Projektplan-Vorlagen
Eine Projektplan-Vorlage kann so einfach oder komplex sein, wie Sie es wünschen. Entscheidend ist, wie Sie an das Projektmanagement herangehen und was die Anforderungen Ihrer Projektplanung sind. Sie können auswählen, dass eine statische Zeitachse oder ein dynamisches Gantt-Diagramm einbezogen werden soll, und sich auf einzelne Elemente der Aktionsplan-Vorlage oder übergreifende Geschäftsziele konzentrieren.
Ein Projektplan wird am häufigsten im Kontext des Projektmanagements verwendet, mit Gantt-Diagrammen zur Planung und Berichterstattung zum Status, wenn sich das Projekt verändert. Der Hauptunterschied zwischen einem Projektplan und einem Arbeitsplan ist das Gantt-Diagramm, das es zu einem integrierten Projektplan mit einer Möglichkeit macht, Aufgaben mit Zeitachsen nachzuverfolgen. Ein Gantt-Diagramm ist ein dynamisches, horizontales Balkendiagramm, um einen Projektzeitplan zu visualisieren und ein wichtiger Bestandteil, um mit Stakeholdern den Projektstatus zu teilen. Diese Art von Excel-Projektplan-Vorlage dient Projektmanagern, die größere Projekte mit vielen Beteiligten verwalten.
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Mit einem Gantt-Diagramm abgerundete Projektplan-Vorlagen werden meistens im Bauprojektmanagement oder dann verwendet, wenn ein agilerer Projektplan erforderlich ist. Manchmal wird die Verwendung von Projektmanagement-Software bevorzugt, um komplexere Projektpläne zu erstellen, sodass Pläne leicht aktualisiert und mit höherer Flexibilität verwaltet werden können.
Vorlage für einfache Projektpläne
Mit dieser Vorlage können Sie Projektdetails nachverfolgen, Zeitpläne verwalten und den Fortschritt Ihres Projekts visualisieren. Dokumentieren Sie alle wichtigen Details wie Start- und Enddaten von Aufgaben, benötigte Ressourcen und Budgetdetails mit dieser umfassenden, einfach zu verwendenden Vorlage.
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Vorlagen für Arbeitspläne
Mit einer Vorlage für Arbeitspläne können Sie große Projektziele in kleinere, umsetzbare Schritte aufschlüsseln. Diese Art von Vorlage skizziert, was wann von wem erledigt werden muss. Sie enthält auch eine Zeitachse, die hilft, Erwartungen festzulegen und die Transparenz zu verbessern, damit alle Beteiligten bezüglich der Leistungen und Fristen auf dem gleichen Stand bleiben. Eine Arbeitsplan-Vorlage eignet sich am besten für größere Teams, die an großen Projekten mit vielen Aufgaben und Fälligkeitsterminen arbeiten.
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Vorlage für Projektimplementierungspläne
Stellen Sie sicher, dass Sie keine wichtigen Schritte vergessen oder übersehen und dass Sie bei der Umsetzung Ihres Projekts an alles denken. Verwenden Sie diese professionell gestaltete Projektplan-Vorlage, um die wichtigsten internen und externen Stakeholder, Kunden und die Unternehmensführung über alle Phasen des Projekts auf dem Laufenden zu halten.
Vorlagen für Aktionspläne
In einem Aktionsplan werden alle Schritte aufgezählt, die zum Erreichen eines bestimmten Ziels erforderlich sind. Die Vorlage enthält Informationen über die zu erledigenden Aktionen, die Personen, die sie abschließen, Fälligkeitstermine, Priorität und Status. Auch wenn sich Arbeitspläne und Aktionspläne ähneln, konzentriert sich ein Aktionsplan auf Ziele, wohingegen sich ein Arbeitsplan auf die Phasen der Aufgaben konzentriert, die normalerweise in chronologischer Reihenfolge aufgeführt werden. Eine Aktionsplan-Vorlage ist am besten geeignet für einzelne Anwender oder kleine Teams.
