Sie verwenden Smartsheet, damit Sie schneller agieren und mehr erreichen können. Und doch ist es manchmal so einfach, in der tagtäglichen Arbeit zu versinken, sodass Sie sich nicht die Zeit nehmen, um herauszufinden, wie Sie effektiver werden können. Hier sind fünf Wege, wie Sie effektiver werden können, deren Vorbereitung nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt, damit Sie schneller agieren und jeden Tag mehr erreichen können.
1. Unterstützung Ihrer persönlichen Arbeitsweise
Zusätzlich zu all den Projekten Prozessen und Workflows, von denen Sie Teil sind oder für die Sie in Smartsheet verantwortlich sind, können Sie Smartsheet auch nutzen, um Ihre persönliche Arbeitsweise zu unterstützen und Ihren Arbeitstag zu organisieren.
Erstellen Sie ein individuelles Dashboard oder Portal als Ihre eigene Startseite oder Ihren Hub, um sich selbst einen Ausgangspunkt für jeden Arbeitstag zu geben, über den Sie einfachen Zugriff auf Blätter, Berichte und die Informationen haben, die Sie am meisten brauchen. Wenn Sie Ihren Hub ausbauen, könnten Sie:
Projektblätter oder wichtige Berichte einbinden, auf die Sie häufig zugreifen – einschließlich Ihrer Aufgabenliste
Ein Diagramm erstellen, um Ihre persönlichen KPIs (wichtige Leistungsindikatoren) nachzuverfolgen
Verknüpfungen zu Links hinzufügen, auf die Sie häufig zugreifen
Häufig verwendete Formulare für einfachen Zugriff einbetten
Inspirierende Bilder Ihrer Erfolge einbeziehen, damit Sie gut in den Tag starten
Wenn Sie Ihren Hub erstellt haben, können Sie den Tag damit beginnen nachzusehen, was Sie erreichen müssen, anstatt Ihren Tag durch das E-Mail Chaos bestimmen zu lassen.
2. Schnelle Anpassung an Änderungen
Die Arbeit bewegt sich schnell und Dinge können sich von einer Sekunde auf die andere ändern. Um Ihre Flexibilität zu steigern und sich schnell an Veränderungen anzupassen, benötigen Sie die aktuellsten Informationen zum Stand der Dinge, damit Sie herausfinden können, in welche Richtung Sie gehen müssen.
Eine Möglichkeit, mit der sich schnell verändernden Arbeit Schritt zu halten, ist es automatisierte Aktualisierungsanforderungen an Aufgabeninhaber einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum ihrer Aufgabe zu senden und sie nach dem Status ihrer Aufgabe zu fragen. Dies hilft Ihnen nicht nur dabei, Zeit in Statusmeetings zu sparen, sondern Sie können auch auf einen Blick erkennen, welche Aufgaben gefährdet sind und welche im Zeitplan liegen, damit Sie sich entsprechend anpassen können.
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3. Ihre Arbeit auf eine ganz neue Weise betrachten
Eine andere Möglichkeit, effektiver zu arbeiten, ist es, Ihre Arbeit aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Smartsheet ist die einzige Plattform, die es Ihnen ermöglicht, dieselbe Arbeit in verschiedenen Ansichten zu sehen. Und die richtige Ansicht kann Ihnen auf einen Blick die Informationen liefern, die Sie benötigen, um effektiver zu arbeiten.
Tabellenblattansicht: Die Standardansicht, die Sie beim Einrichten Ihrer Blätter sehen, zeigt Ihre Daten im Tabellenblattformat. Die Tabellenblattansicht ist ein erstklassiger Ausgangspunkt, wenn Sie Projektinformationen und Aufgabenanforderungen einrichten. Die drei anderen Ansichten in Smartsheet können Ihnen jedoch dabei helfen, Ihre Daten aus einer anderen Perspektive zu sehen, Zeitachsen schnell darzustellen und Aufgaben in verwertbare Gruppen zu organisieren:
Kartenansicht: Die Kartenansicht ist eine visuelle Möglichkeit, Prioritäten für Ihre Arbeit festzulegen, dazu zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Sie ermöglicht es Ihnen und den Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, zudem, Aufgaben, Arbeitselemente oder Ideen in verwertbaren Gruppen zu organisieren. Durch Ziehen einer Karte von einer Bahn in eine andere lässt sich ein Element aus einer Gruppe in eine andere verschieben (z. B. von „Zu erledigen“ in „Fertig“ oder von einer zugewiesenen Person zu einer anderen). Die Kartenansicht hilft auch dabei, Informationen und Daten greifbarer zu machen, damit Sie immer das große Bild sehen, sicherstellen können, dass Projekte auf dem richtigen Weg sind, und mögliche Lücken in Ihrem Plan erkennen können.
