Definitionen: Was ist eine Team-Charta?
Eine Team-Charta ist eine besondere Art von Working Agreement, in dem die Mission eines Teams oder Projekts, der Umfang des Betriebs, die Ziele, die Konsequenzen und der Zeitrahmen festgelegt werden. Alle Teammitglieder helfen, die Team-Charta zu erstellen.
Team-Chartas sind unerlässlich, da sie verwendet werden, um gemeinsame Ziele zu ermitteln, die Freigabe von einzelnen Mitgliedern zu erhalten und das Team zusammenzufassen. Eine Team-Charta hilft zum Beispiel auch, das Team auf dem richtigen Kurs zu halten, indem sie den Gesamtzweck festlegen.
Dies führt zu der Frage: Was ist ein Team? Ein Team ist eine Gruppe von Mitarbeitern, Managern und sogar langfristigen Generalunternehmern, die über einen längeren Zeitraum an einer Vielzahl von verwandten Projekten zusammenarbeiten. Wenn die Mitglieder über die Zeit kommen und gehen, ist es wichtig, dass sich das neue Team auf seiner Team-Charta neu gruppiert und es nicht einfach weitergegeben wird.
Einige Führungskräfte sind möglicherweise eher mit einer Projektcharta vertraut als mit einer Team-Charta. Sie dienen ähnlichen Zwecken, aber für verschiedene Gruppen und Ziele. Eine Projektbeschreibung umfasst Bedingungen eines bestimmten Projekts, die wochen- oder monatelang dauern können (oder sogar Jahre). Der definierende Faktor einer Projektcharta besteht darin, dass sie nur für das Team und für die Dauer eines bestimmten Projekts gilt. Solche Projekte könnten die Erstellung von Sicherheiten für die Freigabe einer Aktualisierung für ein Produkt, eine Öffentlichkeitsarbeitsinitiative, der Bau eines Gebäudeflügels und so weiter sein. Nach Abschluss des Projekts gilt die Charta nicht mehr.
Ein Working Agreement gibt jedoch einen größeren Überblick und eine längere Aussicht. Teammitglieder können auch Mitglieder verschiedener Projektchartas in ihrer Arbeit sein, und so sollten die Projektbeschreibungen mit den Team-Charta-Vereinbarungen zusammen passen.
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Was ist der Vorteil, einen Teamvertrag zu haben?
Eine Team-Charta bzw. ein Teamvertrag sollte eine prägnante Vision und Mission bieten, die alle Mitarbeiter des Teams unterstützen. Die Team-Charta sollte zum Beispiel Maßstäbe setzen, um Aktivitäten zu vergleichen, die von dem Team erwägt oder verfolgt wird.
Sobald ein Team geplant oder zusammengestellt wurde, sollten alle Mitglieder zusammenkommen, bevor sie bestimmte Leistungen angehen, um die Team-Charta zu erstellen. Auf diese Weise erhalten alle Mitglieder eine Stimme, die dazu beitragen kann, ihre Unterstützung und die Zustimmung zu gewährleisten und die Rechenschaftspflicht zu steigern. Zu den Zwecken einer Team-Charta gehören:
- Der Erhalt der Zustimmung aller Team-Mitglieder, einschließlich derer, die sich zunächst dagegen gewehrt haben, mit eingeschlossen zu werden
- Team-Mitglieder, einschließlich der Unternehmensführung, für all die gleichen Prinzipien verantwortlich halten
- Rollen und Verantwortlichkeiten auf eine klare Art und Weise festlegen
- Definieren von Vorgängen, einschließlich Möglichkeiten, sich an Änderungen anzupassen, Hindernisse zu bewältigen und sogar Aktionen wie Anwesenheit zu definieren
- Die transparente Demonstrierung des Zwecks und der Mission des Teams an andere in der Organisation
- Klarheit zu schaffen und Verwirrung in Fällen zu reduzieren, in denen gegensätzliche Aufgaben oder Projekte auftreten
„Die Frage über den eigentlichen Zweck eines Teams sollte der ausschlaggebende Punkt für eine Team-Charta sein“, sagt Debbi Tillman, Programmmanagement-Direktorin bei Mitchell International in San Diego. „Eine Team-Charta wird außerdem immer dann benötigt, wen tiefere Synergien zwischen den Teammitgliedern geschaffen werden sollen.“
Kein Teamvertrag ohne Regeln: Risiken für einen optimalen Erfolg
Obwohl es Zeit braucht, um eine Team-Charta zu erstellen, ist es risikoreich, diesen Schritt zu überspringen. Keine Charta zu haben oder die Regeln des Teamvertrags zu missachten, führt oft zu Chaos und Fehlschlägen, da es keine Klarheit über Rollen, Vorgänge oder die Gesamtrichtung des Teams gibt.