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Vorlage für projektbasierte Aktionspläne
Mit dieser Vorlage für projektbasierte Aktionspläne können Sie die Hauptziele Ihres Projekts festlegen, die erforderlichen Aktionen zum Erreichen dieser Ziele identifizieren und für jede Aufgabe eine verantwortliche Person zuweisen. Weisen Sie Aufgaben Priorität zu, zeigen Sie den Status an und listen Sie Start- und Enddaten auf, um mit Ihrem Projekt voranzukommen.
Vorlage für Geschäftspläne
In einer Vorlage für Geschäftspläne werden die Unternehmensziele und die Schritte zum Erreichen dieser Ziele festgehalten. Sie konzentriert sich auf die Zukunft Ihres Unternehmens und darauf, wie Sie Ihre Ziele erreichen wollen. Businessplan-Vorlagen sind viel strategischer ausgerichtet als ein Arbeits- oder Aktionsplan und umfassen häufig eine formulierte Vision, ein Unternehmensprofil, eine wirtschaftliche Analyse und mehr. Eine Businessplan-Vorlage ist am besten geeignet für Personen, die ihr eigenes Geschäft starten, ihr Unternehmen ausbauen wollen oder Hilfe von außerhalb suchen.
Was ist ein Projektplan?
Mit einem Projektplan decken Sie den vorgesehenen Umfang eines Projekts ab, erleichtern die Kommunikation zwischen Stakeholdern und können Planungsannahmen und Entscheidungen nachverfolgen. Er ist ein dynamisches Dokument, das eine Liste der Entscheidungsträger, eine Erklärung zum Umfang, einen Projektzeitplan, die Basis für die zeitliche Planung und die Kosten, die Basis für Managementpläne sowie einen Kommunikationsplan umfassen kann und sich im Laufe eines Projekts ändern kann. Es sollte angemerkt werden, dass ein Projektplan nicht nur eine Projektzeitachse ist, auch wenn diese eine wichtige Komponente des Plans ist.
Sie sollten stets einen Projektplan erstellen, bevor Sie ein neues Projekt in Angriff nehmen. Beginnen Sie mit dem, was Sie mit dem Projekt erreichen möchten, und schlüsseln Sie dies dann auf in die Dinge, die Sie tun müssen, um das Ziel zu erreichen. Wenn Sie dann einen detaillierten Plan aller Dinge haben, die erledigt werden müssen, denken Sie über das Timing, das Budget, die Ressourcen und mehr nach.
Mindestens sollte ein Projektplan die folgenden Fragen über ein Projekt beantworten:
- Warum? - Warum nehmen wir dieses Projekt in Angriff? Welches Problem wird dieses Projekt lösen oder angehen?
- Was? - Woran arbeiten wir? Was sind die wichtigsten Leistungen und Ziele?
- Wer? - Wer wird an dem Projekt beteiligt sein und was sind seine Verantwortlichkeiten?
- Wann? - Wann sollte das Projekt beginnen und enden? Welche Meilensteine gibt es?
Was ist der Zweck eines Projektplans?
Ein Projektplan ist einer der wichtigsten Bestandteile eines erfolgreichen Projekts. Er wird verwendet, um die Erwartungen zu dokumentieren und zu kommunizieren, um den Zeitplan und die Lieferung zu kontrollieren und Risiken zu berechnen und zu verwalten. Im Allgemeinen handelt es sich um eine Roadmap für alle Personen, die an dem Projekt beteiligt sind.
Hier sind die vier größten Vorteile eines Projektplans:
- Verbesserte Kommunikation: Indem Sie Ihren gesamten Plan für alle darlegen, können die Beteiligten frühzeitig Feedback geben, ob sich der Prozess in die richtige Richtung bewegt. Ein Projektplan hilft auch, das Erwartungsmanagement zu erleichtern, indem Sie Meilensteine und Zeitachsen im Laufe des Projekts aktualisieren können.
