Hinweis der Redaktion: Hier bei Smartsheet inspirieren uns unsere Kunden jeden Tag. Dieser Gastbeitrag kommt von Juan Vargas, PMP, IT-Projektleiter bei Sabra und zertifiziert für Smartsheet-Produkte.
Meine IT-Karriere hat mich viel gelehrt. Ich fing als Berater im technischen Kundendienst bei der Sabra Dipping Company an, einem führenden Anbieter für Fertiggerichte. Durch meine Zeit im Tech-Support habe ich einen genauen Einblick darin bekommen, mit welchen verschiedenen Problemen Kunden konfrontiert sind.
In den ersten drei Jahren bei Sabra habe ich das globale Geschäft auf allen Ebenen unterstützt und in verschiedensten Bereichen bei der Problemlösung geholfen, etwa bei Problemen mit vergessenen Kennwörtern oder dem E-Mail-Zugriff, mit denen unsere Remote-Mitarbeiter, Mitarbeiter in der Produktion, Vertriebsmitarbeiter beim Abschluss von Geschäften oder unsere Führungskräfte konfrontiert waren.
Als das Thema Projektmanagement bei Sabra immer wichtiger wurde, insbesondere in der IT, führten wir Smartsheet ein. Ich konnte mit der Plattform damals, als ich noch nicht IT-Projektleiter, sondern IT-Projektkoordinator war, verschiedene alltägliche Probleme im Zusammenhang mit Projekten lösen. Als unser technisches Team dann einfacher abrufbare Informationen benötigte und einen zentralen Knotenpunkt für unsere Arbeit wollte, war Smartsheet die Rettung.
Im Folgenden gebe ich einige Beispiele, wie unsere unternehmensübergreifende IT-Abteilung mithilfe von Smartsheet über mehrere Standorte hinweg zusammenarbeitet.
IT-Projekte mit Smartsheet angehen
Als Teil des Project Management Office (PMO) für die IT bin ich für die gesamte IT-Kommunikation im Unternehmen zuständig, etwa zu wartungsbedingten Ausfällen oder für die Kommunikation über neu im Unternehmen eingeführte Tools. Dabei steht und fällt alles damit, wie gut die Abstimmung gelingt. Wenn die Software-Tools nicht dafür sorgen, dass die Arbeitsabläufe und Informationen zentralisiert sind, und keinen einfachen Zugriff auf eine integrierte Versionskontrolle bieten, kann es sehr schwierig sein, mit den Partnern auf eine Linie zu kommen.
Unsere IT-Abteilung besteht aus 20 cleveren Experten in verschiedenen Teams. Sie ermöglicht es, dass Sabra global agieren kann. Das Team für technische Lösungen, von dem auch ich ein Teil bin, ist für den Backend-Bereich zuständig. Hierzu zählen das Netzwerk, die Infrastruktur, das Rechenzentrum, die Notfallwiederherstellung, der IT-Service-Desk sowie die Bereitstellung von Services – eben die gesamte Bandbreite technischer Dienstleistungen.
Verwaltung der Computer im gesamten Unternehmen
Das erste Projekt, für das ich Smartsheet nutzte, war die Implementierung unserer JAMS-Lösung für die Computerverwaltung. Das war ein ganz wichtiges Thema, weil wir unbedingt administrative Kontrolle über sämtliche Computer im Unternehmen benötigten. Damals brauchte jemand vom Team für technische Lösungen für einen einzigen Computer einen ganzen Arbeitstag.
Sie können sich vorstellen, wie ineffizient das war und dass dringender Handlungsbedarf bestand. Seitdem wir den Projektplan mit Smartsheet synchronisiert hatten, dauert diese Aufgabe nur noch eine Stunde, wovon vielleicht 5 bis 10 Minuten aktive Arbeitszeit sind.
Mehr Sicherheit durch Single Sign-on
Zusätzlich war für uns die SSO-Funktion (Single Sign-on) von Smartsheet entscheidend, denn dadurch konnten wir das Tool schnell im gesamten Unternehmen einführen. Wenn für ein bestimmtes Sicherheitsverfahren zu viele Schritte erforderlich sind, suchen Benutzer gerne Umgehungslösungen. Die Anzahl solcher Schritte artet oft aus, insbesondere weil IT-Abteilungen ein großes Portfolio an Unternehmens-Apps und -Services verwalten müssen. Es soll nicht dazu kommen, dass sämtliche Benutzer ihre Kennwörter auf Haftnotizen schreiben.
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Meine Abteilung ist auch von der Smartsheet-Integration für Microsoft Azure Active Directory begeistert, weil wir den Mitarbeitern von Sabra damit eine zentrale Anlaufstelle für all ihre Anwendungen und Dienste bieten können. Je leichter es für Benutzer ist, sich bei einem Tool anzumelden, desto eher wird es auch wirklich genutzt. Dadurch, dass Smartsheet so benutzerfreundlich ist, lassen sich außerdem auch große Projekte leichter verwalten.
