Achten Sie auf die Lücke: Kostenlose Vorlagen für die Lückenanalyse

By Joe Weller | 8. März 2018

Die Lückenanalyse (manchmal als Bedarfsanalyse bezeichnet) wird verwendet, um herauszufinden, an welcher Stelle es den Prozessen, der Software, den Bewerbern, den Fähigkeiten und mehr eines Unternehmens mangelt. Sobald Sie diese Lücken identifiziert haben, können Sie die notwendigen Schritte definieren, um vom aktuellen Zustand zum gewünschten Zustand zu gelangen.

Ein Unternehmen kann eine Lückenanalyse verwenden, um festzustellen, wo die Leistung nicht optimal ist, die zugrunde liegenden Gründe darzustellen und Verbesserungen zu planen. Führen Sie eine Lückenanalyse durch, um Profile von Bewerbern sowie Mitarbeiter, die eine Beförderung anfragen, zu vergleichen oder den Schulungsbedarf zu bewerten. Im Folgenden finden Sie eine Vielzahl von Vorlagen für Lückenanalysen für Microsoft Excel, die Sie herunterladen und an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen können.  

 

Vorlagen für Lückenanalysen

Sie können die unten aufgeführten Vorlagen für die Lückenanalyse verwenden, um zu dokumentieren, was Sie feststellen und welche Änderungen Sie vornehmen müssen.

Vorlage für allgemeine Lückenanalyse

 

 Vorlage für die allgemeine Lückenanalyse

Diese Vorlage für eine allgemeine Lückenanalyse kann an viele Situationen angepasst werden, wie z. B. die Überprüfung der Einhaltung behördlicher Vorschriften oder eine Kosten-Nutzen-Analyse. Wenn eine bestimmte Vorlage für Ihre Bedürfnisse nicht verfügbar ist oder Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, verwenden Sie diese Vorlage, um Lücken zu finden und den Prozess der Eingrenzung oder Beseitigung dieser zu steuern.

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Vorlage für Kompetenzlückenanalyse

 

Vorlage für die Analyse von Kompetenzlücken

Eine Vorlage für eine Kompetenzlückenanalyse gibt einem Mitarbeiter einen Leitfaden für die Aufbesserung seiner Kompetenzen, damit er eher eine Beförderung erhält oder seine Leistung verbessert. Die Vorlage bietet Platz für die Auflistung der Kompetenzen, des Kompetenzniveaus und des gewünschten Ergebnisses. Sie finden auch einen Bereich, in dem Sie einen Aktionsplan mit Start- und Enddaten für den Mitarbeiter erstellen können.

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Vorlage für Bewerberlückenanalyse

 

 Vorlage zur Kandidatenlückenanalyse

Eine Vorlage für eine Bewerberlückenanalyse ist die ideale Wahl, um die Fähigkeiten einer Person zu bewerten, die sich auf eine Stelle bewirbt. Die Ergebnisse der Analyse helfen Ihnen, festzustellen, ob der Bewerber eine gute Ergänzung für Ihre Organisation wäre. Diese Vorlage enthält auch Platz, in dem Sie die Kompetenz des Bewerbers bewerten, bestehende Lücken vermerken und Kommentare hinzufügen können.

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Vorlage für Softwarelücken

 

Vorlage für Software-Lückenanalyse

Eine Vorlage für Softwarelücken ist nützlich, um Software zu bewerten, deren Kauf Sie in Betracht ziehen (um zu sehen, ob die Anforderungen des Unternehmens erfüllt werden) oder um bestehende Software zu bewerten (um festzustellen, ob sie ersetzt werden muss). Es gibt Platz, um den gewünschten Zustand, die Beschreibung des Bedarfs und die vorgeschlagene Lösung zu dokumentieren.

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Vorlage für Prozesslückenanalyse

 

 Vorlage zur Prozesslückenanalyse

Verwenden Sie diese Vorlage für eine Prozesslückenanalyse, um bestehende Prozesse zu untersuchen und herauszufinden, wo sie Mängel aufweisen, und um zu planen, wie der Prozess verbessert oder aktualisiert werden kann. Diese Vorlage enthält einen Bereich, um den Prozess zu beschreiben, den Prozessinhaber festzuhalten und die aktuellen und gewünschten Ergebnisse anzugeben. Verwenden Sie Bereiche für Aktionselemente und Zieltermine, um einen Plan zur Vornahme von Verbesserungen zu entwerfen.

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Vorlage für Lieferantenlückenanalyse

 

Vorlage zur Anbieterlückenanalyse

Die Vorlage für die Lieferantenlückenanalyse kann bei der Auswahl eines neuen Lieferanten oder bei der Bewertung der Leistung eines bestehenden Lieferanten helfen. In dieser Vorlage finden Sie einen Bereich, in dem Sie Ihren Bedarf, Ihre Kosten und Prioritäten identifizieren können.

