Vorlage für eine Arbeitszeitstudie
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Excel
| Google Tabellen
Verwenden Sie diese Vorlage für eine Zeitstudie für Mitarbeiter*innen, um die Zeit zu erfassen, die im Laufe des Tages für Büroarbeit oder andere relevante Aufgaben aufgewendet wird. Wenn Mitarbeiter*innen es vorziehen, ihre Zeit auf Papier zu dokumentieren, können sie die Vorlage als PDF-Datei drucken, das Zeitstudienformular von Hand ausfüllen und dann die Werte in die Excel- oder Google Tabellen-Vorlage eingeben. Für jeden Wochentag gibt es Tabs, und Sie können die Spalten so bearbeiten, dass sie die verschiedenen Arbeitsbereiche widerspiegeln, die Sie verfolgen müssen. Ändern Sie die Startzeit so, dass sie dem Beginn Ihres Arbeitstags entspricht, und die Vorlage passt den Rest des Zeitplans automatisch in 15-Minuten-Schritten an. Nachdem Sie die Zeit, die Sie während der Woche in den einzelnen Arbeitsbereichen verbracht haben, erfasst haben, können Sie auf dem Tab „Summen“ eine Aufschlüsselung sehen.
Excel-Vorlage für eine persönliche Zeitstudie
Beispielvorlage für eine persönliche Zeitstudie für Excel herunterladen
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Diese Beispielvorlage für eine Zeitstudie enthält Beispielaktivitäten und ein ausgefülltes Diagramm, das den Prozentsatz der für jede Aktivität aufgewendeten Zeit angibt. Verwenden Sie die Vorlage unverändert, oder laden Sie die leere Version herunter und geben Sie Ihre eigenen Kategorien ein. Die Vorlage ist für den persönlichen Gebrauch gedacht und ermöglicht es einer Person, ihre tägliche und wöchentliche Zeitaufwendung zu erfassen. Mögliche Aktivitäten sind z. B. Arbeit, Sport, Unterhaltung, soziale Medien, Lernen, Zeit mit der Familie und so weiter. Je detaillierter die Aktivitätsbeschreibungen sind, desto detailliertere Einblicke erhalten Sie dazu, wie Ihre Zeitgestaltung mit Ihren Werten, Zielen, Interessen und Verantwortlichkeiten übereinstimmt. Fügen Sie für jeden Tag der Woche die Anzahl der Minuten hinzu, die Sie für jede Aktivität aufgewendet haben. Die Vorlage berechnet die Gesamtzeit in Minuten und Stunden, und das Diagramm bietet eine visuelle Darstellung, wie sich Ihre Zeit auf alle Kategorien verteilt.
Druckbare Vorlage für eine Prozesszeitstudie
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Microsoft Word
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Führen Sie eine Prozesszeitstudie mit diesem druckbaren Beobachtungsformular durch. Die Vorlage listet die Prozessschritte und Arbeitselemente nacheinander auf und bietet Spalten für das Zeitmessung von 10 Zyklen. Diese Art von Vorlage ist nützlich für die Lean-Fertigung oder für alle Arbeiten, die die Ausführung einer Reihe von Aufgaben umfassen, z. B. in der Lagerhaltung, im Versand oder in der Produktion. Die Informationen, die sie liefert, können Führungskräften helfen, Prozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und Ressourcenverschwendung zu vermeiden.
Was ist eine Vorlage für eine Zeitstudie?
Eine Vorlage für eine Zeitstudie wird verwendet, um zu ermitteln, wie viel Zeit für die Ausführung von Arbeitsaktivitäten benötigt wird. Die Führungskräfte sehen auf einem Tracking-Sheet oder Beobachtungsformular, wie viel Zeit die Mitarbeiter*innen für ihre Aufgaben aufwenden, und nutzen diese Daten zur Optimierung der Leistung und Produktion.
Warum sind Vorlagen für Zeitstudien wichtig?
Wenn Sie eine Zeitstudie vorbereiten, bieten Vorlagen ein vorformatiertes Design. Durch die Verwendung von Vorlagen für Zeitstudien zur Erfassung von Daten darüber, wie und wo die Zeit verbracht wird, können Sie Produktionskosten, Zeitmanagementstrategien und Standardarbeitszeiten ermitteln.
Die Vorlagen sind auch anpassbar, sodass Sie eine Zeitstudie erstellen können, die auf Ihre spezifischen Geschäftsbedürfnisse zugeschnitten ist. Nachdem Sie ein standardisiertes Formular für Ihre Arbeitsumgebung erstellt haben, können Sie Ihre Datenerfassung und -analyse optimieren, indem Sie die Vorlage bei jeder Zeitstudie erneut verwenden. Nachdem Sie eine Zeitstudie durchgeführt haben, können Sie eine Vorlage für das Zeitmanagement verwenden, um den Mitarbeiter*innen zu helfen, ihre Zeitpläne besser zu verwalten.
