Was ist Fast Tracking im Projektmanagement?
Projektmanager verwenden verschiedene Tools und Techniken, um kritische Fristen einzuhalten. Eine der effektivsten ist Fast-Tracking oder die mehrgleisige Planung. Diese Methode liefert Endprodukte früher, indem Aufgaben parallel ohne Änderung des Umfangs erledigt werden.
„Wenn Fristen verkürzt werden, ist die Überlappung von Aufgaben zur Verkürzung von Projektzeitplänen oft der richtige Weg“, sagt Bonnie Biafore, Projektmanagementberaterin und Autorin von Your Project Management Coach: Best Practices for Managing Projects in the Real World. „Fast Tracking ist nicht die erste Wahl eines Projektmanagers, aber oft eine Notwendigkeit. Außerdem stellt es das Management zufrieden, da es nicht erforderlich ist, dem Projektbudget mehr Geld hinzuzufügen.“
Was ist Zeitplankomprimierung?
Der Begriff Zeitplankomprimierung bezieht sich auf die Verwendung verschiedener Techniken zur Verkürzung von Zeitplänen. Projektmanager komprimieren Zeitpläne, wenn Projektaufgaben hinter einem festgelegten Fälligkeitsdatum zurückbleiben, ein Projekt früher als geplant abgeschlossen wird oder eine neue Geschäftsmöglichkeit genutzt wird.
„Die Komprimierung des Zeitplans verkürzt die Projektdauer, ohne den Umfang zu beeinflussen“, sagt Praveen Malik, PMP, Projektmanagement-Ausbilder, Coach und Berater. „Projektmanager verfügen über mehrere Tools und Techniken zur Komprimierung von Zeitplänen, mit denen sie kritische Fristen einhalten können. Abhängig von der Fristverschiebung und der Projektkomplexität kann die Anwendung von mehr als einer Technik eine Antwort liefern.“
Zu den Techniken der Zeitplankomprimierung gehören unter anderem:
- Crashing: Mit dieser Methode fügen Sie einem Projekt bezahlte Ressourcen hinzu, um Zeit für Aktivitäten mit kritischem Pfad aufzuholen.
- Ressourcenumverteilung: Dieser Begriff bezieht sich auf den Übergang von Ressourcen (Personen oder Ausrüstung) von unkritischen zu kritischen Aktivitäten, um den kritischen Pfad zu verkürzen. Diese Technik ändert weder die Planungssequenzen wie es Fast-Tracking tut, noch erfordert sie das Hinzufügen zu Budgets.
- Gemischte Techniken: Sie können Fast Tracking, Crashing und Ressourcenumverteilung kombinieren, um den Prozess bei einer engen Frist zu beschleunigen oder, bei einem Crashing-Budget, für hochsichtbare oder geschäftskritische Projekte.
„Das Kombinieren von Techniken kann der einzige Weg nach vorne sein, wenn Zeitpläne schrumpfen“, sagt Biafore. „Sie können Aufgaben überlappen und Geld ausgeben, wenn das Projekt kritisch ist, Sie über ausreichende Mittel verfügen und Personal neu zuweisen können.“
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Fast Tracking vs. Crashing
Fast Tracking erfordert parallel ausgeführte Aktivitäten, um eine Projektfrist einzuhalten, während sich Crashing auf das Hinzufügen von Ressourcen zu einem Projekt bezieht, um kritische Fristen einzuhalten. Crashing beinhaltet das Hinzufügen von Kosten, um den Zeitplan zu komprimieren.
Fast-Tracking-Projektplanung erfordert, dass das Team mehrere Aktivitäten gleichzeitig ausführt. Diese Änderung der Geschwindigkeit kann Teammitglieder unter Stress setzen und sie von anderen Projekten ablenken. Obwohl Crashing der einfachere Weg zu sein scheint, ist er mit einer zusätzlichen finanziellen Investition verbunden, die sich auf das Budget für andere Projekte auswirken kann. Daher hat Crashing Grenzen, da es oft die Kosten erhöhen kann, ohne seinen Hauptzweck zu erfüllen, und auf externe Anbieter und finanzielle Mittel angewiesen ist.
| Fast Tracking | Crashing | |
|---|---|---|
| Reihenfolge | Aktivitäten überschneiden sich oder werden parallel ausgeführt | Reihenfolge bleibt unverändert |
| Ressourcen | Interne oder im Budget befindliche externe Ressourcen | Externe Ressourcen und Budgets zu Aktivitäten mit kritischem Pfad hinzugefügt |
| Kosten | Keine zusätzlichen Kosten | Zusätzliches Budget für Personal, Materialien und andere Ressourcen |
| Risiko | Erhöhtes Risiko | Hohes Risiko oder potenzieller Verlust der Kontrolle über Prozesse und Budget |
Was ist der primäre Nutzen von Fast-Track-Zeitplanung?
