Entwerfen Sie ein Daten-Dashboard: Alles, was Sie darüber wissen müssen

Ein Daten-Dashboard ist ein visuelles Werkzeug, mit dem Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) und andere relevante Metriken anzeigen können, um wichtige Informationen auf einen Blick zu sehen. Wie der Name schon sagt, konzentrieren sich Daten-Dashboards auf die Hervorhebung von Daten – und nicht auf qualitative Informationen –, um Einblicke und Transparenz für Ihre Aktivitäten zu bieten. Dashboards können je nach Anwendungsfall für verschiedene Organisationen unterschiedliche Funktionen haben.

Wenn Sie Daten-Dashboards effektiv einsetzen, können Sie schnell intelligente, datengestützte Geschäftsentscheidungen treffen. Das Werkzeug hat seinen Namen von den Armaturenbrettern in Autos, die wichtige Informationen über die Systeme des Fahrzeugs liefern. Die ersten Dashboards für Unternehmen nutzten Tabellenkalkulationen und Datenbanken, um relativ einfache Datenanalysen durchzuführen, und entwickelten sich schließlich zu den komplexen und visuell viel ansprechenderen Dashboards, die wir heute kennen. Mit einer Reihe von Softwarelösungen können Sie auch ganz einfach selbst ein Daten-Dashboard erstellen und anpassen und es in Ihre bestehenden Systeme integrieren (wir werden später einen Blick auf Dashboard-Software werfen).

Daten-Dashboards lassen sich in vier Hauptkategorien einteilen:

• Informativ: Info-Dashboards sind die einfachste Art von Dashboards, die objektive, unvoreingenommene Informationen über Ihr Projekt oder Ihr Unternehmen liefern.

• Strategisch: Strategie-Dashboards sollen Managern helfen, Chancen zu entdecken, Prognosen zu erstellen, die Strategie voranzutreiben und sich auf übergeordnete Leistungsdaten zu konzentrieren. Dabei handelt es sich in der Regel um statische Dashboards, die in regelmäßigen Abständen (wöchentlich, monatlich usw.) aktualisiert werden, wenn sich die Organisation darauf vorbereitet, den nächsten Zeitblick zu überprüfen und zu planen.

• Analytisch: Diese detaillierten Dashboards ermöglichen es Ihnen, die Daten genauer zu betrachten. Analytische Dashboards enthalten in der Regel Hintergrundinformationen, Kontext und Datenanalysen.

• Operativ: Operative Dashboards wurden entwickelt, um Ihnen Einblicke in Abläufe und andere grundlegende Funktionen Ihres Unternehmens zu gewähren. Sie zeigen oft Live- (oder Echtzeit-) Daten an und bieten kontinuierlich aktuelle Informationen.

Was ein Daten-Dashboard nicht ist

Zum besseren Verständnis von Daten-Dashboards können Sie diese mit anderen Werkzeugen vergleichen. Ein Daten-Dashboard ist keineswegs das Folgende:

• Datenvisualisierung: Einfach ausgedrückt ist eine Datenvisualisierung eine visuelle Darstellung von Daten, die viele Formen annehmen kann (Diagramme, Tabellen, Modelle, Infografiken usw.). Im Gegensatz dazu ist ein Dashboard eine Sammlung von Metriken, die einen umfassenden Überblick über den Zustand eines Unternehmens, eines Projekts oder einer Initiative bietet. Sie können Datenvisualisierungen in Ihr Dashboard integrieren, aber die beiden Komponenten unterscheiden sich voneinander.

• Ausgewogene Bewertung: Der Nutzen eines Dashboards ähnelt dem einer ausgewogenen Bewertung (Balanced Scorecard), bei der es sich um einen strukturierten Bericht handelt, in dem Sie vier organisatorische Perspektiven bewerten: Finanzen, Kunden, interne Geschäftsabläufe sowie Weiterbildung und Wachstum. Eine ausgewogene Bewertung und ein Dashboard verwenden viele der gleichen Leistungsmetriken, und beide können Ihnen helfen, Managemententscheidungen zu treffen (strategische oder taktische). Die ausgewogene Bewertung stellt jedoch einen systematischen Ansatz dar, um Ihr Unternehmen zu bewerten und Entscheidungen zu treffen, während ein Dashboard lediglich Daten anzeigt, die Ihnen helfen, den Status und die Wirksamkeit Ihrer Initiativen besser zu verstehen.

