Wie können Sie wissen, ob es an der Zeit ist, in Projektmanagement-Software zu investieren?
Wenn Ihre Managementprozesse mehr Arbeit schaffen als sie optimieren, sollten Sie die Investition in Projektmanagement-Software in Betracht ziehen. Wenn Ihre Arbeit auf zu viele Apps verteilt ist und Sie zu viel Zeit mit Besprechungen verbringen, kann PM-Software helfen.
Folgende Situationen weisen auf einen Bedarf an besseren Tools hin:
- Ihre Teams verbringen viel Zeit damit, andere über Meetings oder E-Mails über ihren Status zu informieren.
- Sie sind nicht in der Lage, Daten auf dem neuesten Stand zu halten und plattformübergreifend zugänglich zu machen.
- Ihr Team versäumt ständig Fristen und ist nicht in der Lage, häufig auftretende Hindernisse zu antizipieren.
- Sie verbringen zu viel Zeit damit, Daten zu organisieren und manuell Berichte zu erstellen.
Viele kleine Unternehmen setzen bei ihren Konzepten für organisiertes Projektmanagement auf Tools, die sie bereits kennen. Tabellen-Tools wie Microsoft Excel sind in einigen Fällen großartig, aber mit dem Unternehmen wachsen auch dessen Prozesse und Anforderungen. Excel kann viele der Tools, die größere Unternehmen benötigen, nicht zur Verfügung stellen, beispielsweise integrierte Berichtfunktionen, Echtzeit-Aktualisierungen und Skalierbarkeit.
Salvador Ordorica, CEO der The Spanish Group, erklärt die Vorteile dedizierter Projektmanagement-Software gegenüber statischen Systemen wie Excel: "Nehmen Sie alle Excel-Prozesse, für die es eine dedizierte Lösung gibt. Bei diesen sind alle Ihre Daten an einem Ort verfügbar und es ist sehr praktisch, alle Ihre Projektinformationen an einem Ort zu haben. Alle Ihre Aufgaben können als abgeschlossen geplant und markiert werden, und Sie können vergangene und zukünftige Kalenderveranstaltungen als Referenz benutzen, genau wie Ihre Kundendaten, Projektressourcen und Ausgaben. Sie können Rechnungen automatisch an Kunden senden. Sie können blitzschnell auf Ihre Daten zugreifen und alle Ihre Daten an einem Ort zu haben bedeutet, dass Sie sie mit nur wenigen Klicken ganz einfach mit Ihrem Team teilen können. Sie müssen nicht zwischen Tabellendateien hin- und herwechseln, um Daten zu finden."
Projektmanagement-Software wurde speziell für diese Anwendungsfälle entwickelt und ist viel leistungsstärker in Sachen Zusammenarbeit, Statusberichte und -verfolgung, und kleine Vorgänge zu größeren, komplexeren Einrichtungsabläufen aufzuskalieren. Viele Unternehmen berichten auch, dass Projektmanagement-Software beim Übergang zur Remote-Arbeit, und damit auch zur asynchronen Kommunikation, unerlässlich ist.
Wonach Sie bei Projektmanagement-Software suchen sollten
Suchen Sie nach Projektmanagement-Software, die in Ihrem aktuellen Konzept Lücken schließt und Probleme behandelt. Das richtige Tool sollte sich in Ihre bestehende Software und Prozesse integrieren lassen, um Ihre Arbeit einfacher zu machen und Ihr Budget nicht auszureizen.
"Ich leite selbst einige Unternehmen, arbeite als Berater mit Kunden, und biete Training für PM-Profis", sagt Cornelius Fichtner, Präsident der OSP International und Moderator eines PM-Podcasts. "Ich habe also schon ziemlich viel mit Projektmanagement-Software gearbeitet. Die Hauptfunktionen, auf die ich normalerweise achte, sind, in dieser Reihenfolge, Projektplanung und Zeitplanung, Kommunikationsfunktionen und Dokumentation. Wenn diese Funktionen nicht gut eingebaut sind, haben Sie nur sehr begrenzte Möglichkeiten, Projekte zu organisieren und Aufgaben an Teammitglieder zuzuweisen".
