Was ist Projekterfolg?
Der Begriff Projekterfolg bezieht sich auf die spezifischen Kriterien, die der Kunde und das Projektteam vor Projektbeginn festgelegt haben. Teams verwenden diese Spezifikationen, Meilensteine und Deliverables, um den Projekterfolg nach Projektabschluss zu bewerten.
Die Wichtigkeit der Messung des Projekterfolgs
Es ist wichtig, den Erfolg eines Projekts zu messen, damit das Projektteam den Fortschritt verfolgen und eventuelle Prozessverbesserungen erkennen kann. Die Messung des Projekterfolgs liefert wertvolle Erkenntnisse über die Zufriedenheit von Kunden und Team, hilft bei der kontinuierlichen Verbesserung und unterstützt zukünftige Entscheidungen.
Hassan Osman, Project Management Office Director bei Cisco und Autor des Blogs The Couch Manager, erklärt: „Die Messung des Projekterfolgs ist wichtig, denn nur so können Sie feststellen, wie effektiv ein Projekt wirklich ist. Die Erfolgsfaktoren hängen in der Regel von den ursprünglichen Zielen des Projekts ab, zu denen objektive und subjektive Messgrößen gehören.“
Die Rolle des Projektlebenszyklus für den Projekterfolg
Sie können den Erfolg eines Projekts messen, indem Sie jede Phase des Projektlebenszyklus betrachten, von der Initiierung über die Planung und Durchführung bis hin zum Abschluss:
- Initiierung: In dieser Phase werden der Umfang und die Deliverables des Projekts festgelegt. Die fertiggestellten Deliverables können über den Erfolg eines Projekts entscheiden.
- Planung: Legen Sie einen Workflow, Ressourcen und ein Budget fest. Die Genauigkeit dieser Planung trägt zum Erfolg des Projekts bei.
- Ausführung: In dieser Phase werden das Budget, der Ablauf und die Qualität der Arbeit überwacht. An der Leistung dieser Elemente lässt sich der Erfolg eines Projekts messen.
- Abschluss: In dieser Phase wird der Abschluss von Meilensteinen und Deliverables analysiert, die sich direkt auf den Erfolg eines Projekts auswirken.
Projektbewertung
Die Projektbewertung ermöglicht es einem Projektteam, über den Erfolg und Misserfolg eines Projekts anhand der vom Team festgelegten Metriken nachzudenken.
Osman schlägt vor: „Wenn Sie Ihre Maßstäbe und Toleranzschwellen vor Projektbeginn genau definieren, können Sie die richtigen Erwartungen für alle Beteiligten festlegen. Eine Best Practices ist es, die Erfolgsfaktoren zu definieren, bevor Sie mit dem Projekt beginnen. Überlegen Sie zum Beispiel, wie sich eine Abweichung bei einer der drei Hauptbeschränkungen – Zeit, Kosten und Umfang – auf den Erfolg auswirken würde, wenn Sie das Projekt abschließen. Bei einigen Projekten würde beispielsweise eine Abweichung von zwei Wochen im Zeitplan und eine Kostensteigerung von 2 Prozent als großer Erfolg gewertet werden. Bei anderen Projekten könnte dieselbe Abweichung vom Zeitplan und die gleiche Kostenerhöhung ein kompletter Misserfolg sein.“
Wie messen Sie den Erfolg eines Projekts?
Sie können den Erfolg eines Projekts messen, indem Sie den Umfang des Projekts überprüfen, die Projektspezifikationen bewerten, das Projektbudget analysieren und die Zufriedenheit des Kunden und der internen Mitarbeiter überprüfen.
Diese Schritte werden im Folgenden beschrieben.
Schritt 1: Überprüfen Sie den Umfang des Projekts
Beginnen Sie damit, die Anforderungen und Deliverables zu überprüfen, auf die sich das Team zu Beginn des Projekts geeinigt hat. Notieren Sie für jedes Deliverable die erforderlichen Ressourcen, Aufgaben und die dafür benötigte Zeit.