Beispiele und Vorlagen für ausgewogene Bewertungen finden Sie in diesem Artikel.

Der Zweck eines Dashboards besteht darin, Fragen zu Ihrem Unternehmen zu beantworten, indem Sie Einblicke in KPIs und andere Leistungsmetriken oder relevante Daten geben. Ein Dashboard zeigt Informationen an, die nicht nur einen nützlichen Einblick in den Status eines Projekts oder einer Initiative ermöglichen, sondern auch geschäftliche Entscheidungen und Strategien vorantreiben können.

Die fünf wichtigsten Vorteile eines Dashboards

Wenn es effektiv gestaltet und genutzt wird, bietet ein Daten-Dashboard folgende Vorteile:

• Aktualisierungen in Echtzeit: Die effektivsten Dashboards lassen sich in Ihre vorhandenen Datenbanken integrieren, um Daten in Echtzeit anzuzeigen. Durch die Einspeisung von Live-Daten in Ihre Datenbank sind Sie in der Lage, jederzeit intelligente, gut informierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Diese Aktualisierungen sind auch bei der Vereinfachung der regelmäßigen Berichterstattung (ob monatlich, vierteljährlich oder jährlich) von Vorteil.

• Zeitersparnis: Mit Dashboards können Sie mehrere Datenquellen gleichzeitig effizient überwachen. Da Sie keine Daten aus verschiedenen Quellen aufspüren oder abgleichen müssen – sie sind alle an einem Ort – sparen Sie Zeit und Energie.

• Verbesserte Sichtbarkeit/Transparenz: Dashboards bieten Einblick in die wichtigsten Kennzahlen, sodass Sie negative Trends erkennen oder Ineffizienzen erfassen können. Außerdem bieten die meisten Plattformen die Möglichkeit, die Aufmerksamkeit auf bestimmte Kennzahlen zu lenken, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist, anstatt sich in zu vielen (möglicherweise irrelevanten) Zahlen zu verzetteln.

• Verbesserte Kommunikation: Der Echtzeit-Charakter von Dashboards kann die kontinuierliche Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern fördern, die sonst keinen Einblick in die Arbeit oder den Fortschritt ihrer Kollegen hätten.

• Mehr Eigenverantwortung: Dashboards können letztlich die Verantwortlichkeit erhöhen, indem sie Daten kontinuierlich für alle relevanten Parteien verfügbar machen. Dies kann dazu beitragen, verantwortungsvolle, pünktliche Arbeitslieferungen oder ehrliche Fortschrittsberichte zu fördern, was das Vertrauen zwischen allen Team-Mitgliedern stärkt.

Häufige Herausforderungen bei Dashboards

Mit der heutigen Software ist es relativ einfach, Dashboards zu erstellen und zu pflegen, dennoch bestehen immer noch einige Herausforderungen:

• Irreführende Informationen: Wenn die angezeigten Daten keinen Kontext haben oder irrelevant sind, kann dies verwirrend und sogar irreführend sein. Fügen Sie ausreichende Hintergrundinformationen hinzu, damit die Daten Sinn ergeben.

• Diskrepanzen zwischen erwarteten und tatsächlichen Werten: Seien Sie sich darüber im Klaren, welche Zahlen Prognosen und welche Realität sind. Sicherzustellen, dass Ihre Dashboard-Aktualisierungen in Echtzeit erfolgen, hilft Ihnen, diese Inkonsistenzen zu vermeiden.

• Falsche Kausalitätszuordnung: In dem Bemühen, Trends zu erklären, kann es vorkommen, dass die Betrachter voreilige Schlüsse ziehen oder unbelegte Schlussfolgerungen aus den Daten eines Dashboards ziehen. Die Art und Weise, wie Sie Informationen präsentieren (sowohl räumlich als auch mit unterstützender Dokumentation), kann die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Benutzer die Kausalität zwischen Datenpunkten falsch zuordnen.

Ein Bericht-Dashboard dient als umfassender Fortschrittsbericht über den Status Ihrer Projekte oder Ihres Unternehmens. Sie können die Informationen in einem Bericht-Dashboard verwenden, um einen formellen Bericht zu erstellen. Dabei handelt es sich um ein statisches Dokument, das häufig an Interessengruppen ausgehändigt wird, um den Status, die Herausforderungen und die Prognosen eines Vorhabens darzustellen.

