Sabra macht Echtzeit-IT-Daten für die Entscheidungsfindung zugänglich

Hummus ist ein bekannter Aufstrich, der in den Küchen vieler Länder zu finden ist und im Wesentlichen aus Kichererbsen, Zitrone, Tahini und Knoblauch hergestellt wird. Ganz im Zeichen des Trends hin zu gesünderer Ernährung entwickelte Sabra eine Marke für Endverbraucher mit verschiedenen Snacks auf Grundlage von Hummus und Guacamole.

Juan Vargas, Projektmanager und IT-Projektleiter aus der IT-Abteilung von Sabra, war auf der Suche nach einem neuen und einfacheren Rezept zum Abwickeln von internen Prozessen. Das Project Management Office (PMO) sollte hierfür die beste Technologie auf dem Markt zur Verfügung gestellt bekommen.

„Bei Sabra treffen wir datengestützte Entscheidungen“, erklärt Vargas. „Das ist einer der Schlüssel zu unserem Erfolg.“ Das IT-PMO des Unternehmens entschied sich für Smartsheet und beseitigte so doppelte Berichterstellung in Tabellen. Außerdem wurde das Verfahren für Änderungsmanagement für mehr Sichtbarkeit und bessere Leistung der Technologie-Teams umgestaltet.

Typische Probleme beim Änderungsmanagement

Vor der Einführung von Smartsheet verursachten die Prozesse für das Änderungsmanagement in der IT unnötige zusätzliche Arbeitsbelastung. Das alte Verfahren war mühsam und es fehlte eine klare Sichtbarkeit in Echtzeit, was alles undurchsichtig und kompliziert machte.

„Wenn unsere Website wegen einer geplanten Wartung offline war oder es eine andere Änderung mit einer zu erwartenden Auswirkung gab, konnten unsere Leute die Folgen erst dann beheben, wenn es eigentlich schon zu spät war“, erklärt Vargas. Der Grund hierfür war, dass die wenigen Informationen zu spät kamen und nicht ausreichten, um die Auswirkungen auf den Betrieb zu minimieren. In den Zeiten vor Einführung einer Arbeitsplattform wurden Änderungen per E-Mail kommuniziert, die in alle möglichen Verteilergruppen im Unternehmen verstreut wurden.

Vargas wurde schnell klar, dass sie eine Verlaufsdatenbank brauchten. „Wir wollten in der Lage sein, die Änderungen in der Umgebung zu protokollieren. Außerdem brauchten wir eine vollständige Ansicht über den Verlauf, um strukturierter planen zu können“, sagt Vargas. „Wir wollten Informationen in Echtzeit nutzen können und nicht mehr auf Dateiuploads und E-Mails warten.“

Geordnete Abläufe für mehr Wirkung

Um ein größeres Bewusstsein zu schaffen und bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen, entschied sich Vargas für Smartsheet, da er davon überzeugt war, dass sich mit dieser Plattform die Effizienz und Leistung steigern ließ. Die Mitarbeitenden bemerkten die positiven Auswirkungen sofort. „Vor Smartsheet mussten wir uns vor jedem Änderungsprozess erst 45 bis 60 Minuten lang zusammensetzen und beraten“, erinnert sich Vargas.

„Mit dem neuen Verfahren dauert das Ganze nur noch höchstens 15 Minuten, weil alle Informationen rund um die Änderungen ständig sichtbar sind. Wir sparen uns so die Zeit, die früher für die Frage nach dem Wer, Was, Wann, Warum und Wie im Änderungsmanagement-Prozess verloren ging.“

Heute werden alle Änderungsanfragen über ein in Smartsheet erstelltes Formular für Änderungsanfragen in der IT geregelt. Mithilfe des Formulars sieht die einreichende Person die entsprechenden Tage und Uhrzeiten bestimmter Änderungsfenster, die den Geschäftsbetrieb oder die Produktion beeinträchtigen. Im restlichen Teil des Formulars befinden sich Felder mit wichtigen Angaben wie Priorität, Umfang, Zielgruppe, Anlagen (einschließlich eines Verfahrensdokuments) und was mit der Änderung erreicht werden soll.