„Die Erstellung eines Work Agreement muss nicht lange dauern“, sagt Tillman. Es kann von einem Nachmittag bis zu zwei bis drei Tagen reichen, je nach Größe und Umfang des Teams. „Aber wie die Prinzipien von Agile sagen, ‚Um schnell voranzukommen, müssen Sie langsam starten.‘ Anders ausgedrückt: Nehmen Sie sich Zeit für alle Beteiligten, um die Charta zu erstellen, damit alle ein klares Bild haben und sich befähigt fühlen, voranzukommen.“
Wenn eine Team-Charta niedergeschrieben wird, wird sie zu einem mächtigen Werkzeug. „Das Vorgehen ist dann bewusst statt spekulativ", fügt Tillman hinzu. „Ein großes Risiko, wenn man keinen Teamvertrag ohne feste Regeln hat, ist Untätigkeit. Mit anderen Worten, dem lautesten oder einschüchterndsten Teammitglied kann es gelingen, seine oder ihre Agenda durchzusetzen. Und das ist nicht im Sinne des gesamten Teams.“
Wie Sie ein effektives Working Agreement für erfolgreiche Teamarbeit erstellen
Da Teams aus Einzelpersonen mit verschiedenen Motivationen bestehen, sollte die Team-Charta die vielen Dimensionen des Teams widerspiegeln. Darüber hinaus sollten sie den Fokus, die Prioritäten und die Werte des Teams umfassen.
Von den Beteiligten bis zur Dauer der Team-Charta sollten Sie die folgenden Fragen berücksichtigen:
- Wer beteiligt ist: Jede Person eines Teams sollte involviert sein, oder es wird zu Schwierigkeiten oder Scheitern kommen. Das Abarbeiten von Widerstand oder Ambiguität am Anfang der Erstellung einer Team-Charta wird „Bindungen aufbauen und den Grundstein für Erfolg legen“, sagt Tillman. Niemand kann einfach aussteigen.
- Wer ist der Teamleiter, und wer löst Konflikte: Ein wichtiges Element, das frühzeitig entschieden werden sollte, ist der Teamleiter, der stellvertretende Leiter und so weiter. Wenn das Team groß genug ist, kann es Führungskräfte zu verschiedenen Themenbereichen geben. Dies sollte gemeinsam vereinbart und im Rahmen der Team-Charta niedergeschrieben werden. Das Gleiche gilt dafür, wie Konflikte gelöst werden, und ob es einen Eskalationspfad gibt, der dokumentiert werden sollte.
- Wie lange dauert die Erstellung einer Team-Charta: Das kann variieren. Viele Führungskräfte sagen, dass der Zeitrahmen von einem halbtägigen bis zu zwei- oder dreitägigen Workshop reichen kann. Der Schlüssel besteht darin, sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Teams dazu beitragen und dass sich alle Beteiligten, sobald der Teamvertrag erstellt wurde, bereit fühlen, ihn zu unterzeichnen und mit der Arbeit zu beginnen.
- Wie lange dauert eine Team-Charta: Das Team sollte entscheiden, ob das Work Agreement alle Arbeiten für ein Quartal, ein Jahr oder ohne zeitliche Begrenzung umfasst. Wenn sich das Team auf eine Charta einigen kann, die ein ganzes Jahr umfasst, mit gelegentlichen Check-ins bei Bedarf, können sie sich motiviert fühlen, wenn sie wissen, dass sie nicht häufigen Änderungen unterliegen wird.