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Vorlage für Schulungslückenanalyse

 

 Vorlage zur Trainingslückenanalyse

Führen Sie eine Schulungslückenanalyse durch, um festzustellen, welche erforderlichen und optionalen Schulungen Mitarbeiter absolvieren müssen, um die Ziele zu erreichen. Füllen Sie die Bereiche für Rolle, Kompetenz, Beschreibung, Rang und Schulung aus, die für jeden Mitarbeiter erforderlich sind. Verwenden Sie das Zielabschlussdatum, um einen Plan zu formulieren, der sicherstellt, dass Teammitglieder die Unterstützung erhalten, die sie benötigen.

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Vorlage für Marktlückenanalyse

Verwenden Sie eine Marktlückenanalyse, um neue Verkaufschancen, Bereiche, in denen das Angebot die Nachfrage nicht erfüllt, oder Bereiche für Diversifizierung zu entdecken. Diese Methode basiert auf der Ansoff-Matrix-Technik. Nachdem Sie den allgemeinen Status ermittelt haben, kann diese Vorlage helfen, ein Geschäft potenziell hochwertig zu verbessern.

 

 Vorlage zur Marktlückenanalyse

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Excel

 

Vorlage für Datenlückenanalyse

 

Vorlage zur Datenlückenanalyse

Führen Sie eine Datenlückenanalyse durch, um herauszufinden, welche Daten für die Beantwortung von Benutzerfragen nicht verfügbar sind und um den Prozess der Bereitstellung der Daten einzuleiten. Verwenden Sie die Vorlagenfelder für die Datenressource, die Abfrage, die für die Beantwortung erforderlichen Daten und dem Grund, um einen Überblick über den Zustand Ihrer Daten zu erhalten. Füllen Sie die Abschnitte für „Plan für die Behebung“, „Fälligkeitstermine“ und „Zugewiesen zu“ aus, um Maßnahmen bezüglich der Ergebnisse der Analyse zu ergreifen.

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Vorlage für Sicherheitslückenanalyse

 

 Vorlage zur Sicherheitslückenanalyse

Die Vorlage für eine Sicherheitslückenanalyse kann helfen, Schwachstellen in den Sicherheitsrichtlinien, Protokollen oder Dokumentation nachzuverfolgen, die zu Verbesserungen beitragen. Die Vorlage ist in Abschnitte unterteilt und kann ganz oder teilweise verwendet werden.

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Andere Arten der Analyse

Eine Lückenanalyse ist eine Möglichkeit, nach verbesserungswürdigen Bereichen zu suchen. Es gibt aber auch andere. Hier sind einige, die Organisationen gelegentlich verwenden.

SWOT: Bei einer SWOT-Analyse (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats/Stärken, Schwächen, Chancen, Bedrohungen) untersuchen Einzelpersonen oder Teams sowohl interne (Stärken und Schwächen) als auch externe (Chancen und Bedrohungen) Aspekte. Eine Lückenanalyse untersucht nur interne Aspekte und konzentriert sich in der Regel auf die Schwächen (die auch als Lücken, Bedürfnisse oder Verbesserungsmöglichkeiten bezeichnet werden). Eine SWOT-Analyse wird oft im Rahmen des Projektmanagements durchgeführt.

Die Ergebnisse einer SWOT-Analyse werden in der Regel in einer vierteiligen Tabelle angezeigt, wobei die Stärken und Schwächen oben und die Chancen und Bedrohungen unten abgebildet sind. Dieses Framework stellt interne und externe Elemente horizontal und positive und negative Aspekte vertikal dar. Wenn die untenstehende Vorlage nicht Ihren Bedürfnissen entspricht, probieren Sie die 14 kostenlosen Vorlagen für SWOT-Analysen.

 

 SWOT-Analyse-Vorlage

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Excel | Word | PowerPoint 

ISO 9001:2015: Die Internationale Organisation für Normung (ISO) umfasst nationale Normungsorganisationen auf der ganzen Welt. Normenfamilien werden durch Zahlen identifiziert. Die Familie 9000 befasst sich mit Qualitätsmanagementsystemen und 9001 legt Anforderungen an diese Systeme fest. Die aktuelle Spezifikation wurde 2015 veröffentlicht und wird als 9001:2015 bezeichnet (ersetzt 9001:2008). Wie auf der Website der ISO beschrieben, legt 9001 ...

... Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem fest, wenn eine Organisation:

a) die Fähigkeit nachweisen muss, konsistent Produkte und Dienstleistungen anzubieten, die Kunden- und den geltenden gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen, und

b) die Kundenzufriedenheit durch die effektive Anwendung des Systems steigern möchte, einschließlich Prozessen zur Verbesserung des Systems und der Gewährleistung der Konformität mit Kunden- und den geltenden gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.