Bedenken Sie außerdem Folgendes, wenn Sie nach PM-Software suchen:
- Die Bedürfnisse Ihres Teams: Stellen Sie fest, welche Funktionen Ihrer aktuellen Software-Tools Ihr Team am häufigsten verwendet. Wählen Sie ein Programm nicht nur wegen der verfügbaren Funktionen; wählen Sie eines mit den Funktionen aus, die Sie auch wirklich verwenden werden.
„Wir mussten herausfinden, wo unsere bestehenden Projektmanagement-Tools außer Kontrolle gerieten und alles komplizierter machten“, erläutert David Reid, Vertriebsleiter bei VEM Tooling. "Wir brauchten etwas, um die Verwaltung, Zuweisung und Schätzung von Ressourcen zu vereinfachen und damit effizienter zu sein, also haben wir entschieden, eine Liste mit allen Funktionen zu erstellen, die das Team benötigt hat."
- Durchdachtes Design: Moderne Projektmanagement-Software hat eine hoch angesehene Benutzererfahrung und ist intuitiv in der Verwendung. Die meisten bieten Tutorials an, aber Sie sollten durch Erkunden des Tools auf die grundlegendsten Funktionen zugreifen können.
- Produktsupport: Lesen Sie Bewertungen und erkundigen Sie sich bei Handelsvertretern über die angebotene Kundenbetreuung der Dienstleistung. Sie können mehr als nur technischen Support bieten, zum Beispiel bei der Einrichtung Ihres Systems, dem Onboarding Ihrer Mitarbeiter und dem Training zur Verwendung des Produkts.
- Ihr Budget: Die meisten Software-Tools für das Projektmanagement bieten ein Abonnementmodell mit monatlichen Kosten pro Benutzer. Meistens werden verschiedene Stufen zu jeweiligen Preisen angeboten und oft gibt es kostenlose Testversionen für bestimmte höhere Stufen oder dauerhaften Zugriff auf eine kostenlose Basisstufe. Vielleicht stellen Sie fest, dass ein einmaliger Kauf einer vor Ort zu implementierenden Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Vergleichen Sie die Kosten monatlicher und jährlicher Mitgliedschaften mit der Zeit, die Ihre Mitarbeiter mit der Verwendung sparen. Die meisten Abonnements kosten monatlich weniger als 50 € pro Person, es kann sich also lohnen, wenn jeder Mitarbeiter mit dem Produkt ein oder zwei Stunden sparen kann. Zusätzliche Funktionen kosten in der Regel mehr, aber wenn Ihr Unternehmen diese Funktionen nicht benötigt, sollten diese zusätzlichen Kosten vermieden werden.
"Vergleichen Sie die Kosten jedes Tools", schlägt Sam Cohen vor, Gründer von Gold Tree Consulting. "Schauen Sie auf alle Funktionen, die die Software bietet, und dann auf den Preis. Schließlich ist es besser, wenn man vermeiden kann, für Funktionen zu zahlen, die Ihr Unternehmen nicht einmal benötigt." - Potenzielle Zeitersparnisse: Automatisierung ist eines der leistungsstärksten Tools, das Projektmanagement-Software zu bieten hat. Mit Automatisierung können Sie Ihre Workflows effizienter machen, Ihr Team an Fristen erinnern und den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben reduzieren.
- Zusammenarbeit: Gute Projektmanagement-Tools erleichtern die Zusammenarbeit durch Zugriff auf freigegebene Dateien, Dashboards und Kalender. Viele bieten verschiedene Zugriffsstufen, damit Teammitglieder Projekte nach Bedarf erstellen oder bearbeiten können.
- Flexible Planungsoptionen: Jedes Projekt ist anders, wählen Sie also ein Tool aus, mit dem Sie den besten Plan für Ihr Team erstellen können. Viele Projektmanagement-Lösungen bieten Tabellen, Gantt-Diagramme und Karten- oder Kanban-Ansichten, um Ihre Projekte effizient zu organisieren und zu planen.
Wie Sie Projektmanagement-Software auswählen
Die beste Methode zur Auswahl von Projektmanagement-Software besteht darin, Ihre Optionen genauestens zu untersuchen. Vergleichen Sie die benötigten Tools und Funktionen der Unternehmen untereinander, und nutzen Sie kostenlose Testversionen. Überlegen Sie, wie Ihre Programme mit Wachstum Ihres Unternehmens skalieren können.
Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um die beste PM-Software für Ihr Team oder Ihr Unternehmen zu identifizieren:
- Erstellen Sie eine Liste der Funktionen: Untersuchen Sie Ihre aktuellen Programme und erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die Sie am meisten brauchen. Beraten Sie sich mit Ihrem Team und bestimmen Sie, ob es größere Lücken bei den Leistungen Ihrer aktuellen Tools gibt und suchen Sie nach Tools, die diese Lücken ausfüllen. Unter Umständen können Sie diese Tools auch mit Ihrer neuen Projektmanagement-Software integrieren oder ersetzen.
- Recherche: Prüfen Sie Ihre Optionen und vergleichen Sie ähnliche Funktionen. Verwenden Sie ein Vergleichsdiagramm mit den Produkten, die die gewünschten Funktionen bieten. Sprechen Sie mit Kollegen, die verschiedene Tools verwenden, und lesen Sie positive und negative Bewertungen. Viele Unternehmen bieten auch Direktvergleiche ihrer Produkte mit denen ihrer Konkurrenz an.
"Wir haben andere Projektmanager um Rat gebeten und Suchmaschinen, Fachzeitschriften und Fachbewertungen zur Recherche verwendet", sagt Reid. "Danach haben wir unsere Liste auf ungefähr fünf Unternehmen beschränkt, deren Produkte in Frage kamen. Wir untersuchten die Technologie und die Kosten für den Wechsel zu den jeweiligen Optionen. Dann haben wir eine Testphase mit allen auf der Liste stehenden Softwareanbietern gestartet, um zu sehen, wie sie funktionieren." - Nutzen Sie verfügbare Testversionen: Nutzen Sie kostenlose Testversionen oder niedrigere, kostengünstigere Stufen, um zu sehen, ob die Produkte gut für Ihr Team geeignet sind. Viele Produkte sehen auf den ersten Blick gut aus, können aber kompliziert zu verwenden sein oder haben die Funktionen nicht, die Ihr Unternehmen benötigt. "Mit kostenlosen Testversionen können Sie jedes Tool testen, um zu sehen, wie gut es in die Workflows Ihres Unternehmens passt", empfiehlt Cohen.
- Sprechen Sie mit Vertriebsmitarbeitern: Informieren Sie sich, wie das Unternehmen mit Kunden interagiert und Kundenbetreuung anbietet. Wählen Sie ein Unternehmen mit kompetenten Mitarbeitern aus, die während jeder Phase der Implementierung und des Trainings ständige Kundenbetreuung, und während der Laufzeit des Produkts technischen Support anbieten.
- Überprüfen Sie Sicherheitsprotokolle: Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Produkt strikte Sicherheitsrichtlinien erfüllt, um Ihre und die Daten Ihrer Kunden zu schützen.
- Starten Sie frühzeitig mit Ihrer Suche: Beginnen Sie Ihre Recherche zu Projektmanagement-Software, wenn möglich, bevor Sie sofortigen, kritischen Bedarf haben, damit Sie keine überhastete Entscheidung treffen. Einige Produkte können innerhalb von einem oder zwei Tagen zur Verwendung bereit sein, während es bei anderen, leistungsstärkeren Lösungen Wochen dauern kann, bis sie vollständig implementiert und angepasst sind.
- Beziehen Sie Ihr Team mit ein: Berücksichtigen Sie die Meinung Ihres Teams. Möglicherweise haben sie in der Vergangenheit schon mit verschiedensten Produkten gearbeitet oder wünschen sich für ihre Rollen bestimmte Funktionen. Ihr Team hat sehr wahrscheinlich Ideen, wie die Tools ihnen bei ihrer täglichen Arbeit helfen können.
Fragen, die Sie sich bei der Auswahl von Projektmanagement-Software stellen sollten
Es ist ganz normal, viele Fragen bei der Auswahl von Projektmanagement-Software zu haben. Von den Kosten bis hin zu den Funktionen haben wir eine Liste mit den besten Fragen zusammengestellt, die Sie stellen können, wenn Sie eine Umstellung erwägen.