Im Folgenden finden Sie ein Diagramm, das typische Schritte zeigt, die bei der Erstellung einer Team-Charta erforderlich sind. Beachten Sie, dass diese Teile nicht unbedingt in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen, aber alle diese Schritte sind erforderlich, um eine effektive Team-Charta zu erstellen.
Erstes Element: Der Background der Teammitglieder
Teammitglieder sollten im Charta-Erstellungsgespräch alle Maßnahmen oder Entscheidungen vortragen, die sie dorthin geführt haben. Bringen Sie so viele Informationen wie möglich ein, um den Hintergrund Ihres Teams zu umreißen.
Von der Identifizierung von Führungskräften bis zu Stakeholdern finden Sie hier einige Fragen:
- Wer ist der Teamleiter? Wenn diese Person nicht verfügbar ist, wer ist der Stellvertreter und so weiter?
- Was brauchen und erwarten die wichtigsten Stakeholder von diesem Team?
- Was bringt jedes Teammitglied in das Team mit ein und was sind ihre individuellen Erwartungen? Diese letzte Frage ist unerlässlich, um Unterstützung und Zustimmung zu erhalten, besonders wenn es unschlüssige Parteien gibt.
Zweites Element: Mission & Vision
Sobald Sie den Hintergrund und die Führung des Teams festgelegt haben, können Sie sich auf die tiefgreifenderen Aspekte der Team-Charta konzentrieren. Diese Elemente werden die Leitprinzipien, die alle Teamaktivitäten unterstützen sollten.
Wichtige Elemente sind wie folgt:
- Entscheiden Sie, wie der Erfolg aussieht. Wie wird er gemessen?
- Legen Sie die Prinzipien fest, die das Team während der Dauer der Zusammenarbeit leiten sollen.
- Definieren Sie die wichtige Rolle, die das Team beim Erfolg (finanziell und sonst) des Unternehmens spielt.
- Erstellen Sie ein Mission-Statement, das prägnant ist. Dies kann über das Team hinaus weitergegeben werden oder auch nicht, aber wenn Sie es kurz und bündig halten, ist es leicht zu verstehen und zu überprüfen. Tillman sagt: „Das Team-Mission Statement meiner [Programmmanagement] Abteilung ist: ‚Wir gehen ruhig vor.‘ Dies ist Teil unseres Wertversprechens für das gesamte Unternehmen und wir versuchen wirklich, alles daran auszurichten.“
- Erstellen Sie Zwischentermine, Zielposten und Meilensteine, um festzustellen, wie Arbeiten, Leistung und Team-Interaktionen zur Team-Charta zurückgeführt werden können.
Drittes Element: Rollen und Verantwortlichkeiten
Sobald Sie Ihr Mission-Statement erstellt haben und jedes Teammitglied seinen Hintergrund und Motivationen geteilt hat, definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams.
Sie können diese Rollen jetzt wie folgt aufschreiben und definieren:
- Legen Sie fest, wer was tut und für wen.
- Bewerten Sie alle Kompetenzen, die das Team benötigt, um seine Ziele zu erreichen.
- Identifizieren Sie Lücken, die gefüllt werden müssen. Sind neue Teammitglieder erforderlich (Vertrag, Teilzeit, gelegentliche Teilnehmer aus dem Unternehmen)?
- Erstellen Sie eine RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed (verantwortlich, rechenschaftspflichtig, beratend, informiert)) mit Rollen und Verantwortlichkeiten.
- Stellen Sie sicher, dass die Stimme jedes Teammitglieds ersucht, aufgezeichnet und in den Definitionen reflektiert wird. Dies ist sowohl für die Team-Charta als auch für den Erfolg des Teams wichtig. Selbst wenn sich nur ein Teammitglied nicht gehört oder beteiligt fühlt oder die Struktur nicht unterstützt, wird das Team wahrscheinlich nicht erfolgreich sein.
Viertes Element: Budget und Ressourcen
Sobald Sie Rollen und Verantwortlichkeiten definiert haben, kann das Team sein Budget und die Ressourcen für die anstehenden Aufgaben bewerten. Es gibt in der Regel zwei Möglichkeiten, das Budget eines Teams zu bestimmen: die Top-down-Methode und die Bottom-up-Methode.
