Smartsheet unterstützt Pip Hare dabei, die achte Frau zu werden, die jemals alleine um die Welt gesegelt ist

Pip Hare ist erst die achte Frau, die jemals bei der äußerst strapaziösen Vendée Globe-Regatta die Welt erfolgreich umsegelt hat. Durch ihr unglaubliches Talent und ihre unablässige Ausdauer konnte sie die kompletten 24.365 Meilen des theoretischen Kurses in nur 95 Tagen hinter sich bringen.

Aufgrund all der Unbekannten, die ein Leben auf See mit sich bringt, muss Chaos vermieden werden, wo es nur geht. Mit Blättern und Projektplänen konnte Pip ihr Team aus Freiwilligen vor dem Start managen. Den Fortschritt ihrer Fahrt konnten ihre Fans live über Dashboards verfolgen.

Projektmanagement von Lernerfahrungen

Um bei dieser unglaublich harten Regatta antreten zu können, mussten die Planung und das Kampagnen-Management detailliert organisiert werden, vom Marketing und Betrieb bis zur Verfolgung des Bootes während der Regatta. Der Erfolg hängt davon ab, zeitkritische Punkte im Vorfeld der Regatta zu treffen, zum Beispiel die Sicherung von Sponsoren, die Einhaltung von engen Budgets und die Koordinierung von medienbezogenen Projekten.

Pips Team, das aus Teilzeit-Freiwilligen bestand, hat noch nie zuvor zusammengearbeitet und alle hatten unterschiedliche Arbeitsstile. Hinzu kam die Herausforderung, eine nahtlose Zusammenarbeit sicherzustellen, obwohl aufgrund der COVID-19-Beschränkungen nur Remote-Arbeit möglich war. Die Projektmanagement-Plattform, die sie benötigten, musste eine einheitliche Sprache haben, benutzerfreundlich sein und eine Vielzahl von Hintergründen und unterschiedliches technisches Know-how berücksichtigen.

Auch wenn Pip das Durchhaltevermögen, die Ausdauer und das Können hatte, um über die Ziellinie zu kommen, standen sie und ihr Team unter dem Druck, die vielen losen Enden ihrer Kampagne und Expedition zu verbinden. Sie benötigen einen zentralen Ort, an dem das Team miteinander in Kontakt treten und remote zusammenarbeiten konnte. Zudem mussten sie einen kompletten Überblick über alle Aspekte der Kampagne haben.

Im Vorfeld der Regatta und auf See verwendeten Pip und ihr Team Smartsheet. Mit unserer dynamischen Plattform steuerten sie ihren Weg zur Startlinie und verfolgten ihr Vorankommen, während sie den Ozean auf ihrer Solo-Mission überquerte. Lou Adams, Operations Director von Pip, schlüsselte die drei wesentlichen Vorteile auf, die sich durch Smartsheet für die Kampagne ergaben.

Ein zusätzliches Crew-Mitglied

Lou erklärt, dass Smartsheet den Kampagnenprozess „schlanker“ gemacht hat. Die Aufmerksamkeit konnte dadurch auf wirkungsvollere Aktivitäten gelenkt werden und es musste keine Zeit mit unübersichtlicher Administration und doppelter Arbeit verschwendet werden. Lou konnte den Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und Budgets, Zeitrahmen, Ziele und Kommunikation direkt und in Echtzeit verfolgen.

Die Möglichkeit, E-Mail-Formulare in Smartsheet zu konvertieren, um sie zu verwalten, zu organisieren und alphabetisch zu sortieren, war, „als hätte man einen virtuellen Assistenten“, so Lou. „Es war wirklich fantastisch. Wir konnten zwei unterschiedliche Aufgaben erledigen und diese Maschine hat uns die benötigten Daten sofort ausgespuckt“, fügte sie hinzu. 

Indem nur Smartsheet zur Umsetzung der Kampagne verwendet wurde, konnte auch Geld für Abonnements mehrerer Plattformen gespart werden. Pip, Lou und das Team hatten stattdessen nur eine Plattform, auf der sich alles Benötigte verwalten und finden ließ. Dies war besonders wichtig, da nur wenig Zeit blieb, bis Pip das Segel setzen musste.

Eine gemeinsame Sprache für ein vielfältiges Team

Für ein Team mit verschiedenen Hintergründen bietet die benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche von Smartsheet einen gleichen Rahmen, der eine produktive und effiziente Zusammenarbeit förderte.

Die ganzheitliche Übersicht über die Kampagne sorgte dafür, dass alle Beteiligten in ihren jeweiligen Rollen auf dem neuesten Stand waren. Lou konnte Aufgaben zuweisen und jederzeit alles in Echtzeit überprüfen. Und auch diejenigen, die technisch nicht so versiert waren, fanden Smartsheet „vertraut, logisch und systematisch“, sodass sie es schnell annehmen und verwenden konnten. Wie Lou erklärte, gab es keine Hindernisse:

„Es war nicht wie das Erlernen einer neuen Sprache, [es war ein] viel benutzerfreundlicheres, logisches und systematisches System. Man konnte es nicht kaputt machen, aber man konnte es an seine individuelle Arbeitsweise anpassen. Durch diese Flexibilität kann Smartsheet Ihr Unternehmen und Ihre Kampagne optimieren. Es können neue Personen hinzugefügt oder Dinge nur mit Pip geteilt werden.“

Fans begleiten die Reise dank Echtzeit-Tracking

Auf See ermöglichte das Smartsheet-Dashboard dem Team von Pip, wichtige Daten von der Regatta, dem Boot und Pip selbst zu übermitteln. Unterstützer konnten Metriken verfolgen, wie ihre nautische Position oder Gesundheitsdaten von ihren Wearables, zum Beispiel Schritte, Schlaf und Herzfrequenz.

Diese Echtzeitdaten ihrer Reise vermittelten ihren Fans einen nahen, persönlichen Einblick darin, was es bedeutet, als Athletin alleine auf dem Meer unterwegs zu sein – 95 Tage voller unterbrochenem Schlaf und einiges mehr.

Zudem konnte Pips körperlicher Zustand beobachtet werden, was lebenswichtig sein kann. Beunruhigende Werte konnten von ihren Wearables hochgeladen werden und ihr Team konnte auch die Bootsausrüstung verfolgen. Das Smartsheet-Dashboard warnte das Team beispielsweise bei einer Anomalie in den Winddaten, was die Tatsache, dass Pip ihren Windmesser im Südlichen Ozean verloren hatte, weniger schlimm machte. Indem sich das Team auf die Echtzeitdaten bezog, die das Dashboard anzeigte, konnte es sicherstellen, dass Pip am Leben war, wenn es zu einer Verzögerung bei der Kommunikation mit dem Team an Land kam.

Zukunftspläne

Pip möchte an ihren Erfolg anknüpfen und plant, bei der Vendée Globe 2024 wieder auf hoher See unterwegs zu sein. Dazu ist eine größere und stabilere Kampagne erforderlich. Smartsheet wird auch dann wieder als Projektmanagement-Tool des Teams zum Einsatz kommen.

„Bei unserer Vorbereitung auf 2024 verwenden wir Smartsheet zur Planung und Umsetzung eines 4-Jahres-Programms.“ Lou Adams

Smartsheet bietet viele weitere Möglichkeiten, von denen Pips nächste Kampagne und die Verfolgung ihrer Daten auf See profitieren können. Das Unternehmen freut sich, dem Team Zugriff zu erweiterten Fähigkeiten und Funktionen bieten zu können. Und wir sind gespannt, was Pip in Zukunft noch so alles erreichen wird!

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.