Bei der Recherche zu Projektmanagement-Software sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:
- Welche Funktionen würden für mein Team hilfreich sein? Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um eine Liste mit Funktionen anzulegen, die sie benötigen und haben möchten. Möglicherweise hat Ihr Team früher mit Produkten gearbeitet, die jetzt gut für sie geeignet wären.
"Eine meiner Geheimwaffen für die Bewertung verschiedener Softwareplattformen ist die Erfahrung meiner Freiberufler. Ich begann als Freiberufler, und dadurch hatte ich die Möglichkeit, viel über verschiedene Softwareplattformen und Managementpraktiken in der Branche zu erfahren. Als CEO kann ich mich mittlerweile kaum in diese Lage hineinversetzen, aber es gehört zu den Dingen, die ich beim On- oder Offboarden von Freiberuflern immer nachfrage, damit ich auf dem Laufenden bleibe", sagt Devon Fata, Gründer und CEO von Pixoul. - Welche Prozesse wollen wir verbessern? Beraten Sie sich mit Ihrem Team und erstellen Sie eine Liste der Prozesse, die durch Ihre aktuelle Software eingeschränkt sind. "Die größten Herausforderungen für mein Team waren die Zeitplanung und das Zeitmanagement", sagt Cohen. "Mithilfe von Projektmanagement-Tools konnten wir diese Probleme überwinden. Wir können Aufgaben für alle planen und Engpässe verhindern, die zu größeren Problemen führen könnten."
- Was können wir uns leisten? Legen Sie ein Budget für Projektmanagement-Software fest. Berücksichtigen Sie die Arbeitskosten Ihrer aktuellen Prozesse und vergleichen Sie sie mit den Zeitersparnissen, die die Projektmanagement-Software mit sich bringen wird. Viele Produkte bieten kostenlose oder kostengünstige Produktstufen oder Zugriff für unlizenzierte Benutzer. Sie werden feststellen, dass möglicherweise nur Ihre Projektmanager und Mitarbeiter mit Administratorrechten eine kostenpflichtige Lizenz zur Nutzung Ihrer Software benötigen.
"Insbesondere bei der Verwaltung einer Remote-Belegschaft war die Notwendigkeit von weniger Lizenzen ein großer Pluspunkt für uns", so Cohen. - Ist das Unternehmen schon länger im Geschäft? Stellen Sie Recherchen über die Unternehmen an, deren Produkte Sie in Betracht ziehen. Ein Unternehmen, das schon länger im Geschäft ist, hat seine Angebote und Kundenbetreuung über einen langen Zeitraum verfeinert und es ist unwahrscheinlicher, dass die Produkte in Zukunft veraltet sein werden.
- Gibt es viele Produktaktualisierungen, und wie werden sich diese auf uns auswirken? Produktaktualisierungen sind eine gute Sache und beheben in der Regel Fehler und fügen Funktionen hinzu. Viele Unternehmen teilen kommende Produktaktualisierungen auf ihrer Website mit und sind bemüht, Aktualisierungen so reibungslos wie möglich für ihre Benutzer zu gestalten.
- Gibt es zu diesem Produkt Erfahrungsberichte von ähnlichen Unternehmen? Erfahrungsberichte sind eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, ob eine Projektmanagement-Lösung für Ihr Unternehmen geeignet ist. Suchen Sie nach positiven und negativen Bewertungen von Unternehmen ähnlicher Größe in Ihrer Branche, um von deren Erfahrungen zu lernen.
- Bietet das Unternehmen über die gesamte Laufzeit des Produkts hinweg Kundenbetreuung an? Ständige Kundenbetreuung ist entscheidend, wenn Sie ein Produkt für viele Jahre verwenden möchten. Stellen Sie sicher, dass die Unternehmen, deren Produkte Sie in Betracht ziehen, ihre Produkte regelmäßig aktualisieren.
- Bietet das Unternehmen Unterstützung beim Training und Onboarding zu Beginn und für neue Produkte und Funktionen? Die meisten Unternehmen bieten Ihnen Training für ihre Software und wichtige Aktualisierungen an, aber es lohnt sich, zu überprüfen, ob das tatsächlich der Fall ist.