Schritt 2: Bewerten Sie die Projektspezifikationen
Hat das Projekt die Erwartungen und Ziele erfüllt? Sie können dies feststellen, indem Sie beurteilen, ob alle Deliverables fertiggestellt und die Vereinbarungen innerhalb des erwarteten Zeitrahmens eingehalten wurden.
Schritt 3: Analysieren Sie das Projektbudget
Das Budget kann ein wichtiger Indikator für den Projekterfolg sein. Schauen Sie sich an, wie viel Zeit für das Projekt aufgewendet wurde und ob es das Budget überschritten hat.
Schritt 4: Kundenzufriedenheit überprüfen
Die Zufriedenheit des Kunden mit dem Projektergebnis ist entscheidend. Wenn sie nicht ganz zufrieden sind, müssen Sie ihnen die Möglichkeit geben, ein Feedback zu geben, das Sie für künftige Projekte nutzen können, um weitere Aufträge zu erhalten.
Schritt 5: Internes Wachstum und Teamzufriedenheit überprüfen
Es ist wichtig, dass sich das Projektteam mit seiner Rolle und dem Projektergebnis wohl fühlt. War das Projekt herausfordernd und interessant? Ist das Team mit der Qualität der Deliverables zufrieden? Diese Faktoren tragen dazu bei, dass sich das Projektteam erfüllt fühlt und mit seiner Arbeit zufrieden ist.
E-Mail-Vorlage für eine Umfrage beim Kunden
Vorlage für Kundenumfrage per E-Mail – Microsoft Word herunterladen
Verwenden Sie diese Vorlage, um eine Umfrage per E-Mail an den Kunden zu senden, um seine Zufriedenheit zu ermitteln und ihn nach Abschluss des Projekts um Feedback zu bitten. Die Umfrage bezieht sich auf die Interaktion mit dem Projektteam, die allgemeine Zufriedenheit und zukünftige Projekte. Die Fragen enthalten Ja- oder Nein-Optionen und Platz für schriftliche Antworten, damit der Kunde seine Gedanken und Erfahrungen mitteilen kann.
E-Mail-Vorlage für die Teamumfrage
Vorlage für Teamumfrage-E-Mail – Microsoft Word herunterladen
Verwenden Sie diese Vorlage, um eine Umfrage per E-Mail an das Projektteam zu senden, um dessen Feedback nach Abschluss des Projekts einzuholen. Die Umfrage bezieht sich auf Führung, Teamarbeit und die allgemeine Erfahrung mit dem Projekt. Die Fragen enthalten Ja- oder Nein-Optionen, skalierte Antworten und kostenlose Antwortmöglichkeiten, damit das Team seine Gedanken und Erfahrungen mitteilen kann.
Vorlage für Projektstatus und Meilensteinbericht
Vorlage für Projektstatus- und Meilensteinbericht – Microsoft Excel herunterladen
Verwenden Sie diese Vorlage, um einen Bericht zu erstellen, der Ihnen einen Überblick über den Projektfortschritt und die erfolgreiche Besprechung der einzelnen Meilensteine bietet. Die Vorlage hebt drei wichtige Projektmeilensteine und deren Erfolgskriterien hervor. Darüber hinaus können Sie den Projektstatus bewerten und feststellen, ob der geplante Zeitplan eingehalten wurde oder nicht.
Wie Sie Projekterfolgskriterien dokumentieren
Die Kriterien für den Projekterfolg umfassen das gesamte Projektmanagement und die Deliverables des Projekts. Es ist wichtig, die Kriterien für den Projekterfolg zu dokumentieren, um sicherzustellen, dass die erwarteten Kosten, der Umfang und der Zeitplan den Erwartungen entsprechen. Die Dokumentation der Kriterien kann in Form von Budgets, Meilensteinen und Zeitplänen erfolgen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die Erfolgskriterien für ein Projekt festlegen, lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden.
