Diese Woche haben wir Smartsheet-Formulare mit einem neuen Formular-Generator und einer Bedingungslogik neu eingeführt. Ich freue mich, diese Erweiterungen vorzustellen, möchte aber auch die Vorteile von Formularen mit denjenigen von Ihnen teilen, die bisher noch keine erstellt haben.
Als Produktmanager für Smartsheet-Formulare sehe ich deren Auswirkungen tagtäglich. Anhand der Formulare, die ich persönlich für meine Arbeit verwende, und indem ich regelmäßig mit Kunden in zahlreichen Branchen und Rollen spreche. Sie verwalten alle Arten von Anforderungen, indem sie Sicherheitsberichte sammeln, Geschäftsbeziehungen evaluieren, die Auswirkungen von COVID-19 überwachen und vieles mehr.
Je weiter verteilt Organisationen und ihre Kunden sind – insbesondere in dieser Zeit der Unsicherheit –, desto mehr benötigen die meisten Teams eine schnelle und einfache Möglichkeit, präzise Daten zu erfassen, auf deren Grundlage sie handeln können. Unabhängig von Ihrem Plantyp, können Ihnen Smartsheet-Formulare dabei helfen, wichtige Zeitersparnisse zu erzielen und kritische Informationen bereitzustellen.
Hier sind die drei wichtigsten Gründe, warum Sie Smartsheet noch heute testen sollten.
1. Schnelle Rendite für Ihre Investition
Wenn Sie denken, dass Sie nicht genug Zeit haben, um Formulare zu testen, dann habe ich gute Nachrichten: Sie könnten Ihr erstes Formular in kürzerer Zeit erstellen, als Sie brauchen, um diesen Blog-Post zu lesen.
Unsere Kunden sind oft überrascht zu sehen, dass jedes Smartsheet-Formular mit Feldern vorausgefüllt ist, die automatisch ihren Blattspalten zugeordnet werden. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie verwalten Inhaltsanforderungen und Ihr Blatt enthält eine Dropdown-Listenspalte namens „Asset-Typ“. Wenn Sie ein neues Formular erstellen, umfasst es automatisch ein Dropdown-Listenfeld „Asset-Typ“, das mit dem in Ihrem Blatt identisch ist.
Unser neuer Vollbild-Formular-Generator bietet Ihnen mit einer minimalen Anzahl an Klicks all diese Funktionen.
Wenn Sie eines dieser Felder nicht in Ihrem Formular haben möchten, ziehen Sie es einfach in den linken Bereich des Formular-Generators. Sie können Felder und andere Formularelemente auch mithilfe der Drag-and-Drop-Methode hinzufügen und neu anordnen. Klicken Sie auf ein beliebiges Feld, um seine Bezeichnung, seinen Hilfetext und Einstellungen (wie z. B., ob das Feld erforderlich ist), zu bearbeiten.
Sie können sogar neue Spalten zu Ihrem Blatt hinzufügen und Spalteneigenschaften bearbeiten, ohne den Formular-Generator zu verlassen. Wenn Sie einen falschen Spaltentyp in Ihrem Blatt auswählen oder vergessen, eine Option in einer Dropdown-Liste hinzuzufügen, spiegeln sich die Aktualisierungen aus dem Generator auch im Blatt wider.
2. Die Bereitstellung hochwertiger Daten einfach gestalten
Um vollständige und präzise Daten durch Ihre Formulare zu erfassen, müssen Sie den richtigen Personen die richtigen Fragen stellen – und Smartsheet bietet die Tools dazu.
Der effizienteste Weg, Klarheit in Ihre Formulare zu bringen, ist unsere neue Bedingungslogik, unsere am häufigsten angeforderte Formularerweiterung. Sie können nun steuern, welche Felder ein Benutzer sieht, während er Ihr Formular ausfüllt.