Business Intelligence (BI) ist ein technologiegestützter Prozess, der Daten nutzt, um die Strategie und Aktionen eines Unternehmens voranzutreiben. Ein Business Intelligence-Dashboard wiederum dient speziell der Entscheidungsfindung im Unternehmen, indem es die für einen Geschäftsablauf, ein Projekt oder den Stand der Dinge relevanten KPIs aufzeigt.

BI-Dashboards sind Werkzeuge, die sich an Entscheidungsträger auf Führungsebene richten und daher den Schwerpunkt darauf legen, Leistungs- und Ergebnisdaten auf einen Blick zur Verfügung zu stellen. Dies steht im Gegensatz zu Dashboards, die Hintergrundinformationen und tiefgehende Untersuchungen zu bestimmten Datentrends enthalten. Diese sind besser geeignet, wenn Sie Ihr Dashboard zur Erstellung eines detaillierten Berichts verwenden möchten.

Sie können ein Dashboard für jede Art von Unternehmen oder persönlichen Bedarf erstellen. In den folgenden Abschnitten erläutern wir die gängigsten Arten von Dashboards und stellen Ihnen kostenlose Excel-Vorlagen zum Herunterladen zur Verfügung, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Weitere Dashboard-Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle finden Sie in dieser Zusammenstellung.

In einem Marketing-Dashboard werden Marketinganalysen und KPIs hervorgehoben, um einen aktuellen Stand Ihrer Marketingaktivitäten zu erhalten und neue Chancen oder Herausforderungen erkennen zu können. Diese Marketing-Dashboard-Vorlage für Excel bietet Platz für die Aufnahme von übergeordneten Marketingdaten und einfachen Datenvisualisierungen zur Unterstützung Ihrer Berichterstattung.

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In einem Vertriebs-Dashboard werden Daten über Ihre Vertriebsaktivitäten angezeigt, sodass Sie Fortschritte überwachen, Hindernisse identifizieren und einen Handlungsplan erstellen können, um die Vertriebsziele zu erreichen. Mit dieser Dashboard-Vorlage für das Vertriebsmanagement können Sie den Status von Vertriebsmitarbeitern, Produkten oder Regionen nachverfolgen und an Ihre Bedürfnisse anpassen.

‌ Dashboard-Vorlage für das Vertriebsmanagement herunterladen

Ein Führungs- oder Management-Dashboard sollte Metriken auf übergeordneter Ebene für jedes Unternehmen enthalten. Diese Vorlage ist ideal für die Darstellung von Gesamtinformationen über ein ganzes Unternehmen geeignet. Wählen Sie Ihre Metriken basierend auf der Art der benötigten Erkenntnisse und Entscheidungen, die sie treffen müssen, aus, und sehen Sie alles in einem leicht lesbaren, grafischen Bericht. Sie ist perfekt für Entscheidungsträger auf Führungs- oder Managementebene geeignet.

‌ Management-Dashboard-Vorlage herunterladen

Mit einem IT-Dashboard können Sie Helpdesk-Tickets und Reaktionszeiten protokollieren und Einblicke in die allgemeine Effizienz Ihrer Support-Abteilungen erhalten. Dies ist eine umfassende Berichts-Dashboard-Vorlage, mit dem Sie die Leistung Ihrer IT-Abteilung im Laufe der Zeit überwachen können.

‌ ‌ Support-Dashboard-Vorlage herunterladen

Verwenden Sie diese Social Media-Dashboard-Vorlage für soziale Medien, um das Engagement über mehrere Kanäle hinweg nachzuverfolgen. Indem Sie die Performance von Kanälen parallel visuell darstellen, können Sie defizitäre Bereiche in Ihrer Social Media-Strategie identifizieren und sich auf Ideen konzentrieren, um mehr Erfolg zu haben.