Fast-Track-Zeitplanung beschleunigt den Projektabschluss, um verlorene Zeit aufzuholen. Ein Team kann Fast-Tracking für ein Projekt ausführen, um ein aktualisiertes Lieferdatum einzuhalten, eine Wettbewerbschance ohne Änderung des Umfangs abzuschließen oder ein Projekt mit verpassten Meilensteinen zu verkürzen.
„Wenn es um Fast Tracking an sich geht, muss man jedes Element verstehen“, rät Biafore. „Überprüfen Sie alle Elemente des kritischen Pfads. Bestimmen Sie, was Sie herausnehmen können, was beweglich ist und was an Ort und Stelle bleiben sollte. Wenn Sie Zeitpläne für kritische Pfade verkürzen, können die Vorteile von Fast Tracking bei einem Projekt verwirken, da das Risiko größer ist.“
Was erfordert die Fast-Tracking-Methode der Projektbereitstellung?
Fast Tracking erfordert ein Verständnis von Projektanforderungen, Zielen und Vorgaben, Kundenbedürfnissen, Prioritäten, Best Practices und Meilensteinen auf dem kritischen Pfad.
Laut Biafore sollten Sie vorbereitet und bewusst sein, um Fast-Tracking auf ein Projekt anzuwenden: „Sie sollten die Ziele, Vorgaben und den kritischen Pfad kennen, bevor Sie Änderungen vornehmen.“
Werfen Sie einen Blick auf den kritischen Pfad, um festzustellen, welche Aufgaben parallel (anstatt sequentiell) ausgeführt werden können, um Ihren Projektzeitplan zu beschleunigen. Bestimmen Sie alle Punkte, an denen die Abhängigkeiten in Aufgabenbeziehungen geändert werden können. Stellen Sie sicher, dass der kritische Pfad unverändert bleibt, sobald Sie Fast-Tracking auf das Projekt angewendet haben. Wenn andere Aufgaben im kritischen Pfad die gleiche Menge an Zeit beanspruchen, bewerten Sie die Möglichkeit, zwei kritische Pfade zu verwalten (und ob dies das Risiko wert ist).
Gutes Projektmanagement hängt stark vom Verständnis des kritischen Pfads ab. Weitere Informationen finden Sie in unserem „umfassenden Leitfaden zur Methode des kritischen Pfads“.
Ein Projekt beschleunigen
Um Fast Tracking auf ein Projekt anwenden zu können, müssen Sie die Ziele verstehen, jede Aufgabe detailliert beschreiben und diese Aufgaben sequentiell anordnen. Nachdem Sie alle Abhängigkeiten zwischen Aufgaben berücksichtigt haben, setzen Sie den Projektzeitplan so zurück, dass er parallele Aktivitäten anzeigt. Bestätigen Sie schließlich alle Ressourcen, um die Machbarkeit des Zeitplans sicherzustellen und den Fortschritt zu überwachen.
Der Erfolg eines beschleunigten Projektzeitplans hängt von Ihrer Fähigkeit ab, Folgendes zu tun:
- Ziele identifizieren: Verstehen Sie, wie das Endprodukt bei der Lieferung aussehen muss. Überprüfen Sie die Ressourcenfunktionen, um sicherzustellen, dass Ihr Team Projekte parallel mit der erforderlichen Geschwindigkeit ausführen kann.
- Den Projektzeitplan untersuchen: Identifizieren Sie die Aufgaben, die Sie gleichzeitig erledigen können, zusammen mit allen weichen und harten Abhängigkeiten.
- Chancen suchen: Sehen Sie sich die Optionen zur Anpassung des Zeitplans an, um die Frist einzuhalten, und entsprechend anzupassen.
