Wenn Unternehmen weiteres Wachstum anstreben, indem sie ihre Umsätze maximieren und gleichzeitig Kosten reduzieren, werden die Begriffe „Effizienz“ und „Effektivität“ häufig im gleichen Sinne verwendet. Sie bedeuten aber nicht das Gleiche. Während technische Innovationen, wie Automatisierungen, es einfacher denn je machen, schnell zu skalieren, war es nie so wichtig wie heute, den Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen zu verstehen – und zu wissen, wie beide Ihrer Organisation dabei helfen können, mehr zu erreichen.
Dinge richtig machen gegenüber die richtigen Dinge tun
„Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu machen. Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun“, so erklärt es Peter Drucker, der häufig als der „Vater des modernen Management“ bezeichnet wird. Während die Effizienz zu steigern bedeutet, Dinge schneller zu tun, weniger Ressourcen zu verwenden, in weniger Schritten, bedeutet Effektivität, Verbesserungen an der Arbeitsweise an den übergeordneten Unternehmenszielen auszurichten. Während man Effizienz einfach um der Effizienz‘ Willen erreichen kann, erfordert die Steigerung der Effektivität einen fokussierteren und strategischeren Ansatz.
Messen, was den Ausschlag gibt
Teil unseres strategischeren Ansatzes ist es, klar zu definieren, wie wir Effektivität messen. Die Möglichkeit, einfach alles zu beziffern – von der Anzahl der Schritte, die wir am Tag gehen, bis hin zum genauen Wert aller Kommentare und Likes, die ein Post in den Social Media-Feeds des Unternehmens erhält –, hat dazu geführt, dass Unternehmen extrem auf Daten und Messzahlen konzentriert sind. Aber nur weil wir alles messen können, heißt das nicht, dass wir es auch tun sollten. Um den wahren Wert zu erkennen, müssen Unternehmen die richtigen Dinge messen.
Und dennoch kämpfen Unternehmen darum, herauszufinden, wie man das misst, was wirklich zählt. Während die meisten Unternehmen sich selbst als datengesteuert bezeichnen, hat eine weltweit durchgeführte Studie von MIT Sloan Management Review herausgefunden, dass nur ein Viertel der leitenden Manager der Meinung sind, dass ihre funktionalen KPIs die strategischen Ziele ihrer Organisation zusammenfassen.
Es ist nicht so, als ob Unternehmen nicht auf die Zahlen fokussiert wären. Aber viele schenken entweder den richtigen Messzahlen keine Aufmerksamkeit oder verwenden ihre Ergebnisse nicht auf bedeutsame Art und Weise. Fast 30 Prozent der 3200 Teilnehmer der Umfrage von MIT Sloan gaben an, dass die KPIs ihrer Organisation sich auf ihren Ansatz entweder etwas, minimal oder gar nicht auswirken.
Im Gegensatz dazu haben die Unternehmen, die es geschafft haben, ihre Zahlen an ihren übergeordneten Zielen auszurichten, das geheime Rezept gefunden: „Was führende Unternehmen von anderen abhebt, ist nicht so sehr die Anzahl an Messzahlen, die sie verfolgen, sondern wie sie diese einsetzen, um die Kunden mehr einzubinden – und dadurch ihrem Unternehmen zum Wachstum verhelfen“, so die Verfasser abschließend.
Effizienzen fördern, die Effektivität verbessern
Auch wenn die Begriffe nicht dasselbe bedeuten, schließen sich Effektivität und Effizienz nicht gegenseitig aus. Indem Sie den Fokus auf die richtigen Effizienzen legen, können Unternehmen gleichzeitig ihre Effektivität steigern. Ein Gleichgewicht zu finden, erfordert drei grundlegende Dinge:
1. Strategie. Wenn Effektivität dadurch erreicht wird, dass die richtigen Dinge verbessert werden, um Unternehmensziele zu erreichen, dann besteht der erste Schritt in der Definition dieser Ziele. In der Strategieplanung identifizieren Unternehmen ihre spezifischen Ziele und erstellen eine Roadmap, um sie zu erreichen. Die Planung sollte das Rückgrat aller Unternehmensinitiativen sein und sollte die Vision, die Anforderungen, Ressourcen und andere Faktoren des Unternehmens berücksichtigen. Strategien können groß angelegt sein, die gesamte Organisation umfassen oder für Teams und Abteilungen entwickelt werden. Es ist jedoch wichtig, dass kleiner angelegte Strategien sich an den übergeordneten Unternehmenszielen ausrichten.
2. Messzahlen. Sobald die Organisation ihre Ziele definiert und eine Strategie festgelegt hat, muss sie unbedingt bestimmen, wie die Effektivität ihres Plans gemessen werden soll. Identifizieren Sie, welche Datenpunkte Ihnen die Ergebnisse Ihrer Initiativen aufzeigen werden, um Ihre Ziele zu verfolgen. Um herauszufinden, welche Messzahlen Sie im Auge behalten sollen, fragen Sie sich selbst, welche Geschichte Ihnen die einzelnen Indikatoren erzählen. Die genauen KPIs variieren basierend darauf, was Sie erreichen möchten, aber es ist wichtig, diejenigen zu finden, die zeigen, ob die getane Arbeit Ihrem Team – und Ihrer Organisation – dabei hilft, seine Ziele zu erreichen.
3. Engagement. Sobald Sie entschieden haben, was Sie tun möchten, und wie Sie ermitteln möchten, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, besteht die nächste Herausforderung darin, den Plan konsequent zu verfolgen. Dies bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass alle die Organisationsziele und ihre Rolle bei deren Erreichung verstehen. Gehen Sie die Verpflichtung ein, Ihrer Organisation die Tools zur Verfügung zu stellen, die die Mitarbeiter brauchen, um ihren Fortschritt zu messen, wie z. B. Zugriff auf Echtzeitdaten und einfach zu verstehende Einblicke sowie Datenvisualisierung. Verwenden Sie diese Informationen dann, um kontinuierliche Bewertungen und Anpassungen vorzunehmen. Zusammen werden diese Maßnahmen sicherstellen, dass Sie nicht nur die Effizienz Ihres Unternehmens steigern, sondern gleichzeitig auch effektiver werden.
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