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Überwachen Sie Ihre SEO-Bemühungen mit dieser Dashboard-Vorlage, mit der Sie Besuche (sowohl für kostenpflichtige als auch für organische Medien), Investitionsrendite (ROI) und Umsatz nachverfolgen können. Benutzen Sie Diagramme, um detaillierte Informationen über die Leistung von Schlüsselworten und Webseiten anzuzeigen und das Dashboard an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

‌ SEO-Dashboard-Vorlage herunterladen

Sie können ein Personalwesen-Dashboard verwenden, um Informationen über das Personal in Ihrem Unternehmen anzuzeigen. Diese Vorlage bietet Platz, um die Anzahl der Mitarbeiter nach Abteilung, Gehaltsspannen nach Rolle und Einkommen sowie das durchschnittliche Gehalt nach Abteilung darstellen zu können. Sie können diese Metriken aber auch auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

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Ein Daten-Dashboard ist ein nützliches Werkzeug, um Fortschritte nachzuverfolgen, und realistische Prognosen über jede Art von Projekt zu erstellen. Mit dieser Vorlage können Sie Zeitleisten, Aufgabenstatus, Finanzdaten, Risikoanalysen und andere relevante Informationen visualisieren. Die von Ihnen gewählten Metriken hängen von Ihrer Zielgruppe ab (intern/Team-Mitglieder, externe Beteiligte oder Management/Führungskräfte).

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Zusätzlich zu den oben beschriebenen Anwendungsfällen werden Dashboards häufig für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Webseitenanalysen, Sicherheit und Personalbeschaffungszwecke erstellt. Es gibt sogar Beispiele für öffentliche Dashboards, die zur Förderung der Transparenz der Regierung eingesetzt werden.

Die einzelnen Schritte zur Erstellung Ihres Dashboards hängen von dem Programm ab, das Sie verwenden, doch es gibt einige allgemeine Richtlinien. Befolgen Sie die folgenden vier Schritte, wenn Sie ein Daten-Dashboard erstellen.

Erster Schritt: Identifizieren Sie die Fragen, die Sie beantworten wollen

Der Hauptzweck eines Daten-Dashboards besteht darin, Fragen zu Ihrem Unternehmen zu beantworten. Der erste Schritt bei der Erstellung eines Dashboards besteht also darin, diese Fragen zu identifizieren. Dies dient als Grundlage für Ihr Dashboard. Alles andere (Metriken, Design, zugrunde liegende Datenbanken) im Dashboard wird folgen. Überladen Sie sich nicht mit Fragen – ein Dashboard, das eine einzige Frage vollständig und abschließend beantwortet, ist besser als ein Dashboard, das versucht, mehrere Fragen zu beantworten, dies aber nicht präzise oder unvollständig tut.

Zweiter Schritt: Identifizieren Sie die richtigen KPIs, die nachverfolgt werden sollen

Nachdem Sie die Fragen identifiziert haben, die Ihr Dashboard beantworten soll, können Sie sich auf die für die Beantwortung benötigten Daten konzentrieren. Die Auswahl der richtigen KPIs ist entscheidend: Zu viele können die Betrachter überwältigen, zu wenige nicht ausreichend, und irrelevante oder vage Metriken verwirrend sein. Verwenden Sie die Fragen, die Sie im ersten Schritt ausgewählt haben, um die KPIs zu bestimmen, die Sie in Ihr Dashboard aufnehmen. So stellen Sie sicher, dass die Daten relevant und auf den Punkt gebracht sind und dass das Dashboard insgesamt nützlich ist.

Informationen dazu, wie Sie die richtigen KPIs für Ihr Unternehmens-Dashboard identifizieren können, finden Sie in diesem Leitfaden zur Definition von Metriken für Unternehmens-Dashboards.

Dritter Schritt: Benutzerpfade erstellen

Denken Sie darüber nach, wie Ihre Benutzer in Ihrem Dashboard navigieren. Wie möchten Sie, dass sie sich durch die Daten bewegen? Sollen sie die Informationen in einer bestimmten Reihenfolge aufnehmen? Organisieren Sie die Daten (einschließlich Texte, Metriken und Darstellungen) so, dass es leicht zu verstehen ist – machen Sie dem Betrachter nicht mehr Arbeit, um zu Schlussfolgerungen gelangen zu können.

Vierter Schritt: Verknüpfung von Metriken mit zugrunde liegenden Datenblättern oder Berichten

Das Dashboard selbst soll zwar einen Überblick verschaffen, aber Sie sollten den Benutzern auch die Möglichkeit geben, detaillierte Informationen zu erhalten. Eine Möglichkeit hierfür besteht darin, Dashboard-Widgets mit Datenquellen (Tabellenblätter, Berichte usw.) zu verknüpfen, damit Benutzer schnell die ursprünglichen Datensätze aufrufen können, wenn sie Klarheit oder mehr Details wünschen. Um dies effizient zu tun, sollten Sie nach einer Softwarelösung suchen, die sich in Ihre bestehenden Datenbankprogramme integrieren lässt.