- Sind die Funktionen dieses Produkts auf meine Prozesse abgestimmt oder muss ich meine Prozesse stark überarbeiten? Wählen Sie eine Software aus, die sich nahtlos in Ihre aktuellen Prozesse einfügt. Darüber hinaus stellen Sie möglicherweise auch fest, dass die Verwendung neuer Software neue, vorteilhafte Prozesskanäle eröffnen kann.
„Kommunikation war die größte Herausforderung, als wir auf ein Remote-Geschäftsmodell umgestiegen sind. Wir haben eine höhere Flexibilität ermöglicht, wodurch die Mitarbeiter verschiedene Arbeitszeiten hatten. Mithilfe von Projektmanagement-Software können wir asynchron mitteilen, welche Aufgaben den einzelnen Teammitgliedern zugewiesen sind. [Projektmanagement-Software] erlaubt uns, die Kommunikation zu straffen und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern", erklärt Steve Anevski, CEO von UpShift Work.
- Integriert sich dieses Produkt in die derzeit verwendeten Apps? Sie erhalten die Zustimmung von Ihrem Team leichter, wenn einige Ihrer aktuellen Tools zusammen mit neuen Tools verwendet werden können. Viele Projektmanagement-Softwarelösungen integrieren sich in häufig genutzte Apps wie Slack, Google Workspace, Microsoft OneDrive und mehr.
- Wie lange dauert es, diese Software vollständig zu implementieren? Je nach Komplexität kann die vollständige Implementierung von Software wenige Tage bis wenige Wochen dauern. Planen Sie die Zeit ein, die Sie für das Onboarding Ihres Teams und die Migration Ihrer Projekte benötigen werden.
- Ist die Benutzeroberfläche auch für weniger technikbegeisterte Teammitglieder intuitiv? Gut entwickelte Software ist auch für den durchschnittlichen Benutzer intuitiv. Moderne Projektmanagement-Software wird mit besonderem Augenmerk auf die Benutzererfahrung entwickelt.
Projektmanagement-Softwareanforderungen
Ihre Projektmanagement-Software sollte so viele Ihrer Bedürfnisse erfüllen wie möglich. Bestimmen Sie die Tools und Funktionen, die Sie benötigen, indem Sie die Schmerzpunkte in Ihren aktuellen Prozessen identifizieren. Wählen Sie ein Produkt aus, mit dessen Funktionen Sie diese Probleme mindern können.
Anevski beschreibt seine Methode für die Auswahl einer Projektmanagement-Lösung für sein Unternehmen folgendermaßen: "Projektmanagement-Tools sind ein wesentlicher Aspekt unseres Unternehmens, da sie bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen ermöglichen. Bei meiner Suche nach dem idealen Tool habe ich unsere Geschäftsanforderungen geprüft, um festzustellen, welche Plattform unseren Bedürfnissen am besten gerecht werden würde. Ich habe eine Liste mit Problemen ausgearbeitet, auf die meine Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Projekten stoßen. Dann habe ich mir angesehen, wie die Software diese Probleme beheben würde. Ich habe darauf geachtet, verschiedene Tools zu recherchieren und sie nach ihren Funktionen zu priorisieren."
Jedes Unternehmen hat je nach Größe, Branche und der Unternehmensart verschiedene Bedürfnisse. Es gibt jedoch einige Funktionen von Projektmanagement-Software, die die meisten Unternehmen benötigen:
- Tools für die Zusammenarbeit: Diese Tools umfassen Chat- und asynchrone Kommunikations-Tools, Echtzeit-Aktualisierungen, Dateifreigabe und gestufter Kontozugriff. Tools für die Zusammenarbeit verbessern die Transparenz und Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Kunden und anderen Stakeholdern.
- Tools für die Planung: Diese Tools umfassen Diagramme, Tabellen, Dashboards und Kalender und werden verwendet, um Aufgaben zu planen, Status nachzuverfolgen und Berichte zu erstellen.
- Tools für das Ressourcenmanagement: Diese Kategorie enthält Aufgabenmanagement, Automatisierung, Erinnerungen und Benachrichtigungen. Das Ressourcenmanagement ermöglicht Ihrem Team, die kluge Aufteilung ihrer Arbeit und Projekte effizient anzugehen.
