Wie IT ein Unternehmen mit weniger Tools effektiver machen kann

Anmerkung der Redaktion: Die Verwaltung eines Tech-Stacks voller unterschiedlicher Tools ist eine der größten Herausforderungen, vor denen IT-Führungskräfte heute stehen. Bei der Konsolidierung geht es nicht nur darum, das Chaos zu vereinfachen – es geht darum, Teams zum Erfolg zu befähigen und gleichzeitig zu verhindern, dass IT-Teams überfordert werden. In diesem Artikel beschreibt Brian Klapac, CIO bei Smartsheet, die Denkprozesse von IT-Führungskräften bei der Auswahl von Anbietern, von der Bewertung von Konsolidierungsmöglichkeiten bis hin zur Sicherstellung, dass Lösungen die Benutzer stärken, die Sicherheit erhöhen und sich an langfristigen Geschäftszielen orientieren.

Mit über zwei Jahrzehnten IT-Führung in Fortune 500-Unternehmen und wachstumsstarken Organisationen habe ich gesehen, wie sich unsere Rolle von Systembetreuern zu Architekten von Innovationen entwickelt hat. Hybridmodelle, asynchrone Zusammenarbeit und funktionsübergreifende Teams sind jetzt Standard, bringen aber neue Herausforderungen mit sich. Laut einer aktuellen Studie von S&P Global gibt fast die Hälfte der Mitarbeiter an, mit funktionsübergreifender Arbeit zu kämpfen, und 72% haben Probleme mit der Zusammenarbeit.

Die Herausforderung: Disparate Tools

Ein wesentlicher Faktor hinter diesen Problemen ist die Zersiedelung von Anwendungen. Wählt jedes Team seine eigene App, um ein Problem zu lösen, kann der Tech-Stack schnell außer Kontrolle geraten. Daten bleiben in Silos stecken, die Zusammenarbeit wird unverbunden und ineffizient, und die Entscheidungsfindung verlangsamt sich genau dann, wenn Geschwindigkeit entscheidend ist. Jede neue App bringt versteckte Kosten mit sich und kann Benutzer verwirren, wo sie Informationen finden und wo sie Arbeit verrichten können – mehr Admin-Arbeit, höhere Sicherheitsrisiken, das ständige Kopfzerbrechen, alles zusammenzufügen. Ebenso schnell wachsen die Risiken: ungesicherte Access Points, durch die Risse rutschende Schatten-IT und fehlende klare Governance, um alles zusammenzuhalten.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, müssen IT- und Sicherheitsverantwortliche bei jeder neuen Technologieinvestition absichtlich vorgehen. Es geht nicht nur darum, ein Werkzeug zu finden, das funktioniert – es geht darum, eines zu wählen, das langfristigen Zielen entspricht, echten Mehrwert liefert und sich reibungslos in bestehende Systeme integriert. Die richtige Lösung sollte Teams in die Lage versetzen, Probleme selbstständig zu lösen, die IT zu entlasten und Echtzeit-Einblicke für intelligentere Entscheidungen zu liefern. Es muss auch den Tech-Stack vereinfachen, indem es Anwendungsfälle konsolidiert, Redundanzen reduziert und starke Sicherheit und Governance bietet.

Ein durchdachter Ansatz für Tech-Investitionen

Nach Jahren in der IT habe ich festgestellt, dass die Auswahl von Anbietern oft in zwei Szenarien erfolgt: Entweder findet ein Business-Team etwas, das es benötigt und kauft, oder IT und ein oder mehrere Teams arbeiten zusammen, um eine Lösung zu wählen.

IT-Führungskräfte stellen sich meist zentrale Fragen: Bringt diese Lösung echte Kosteneinsparungen? Könnte es Sicherheitsrisiken mit sich bringen? Ist es für Kerngeschäfte unerlässlich, und wird es genug Unterstützung geben, damit es funktioniert? Wird der Anbieter ein guter, innovativer, langfristiger Partner sein?  Und stimmt es entscheidend mit der umfassenderen Technologiestrategie des Unternehmens überein, jetzt und in Zukunft?

Das Verständnis dieses Denkprozesses hilft zu erklären, wie IT-Führungskräfte Entscheidungen treffen und zeigt, wie Plattformen wie Smartsheet eine Rolle bei der Unterstützung ihrer Arbeit spielen können.