- Mehr Transparenz: Mit einem Projektplan wissen die Entscheidungsträger und Teammitglieder genau, wo sie auf jedem Schritt des Weges die erforderlichen Informationen finden können. Erwartungen und die Projektzeitachse werden klar definiert, damit alle auf demselben Stand sind, was die Prioritäten und Ziele angeht.
- Bessere Organisation: Viele Projekte verfügen über Dutzende von Aufgaben, Abhängigkeiten und Meilensteine, und es kann schwierig sein, nachzuverfolgen, wie alles voranschreitet. . Ein Projektplan lässt Sie das Timing der einzelnen Aktivitäten durchdenken und wie es sich auf den Rest der Projekts auswirkt. Sie wissen stets, wie viel Zeit Sie für jede einzelne Aufgabe verwenden sollten und wie viele Dinge Sie gleichzeitig abschließen können.
Der Prozess der Projektplanung
Bei der Projektplanung geht es darum, Ihr Projekt von Anfang bis Ende gründlich zu planen. Legen Sie zu diesem Zeitpunkt Ihre Ziele fest, schätzen Sie eine Zeitleiste für wichtige Leistungen ab, erstellen Sie eine Budgetprognose und bewerten Sie Ihre Risiken vor dem Start Ihres Projekts.
- Konzept und Initiierung: : Beginnen Sie damit, das Gesamtkonzept Ihres Projekts festzulegen und die Planung für das Erreichen zu erstellen.
- Roadmap-Erstellung: In dieser Phase bestimmen Sie eine grobe Zeitleiste der Aufgaben, die für die Erledigung Ihres Projekts erforderlich sind.
- Leistungsbeschreibung: Jedes Projekt muss bestimmte Leistungen aufweisen, die Sie in der Anfangsphase Ihrer Planungsphase bestimmen sollten, sodass jedes Teammitglied weiß, was von ihm erwartet wird.
- Identifizierung der Projektmeilensteine: Legen Sie bestimmte Punkte im Projekt fest, die Sie als wichtige Meilensteine betrachten. Diese Meilensteine können bestimmte Aufgaben enthalten, die Sie erledigen, ein Budgetziel, das Sie erreichen, oder ein Team, das Sie zusammenstellen.
- Budgeterstellung: Die Erstellung eines vorbestimmten Budgets ist eines der wichtigsten Teile eines Projektplans. Sie sollten dieses Budget einhalten, wenn Ihr Projekt voranschreitet. Auf diese Weise können Sie bestimmte Ressourcen und Budgets bestimmten Aufgaben zuweisen, ohne die Ausgabenprognosen zu überschreiten.
- Festlegung der Teammitglieder: Bei jedem Projekt müssen Sie ein Team von Mitarbeitern zusammenstellen, um es umzusetzen. Arbeiten Sie mit anderen daran, die spezifischen Personen zu ermitteln, die bei der Durchführung des Projekts am hilfreichsten sind.
- Risikobewertung: Sie müssen alle potenziellen Risiken oder Bedrohungen für Ihr Projekt identifizieren, einschließlich dieser, die Budgetprobleme, Projektverzögerungen und mehr verursachen könnten. Listen Sie alle diese potenziellen Risiken auf und beschreiben Sie, wie Sie planen, die Probleme zu mindern, wenn sie auftreten.
- Projektkommunikation: Sobald Sie die wichtigsten Bestandteile Ihres Projekts skizziert haben, müssen Sie diese Pläne und Ziele an das größere Team kommunizieren – darunter wichtige Beteiligte und externe Parteien. Entwickeln Sie eine Möglichkeit, die Projektpläne angemessen und effizient an alle Beteiligten zu kommunizieren.
- Projektstart: Zu diesem Zeitpunkt sollte Ihr Projekt startklar sein. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Fragen beantwortet und alle Details beschrieben haben, bevor Sie beginnen. Dann können Sie loslegen.
So erstellen Sie einen Projektplan ohne Excel-Vorlage
Hier ist eine schrittweise Anleitung zur Erstellung eines Projektplans ohne Excel-Vorlage. Sie erstellen zunächst die Tabelle mit Ihren Projektinformationen. Dann zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Projektzeitachse erstellen.