- Alle Ressourcen bestätigen: Bevor Sie den neuen beschleunigten Zeitplan festlegen und verteilen, überprüfen Sie alle erforderlichen Ressourcen, um sicherzustellen, dass Sie Ihren überarbeiteten Plan einhalten können.
- Konsistent überwachen: Verfolgen Sie mehrere Aufgaben, verwalten Sie Probleme, wenn sie auftreten, und lösen Sie Probleme umgehend, um im Zeitplan zu bleiben.
Nachdem Sie das Projekt abgeschlossen haben, überprüfen Sie jeden Aspekt des beschleunigten Zeitplans. Prüfen Sie, ob Sie die Methode auf zukünftige Projekte anwenden können, um in kürzeren Zeiträumen ohne Fehler oder übermäßige Belastung für Mitarbeiter oder andere Ressourcen zu liefern.
Projektmanagement-Dashboard
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Wenn sich eine Frist verschiebt und Sie kein zusätzliches Budget haben, können Sie Ihre Ziele immer noch erreichen. Halten Sie Ihr beschleunigtes Projekt auf Kurs und nehmen Sie mit dieser Vorlage bei Bedarf schnell Anpassungen vor, mit der Sie Aufgaben, wie Teammitglieder ihre Zeit nutzen, Status, Budget und mehr auf einen Blick verfolgen können. Verwenden Sie die Informationen, die Sie im Dashboard sammeln, für die Projektüberprüfung.
Wann Sie Fast Tracking nutzen sollten
Teams sollten ein Projekt beschleunigen, wenn der kritische Pfad über eine harte Frist hinausgeht, unabhängig davon, ob es sich um das ursprüngliche Datum handelt, das dem Projekt zugewiesen wurde, oder um ein neues, vom Management oder einem anderen Umstand festgelegtes Datum.
Hier sind einige Situationen, in denen die Anwendung von Fast Tracking auf ein Projekt nützlich sein kann:
- Projektverzögerungen: Das Erreichen von Meilensteinen kann sich aufgrund von Personal- oder Managementänderungen, einer verspäteten Materiallieferung oder anderen Problemen innerhalb eines Unternehmens verzögern. Wenn diese Dinge passieren, kann man mit Fast Tracking die verlorene Zeit aufholen.
- Neue Chance: Wenn Sie Ihr aktuelles Projekt beschleunigen, können Sie an einem anderen arbeiten.
- Kundenanforderung: Ihr Kunde kann das Endprodukt aus verschiedenen Gründen schneller benötigen, einschließlich einer bevorstehenden Vorstandssitzung, einer Messe oder einer anderen Geschäftsentscheidung.
- Bisher nicht identifiziertes Risiko: Das Project Management Institute (PMI) definiert unbekannte Unbekannte oder nicht identifizierte Risiken als Vorfälle, die im Voraus nicht zu erkennen oder vorherzusagen sind, sich aber ohne Verschulden des Projektmanagers oder des Teams negativ auf Projekte auswirken können.
- Wettbewerb: Sie (und Ihr Management) wollen nicht, dass ein Konkurrent Ihnen zuvorkommt, und wenn es so aussieht, als würden sie zu einem früheren Zeitpunkt ein ähnliches Produkt wie Ihres auf den Markt bringen, sollten Sie Fast Tracking in Betracht ziehen.
- Unvorhergesehene Umstände: Auch bekannt als höhere Gewalt oder unkontrollierbare Ereignisse, die sich ohne Verschulden des Projektmanagers oder der Teams auf die Lieferzeiten auswirken. Beispiele sind Erdbeben, Brände, Überschwemmungen oder eine Pandemie.
Fast Tracking kann Ihnen helfen, einen oder alle dieser Faktoren zu überwinden, um den Umfang nicht zu sprengen und pünktlich zu liefern.
Wie Sie entscheiden, ob Sie Fast Tracking durchführen sollten
Um zu entscheiden, ob Sie Ihren Zeitplan beschleunigen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen, alle Risikofaktoren, die betroffenen Aktivitäten des kritischen Pfads, alle Abhängigkeiten und die vorhandenen Aufsichtspraktiken kennen.