Um darzustellen, wie die Logik funktioniert, verwenden wir das Beispiel mit „Asset-Typ“. Wenn jemand ein Bild anfordert, benötigen Sie weitere Informationen, wie z. B. die Bildmaße. Sie können nun eine einfache Logikregel verwenden, um das Feld „Bildmaße“ nur anzuzeigen, wenn „Bild“ im Feld „Asset-Typ“ ausgewählt ist. Wenn ein anderer Asset ausgewählt wird, bleibt das Feld „Bildmaße“ ausgeblendet.
Wenn Ihr Formular nur relevante Fragen stellt, wird die ausfüllende Person mehr bemüht sein, vollständige und genaue Antworten zu geben, und das Formular auch zukünftig eher wieder verwenden.
Die Bedingungslogik ermöglicht es uns, den richtigen Personen die richtigen Fragen zu stellen. Das trägt dazu bei, Missverständnisse und Unklarheiten zu reduzieren, nicht nur für die Manager und Direktoren, die das Formular ausfüllen, sondern auch für das Team, das auf ihre Einsendungen antwortet. VIELEN DANK!
Eine kleine Optimierung kann auch viel dazu beitragen, das Ausfüllen Ihres Formulars für die Beteiligten effizienter zu gestalten:
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Wählen Sie das moderne Layout, um die Anweisungen des Formulars zentral anzuzeigen, während durch Felder gescrollt wird.
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Fügen Sie Hilfetext zu beliebigen Feldern hinzu, die zu Missverständnissen führen könnten.
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Nutzen Sie spezielle Feldtypen in Ihrem Blatt – wie z. B. Daten, Dropdown-Listen und Kontrollkästchen –, um Inkonsistenzen und Fehler in Formulareinsendungen zu vermeiden.
Und schließlich sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Kollegen, Kunden und andere Beteiligte einfach auf Ihr Formular zugreifen können. Versenden Sie eine eindeutige URL oder betten Sie das Formular in das Smartsheet-Dashboard oder die -Webseite Ihres Teams ein. Jeder mit Smartsheet-Anmeldedaten kann Formulare auch unterwegs in unserer mobilen App ausfüllen.
3. Werden Sie aktiv – schneller und mit mehr Vertrauen
Die Auswirkungen der von Ihnen erfassten Daten hängen letztendlich davon ab, wie Sie sie verwenden. Smartsheet bietet zahlreiche Wege, um Formulareinsendungen in größere Lösungen zu integrieren, die Ihre Arbeit voranbringen. Ihr Team kann beispielsweise Zeit sparen und schneller arbeiten, wenn Sie Formulareinsendungen verwenden, um automatisierte Workflows auszulösen.
Einer der Hauptvorteile von Smartsheet-Formularen ist die Möglichkeit, Informationen von beliebigen Personen, jederzeit und überall zu sammeln. Wenn Sie schnell im Hinblick auf neue Einsendungen aktiv werden müssen, ohne ständig Ihr Blatt zu überwachen, richten Sie einen automatisierten Alarm ein, der Sie jedes Mal benachrichtigt, wenn eine neue Einsendung hinzugefügt wird.
Wenn Sie einen Einzel-, Business-, Enterprise- oder Premier-Plan haben, können Sie mit automatisierten Aktionen, die die gesamte Formulareinsendung in ein anderes Blatt kopieren, mit einer Anforderung weiterer Informationen nachfassen, einen Genehmigungsprozess anstoßen und mehr, ausgefeiltere Lösungen erstellen.
Was werden Sie mit Smartsheet-Formularen erreichen?
Wichtige Aktualisierungen von Formularen – wie die Bedingungslogik – werden von unserem kontinuierlichen Fokus auf die Verbesserung der Art vorangetrieben, wie Sie geschäftskritische Informationen sammeln und damit handeln. Ich freue mich darauf, mehr Erweiterungen in der Zukunft anzukündigen, und von Ihnen zu hören, wie Sie Formulare in Ihre eigenen Lösungen integrieren.
Weitere Informationen zu Smartsheet-Formularen finden Sie in unserem Learning Center.