Weniger Zeitaufwand für Netzwerk-Upgrades
Wir brauchten eine Lösung für effizientere Abläufe bei Netzwerk-Upgrades. Dabei handelt es sich um laufende, lösungsbezogene Mini-Projekte, die sich mit der Zeit anhäufen. Bei einem Upgrade auf Cisco Meraki, mit dem wir Routing, Sicherheit und WLAN über die Cloud steuern können, wurde uns schnell klar, dass diese Plattform viele bewegliche Teile hat, die parallel zum bestehenden Unternehmensnetzwerk eingerichtet werden mussten, damit es zu keinen Ausfällen kommen würde.
Dieses andauernde Projekt beanspruchte ein komplettes Team samt externen Dienstleistern und mindestens drei Leuten aus unserer IT, die sich ausschließlich mit netzwerkbezogenen Problemen befassten.
Mit Smartsheet reicht ein einziger Mitarbeiter für die Projektverwaltung und ein weiterer, der im Notfall einspringen kann. Diese Person verwaltet das globale drahtlose Netzwerk mit all seinen Feinheiten, Unterteilungen, VLANs und Routing, um sicherzustellen, dass die Geräte mit der richtigen SSID verbunden sind und zum richtigen Knoten gehen. Indem wir diesen Prozess mit Smartsheet durchgeführt haben, konnten wir unser Netzwerk transformieren und Verantwortlichkeiten transparenter aufteilen. Das war ein weiterer großer Gewinn für uns.
Reibungsloseres Änderungsmanagement
Workflows für das Änderungsmanagement in der IT werden schnell sehr komplex, wenn man nicht gerade in ein leistungsstarkes System investiert, was jedoch zusätzlich Geld kostet. So gesehen gibt es eigentlich keine sinnvolle und schnelle Methode für das Änderungsmanagement. Doch diese Herausforderung wurde letztlich zu einem idealen Einsatzfall für Smartsheet: Die Mitarbeiter nahmen Änderungen vor, ohne einen Prozess zu durchlaufen.
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Änderungsmanagement ist für IT-Organisationen so wichtig, weil wir dadurch nachvollziehen können, wie sich eine Änderung im Laufe der Zeit auswirkt. Bei jeder Änderung muss über deren Auswirkungen gesprochen werden, besonders in der IT. Darüber hinaus kann es mindestens 20.000 Dollar kosten, den Änderungsmanagement-Prozess auszulagern. Als ich also für das Änderungsmanagement zuständig wurde, wurde mir sehr schnell klar, dass wir uns etwas einfallen lassen müssen.
Mithilfe von Smartsheet konnte ich ein System für das Änderungsmanagement entwickeln, das auf einer formalen Struktur basiert und es internen und externen Personen ermöglicht, Änderungswünsche in eine Warteliste zu schreiben, die dann systematisch abgearbeitet wird. Für externe Partner ist das entscheidend, weil sie keinen Zugriff auf unser internes IT-Ticketsystem haben. Ich habe ein Smartsheet-Formular erstellt, mit dem unsere Lieferanten die Informationen bereitstellen können, die für die Änderung relevant sind, was dann die Zuständigen für Änderungen sehen. Dieses Verfahren funktioniert einwandfrei und lässt sich auf die Geschäftsumgebung anpassen.
Eine neue Art, mit IT-Kunden zu arbeiten
Eine der größten Herausforderungen für das IT-PMO war es, den externen Partnern die Informationen zukommen zu lassen, anhand derer wir unsere tagtäglichen Entscheidungen treffen. Mit Smartsheet habe ich einen Bericht über die Anwesenheit unserer Mitarbeiter erstellt, den wir unseren Lieferanten zur Verfügung stellen. Dadurch sehen sie, wer in einer bestimmten Woche in einem bestimmten Monat Dienst hat.
Jeden Montag um Mitternacht verschicken wir den Bericht automatisch per E-Mail. Darin steht, wer anwesend ist, welche Nummer der Mitarbeiter hat, an welchen Tagen er erreichbar ist und welche die beste Methode für die Kontaktaufnahme ist. Mich freut, dass ich niemandem mehr den aktuellen Dienstplan vorlesen muss. Stattdessen verweise ich auf die E-Mail oder unser Bereitschafts-Dashboard in Smartsheet.
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Der Grad an Transparenz, den uns die Dashboards bieten, geht weit über die Einbindung externer Partner und Anbieter hinaus. So haben wir für unsere internen Partner ein Projekt-Konsens-Forum eingerichtet. Bei diesem Treffen kommen alle IT-Projektmanager zusammen und sprechen über den Status ihrer Projekte. Auf dieser Grundlage kann dann das obere Management Entscheidungen treffen oder, wenn nötig, Maßnahmen in die Wege leiten.
Dabei nimmt dieses Meeting kaum Zeit in Anspruch, weil Projektstatus, risikobehaftete Elemente und andere zentrale Informationen dank Dashboards für jeden schon im Vorhinein sichtbar sind. Führungskräfte und Projektmanager können sich durch die heute größere Sichtbarkeit öfter austauschen.
Häufig dauert dieses Meeting nur 10 Minuten, und manchmal können wir ganz darauf verzichten und sparen dadurch kostbare Zeit. Unser IT-Management schätzt Smartsheet für die Dashboards, die schnell abrufbare und zuverlässige Informationen bieten.
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