1. Fügen Sie der Tabelle Überschriften hinzu
Zunächst müssen Sie Ihrer Tabelle einige Überschriften hinzufügen.
- Lassen Sie die erste Zeile in Ihrer Tabelle leer. Geben Sie in der zweiten Zeile die Überschriften ein. In diesem Beispiel verwenden wir Aufgaben, Verantwortlich, Start, Ende, Tage und Status. Sie können auch weitere Überschriften hinzufügen, um zusätzliche Granularität, wie Budget, Kosten und mehr, hinzuzufügen.
- Markieren Sie den Text und klicken Sie in der Gruppe Ausrichtung auf das Zentrieren-Symbol, um den Text in den Überschriften zu zentrieren.
- Um die Überschriften für den richtigen Abstand zu formatieren, markieren Sie allen Text, den Sie gerade eingegebenen haben, und klicken Sie auf den Tab Start in der Gruppe Zellen auf Format. Wählen Sie die Spaltenbreite aus und legen Sie die Breite auf etwa 15-20 fest, damit Sie über ausreichend Platz verfügen, um Ihre Projektinformationen einzugeben.
2. Fügen Sie Ihre Projektinformationen hinzu
- Beginnen Sie mit der Spalte Aufgabe und geben Sie die Aufgaben für Ihren Projektplan ein. Sie können so viele oder so wenige Aufgaben eingeben, wie Sie möchten. Um Ihren Projektplan visuell zu organisieren, empfehlen wir Ihnen, für jede Gruppe von Aufgaben oder jede Phase einen Titel hinzuzufügen. In diesem Beispiel verwenden wir Voraussetzungen, Initiierung, Entwicklung, Betrieb und Einführung.
- Geben Sie dann die Person ein, die für jede Aufgabe verantwortlich ist, und die Start- und Enddaten.
- Um die Zahl in der Spalte Tage automatisch zu berechnen, klicken Sie in der Spalte Tage auf eine Zelle und geben Sie = ein. Klicken Sie dann auf die Zelle Enddatum, geben Sie das Minus-Symbol (-) ein und klicken Sie dann auf die Zelle Startdatum. Klicken Sie auf „Eingabe“. Ziehen Sie die untere rechte Ecke dieser Zelle die gesamte Spalte nach unten und der Rest der Werte wird automatisch für Sie mit dieser Formel berechnet.
- Geben Sie den Status jeder Aufgabe ein. Wir verwenden Abgeschlossen, in Bearbeitung, Überfällig oder Nicht gestartet.
- Alle Informationen sollten jetzt in Ihrer Tabelle enthalten sein, aber Sie werden feststellen, dass der Abstand von der Länge Ihres Texts abhängt. Um dies zu beheben, markieren Sie alle Ihre Informationen und klicken Sie in der Gruppe Zellen auf Format. Wählen Sie Spaltenbreite automatisch anpassen aus, um die Spaltenbreite automatisch an Ihren Inhalt anzupassen.
- Markieren Sie den Text und klicken Sie in der Gruppe Ausrichtung auf das Zentrieren-Symbol, um den Text zu zentrieren.
3. Fügen Sie Farben hinzu, um den Projektstatus auf einen Blick zu vermitteln
Es ist einfach, Ihren Projektplan mit Farben und visueller Hierarchie anzupassen. Indem Sie die Stil- und Schriftgrößen ändern, können Sie wichtige Informationen hervorheben und den Projektstatus auf einen Blick vermitteln.
- Klicken Sie zum Ändern der Schriftfarbe auf die Zelle mit dem Text, den Sie ändern möchten. Wählen Sie im Tab Start die gewünschte Farbe aus der Dropdownliste der Farbe aus.
- Um die Hintergrundfarbe einer oder mehrerer Zellen zu ändern, wählen Sie die Zelle(n) aus, die Sie ändern möchten. Klicken Sie auf das Farbeimersymbol und wählen Sie die Füllfarbe aus.