Beispiele für Projekterfolg
In ihrem 2017 erschienenen Artikel „Erfolgsfaktoren des Projektmanagements“ stellen die Autoren Dr. Mladen Radujkovic und Mariela Sjekavica eine Aufschlüsselung der Erfolgsfaktoren des Projektmanagements zur Verfügung, um drei verschiedene Kategorien von Erfolgsfaktoren des Projekts hervorzuheben:
- Elemente der Projektmanagement-Kompetenzen: Zu den Elementen gehören die technischen, verhaltensbezogenen und kontextbezogenen Kompetenzen des Projektmanagers und der Teammitglieder. Die Kompetenz wird anhand der Kenntnis von Best Practices und der Fähigkeit gemessen, die erwarteten Standards im Projektumfeld zu erfüllen.
- Elemente der Organisation: Zu den Elementen gehören die Struktur, die Kultur, die Atmosphäre und die Kompetenz der Organisation. Die Organisation ist besonders wichtig für Teams, die mehr als ein Projekt gleichzeitig verwalten.
- Elemente der Projektmanagement-Methodologien, -Methoden, -Tools und -Techniken: Zu den Elementen gehören Methoden, Software, Tools, Entscheidungstechniken, Tools zur Risikobewertung und Tools zur Unterstützung der Informations- und Kommunikationstechnologie. Ein Projektmanager sollte wissen, welche Tools und Methoden für das jeweilige Projekt am besten geeignet sind.
Radujkovic und Sjekavica schreiben: „Theoretisch sollte Ihr Projekt ein sehr erfolgreiches Projektmanagement haben, wenn Sie einen kompetenten Projektmanager, ein kompetentes Team, einen koordinierten Manager und ein Team, eine angemessene Organisationsstruktur, Kultur, Atmosphäre und Kompetenz sowie einen hohen Einsatz von Projektmanagement-Methoden, -Methoden, -Tools und -Techniken haben.“
Beispiele für Projekterfolg sind unter anderem:
- Ausführung von Aufgaben und Meilensteinen
- Pünktlicher Projektabschluss
- Projektabschluss innerhalb des Budgets
- Positive Auswirkungen auf die Zukunft des Unternehmens
- Das Projektteam ist mit der geleisteten Arbeit zufrieden
- Qualitativ hochwertige Deliverables werden zur Zufriedenheit des Kunden ausgeführt und abgeschlossen
Mehr über die Erfolgsfaktoren von Projekten erfahren Sie in diesem Artikel.
Zusätzliche Möglichkeiten für Remote-Teams, den Projekterfolg zu messen
Remote-Teams funktionieren fast genauso wie Teams, die nicht aus der Ferne arbeiten, aber sie haben zusätzliche Möglichkeiten, den Erfolg eines Projekts zu messen. So kann ein Remote-Team beispielsweise prüfen, wie gut sein Projektteam die Kommunikation und Koordination trotz unterschiedlicher Zeitzonen und kultureller Unterschiede beherrscht.
Lesen Sie unseren Artikel über Remote-Team-Kommunikationsstrategien, um mehr zu erfahren.
Osman stellt fest: „In den meisten Fällen hat die Arbeit an einem Projekt mit einem Remote-Team nicht unbedingt Auswirkungen auf den Projekterfolg, wenn Sie ein messbares Endergebnis anstreben. Das liegt daran, dass bei Remote-Arbeit der Hauptunterschied darin besteht, wie und wo die Arbeit erledigt wird, und nicht darin, was erledigt wird. Ein möglicher Unterschied zwischen Remote-Teams und Teams an einem Ort sind die subjektiven Bewertungen von Zusammenarbeit, Kommunikation und Teamdynamik. Bei Teams, die an einem gemeinsamen Standort arbeiten, sind diese Werte aufgrund des besseren Zusammenhalts und der Vertrautheit im Team tendenziell etwas höher, was zu einem besseren Gesamtergebnis des Projekts führen könnte. Der Effekt ist jedoch sehr kontextabhängig und hängt von der Art des Teams ab, mit dem Sie arbeiten.“
Mehr über Remote-Zusammenarbeit Tools erfahren Sie in diesem umfassenden Leitfaden.
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