- Die Top-down-Methode: In diesem Szenario verwendet das Team das für den relevanten Zeitraum bereitgestellte Budget und entscheidet, wie es zwischen Projekten und Aufgaben unterteilt werden soll.
- Die Bottom-up-Methode: Es gibt oft nicht genug Zeit, die für diese Methode aufgewendet wird, aber sie kann viel strategischer und nützlicher sein. In dieser Methode entscheidet das Team als Gruppe (oder dedizierte Teilgruppe), welche Art von Budget und Ressourcen es für seinen Betrieb benötigt, und fordert dies von der größeren Organisation an.
Egal welches Budget letztendlich festgelegt wird, es liegt am Team, sicherzustellen, dass die Ressourcen dann korrekt zugewiesen werden. Dann kann das Team ein Teambudget erstellen, das Projekte und Meilensteine widerspiegelt.
Fünftes Element: interne Kontrollen, Salden und Überprüfungen
Eine Team-Charta ist so effektiv wie die Maßnahmen, mit denen sie gemessen wird, sodass es wichtig ist, dass das Team diskutiert, wie es mit internen Kontrollen, Salden und Überprüfungen umgehen wird. Team-Chartas sollten Erwartungen, Check-ins und die individuellen Ziele der Mitglieder festlegen.
Teamleiter sollten auch entscheiden, ob die den Mitgliedern zugewiesenen Teamziele in den jährlichen Beurteilungen der Teammitglieder berücksichtigt werden sollen. Ein effizientes System ist die Verwendung von SMART-Zielen. Diese Ziele sollten folgende Merkmale haben:
- Spezifisch
- Messbar
- Erreichbar
- Realistisch
- Zeitbasiert
In Debbi Tillmans Team bei Mitchell International ähneln einige der Ziele des Teams einer „Service-Level-Vereinbarung“ eines Unternehmens. So haben sich die Mitglieder zum Beispiel als Teil ihrer Team-Charta der Programmmanagement-Abteilung darauf geeinigt, dass für jede Anforderung einer Person in der Abteilung, diese Person innerhalb von zwei Stunden auf den Anfrager zurückkommen wird. Darüber hinaus werden alle Anfragen und die nächsten Schritte nie mehr als zwei Tage warten müssen.
Außerdem ist es wichtig, die Rechenschaftspflicht der Teammitglieder festzulegen. Dies gilt für alles, von der Anwesenheit bei Teambesprechungen bis hin zu umfassenden Leistungen.
Schließlich sollte dieser Schritt sicherstellen, dass es keine Verwirrung über Leistung und individuelles Verhalten gibt, da sie auf die höchsten Ebenen der Team-Charta zurückgehen.
Sechstes Element: Beurteilung und Bewertung von Teammitgliedern
Um sicherzustellen, dass das Team nicht auf ein Top-down-Modell für Bewertungen zurückkommt, sollten einzelne Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Rückmeldungen über die Leistung von Teamleitern zu geben. Darüber hinaus stellt die Erstellung einer Kultur von Peer-to-Peer-Feedback sicher, dass die Ansicht von jedem gehört wird.
Mehr über effektive Teamverträge erfahren
Wenn Sie mehr über die Theorie und Anwendung der Team-Charta und die Erstellung effektiver Teamverträge mit klaren Regeln erfahren möchten, gibt es mehrere Geschäftsbücher mit nützlichen Informationen. Hier sind einige Beispiele:
The Six Sigma Way: How, GE, Motorola, and Other Top Companies Are Honing Their Performance (Der Six Sigma-Weg: Wie GE, Motorola und andere Spitzenunternehmen ihre Leistung verbessern) von Peter S. Pande, Robert P. Neuman, und Roland R. Cavanagh.
Creating Effective Teams: A Guide for Members and Leaders (Effektive Teams schaffen: Ein Leitfaden für Mitglieder und Führungskräfte) von Susan Wheelan.
Creating Productive Organizations: Developing Your Work Force Manual (Produktive Organisationen schaffen: Handbuch zur Entwicklung Ihrer Arbeitskräfte) von Elizabeth A. Smith.
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