Schritte zum Durchführen einer Zeitstudienanalyse
Die Schritte in einer Zeitstudie variieren je nach Art der Arbeit. Der Prozess beginnt mit der Auswahl des Ziels und des Zeitrahmens der Studie. Anschließend informieren Sie die Teilnehmenden und beobachten ihre Leistung. Wenn der Prozess abgeschlossen ist, können Sie die Daten analysieren.
Zeitstudien werden häufig verwendet, um sich wiederholende Aufgaben zu messen, z. B. an einer Fertigungsstraße. Diese Art von Zeitstudie dient der Beseitigung von Ineffizienzen und kann Lohnanreize schaffen, indem sie Zeiten festlegt, die die Mitarbeiter*innen als Ziele verwenden können.
Bei einer Zeitstudie an der Fertigungsstraße begleiten Beobachter*innen eine Stichprobe von Arbeitnehmer*innen (die so ausgewählt werden, dass sie den Durchschnitt repräsentieren – nicht die besten oder schlechtesten Leistungen) und zeichnen die Zeit auf, die sie für die Ausführung bestimmter Aufgaben benötigen. Um die Genauigkeit zu gewährleisten, erfassen die Beobachter*innen mehrere Zyklen für jede Aufgabe und jede Person. Sie verwenden diese Daten, um die Standardzeit für diese Aufgaben zu berechnen. Standardzeit ist die Zeit, die typische Arbeitnehmer*innen benötigen, um die Aufgaben unter normalen Bedingungen zu erledigen.
Ganz gleich, ob Sie den Produktionsprozess messen oder eine Arbeitszeitstudie für Büroangestellte durchführen möchten, beachten Sie die folgenden Schritte:
- Ziele festlegen
Welches Problem möchten Sie lösen? Überlegen Sie sich, was Sie messen möchten und welche Ziele Sie verfolgen, bevor Sie mit einer Zeitstudie beginnen. - Aufgaben oder Arbeitsbereiche definieren
Zerlegen Sie Prozesse in kleinere Teile, damit Sie wissen, welche Elemente eines Workflows zu untersuchen sind. Analysieren Sie diese Aufgaben, um festzustellen, ob es bereits Basisstandards gibt, an denen Sie sich orientieren können. - Zeit für Studie festlegen
Wählen Sie aus, wann Sie Ihre Studie durchführen möchten, basierend auf Faktoren wie Produktionsfristen und dem allgemeinen Workflow. Wenn Sie Messungen durchführen möchten, die den typischen Workflow widerspiegeln, sollten Sie keinen Zeitpunkt wählen, an dem in einer Produktionshalle ungewöhnlich viel Betrieb herrscht. In einem Büro ist es z. B. nicht ideal, die Studie zu einem Zeitpunkt zu beginnen, an dem viele Angestellte im Urlaub sind. - Teilnehmende informieren
Nachdem Sie eine angemessene Stichprobe qualifizierter Mitarbeiter*innen ausgewählt haben (nicht die besten und nicht die schlechtesten, sondern eher eine Mischung aus durchschnittlicher Leistung), erklären Sie, warum Sie die Zeitstudie durchführen und was sie erwarten können. Gehen Sie unbedingt auf alle Bedenken ein, die sie bezüglich der Studie haben könnten. - Leistung der Mitarbeiter*innen beobachten/aufzeichnen
Produktionszeitstudien erfordern in der Regel, dass geschulte oder erfahrene Beobachter*innen die Leistung der Mitarbeiter*innen beobachten und die Zeiten für die Aufgaben aufzeichnen. Bedenken Sie, dass der Hawthorne-Effekt eintreten kann, wenn Mitarbeiter*innen wissen, dass ihre Leistung beobachtet wird. Dieser Effekt ist das Phänomen, dass Menschen ihr Verhalten ändern, wenn sie wissen, dass sie beobachtet werden. Die Angestellten könnten ihre Arbeit effizienter erledigen, weil sie wissen, dass ihre Leistung gemessen wird. Auch aus diesem Grund verwenden einige Unternehmen Videogeräte und -software zur Durchführung von Zeitstudien. Bei einer Zeitstudie im Büro werden keine externen Beobachter*innen hinzugezogen, sondern die Mitarbeiter*innen erfassen ihre eigene Zeit, die sie täglich für verschiedene Aufgaben aufwenden, über einen bestimmten Zeitraum, wie zwei Wochen. - Daten analysieren
Nachdem Sie die Daten in die gewählte Vorlage eingegeben haben, analysieren Sie sie, um auf der Grundlage der Ziele, die Sie sich für Ihre Zeitstudie gesetzt haben, umsetzbare Schritte festzulegen. Die weitere Analyse hängt von den Zielen der Studie ab, zu denen die Verbesserung des Arbeitsumfelds, die Ermittlung des Schulungsbedarfs und die Schätzung der Produktionsleistung gehören können.
Es gibt viele Gründe für Unternehmen, Zeitstudien durchzuführen, die sowohl Arbeitgeber*innen als auch Arbeitnehmer*innen dienen, z. B. um Zeitverschwendung zu reduzieren, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und die Sicherheit am Arbeitsplatz zu verbessern. Nutzen Sie Zeitstudien, um konkrete, umsetzbare Daten für Ihr Unternehmen zu sammeln.
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