Lou Adams hatte eine Menge Arbeit vor sich. Wie bringt man Fremde dazu, zusammenzuarbeiten? Wie kommt man an Sponsoren für eine Segelregatta – sechs Monate vor dem Start? Und wie organisiert man „remote“ eine mehrmonatige Kampagne für eine Weltumsegelung, und das neben einem Vollzeitjob?
Dieser Herausforderung sah sich Adams gegenüber, die seit Sommer 2020 Einsatzleiterin von Pip Hare Ocean Racing ist. Adams arbeitete mitten in der Pandemie in einer medizinischen Notfalleinrichtung, als sie Teil der Kampagne für die Regatta Vendée Globe mit Start im November wurde, das Pip Hare 2020/2021 bestreiten wollte.
Zusammen mit mehreren weiteren Freiwilligen machte sich die Einsatzleitung schnell daran, Firmen als Sponsoren für die Regatta zu gewinnen. Glücklicherweise hatten alle Freiwilligen ein gemeinsames Ziel: Pip Hare den Traum zu erfüllen, die Vendée Globe zu bestehen.
Wenn man bedenkt, dass in einer Studie von McKinsey 97 % der befragten Angestellten und Führungskräfte angaben, dass unterschiedliche Zielvorstellungen in einem Team sich schlecht auf die Ergebnisse auswirken, war es entscheidend, dass alle gemeinsam dasselbe Ziel hatten, nämlich die Kampagne so gut wie möglich zu unterstützen. Ob bei der Suche nach Sponsoren, beim Vorbereiten auf die Regatta oder bei der Unterstützung von Land aus, während Pip Hare Tausende Kilometer allein auf dem Meer war – mit effektivem Teamwork ist ihnen all das gelungen.
Aber es gab natürlich auch Zeiten, in denen nicht immer alles reibungslos verlief.
Für entscheidende Kampagnen ist Smartsheet da
Vor dem Start der Regatta war das Team damit beschäftigt, Unternehmen als Sponsoren zu gewinnen und sich um die betriebswirtschaftlichen Aspekte der Kampagne zu kümmern. Dabei wurde Adams bewusst, dass es mehrere Fristen, Zeitpläne und Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen gab.
Ohne eine zentrale Informationsquelle könnte es leicht passieren, dass Fristen übersehen und Aufgaben nicht erledigt werden, zumal die Freiwilligen und Partner an unterschiedlichen Orten und in verschiedenen Zeitzonen arbeiteten. Außerdem wusste sie manchmal nicht, wer an welcher Aufgabe saß, was zu doppelter Arbeit führen konnte – nicht gerade optimal, wenn man bedenkt, dass die Freiwilligen nebenbei noch Vollzeitjobs und nicht unendlich Zeit zur Verfügung haben.
Adams brauchte eine Lösung, um das Ruder herum zu reißen. Da kam Smartsheet ins Spiel.
„Bei Kampagnen für Sport-Events müssen Termine streng eingehalten werden. Eine Frist kann über den Erfolg oder Misserfolg einer Aktion entscheiden, in unserem Fall etwa der Start der Regatta. Wir hatten keine einzige Lösung zum Organisieren der Kampagne, doch dann kam Smartsheet.“
Mithilfe von Smartsheet konnte Adams Sheets erstellen und damit die Sponsoren verwalten, die ihre Unterstützung zugesagt haben. Sie hielt die Vertragsvereinbarungen im Blick sowie die zu erledigenden Aufgaben und die Fristen. Auch stellte sie sicher, dass Verantwortlichkeiten klar geregelt sind, indem sie Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zuwies. „Jeder hatte Zugriff und konnte alles an einem zentralen Ort einsehen“, bemerkt Adams.
Sobald dann die Regatta endlich startete, kam eine neue Herausforderung hinzu: Wie ließe sich der Gesundheitszustand von Pip und der aktuelle Stand feststellen, wenn es nicht immer die Möglichkeit gab, das Team an Land anzurufen?
Die Vendée Globe ist eine Non-Stop-Regatta für Einhandsegler. Dabei segelt Pip Hare durch die entlegensten Teile der Weltmeere, etwa bei Point Nemo, einem Ort, der so weit weg vom Land ist, dass, abgesehen von ihren segelnden Mitstreitern, die Astronauten auf der ISS die nächsten Menschen wären. Wenn es in einem Moment keine Verbindung gibt oder Pip anderweitig gefordert ist, kann sie in diesen Situationen das Team nicht auf dem Laufenden halten.
Auch Smartsheet war Sponsor der Kampagne und entwickelte ein Dashboard, mit dem Fans ihren Fortschritt sehen konnten. Integrationen wie eine Echtzeit-Karte und Datenberichte in Zusammenarbeit mit dem Sponsor Aparito ermöglichten es dem Team sowie den Fans, zu sehen, wo sich ihr Segelboot befindet, wann sie zuletzt geschlafen hat, welche Schritte sie unternommen hat und wie es um Gesundheitsparameter wie den Puls steht.
Am Südlichen Ozean wurde es jedoch kritisch.