Nach dem Ausfüllen und Abschicken des Formulars erfolgt direkt eine Weiterleitung zum Änderungskalender für die IT, der mit der Smartsheet Kalender-App erstellt wurde. Hier sind alle geplanten Änderungen eines jeden Monats zu sehen. „Mit Smartsheet konnten wir aus unseren Daten einen unternehmensseitigen Kalender erstellen“, berichtet Vargas.

„Wenn also jemand in unserem Unternehmen wissen wollte, was wir konkret für die Steigerung des Geschäftswerts tun, konnte er es ohne weiteres sehen. Außerdem können die Mitarbeiter jederzeit sehen, welche allgemeinen Änderungen geschehen.“

Vor Einführung der Lösung war das Änderungsmanagement ein sehr geschlossener, isolierter Prozess. Mit Smartsheet kann das Team von Vargas sicherstellen, dass ihre Benutzer Zugriff auf hochwertige Informationen und Aktionspläne haben. Zudem ist das gesamte IT-Team über Änderungen informiert, sodass es die Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb vorhersehen kann. „Heute werden Änderungen an hunderte Personen in sechs verschiedenen Ländern kommuniziert“, so Vargas.

Vargas hat außerdem ein Projektkonsens-Dashboard für das IT-PMO erstellt, auf dem Teammitglieder einen Programmübersichtsbericht mit aktueller Projektphase, den Verantwortlichen, dem Gesamtstatus, dem Umfang, dem Budget und mehr sehen können. Außerdem konnte er Smartsheet-Elemente und -Ressourcen in ein übersichtliches Teamportal zusammenfassen, das das IT-Betriebshandbuch, Formulare, Berichte und einen Kalender für den Bereitschaftsdienst enthält.

Sicherheit, Single Sign-on und Admin-Kontrollen

Einer der größten Vorteile eines breiten Einsatzes von Smartsheet ist ein zusätzliches Maß an Transparenz im gesamten Unternehmen. „Jetzt haben mehr Menschen Zugriff auf Informationen als davor. Außerdem bietet Smartsheet hervorragenden Service, der in unser Budget passt“, freut sich Vargas.

„Unsere Mitarbeitenden finden diese Prozesse super, weil sie damit die benötigten Änderungen schnell durchgesetzt bekommen. Niemand muss sich mit einem irrwitzigen System auseinandersetzen, um eine Genehmigung für eine Änderung zu erhalten. Es reicht eine SSO-Anmeldung in der App und fertig. Diese Benutzerfreundlichkeit hat es den verschiedenen Abteilungen leicht gemacht, bei sich Smartsheet einzuführen.“

Die IT-Abteilung steuert die Verwaltung von Benutzern mithilfe von Berechtigungen, Single Sign-on und Microsoft Azure Active Directory. Es ist gelungen, unterschiedliche Berechtigungskontrollen einzurichten, damit die Benutzer nur das sehen können, was sie wirklich sehen müssen.

Das Wesentliche im Blick

Dadurch, dass die IT-Abteilung das Änderungsmanagement jetzt in Smartsheet abwickelt, hat das IT-Team „einen Haufen Zeit gespart", weil man dort Änderungen nicht mehr hinterherräumen muss.

Dadurch spart sich Vargas Zeit, die sonst für Planungsbesprechungen verloren gehen würde, und kann sich stärker auf den erfolgreichen Abschluss von Projekten konzentrieren. Auch mit Smartsheet-Vorlagen spart er Zeit. „Sobald ich die passende Vorlage gefunden habe, reichen ein paar kleine Änderungen und ich kann loslegen.“

„Smartsheet ist in unserem Unternehmen zum Goldstandard geworden. Anstatt zu sagen ‚Schick mir mal die Tabelle‘, heißt es bei uns nur noch ‚Schau mal in Smartsheet, da findest du, was du suchst‘.“