Alle der folgenden Elemente sind erforderlich, bevor Sie mit Fast Tracking fortfahren:
- Anforderungsklarheit: Stellen Sie sicher, dass Sie über ein SOW-Dokument (Scope of Work/Arbeitsumfang) verfügen, in dem erläutert wird, was das Projekt beinhaltet. Auf diese Weise können Sie Ressourcen und Erwartungen ermitteln und alle angeforderten Änderungen zusammen mit der Änderung der Frist festhalten.
- Definierte Risikofaktoren: Zusätzlich zu den Risiken in Bezug auf Leistung, Umfang, Qualität und Technologie besteht ein gewisses Risiko, wenn Sie Zeitpläne komprimieren und Aufgaben schneller erledigen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich über mögliche Probleme im Klaren sind, bevor Sie auf Basis des Umfangs beginnen.
- Fast Tracking bei Aktivitäten des kritischen Pfads: Um die Projektdauer zu verkürzen, müssen Sie in der Lage sein, für das Projekt wesentliche Aufgaben parallel auszuführen. Dies ist nicht immer möglich, und Sie müssen diese Aufgaben stattdessen sequenziell gestalten. Oft beanspruchen diese Aufgaben viel Zeit, so dass Sie möglicherweise einfach nicht genug Zeit sparen können.
- Verständnis von Aufgabenabhängigkeiten: Die Beziehung zwischen einer vorangehenden Aufgabe und einer nachfolgenden Aufgabe wird als Abhängigkeit bezeichnet. Projekte haben oft mehrere vorangehende und nachfolgende Aufgaben, und Sie sollten diese Abhängigkeiten berücksichtigen, wenn Sie für Fast Tracking umplanen. Wenn das Projekt Aufgaben enthält, die nacheinander abgeschlossen werden müssen, ohne Möglichkeit zur Überlappung und mit geringer oder keiner Verzögerungszeit, um die Zeit zu komprimieren, müssen Sie möglicherweise Crashing anwenden, oder die Frist bzw. den Projektumfang mit dem Kunden neu verhandeln.
- Aufsichtspraktiken: Ein Projektmanager sollte über ein System verfügen, um laufende Projekte zu überwachen. Bei beschleunigten Projekten sollten Sie einen detailorientierten Blick – möglicherweise täglich – auf die Teamleistung, das Ressourcenmanagement, das Erreichen von Meilensteinen, die Kommunikation und andere Funktionen werfen. Projektmanagement-Software, die Kommunikationstools enthält, ist von unschätzbarem Wert, um die Kontrolle über Projekte zu behalten und pünktlich zu liefern.
Sobald Sie die oben aufgeführten Anforderungen erfüllt haben, können Sie einen realistischen Zeitplan festlegen, der relativ risikofrei ist. Von diesem Punkt aus können Sie mit Fast Tracking fortfahren.
Beispiele für Fast-Tracking-Projekte
Beispiele für Fast Tracking gibt es in jeder Branche, in der Projekte systematisch verwaltet werden, was bedeutet, dass es bei praktisch jeder Art von gewinnorientiertem oder gemeinnützigem Unternehmen oder Regierung angewendet werden kann – von Marketingaktionen bis hin zu milliardenschweren Bauprojekten.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Fast Tracking in verschiedenen Branchen:
- Verlagswesen: Biafore sagt, dass ein typisches Beispiel für Fast Tracking ihre Arbeit zur Veröffentlichung und Aktualisierung ihrer Managementbücher ist. „Das Schreiben oder Aktualisieren eines Manuskripts für eine zweite Ausgabe ist ein langer Prozess, aber Sie können ihn in Stücke zerlegen, um eine harte Frist schnell zu erreichen“, sagt Biafore. „Teile werden nach Abschnitt oder Kapitel bearbeitet [wodurch man nicht warten muss] um das gesamte Manuskript fertigzustellen.“
- Bauwesen: Im Bauwesen bietet die Fast-Tracking-Technik viele Vorteile, darunter reduzierte Fixkosten, Kreditkosten und Inflationsauswirkungen während des Baus. Für ein Projekt der Küstenwache in Boston, Massachusetts, im Jahr 2019 war ein schneller Bau entscheidend, um die Ziele des Heimatschutzministeriums zu erreichen. Mit dem Fast-Track-Bau schloss BlueScope Construction die Einrichtung zwei Wochen früher als geplant ab. Die Einheiten der Küstenwache zogen pünktlich ein und setzten ihre Arbeit zum Heimatschutz fort.