- Tools für die Zeiterfassung: Dazu gehören Zeitblätter für Mitarbeiter, Zeiterfassungs-Tracker für einzelne Aufgaben und die Möglichkeit, Fristen festzulegen. Zeiterfassung berücksichtigt Arbeitsstunden und stellt sicher, dass Sie keine Fristen versäumen.
Teambedürfnisse
Teams haben, genau wie Unternehmen, verschiedene Bedürfnisse. Wählen Sie ein Tool aus, das die Bedürfnisse Ihres Teams widerspiegelt, einschließlich der Prozesse und Methoden, die Sie in der Regel für Ihre Projekte anwenden (z.B. Wasserfall, Agile).
Teams, die proaktive Projektmanagement-Methoden wie Wasserfall oder Kanban verwenden, benötigen ein Tool, mit dem sie feste Rollen definieren, Fristen einfach festlegen und Erinnerungen automatisieren können, um ein Projekt durch klar definierte Schritte zu führen. Solche Teams können auch von automatisierten, regelmäßigen Bericht-Tools profitieren. Teams, die flexiblere Methoden wie Agile oder Scrum verwenden, bevorzugen womöglich ein Tool, mit dem sie große Projekte in kleinere Aufgaben aufgliedern können, die das Team Einzelpersonen zuweisen kann. Solche Agile-Teams profitieren auch von integrierten Kommunikations-Tools und Echtzeit-Aktualisierungen von Mitarbeitern in Dashboards.
Beziehen Sie Ihre Teams frühzeitig mit ein, um eine schnelle und vollständige Implementierung neuer Software sicherzustellen. Holen Sie bei der Frage, welche Software Sie auswählen sollen und welche Funktionen am wichtigsten sind, die Meinung Ihrer Mitarbeiter ein. Ihr Team wird jeden Tag damit arbeiten und hat ein gutes Auge für die Nutzung der verschiedenen Tools.
Wenn Sie Ihre Vorgesetzten von den Vorteilen von Projektmanagement-Software überzeugen wollen, sollten Sie dies ebenfalls frühzeitig tun. Sie lassen sich eher überzeugen, wenn Sie ihnen die Idee vorstellen können und mit kostenlosen Nutzungsstufen oder Testversionen vorläufige Ergebnisse vorzeigen können.
Funktionale Anforderungen
Neben den Bedürfnissen einzelner Teams sollte die Projektmanagement-Software relativ leicht zu erlernen sein, mit dem Wachstum des Unternehmens skalierbar sein, Zugriff abhängig von der Rolle des Benutzers erlauben und über Echtzeit-Aktualisierungen verfügen.
Berücksichtigen Sie die folgenden funktionalen Anforderungen bei der Recherche zu PM-Software:
- Möglichkeit, mit Externen zu teilen: Ein Projektmanagement-Tool sollte Ihnen erlauben, Berichte und Dashboards mit Stakeholdern und Kunden zu teilen, die nicht Teil Ihres Unternehmens sind oder kein Konto haben, um die Plattform zu nutzen.
- Benutzerrollenbasierter Zugriff: Ihre Projektmanagement-Software sollte verschiedene Zugriffsebenen abhängig von der Rolle eines Benutzers bieten. Nicht jeder benötigt Zugriff auf sensible Kundeninformationen oder die Möglichkeit, jedes Feld in einem Blatt zu bearbeiten.
- Benutzerfreundlichkeit: Stellen Sie sicher, dass Ihr ausgewähltes Tool leicht zu erlernen ist und das Unternehmen ein Training Ihres Teams anbietet. Die Implementierung eines neuen Tools sollte die Arbeit für jeden einfacher machen, nicht komplizierter.
- Einfache Kommunikation: Ein Projektmanagement-Tool sollte einfache Kommunikation innerhalb der Software ermöglichen, um Gespräche im Kontext und an einem Ort zu halten.
„Intern haben wir für unsere Projektmanagement-Software Kommunikationsfunktionen priorisiert“, sagt Fichtner. "Die Qualitätsunterschiede sind bei anderen Funktionen nicht besonders groß, aber bei Kommunikations-Tools geht sie sehr weit auseinander. Wir koordinieren unsere Aktivitäten und kommunizieren jetzt an einem Ort. Die Möglichkeit, unsere Projekte an einem Ort zu besprechen und zu verwalten ist ein Segen." - Echtzeit-Aktualisierungen: Ihr Tool sollte an einem Dokument vorgenommene Änderungen für alle Benutzer in Echtzeit aktualisieren.