Alle Anforderungen in ISO 9001:2015 sind generisch und sollen unabhängig von ihrer Art oder Größe oder der von ihr angebotenen Produkte und Dienstleistungen für jede Organisation gelten.

Eine Organisation, die die ISO-Standards befolgt, kann sie verwenden, um ihre Qualitätsmanagementsysteme zu analysieren und die Einhaltung internationaler Standards zu gewährleisten. Diese Art der Analyse ist viel umfassender und ressourcenintensiver als eine Lückenanalyse.

Servqual: Wenn die Erwartungen der Kunden nicht erfüllt werden, kann Servqual verwendet werden, um mittels Fragen, die sich auf fünf Dimensionen konzentrieren, Feedback zu erhalten. Diese Dimensionen sind:

  • Zuverlässigkeit: Mitarbeiter erfüllen zuverlässig Versprechen gegenüber Kunden.
  • Sicherheit: Mitarbeiter vermitteln Überzeugung und Vertrauen.
  • Greifbares: Das Aussehen tatsächlicher Artikel, vom Geschäft über einen Flyer bis hin zu einer Website.
  • Empathie: Mitarbeiter achten auf individuelle Kundenbedürfnisse.
  • Reaktionsfähigkeit: Bereitschaft von Mitarbeitern, umgehend zu antworten.

Diese Art der Bewertung entdeckt auch Lücken, ist aber speziell für Unterschiede zwischen Kundenerwartungen und der Realität ausgelegt.

Vorteile einer Lückenanalyse

Eine Lückenanalyse hilft, zu dokumentieren, wo Verbesserungen vorgenommen werden müssen, wo Ergebnisse ihr Potenzial nicht erfüllen und die Unterschiede zwischen tatsächlichen und gewünschten Zuständen. Die Ergebnisse einer Lückenanalyse können helfen, Prozessverbesserungen vorzunehmen, Reaktionszeiten zu verbessern, Fähigkeiten der Mitarbeiter zu verbessern oder festzustellen, ob ein Bewerber für eine bestimmte Stelle geeignet ist.

Der Lückenanalyseprozess bietet einen Rahmen für eine strukturierte Analyse vieler Situationen und eine Möglichkeit, Defizite zu dokumentieren. Viele MBA-Programme unterrichten Lückenanalysen im Rahmen von Strategiekursen und sie sind auch als Teambildungsübung nützlich (da sie Gruppen zusammenbringen kann, um sich auf einen gemeinsamen Zweck zu konzentrieren).

 

Eine Lückenanalyse durchführen

Die allgemeinen Schritte für eine Lückenanalyse sind relativ simpel, aber da jede Situation einzigartig ist, unterscheiden sich die Details für jede Art von Analyse. (Für eine Schulungs-, Kompetenz- oder Bewerberlückenanalyse können die Schritte beispielsweise von der betroffenen Person oder von anderen Personen durchgeführt werden.)

  • Definieren Sie den Umfang der Analyse.
  • Überprüfen und dokumentieren Sie den aktuellen Stand oder die Ergebnisse und bestimmen Sie, was fehlt, was das Potenzial nicht erfüllt usw.
  • Beschreiben und dokumentieren Sie den gewünschten Zustand oder die gewünschten Ergebnisse.
  • Vergleichen Sie den aktuellen Zustand oder die aktuellen Ergebnisse und den gewünschten Zustand oder die gewünschten Ergebnisse und dokumentieren Sie die Unterschiede. Das ist die Lücke.
  • Bestimmen und dokumentieren Sie die Schritte, die unternommen werden müssen, um die einzelnen Lücken zu schließen.

Wenn die Schritte zur Schließung der Lücken einfach sind, kann das Dokument für die Lückenanalyse auch verwendet werden, sie bis zum Abschluss nachzuverfolgen. Wenn die Schritte komplexer sind, können die Informationen verwendet werden, um ein Projekt für deren Abschluss zu verwalten oder auf verantwortliche Parteien oder Teams aufgeteilt werden.

Wann Sie keine Lückenanalyse durchführen sollten

Eine Lückenanalyse ist in vielen Situationen nützlich, hat aber durchaus Mängel. Sie ist von Natur aus ein einmaliger Prozess: Sobald die dokumentierten Änderungen vorgenommen wurden, wird sich die Situation geändert haben und alle erfassten Informationen werden irrelevant. Es ist auch schwierig, eine Lücke zu nutzen, um in Komplexitäten einzutauchen, da die Elemente isoliert voneinander bewertet werden.

 

Mit Arbeitsmanagement in Smartsheet Lückenanalysen nachverfolgen

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