- Klimaschutz: Das Pacific Institute for Climate Solutions (PICS) verfügt nun über ein Fast-Track-Programm, um die Erholung von der Pandemie mit den Klimaschutzmaßnahmen der lokalen Regierungen in Kanada in Einklang zu bringen. PICS identifiziert vorrangige Maßnahmen für Gemeinden zur Schaffung von Arbeitsplätzen und arbeitet mit der Community Energy Association zusammen, um Kapitalerträge mit geringen Umweltauswirkungen zu verbessern. Das Fast-Track-Programm hebt große Schritte in den Bereichen Transport, Gebäude und Abfall hervor, um die Emissionen erheblich zu reduzieren. Darüber hinaus enthält es Empfehlungen für Maßnahmen in großen und kleinen Gemeinden, um die wirtschaftliche Erholung zu beschleunigen und gleichzeitig die Klimagefahren zu mindern.
- Modeindustrie: In der schnellen Welt der Mode liegt der Fokus nicht mehr auf dem Preiswettbewerb, sondern darauf, möglichst viele Produktkollektionen in möglichst kurzer Zeit zu kreieren. Modehersteller nutzen nun Strategien, einschließlich Fast Tracking, um die Wünsche der Kunden im Einzelhandel zu erfüllen.
- Marketing und Werbeaktionen: Biafore wurde beauftragt, einen Messestand für ein Technologieunternehmen zu entwerfen, um neue Produktdemos zu präsentieren. Aufgrund einer festen Frist „habe ich zuerst abgelehnt“, sagt Biafore, „weil das Management keine definierten Ziele hatte. Wir mussten zuerst daran arbeiten, dann habe ich ein Dokument zum Umfang erstellt und mit der Planung begonnen.“ Als die Ziele festgelegt waren, erstellte Biafore den Zeitplan. Aufgrund einer Reihe von Rückschlägen musste sie den Zeitplan beschleunigen und einen parallelen Zeitplan für Elemente im kritischen Pfad erstellen, um den Stand zu entwerfen und zu konstruieren sowie Marketingmaterialien und Videos zu erstellen, um das Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets durchzuführen.
- Große Meetings und Veranstaltungen: Biafore gibt ein einfaches Beispiel für Fast Tracking aus der Zeit, als sie für eine Fachkonferenz mit Referenten aus dem ganzen Land verantwortlich war. Die Sponsoren waren etwas langsam bei der Anmeldung. „Beim Onboarding eines Sponsors sind die normalen Prozessschritte den Vertrag zu unterzeichnen, die Zahlung zu leisten, die Leistungen zu erfassen und Werbeaktionen zu starten“, erklärt Biafore. „Für Fast Tracking begann ich mit dem Erfassen von Leistungen (Schritt drei), bevor die Verträge unterzeichnet und die Zahlung eingezogen wurde (Schritte eins und zwei). Das Risiko, Arbeit wiederholen zu müssen, war gering.“
- Technologiebeschaffung: Viele lokale Regierungen und Versorgungsunternehmen mussten angesichts von Problemen der öffentlichen Gesundheit neue Technologien beschaffen, um Dienstleistungen zu digitalisieren, Zahlungen online auszuführen und sichere kontaktlose persönliche Zahlungen anzubieten. Diese Entitäten überprüften ihre üblichen Prozesse, um zu sehen, wo sie kritische Pfadaufgaben überlappen könnten, z. B. durch Senden von RFPs, um Zeitpläne parallel auszuführen. Ziel war es, die typischerweise komplexen, langwierigen Beschaffungsprozesse zu verkürzen und hohe Standards aufrechtzuerhalten – mit anderen Worten, Bürokratie abzubauen, damit sie ihren Gemeinden zeitnah und umsichtig dienen können.