- Skalierbarkeit: Ihr Projektmanagement-Tool sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum Ihrer Projekte und Ihres Unternehmens aufzuskalieren. Wählen Sie ein Tool aus, mit dem Sie jederzeit neue Benutzer und mehr Cloud-Speicher hinzufügen können.
Technische Anforderungen
Projektmanagement-Software sollte eine gestraffte technische Erfahrung bieten. Es sollte sich gut in häufig verwendete Anwendungen integrieren, flüssig auf allen wichtigen Betriebssystemen laufen, mit verschiedenen Dateitypen kompatibel sein und es sollte während der gesamten Produktlaufzeit Support zur Verfügung stehen.
Berücksichtigen Sie die folgenden technischen Fähigkeiten bei der Auswahl eines PM-Tools:
- Automatisierung und Benachrichtigungen: Ihr Tool sollte es Ihnen ermöglichen, häufige Workflows zu automatisieren und automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen festzulegen.
"E-Mails sind ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation am Arbeitsplatz, aber mit Projektmanagement-Software können Sie Ihren Posteingang übersichtlich halten. Sie müssen keine Follow-Up- oder Erinnerungs-E-Mails senden, weil Sie und Ihr Team sich über den gegenseitigen Fortschritt austauschen und ihn sehen können. Außerdem können Sie automatisch Benachrichtigungen senden", erklärt Ordorica. - Browser, Betriebssystem und mobile Kompatibilität: Ein gutes Projektmanagement-Tool ist mit allen üblichen Internetbrowsern, Betriebssystemen und mobilen Plattformen kompatibel. Viele haben ihre eigenen mobilen Apps, um Zugriff von überall auf der Welt zu erleichtern.
- Cloud-basierter Speicher: Projektmanagement-Software sollte für Benutzer Cloud-Speicher zur Verfügung stellen, um sicherzustellen, dass Daten jederzeit und überall für jeden zugänglich sind.
- Integration in bestehende Software: Viele Projektmanagement-Systeme integrieren sich in andere häufig verwendete Anwendungen wie Evernote, Google Docs, Microsoft Office, Microsoft OneDrive, Slack und mehr. Finden Sie eine Lösung, mit der Sie so wenig Änderungen wie möglich an den anderen Anwendungen vornehmen müssen.
- Dateikompatibilität: Wählen Sie ein Tool, das mit Ihren vorhandenen Dateien kompatibel ist. Projektmanagement-Software sollte Ihnen ermöglichen, so zu arbeiten, wie Sie möchten.
- Ständiger Support: Ständiger Support und Unterstützung bei neuen Releases ist eine absolute Notwendigkeit. Wenn Sie vorhaben, ein Produkt langfristig zu verwenden, wählen Sie eines, dessen Anbieter dafür bekannt ist, Training und Support für neue Releases anzubieten.
Forschungsvergleichsdiagramm zu Projektmanagement-Software
Forschungsvergleichsdiagramm zu Projektmanagement-Software herunterladen
Microsoft Excel
Mit der Unterstützung von Sam Sweeney, Gründer von Trivvy, haben wir dieses Forschungssvergleichsdiagramm für Projektmanagement-Software erstellt, um ganz einfach Notizen zu erstellen und die Angebote verschiedener Projektmanagement-Softwarelösungen zu vergleichen. Vergleichen Sie Projektmanagement-Softwares, indem Sie während Ihrer Recherche Fragen beantworten, die das Diagramm Ihnen stellt. Nutzen Sie die Vergleichswerte, um die richtige Projektmanagement-Software für Ihr Team auszuwählen.
Holen Sie mit Smartsheet das Meiste aus Projektmanagement-Software heraus
Von einfacher Aufgabenverwaltung und Projektplanung bis zu komplexem Ressourcen- und Portfoliomanagement hilft Ihnen Smartsheet, die Zusammenarbeit zu verbessern und das Arbeitstempo zu erhöhen – und befähigt Sie, mehr zu schaffen. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.