- Wählen Sie zum Formatieren von Schriften eine oder mehrere Zellen aus. Auf dem Tab Start können Sie den Schrifttyp, die Schriftgröße ändern und den Titel fett, kursiv machen oder unterstreichen.
Wir empfehlen, eine Hintergrundfarbe zur Hauptüberschrift und zu jeder Gruppe oder Phase von Aufgaben sowie Ihrem Zielabschlussdatum oder Startdatum hinzuzufügen. Sie können auch die Schriftfarbe in der Statusspalte ändern, um den aktuellen Fortschritt widerzuspiegeln (in diesem Beispiel stellt Rot Überfällig dar, grün Abgeschlossen, usw.)
4. Erstellen Sie die Zeitleiste des Projektplans
Sie haben bereits alle Ihre Projektinformationen in die Tabelle eingefügt, jetzt ist es an der Zeit, die entsprechende Projektzeitleiste zu erstellen. Wenn Sie in Ihrem Projektplan eine Zeitleiste aufnehmen, können Sie die Erwartungen festlegen und die Transparenz steigern, damit alle Beteiligten auf Prioritäten und Fälligkeitstermine abgestimmt sind.
Daten hinzufügen und formatieren
- Geben Sie in derselben Zeile wie Ihre Tabellenüberschriften, in der nächsten verfügbaren Spalte zwei Daten Ihrer Projektzeitachse ein. Drücken Sie die Umschalttaste, wählen Sie die beiden Daten aus und ziehen Sie die unteren rechten Ecke über die Zeile, bis Sie Ihr Enddatum erreicht haben.
- Wenn Sie das Format der Daten ändern möchten, wählen Sie alle Daten aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste. Wählen Sie Zellen formatieren aus.
- Wählen Sie im Popup-Feld Datum unter dem Abschnitt Kategorie aus und wählen Sie den Datumstyp aus, den Sie möchten.
- Sie werden feststellen, dass die Zellen sehr breit sind. Um die Zeitleiste kompakter zu machen, wählen Sie alle Daten und dann eine kleinere Schriftgröße aus. In diesem Beispiel haben wir die Schriftgröße 9 ausgewählt.
- Wählen Sie dann alle Daten erneut aus und klicken Sie in der Gruppe Zellen auf Format. Wählen Sie Spaltenbreite automatisch anpassen aus, um die Spaltenbreite automatisch an die Daten anzupassen.
Fügen Sie Farben hinzu, um die Projektzeitleiste zu erstellen
- Erweitern Sie zunächst die gleichen Hintergrundfarben und die Schriftformatierung von Ihrer Tabelle auf Ihre Zeitleiste.
- Jetzt haben Sie eine Art Matrix erstellt. Sie haben eine Zeile, die jeder Aufgabe entspricht, und auf der rechten Seite auf Ihrer Zeitleiste können Sie einfach die Zellen ausfüllen, die das Start- und Enddatum jeder Aufgabe darstellen. Um dies zu tun, wählen Sie eine Zelle (oder mehr als eine Zelle) aus und klicken Sie auf das Farbeimersymbol. Wählen Sie die Farbe aus, die Sie verwenden möchten.
5. Abschluss
- Um einem Projektplan Rasterlinien hinzuzufügen, wählen Sie den gesamten Projektplan aus, sowohl die Tabelle als auch die Zeitachse, und klicken Sie in der Gruppe Schriftart auf das Rahmensymbol. Wählen Sie Alle Rahmen aus.
- Wenn Sie weitere Projektinformationen hinzufügen möchten, wählen Sie die erste Spalte aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Einfügen > Gesamte Zeile aus. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie acht leere Zeilen haben.
- Geben Sie dann in der ersten Spalte Folgendes ein: Projektname, Projektmanager, Projektleistungen, Startdatum, Enddatum und Gesamtfortschritt. Füllen Sie dann die entsprechenden Informationen aus.