Gantt-Ansicht: Als visuelle Zeitachse Ihrer Arbeit bietet die Gantt-Ansicht eine visuelle Darstellung Ihres Zeitplans und der Beziehung zwischen Aufgaben, sodass Sie ein Bild der Dauer eines Projekts sowie das Start- und Enddatum der Ereignisse in Ihrem Projekt sehen können. Hinweis: Um diese Ansicht einrichten zu können, muss Ihr Blatt ein Startdatum und ein Enddatum enthalten.
Kalenderansicht: Als interaktive und einfach anpassbare Ansicht Ihrer Arbeit in einem Kalender, ermöglicht es Ihnen die Kalenderansicht, Daten schnell und einfach darzustellen – wie z. B. Fälligkeitsdaten oder wichtige Meilensteine –, damit Sie im Zeitplan bleiben und Ihre Arbeit vorantreiben können.
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Wechseln Sie zwischen Ansichten, um effektiver zu arbeiten
4. Reduzierung unnötiger Gespräche
Wenn Sie und Ihr Team Apps für die Zusammenarbeit im Unternehmen nutzen, wie z. B. Slack oder Microsoft Teams, um über ein Projekt zu sprechen, und dann Smartsheet öffnen, um die Arbeit voranzubringen, dann gibt es vielleicht einen Weg, effektiver zu arbeiten – ohne zwischen Apps zu wechseln.
Smartsheet lässt sich in viele Apps für die Zusammenarbeit in Unternehmen integrieren, einschließlich Hangouts Chat von Google, Slack, Quip und Microsoft Teams. Wenn Sie diese Integrationen einrichten, können Sie effektiver mit Ihrem Team kommunizieren.
Senden Sie Direktnachrichten: Erhalten Sie alle Ihre Erinnerungen und @Erwähnungen durch den Smartsheet-Bot, damit Sie in Ihrer bevorzugten Messaging-Anwendung – und auf dem Laufenden – bleiben und dann Aktionen zu Ihrer Arbeit durchführen können, wenn erforderlich. Derzeit können Direktnachrichten an Slack und den Hangouts Chat von Google gesendet werden.
Aktualisieren Sie einen Kanal: Senden Sie Updates an eine Gruppe von Personen in einem bestimmten Kanal, indem Sie eine fokussierte Konversation zu einem bestimmten Thema mit unserer Slack-Integration führen.
Senden Sie Nachrichten von Smartsheet aus: Unsere Integrationen mit Google Hangouts lassen Sie einfach erkennen, ob Mitarbeiter online sind, um direkt aus Smartsheet heraus zu chatten. Chats werden automatisch Ihrem Blatt hinzugefügt, damit Sie Ihre Konversationen auch direkt in Smartsheet nachverfolgen können.
5. Lösung neuer Unternehmensprobleme
Vielleicht verwenden Sie Smartsheet momentan für ein bestimmtes Projekt oder einen Prozess. Oder vielleicht arbeiten Sie einfach an den Aufgaben, die Ihnen auf einem Teamblatt zugewiesen wurden. Aber eines der großartigen Dinge an der Smartsheet-Plattform ist, dass sie von jedem Team in allen Teilen Ihrer Organisation genutzt werden kann. Und ihr flexibles Design bedeutet, dass Sie sie auf verschiedene Weisen für verschiedene Arbeiten einsetzen können.
Indem Sie andere Möglichkeiten erkunden, wie Sie Smartsheet in Ihrer täglichen Arbeit verwenden können, können Sie Ihre Effektivität steigern und zusätzliche Wege für die Freigabe, die Zusammenarbeit und den Aufbau von Verbindungen mit Teams in Ihrer ganzen Organisation finden.
Eine Möglichkeit, um andere Wege zu entdecken, ist ein Besuch in unserer Vorlagengalerie, die mit Vorlagen und Vorlagensätzen gefüllt ist, die Ihnen dabei helfen, schnell an die Arbeit zu gehen. Von der Verwaltung von Spendern bis hin zu Zeitplänen für die Maschinenwartung oder einem Kalender für die Programmbesetzung – eine schnelle Suche in unserer Vorlagengalerie kann Ihnen dabei helfen, effektiver bei vielen Ihrer täglichen Aufgaben zu sein.
Ein weiterer Weg, mehr darüber zu erfahren, wie andere Smartsheet auf verschiedene Weisen verwenden, ist es, Geschichten unserer Kunden zu lesen, um herauszufinden, wie sie Smartsheet einsetzen, um mehr für ihre Organisationen zu erreichen.
Nehmen Sie sich heute einen Moment Zeit, um effektiver zu werden.
Effektiver zu arbeiten, muss nicht zeitaufwändig sein. Mit nur wenigen Änderungen Ihrer täglichen Routine oder der Entdeckung eines neuen Vorlagensatzes können Sie einfach Lösungen entwickeln, dank derer Sie auf Ihre Weise arbeiten, Ihre Agilität steigern und mehr erreichen können.
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