der monatliche Stundenzettel enthält detaillierte Informationen für jeden Tag des Monats, einschließlich Überstunden und Urlaubsstunden.
Vorlage für eine wöchentliche Kostenabrechnung – Excel
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Eine Kostenabrechnung ähnelt einem Stundenzettel, da hiermit Arbeitsstunden und Kosten auf täglicher Basis dokumentiert werden. Verwenden Sie diese Vorlage für Geschäftsreisen, Konferenzteilnahmen, Meetings mit Kund*innen oder andere angefallene Kosten. Vorauszahlungen lassen sich schnell vom Gesamterstattungsbetrag abziehen.
Vorlagen für Gehaltsschecks
Vorlage für einen Lohnauszug – Excel
Vorlage für einen Lohnauszug herunterladen – Excel
Verwenden Sie diese Vorlage, um Mitarbeitenden einen Lohnauszug auszustellen, aus dem genutzte und gesammelte Urlaubsstunden sowie bezahlte Arbeitsstunden hervorgehen. Auch eine detaillierte Liste des aktuellen und jährlichen Einkommens und der Abzüge sind enthalten. Diese Vorlage bietet eine nützliche Zusammenfassung für Mitarbeitende, die Einkommensnachweise vorlegen müssen oder Ihre gesammelten Urlaubsstunden, gezahlte Abzüge oder andere relevante Informationen überprüfen möchten.
Vorlage für einen Gehaltsscheck für Unternehmen – Excel
Vorlage für einen Gehaltsscheck für Unternehmen herunterladen – Excel
Diese Vorlage für die Gehaltsabrechnung wurde für Unternehmen entwickelt. Sie liegt in einem klassischen Lohnzettelformat vor und deckt aktuelle und laufende Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten ab. Zur einfachen Nachverfolgung und Referenz enthält die Vorlage Felder für die Mitarbeiter-ID und die Schecknummer. Listen Sie die Stunden nach Typ, Vergütungssätzen und Abzügen auf, um eine detaillierte Gehaltsabrechnung zu erhalten.
Vorlage für einen leeren Gehaltsscheck – Word
Vorlage für einen leeren Gehaltsscheck herunterladen – Word
Diese Lohnzettelvorlage bietet ein zeitgemäßes Design und ein übersichtliches Layout mit viel Leerraum. Sie enthält alle typischen Felder für Gehaltsabrechnungen, unter anderem Zahlungszeitraum, Schecknummer, Mitarbeiterinformationen und Zahlungsdetails. Diese Vorlage für eine Gehaltsabrechnung eignet sich für alle, die eine einfache Vorlage für Microsoft Word wünschen.
Präzision bei der Gehaltsabrechnung zahlt sich aus
Das Führen genauer Aufzeichnungen ist ein wichtiger Aspekt der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dies ist nicht nur für wichtig für die unternehmensinterne Dokumentation. Hierdurch werden auch gesetzliche Vorschriften eingehalten. Gehaltsabrechnungsservices haben verschieden Vorteile. Einer davon ist, dass Unternehmenseigentümer*innen diese Services mit der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften (z. B. zur Aufzeichnung von Steuerabzügen und anderen relevanten Informationen) betrauen können. Das Führen genauer Aufzeichnungen dient auch dem Schutz von Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen, denn mit dieser Dokumentation lassen sich rechtliche Probleme vermeiden und Konflikte lösen. Durch die präzise Datenerfassung können Arbeitgeber*innen auch relevante Informationen an Mitarbeitende bereitstellen, z. B. die Höhe der Abzüge oder die gesammelte Urlaubszeit.
Warum Gehaltsabrechnungen immer noch wichtig sind
Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden Zahlungsmöglichkeiten an, die über traditionelle Papierschecks hinausgehen. Direktüberweisungen oder Debitkarten für Gehaltszahlungen sind oft kluge Geschäftsentscheidung, da sie das Risiko reduzieren und Zeit sparen. Unabhängig davon, ob Sie Direktüberweisungen, Prepaid-Karten oder andere Zahlungsmethoden verwenden, Sie müssen in jedem Fall eine Gehaltsabrechnung bereitstellen. Eine Gehaltsabrechnung, auch bekannt als Lohnzettel, enthält den Betrag, der für einen bestimmten Abrechnungszeitraum an eine*n Mitarbeiter*in gezahlt wird. Unter Umständen umfasst der Lohnzettel auch Abzüge, verbrauchte oder gesammelte Urlaubsstunden, geleistete Arbeitsstunden und andere Informationen. Gehaltsabrechnungen dienen Mitarbeitenden als Gehaltsnachweis und als Dokumentation für ihre persönlichen Unterlagen. Sie dienen zudem als Nachweis, dass eine korrekte und pünktliche Zahlung erfolgt ist. Arbeitgeber*innen sind dafür verantwortlich, diesen Zahlungsnachweis für jede Lohnperiode vorzulegen.
Tipps zu Vorlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Der Einsatz von Vorlagen bietet kleinen Unternehmen eine schnelle und einfache Möglichkeit zur Standardisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse. Durch die Vorformatierung und automatische Berechnung sparen Sie Zeit. Gleichzeitig können Sie basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen Änderungen vornehmen. Die Entscheidung darüber, welche Informationen in Ihre Vorlagen aufgenommen werden sollen, wirft möglicherweise Fragen zu Ihren Gehaltsabrechnungsrichtlinien auf, insbesondere wenn Sie ein neues Unternehmen gründen. Gewähren Sie Ihren Mitarbeitenden beispielsweise Ausgleichszeit für Überstunden (sofern durch die lokale Gesetzgebung zugelassen)? Haben Sie eine klare Richtlinie zum Thema Überstunden? Wie dokumentieren Mitarbeitende Reisezeiten oder andere Aufgaben, die als „außerhalb der Arbeitszeiten“ gelten? Sie müssen diese Richtlinien unbedingt festlegen und Mitarbeitende zu den Regeln und Möglichkeiten schulen. Wenn Sie sich in diesem Zusammenhang für Vorlagen entscheiden, sollten Sie folgende Ziele setzen:
- Genauigkeit: Nachdem Sie eine Vorlage an Ihr Unternehmen angepasst haben, überprüfen Sie alle enthaltenen Informationen, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen haben. Vorlagen sollten für Sie und Ihre Mitarbeitenden einfach zu verstehen sein. Sie sollten also auf Einfachheit setzen und nur Felder für relevante Informationen aufnehmen.
- Effizienz: Steigert die Vorlage die Effizienz und spart Ihnen Zeit und Geld? Oder erhöht sie lediglich den Bürokratieaufwand? Achten Sie darauf, dass Sie Vorlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung auswählen, die Ihre Workflows unterstützen.
- Anpassung: Vorlagen eignen sich für verschiedenste Umgebungen, aber besonders für kleine Unternehmen, die keine komplexen Systeme für das Lohn- und Gehaltsabrechnungsmanagement benötigen. Selbst kleine Unternehmen weisen jedoch oft große Unterschiede auf, beispielsweise hinsichtlich der Branche, des Standorts und der Größe. Daher lassen sich die Vorlagen auf Ihre spezifische Situation abstimmen. Und wenn sich Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit verändert, können Sie auch weitere Anpassungen an Ihrem Vorlagen vornehmen.
Bessere Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Finanzabläufe mit Smartsheet
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