Wie Smartsheet Overachiever Rebecca Wilhelm die Prozesse in der Rechtsabteilung der Stadt Detroit transformiert hat

Hinweis des Verfassers: Dieses Jahr haben wir ein neues Programm für unsere engagiertesten Smartsheet-Botschafter eingeführt: Smartsheet Overachievers. Diese Elite-Kunden sind nicht nur Produktexperten, sondern auch Innovatoren, Revolutionäre und die ultimativen Anpacker. Dies ist der erste einer Reihe von Blogposts, die Ihnen die Gründungsmitglieder der Overachievers und ihre Erfolge, Herausforderungen und Tipps mit Smartsheet vorstellt.

Das ist Overachiever Rebecca Wilhelm, Projektmanagerin und Spezialistin für Geschäftsanalytik der Stadt Detroit. Sie verwaltet rechtliche Projekte mit einem Fokus auf Prozessoptimierung. In der Rechtsabteilung sind Effizienz und Effektivität entscheidend – sie stellen sicher, dass Prozesse für die von Rebecca unterstützten Anwälte erfolgreich ablaufen und das Kundenerlebnis besser ist.

„Für mich ist ein Prozess dann erfolgreich, wenn er dokumentiert wird. Das klingt so einfach, aber es hilft wirklich dabei, die Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten und bei Nichteinhaltung festzustellen, woran es lag. Haben wir etwas vergessen? Dauert es zu lange? Sobald wir Messzahlen festgelegt haben, werden Probleme in der Implementierungsphase gelöst.“

Sie werden gleich erfahren, wieso sie uns und die Community der Anpacker so sehr inspiriert.

Wie Smartsheet Rebeccas Herausforderungen gelöst hat

„Eine unserer erfolgreichsten Verbesserungen betrifft Informationsanfragen. Wir werden in der Rechtsabteilung regelmäßig gebeten, Informationen von der Stadt zu beziehen. Zum Beispiel erhalten wir während eines Gerichtsverfahrens eine Rechercheanfrage und müssen dann die Stadtverwaltung kontaktieren. In der Vergangenheit konnten wir nicht nachverfolgen, wie viele offene Anfragen es gab oder wie lange es dauerte, bis sie abgeschlossen wurden. Jeder Anwalt hat die Anfragen nämlich unabhängig in seinem eigenen Posteingang verwaltet.“

Foto mit freundlicher Genehmigung der Stadt Detroit 

„Vor vier Jahren hat unsere größte Behörde – die Polizei – angefangen, Smartsheet für Informationsanfragen zu nutzen. Der Anwalt füllte ein Formular aus und wir hatten in jeder Unterabteilung eine Kontaktperson. Mit diesem Prozess konnten wir genau sehen, wie viele Anfragen gestellt wurden, und sogar, wie unterschiedliche Abteilungen einer Behörde darauf geantwortet haben. In den letzten vier Jahren haben wir diesen Prozess auf 15 unterschiedliche Behörden ausgeweitet und seitdem auch Dashboards entwickelt.“

Rebecca gibt zu, dass es anfangs eine Herausforderung war, neue Prozesse einzuführen. Aber der Schlüssel zum Erfolg bestand darin, die Unterstützung der Leitung jeder Behörde zu erhalten. Bei Widerstand von anderen haben sie diese über den Prozess aufgeklärt und Feedback zum weiteren Vorgehen gegeben.
 

„Nun nutzen wir ein Enterprise-Konto. Es war leicht, nachdem die Nutzung von Smartsheet Ergebnisse geliefert hat, weil alles damit möglich ist.“

Rebeccas Rat an Smartsheet-Neulinge

Rebecca hat drei Tipps für neue Smartsheet-Kunden:

1. „Experimentieren Sie so viel wie möglich. Bei einem Problem finden Sie in Smartsheet eine Lösung.“ Der beste Weg, Smartsheet kennenzulernen, ist es, Smartsheet zu nutzen. Haben Sie keine Angst davor, etwas, das Sie erstellt haben, kaputtzumachen. Sie können alles rückgängig machen oder von vorn anfangen.
2. „Fragen Sie die Smartsheet-Community.“ Wahrscheinlich haben nicht nur Sie diese Frage. Eine kurze Suche liefert womöglich eine bereits gegebene Antwort. Oder, wie Rebecca bemerkt: „Auch wenn Sie nichts finden, posten Sie die Frage – innerhalb von 24 Stunden wird sie bestimmt beantwortet.“
3. „Lösen Sie echte Probleme, damit die Menschen sie nachvollziehen können.“ Als Produktexpertin hat Rebecca Hunderten von Menschen die Nutzung von Smartsheet beigebracht. Und sie nutzt immer echte Beispiele oder Probleme zum Demonstrieren einer Lösung. Zum Beispiel: „Wenn jemand Mitglied einer Kirchengemeinde ist oder sein persönliches Budget verwalten möchte, helfe ich beim Erlernen von Smartsheet mithilfe dieser echten Erfahrungen, die er versteht.“

Wie Rebecca zum Overachiever wurde

Ihr Engagement in der Smartsheet-Community begann im Early Adopter Program (EAP) und bei den privaten Beta-Tests. „Ich bleibe gerne auf dem Laufenden, wenn neue Produkte veröffentlicht werden. Ich möchte sie mitgestalten.“ Außerdem ist Rebecca Teil des Mobilizer-Programms.

Wenn Rebecca nicht gerade Sheets erstellt sowie Workflows und Dashboards entwickelt, geht sie ein paar Hobbys nach. „Meine Kleinen halten mich ziemlich auf Trab! Sie sind zwei Jahre bzw. neun Monate alt. In der wenigen Freizeit, die mir bleibt, lese ich gerne und treffe mich mit meinem Buchclub.“

Lernen Sie die anderen Smartsheet Overachievers kennen und treten Sie der Smartsheet-Community bei.