Die fünf besten Design-Tipps

Wenn Sie die obigen Schritte befolgen, sind Sie auf dem besten Weg, ein effektives Daten-Dashboard zu erstellen. Das Design ist jedoch genauso wichtig wie die Funktionalität, daher sollten Sie die folgenden Tipps beachten:

1. Kommunizieren Sie wichtige Informationen auf einfache Weise. Dashboards sind teilweise deshalb so nützlich, da Sie auf einen Blick Informationen bereitstellen. Machen Sie die Präsentation der Daten nicht zu kompliziert – im Gegenteil, Sie maximieren die Wirkung, wenn Sie sie einfach halten.

2. Vermeiden Sie Unübersichtlichkeit. Das gilt sowohl für visuelle Elemente als auch für Metriken. Denken Sie daran, welche Fragen Ihr Dashboard beantworten soll, und stellen Sie nur Daten dar, die Ihnen helfen, zu den richtigen Schlussfolgerungen zu gelangen. Alles andere ist nur Beiwerk und lenkt vom Wesentlichen ab.

3. Visualisierungen sind wichtiger als Daten. Schenken Sie der Verwendung von Platz, Farben und Datenvisualisierungen in Ihrem Dashboard die gleiche (wenn nicht sogar mehr) Aufmerksamkeit. Wenn Sie sich nur auf die Zahlen konzentrieren, verlieren Sie die Aufmerksamkeit der Betrachter oder erschweren es ihnen möglicherweise, das Wesentliche zu erkennen.

4. Erstellen Sie eine Übersicht über die Auswahlmöglichkeiten, die Ihre Benutzer beim Navigieren durch Ihr Dashboard haben werden. Dieser Tipp geht mit der Erstellung von Benutzerpfaden einher (vierter Schritt im vorherigen Abschnitt). Achten Sie bei der Gestaltung des Dashboards auf die Benutzererfahrung. Wenn Ihr Dashboard schwer zu verwenden ist, werden es die Nutzer nicht einsetzen.

5. Entwickeln Sie eine Strategie zur Bewertung des Dashboards, damit Sie es ständig aktualisieren können. Viele Dashboard-Softwareprogramme lassen sich in Ihre vorhandenen Datenbanken integrieren, um Echtzeitdaten anzuzeigen. Unabhängig davon, ob dies der Fall ist oder nicht, sollten Sie Ihre Datenbank in regelmäßigen Abständen überprüfen, um sie auf dem aktuellsten Stand zu halten, sowohl in Bezug auf die Daten als auch auf die Visualisierung.

In den letzten Jahren hat Dashboard-Software statische Datenbankprogramme (wie z. B. Microsoft Excel) abgelöst und bietet schlanke Echtzeit-Plattformen, auf denen Dashboards erstellt werden können. Mit Softwarelösungen können Sie aktuelle Daten nachverfolgen und überwachen, sodass Sie stets ein klares Bild vom Geschäftsstatus haben. Neben anderen Funktionalitäten zeichnen sie sich zudem durch Flexibilität, Anpassungsfähigkeit, Cloud-Zugriff und benutzerfreundliche Nutzung aus.

Im Folgenden finden Sie eine Liste von Funktionen, die Sie bei der Auswahl einer Dashboard-Software berücksichtigen sollten. Für eine tiefer gehende Betrachtung der 15 wichtigsten Funktionen von Dashboard-Software lesen Sie bitte „Wie Sie die beste Dashboard-Software für Ihr Unternehmen auswählen.“

• Benutzerfreundlichkeit

• Verbindung zu APIs

• Integrationen von Datenquellen

• Berichtserzeugung

• Widgets/interaktive Datenvisualisierung

• Suchfunktion

• Dokumentanlagen

• Alarme

• Gamifizierung

Es gibt kein Softwareprogramm, das objektiv das beste ist. Daher sollten sich auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens konzentrieren und sich die Zeit nehmen, eine Lösung zu finden, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Die meisten Dashboard-Programme bieten eine kostenlose Testversion an, sodass Sie zunächst einige davon ausprobieren können, bevor Sie eine Investition tätigen.

Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.