- Produktentwicklung: Die Automobilindustrie muss heutzutage in immer kürzeren Abständen innovative und attraktive Autos auf den Markt bringen. Mittlerweile beginnen Autodesigner die Arbeit an der Produktentwicklung bevor ein Produktdesign überhaupt abgeschlossen ist. Traditionell findet die Produktentwicklung am Ende des Produktdesigns statt, aber immer mehr Automobilunternehmen verwenden jetzt parallele Zeitpläne, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
- Bauingenieurwesen: Nach schweren Überschwemmungen im Jahr 2019 beschloss der U.S. Army Corps of Engineers im Bezirk Omaha, Fast Tracking zu verwenden, um Hochwasserschutzprojekte an den Deichsystemen Salt Creek und Papillion Creek zu reparieren. Aufgrund der Zeitplankomprimierung sparte der Aufwand Milliarden von Dollar an Infrastruktur und schützte mehrere hunderttausend Menschen. Mit einem aggressiven Zeitplan schloss der U.S. Army Corps of Engineers das Reparaturdesign für mehr als 40 beschädigte Standorte und die Bauunterlagen innerhalb von 120 Tagen ab, so dass die Reparaturen vor der nächsten Hochwassersaison fortgesetzt werden konnten.
- Softwareentwicklung: Die Zeitplankomprimierung ist ein Standard in der Softwareentwicklung, um enge Fristen einzuhalten, und üblicherweise werden Aufgaben überlappt. Beispielsweise können sich das Design und die Konstruktion einer Anwendung ändern, bevor diese endgültig festgelegt sind. Die letzten Änderungen können dazu führen, dass die Arbeit geändert werden muss und gegen Ende des Projekts einige Zeitplanüberschneidungen erzwungen werden. „Es ist eine normale Praxis, parallel zur Entwicklung die Dokumentation zu erstellen und sie dann am Ende zu bearbeiten“, sagt Biafore. „Dies führt zu einigen Nacharbeiten, ermöglicht jedoch eine frühere Lieferung. Ein weiteres Beispiel für Fast Tracking bei Softwareentwicklungsprojekten ist das Testen von Apps oder Softwareänderungen auf Modul-für-Modul-Basis. Das spart Zeit, anstatt alle Tests am Ende durchzuführen.“
Vorteile von Fast Tracking im Projektmanagement
Mit zunehmendem Wettbewerb fühlen sich Unternehmen unter Druck gesetzt, Produkte und Dienstleistungen in kürzeren Abständen auf den Markt zu bringen. Strategien wie Fast Tracking, die die Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen beschleunigen, sind von Vorteil, insbesondere solche, die keine zusätzlichen Kosten verursachen.
„Fast Tracking ist eine großartige Lösung für das unausweichliche Problem der Notwendigkeit, ein Projekt in kürzerer Zeit ohne zusätzliche Kosten zu liefern“, stellt Biafore fest. „Das ist eine Tatsache für jede Art von Unternehmen, das in der sich immer schneller drehenden Welt wettbewerbsfähig bleiben will.“
Fast Tracking im Projektmanagement bietet viele Vorteile, darunter keine zusätzlichen Kosten, Flexibilität bei der Erfüllung von Geschäftsanforderungen und einen verbesserten Ruf für das Projektmanagement-Team.
Wenn Fast Tracking gut umgesetzt wird, hat die Technik viele Vorteile:
- Keine zusätzlichen Kosten: Fast Tracking als Zeitplankomprimierungsstrategie ist „kostenlos“, da das Team kein zusätzliches Geld für das Projekt aufwendet. Es gibt jedoch Kosten, da die internen Teamstunden zunehmen können, um überlappende Aufgaben zu erledigen.
- Frühzeitige Projektlieferung: Einem Zeitplan voraus zu sein stellt das Management zufrieden, da das Produkt oder die Dienstleistung dadurch frühzeitig geliefert und Zeit verfügbar wird, um im Namen des Unternehmens oder Kunden an neuen Projekten zu arbeiten. Frühzeitige Lieferung ist ein Ziel für professionelle Projektmanager, da dies das Ansehen in der Geschäftswelt verbessert.
- Projekt liegt wieder im Zeitplan: Wenn die Umstände den Fortschritt eines Projekts behindern, bringt Fast Tracking den Prozess wieder auf Kurs, sodass Sie ihn zum erwarteten Zeitpunkt liefern können.
- Ressourcenersparnis: Eine frühzeitige Lieferung bedeutet, dass Sie die Teamzeit nutzen können, um an neuen Ziele zu arbeiten.
- Reputationssteigerung: Eine frühzeitige Lieferung punktet beim Management und kann den Ruf des Unternehmens bei Kunden, Vorstandsmitgliedern und Finanzanalysten verbessern.