„Irgendwann wollte der Wind nicht mehr so, wie Pip es brauchte. Als Allererstes haben wir uns das Smartsheet-Dashboard angesehen. Wir wussten nämlich, dass dort regelmäßig Live-Daten eingespeist werden. So konnten wir eine Anomalie bei den Winddaten beobachten“, erinnert sich Adams. „Wir haben von Pip nichts mehr gehört, konnten auf dem Dashboard aber sehen, wo sie war, sowie die Daten. Wir haben das letzte Mal, als wir mit ihr gesprochen haben, mit dem letzten Mal verglichen, als die Winddaten vom Boot abgerufen wurden. Da wussten wir, dass es ein Problem mit den Instrumenten gab.“
Nicht nur war das Smartsheet-Dashboard ein unterhaltsamer Weg, mit dem die Fans die Fahrt verfolgen konnten, sondern es war auch eine Hilfe für das Team, das damit den Aufenthaltsort bestimmen konnte und sah, wie sie sich schlägt und wie kritische Situationen vermieden werden könnten.
Umfassende Funktionen für die unterschiedlichen Bestandteile einer Kampagne
Sobald Pip auf dem Meer war, konzentrierte sie sich voll auf die Fahrt, ihre Gesundheit und die Funktionstüchtigkeit ihres Boots. Dennoch gibt es bei einer solchen Kampagne auch eine betriebswirtschaftliche Front, an der gekämpft wird: Medienanfragen bearbeiten, die Erwartungen der Sponsoren erfüllen, die Performance von Pip und Anforderungen im Blick halten, Zeitpläne koordinieren und mehr.
Doch mithilfe von Smartsheet und verschiedenen Add-ons konnte Adams all das bewältigen:
- Calender App — Mit der Calender App kann Adams Fristen, Pflichttermine, Medieninterviews und Redebeiträge von Pip nachverfolgen. Dadurch kann jeder im Team die neuesten Informationen abrufen und sich auf dem Laufenden halten.
- Formulare — Mit Smartsheet-Formularen konnte Adams Medienanfragen und Anfragen für Redebeiträge rationalisieren. Die direkt von der Website von Pip Hare kommenden eingereichten Formulare wandern unmittelbar in ein Sheet, mit dem Adams die Anfragen bewerten und erfolgte Zusagen managen konnte.
- Brandfolder — Mithilfe von Brandfolder, einer Lösung zur Verwaltung digitaler Inhalte, sorgt Adams dafür, dass sowohl das Kampagnenteam als auch die Sponsoren auf die neusten Bildinhalte, HD-Videos, Logos und mehr zugreifen können. Anstatt sich auf zusätzliche externe Seiten zu verlassen, ist Brandfolder in Smartsheet integriert, sodass Adams eine zentrale Informationsquelle bieten konnte. „Wer bei einer Kampagne ein knappes Budget hat, spart viel, wenn er alles an einem Ort hat“, wie sie sagt.
- Automatisierung — Eine der Lieblingsfunktionen von Adams in Smartsheet ist die Automatisierung. Neben ihrem Vollzeitjob im Gesundheitswesen kann es leicht passieren, dass etwas in der Unmenge an Anfragen untergeht, die sie für Pip jongliert. Damit es zu keinen Problemen kommt, hat Adams eine Automatisierung eingerichtet: Ist eine Anfrage nach drei Tagen immer noch unbearbeitet, erhält sie eine Kennzeichnung mit hoher Priorität und es wird eine Erinnerung angezeigt.
- Mobil-App — Heutzutage arbeiten die Leute von überall, weshalb Adams auch auf die Mobil-App von Smartsheet setzt und damit jederzeit und überall auf dem aktuellen Stand ist.
„Ich fühle mich sicher im Umgang mit den Tools. Es ist nicht so, als müsste ich eine neue Sprache lernen. Smartsheet ist einfach sehr benutzerfreundlich und selbsterklärend. Man kann quasi nichts kaputt machen und es lässt sich an seine individuelle Arbeitsweise anpassen. Durch diese Flexibilität kann ich Smartsheet ganz individuell nutzen und damit die Realisierung von Kampagnen optimieren.“
Benutzerfreundliche Technologie
Ob für ein Projekt im sportlichen oder im geschäftlichen Bereich: Die Beteiligten haben unterschiedliche Erfahrung und Hintergründe und kennen sich unterschiedlich gut mit Technik aus. Jeder in Pips Team konnte sofort mit Smartsheet arbeiten.
„Wenn man nicht gerade ein Technologie-Narr ist, kann man sich unsicher fühlen, wenn neue Software eingeführt werden soll“, gibt Adams zu. „Alle waren unterschiedlich Plattformen gewohnt, waren sie ja Freiwillige aus ganz verschiedenen Berufen. Mit Smartsheet konnten wir die Arbeit jedoch sehr gut planen und optimal gestalten. Wir hätten es auch ohne Smartsheet geschafft, aber das wesentlich umständlicher.“
Erfahren Sie mehr darüber, wie das Team von Pip Hare seine Kampagne mit Smartsheet organisierte.