- Wettbewerbsvorteil: Die frühzeitige Lieferung von Produkten kann über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden, insbesondere in den Bereichen Technologie und Fertigung.
Trotz aller Vorteile von Fast Tracking, sollten Sie einige Nachteile berücksichtigen, bevor Sie die Strategie verwenden.
Nachteile von Fast Tracking im Projektmanagement
Der Hauptnachteil von Fast Tracking bei Projekten ist das Potenzial für Risiken, die aufgrund von Aufgabenüberschneidungen und Abhängigkeiten auftreten können. Um effektiv zu sein, erfordert Fast Tracking ein hohes Maß an Analyse bei der Reorganisation von Aktivitätssequenzen.
Risiken von Fast Tracking
Fast Tracking ist von Natur aus riskant. Schnell voranzukommen, Teamfähigkeiten voranzutreiben und sich überschneidende Aufgaben stellen Herausforderungen dar. Es ist wichtig, während der Evaluierung und Planung eine Projektrisikoanalyse durchzuführen, anstatt auf Probleme zu reagieren, wenn sie auftreten.
„Das 'Hässliche' bei Fast Tracking ist, dass es ein Risiko mit sich bringt, weil Sie möglicherweise Arbeit wiederholen müssen, weil Aufgaben schief gehen, nicht konform sind oder falsch ausgeführt werden“, warnt Biafore. „Dann muss man darüber nachdenken, Geld in das Problem zu investieren, um Crashing durchzuführen oder Überstunden zu machen.“
Seien Sie sich dieser potenziellen Risiken von Fast Tracking bewusst:
- Projektpufferverlust: Erfahrene Projektmanager bauen Pufferzeit oder ein Zeitpolster ein, nachdem sie Fälligkeitstermine für Aufgaben festgelegt haben. Bei engeren Zeitplänen gibt es keinen Spielraum für Fehler, und dann können einzelne Aufgaben, Zeitpläne oder sogar das gesamte Projekt vom Kurs abkommen.
- Auslassung von Projektschritten: Unter dem Druck, eine kritische Frist zu erreichen, können Sie Aufgaben übersehen, die dem Endprodukt erheblich schaden können.
- Falsche Interpretation des kritischen Pfads: Wesentliche Schritte in einem Projekt können unter Zeitdruck als nicht wesentlich angesehen werden.
- Fehler bei kritischen Pfaden: Einige kritische Pfade können nicht gleichzeitig ausgeführt werden. Wenn Sie sich nicht sachkundig oder vertraut genug fühlen, um den kritischen Pfad zu navigieren, halten Sie vor der Verwendung von Fast Tracking Rücksprache mit Experten.
- Unzureichende Überwachung: Führen Sie zusätzliche Anstrengungen aus, um bei der beschleunigten Durchführung des Projekts jeden Aspekt zu überwachen, insbesondere Elemente des kritischen Pfads.
- Nacharbeit: Wenn Sie den Projektablauf beschleunigen und Projektpuffer verlieren, ist es schwieriger, Fehler zu erkennen und zu korrigieren. Späte Projektänderungen führen oft zu Nacharbeit, was bedeutet, dass eine Aktivität oder ein Prozess, der beim ersten Mal falsch ausgeführt wurde, erneut ausgeführt wird. Obwohl diese Probleme nicht auf beschleunigte Projekte beschränkt sind, ist die relative Häufigkeit bei diesem Ansatz höher.
„Risiko und Kosten stehen sich gegenüber“, sagt Malik. „Wenn das Risiko gering ist und die Kosten- oder Zeitersparnis hoch ist, sollten Sie sich für Fast Tracking entscheiden.“
Risiken im Fast-Tracking-Projektmanagement kalkulieren
Fast-Track-Strategien wirken sich häufig mit Risiken auf Projekte aus, die durch die Projektgeschwindigkeit bedingt sind, welche zu Versehen, Änderungsaufträgen, Änderungen und Nacharbeit führt. Obwohl diese Risiken nicht nur für Fast Tracking gelten, sind sie ein häufiges Symptom dieser Strategie.
Malik schlägt folgende Fast-Tracking-Risikoberechnung an: „Listen Sie alle beteiligten Risiken auf und ordnen Sie jedem qualitativ eine Wahrscheinlichkeits- (W) und eine Auswirkungszahl (A) zu. Durch das Multiplizieren von W und A erhält der Projektmanager eine neue Risikozahl. Bestimmen Sie dann die Projektkosten pro Tag in Bezug auf die Aufwand- und Zeitersparnis in Tagen durch Fast Tracking. Durch das Multiplizieren dieser beiden Zahlen erhält der Projektmanager eine Summe der Gesamtkostensenkung und bei der Entscheidung helfen, ob Fast Tracking durchgeführt werden sollte oder nicht.
„Meiner Erfahrung nach“, bemerkt Malik, „wird Fast Tracking in der Regel während des risikoarmen Teils eines Projekts durchgeführt, bei dem die Kostenvorteile gegenüber den Risikoüberlegungen überwiegen.“
Die Ursprünge von Fast Tracking
Die Begriffe Fast Trackund Fast Tracking wurden erstmals im Jahr 2000 vom Project Management Institute (PMI) in einer Publikation verwendet, die sich der Verwaltung von Projekten mit komprimierter Laufzeit widmete. Das PMI merkt an, dass die Methode ständige Überwachung und Kommunikation erfordert.
Best Practices für Fast Tracking
Die Best Practices für Fast-Tracking-Projekte konzentrieren sich auf Management- und Führungsqualitäten. Beides ist notwendig, um Ihr Team zu führen und zu motivieren, wenn Sie einen Zeitplan verkürzen müssen und wenig Spielraum für Fehler haben.
„Wenn Sie ein Projekt starten und Ihren Zeitplan erstellen“, warnt Biafore, „ist es eine bewährte Methode, Fast Tracking in der Planungsphase nicht zu verwenden. Sie haben keinen Spielraum, und es gibt keinen Spielraum, sobald das Projekt beginnt.“
Zu den Fast-Tracking-Führungsqualitäten gehören unter anderem:
- Positive Perspektive: Projektmanager müssen Innovationsgeist vermitteln, über Herausforderungen hinausblicken und sich auf das Endziel konzentrieren.
- Teammotivation: Beschleunigte Projekte sind mit Risiken verbunden und können für alle Beteiligten eine Herausforderung darstellen. Deshalb ist es eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers, das Team zu motivieren und das Projekt trotz auftretender Hürden in Bewegung zu halten, indem er eine Atmosphäre der gegenseitigen Unterstützung und des Optimismus fördert.
- Kommunikationserfahrung: Fast Tracking erfordert ständige Kommunikation – in der Regel täglich – mit wichtigen Teammitgliedern, externen Ressourcen sowie Interaktion und Unterstützung durch das Senior Management.
Zu den Fast-Tracking-Managementqualitäten gehören unter anderem:
- Präzise Umfangsanweisung: Wenn sich Zeitpläne oder Aufgaben ändern, lassen Sie den Kunden (ob intern oder extern) eine klare, schriftliche Neuformulierung des Umfangs genehmigen. Mit dieser Klarheit können Sie ausschließlich die Aufgaben bearbeiten, die zum angeforderten Produkt führen und Scope Creep verhindern.
- Risikomanagement: Identifizieren Sie alle potenziellen Risiken und erstellen Sie einen Notfallplan. Um die Erwartungen zu verwalten und den Kunden zu helfen, die Auswirkungen von Risiken zu verstehen, sollten Sie sich mit dem Kunden beraten, um geeignete Strategien zu identifizieren und zu entwickeln.
- Change-Management: Mit Fast Tracking erledigen Teammitglieder Aufgaben in unterschiedlichen Sequenzen. Führungskräfte sollten das Team motivieren, auf ungewohnte Weise zu arbeiten und die Arbeit bei Problemen unterstützen.
- Qualitätsmanagement: Die Überwachung und Kommunikation des Endziels und seines wesentlichen Zwecks sowie die Aufrechterhaltung strenger Kontrollen (trotz der Änderungen der Geschwindigkeit und der sich überschneidenden Aufgaben) sind entscheidend für den Erfolg von beschleunigten Projekten.
- Stressmanagement: Enge Zeitrahmen sind für alle Beteiligten stressig. Daher muss der Projektmanager Wege finden, mit Stress umzugehen und Teammitglieder zu unterstützen, die sich unter Druck gesetzt fühlen, was er durch die Förderung von Pausen, körperlicher Bewegung, Schlaf und guter Ernährung tun kann.
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