Argument für Konsolidierung

Eine wichtige Überlegung dabei ist die Konsolidierung. Die Verwaltung mehrerer Plattformen, die im Wesentlichen dasselbe tun, bereitet Kopfschmerzen, von zusätzlichen Sicherheitsanforderungen über Benutzerschulungen bis hin zu Admin-Arbeit. Konsolidierung bietet eine Möglichkeit, den Betrieb zu rationalisieren und Kosten zu senken, aber es ist selten einfach. IT-Teams müssen abwägen, ob bestehende Plattformen migriert werden können, wie einfach sich Nutzer anpassen können und ob sich das Einsparpotenzial lohnt.

Bei der Bewertung von Konsolidierungsmöglichkeiten fragen sich IT-Führungskräfte unweigerlich: Gibt es eine „Silver Bullet“-Plattform, die mehrere Tools ersetzen und gleichzeitig mehr Kreativität, Innovation und Produktivität in allen Teams erschließen könnte? Sie überlegen auch, ob das Unternehmen bereit ist, eine neue Lösung anzunehmen – sieht es die Vorteile für den Wandel und hat es die Verpflichtung, den Wandel erfolgreich zu gestalten?

Am Ende denken IT-Führungskräfte über das langfristige Bild nach: Wie wird Erfolg gemessen, und was braucht es, um die Plattform im Laufe der Zeit zu wachsen und zu unterstützen? Natürlich bevorzugen Nutzer oft Plattformen, die sie bereits kennen, was sie resistent gegen Veränderungen macht. Um dies zu überwinden, müssen IT-Führungskräfte zwingende Gründe für den Übergang vorbringen – wie erhöhte Sicherheit, bessere Zusammenarbeit oder finanzielle Anreize wie die Übernahme der Kosten durch die IT oder die Verwaltung. Letztendlich hängt der Erfolg davon ab, ob man in Bezug auf den Geschäftswert spricht und diesen für das Unternehmen real werden lässt.  Erfolg zu messen bedeutet nicht, jedes einzelne Detail zu verfolgen. Das Hervorheben einiger herausragender Beispiele aus jeder Abteilung kann den Wert einer Plattform deutlich effektiver darstellen. Letztlich ist der beste Erfolgsindikator das Engagement: Wenn Nutzer die Plattform annehmen und sich konsequent darauf verlassen, ist klar, dass das Tool seinen Job macht.

Warum Collaborative Work Management die Antwort ist

Für Unternehmen, die in getrennten Tools und fragmentierten Workflows ertrinken, bietet Smartsheet eine einfache, leistungsstarke Lösung – eine einzige Plattform, auf der Teams ihre Arbeit planen, zusammenarbeiten und automatisieren können. IT-Teams können die Plattform mit über 150 vorgefertigten Integrationen an Customer Relationship Management-Systeme, Produktivitätssuites und Business Intelligence-Plattformen anbinden, Silos aufbrechen und einen einheitlichen Arbeitsplatz schaffen.

Nicht-technische Mitarbeiter können auch durch die No-Code- und Low-Code-Tools in Smartsheet gestärkt werden, wo sie ihre Arbeit automatisieren oder maßgeschneiderte Lösungen eigenständig erstellen können. Gleichzeitig behält die IT eine zentralisierte Governance bei, um alle damit verbundenen Aktivitäten zu übersehen. Administratoren können Benutzer, Richtlinien und Sicherheit auf Unternehmensebene einfach verwalten, um Compliance sicherzustellen und Risiken zu reduzieren.

Eine Erfolgsgeschichte: Iron Mountain

Iron Mountain, ein führendes Unternehmen für Informationsmanagement-Dienstleistungen, hat gezeigt, was Konsolidierung leisten kann: Sein fragmentierter Tech-Stack mit sechs getrennten Tools für das Projektmanagement führte zu Ineffizienzen und inkonsistenten Berichten. Durch die Konsolidierung von allem in Smartsheet sparte das Unternehmen jährlich über 18 Millionen US-Dollar und ermöglichte Teams nahtlose Workflows und Echtzeit-Einblicke.

Letztlich gelingt es Plattformen wie Smartsheet, weil sie IT- und Geschäftsanwender zusammenbringen. Die IT erhält die Governance und Transparenz, die sie benötigt, während Teams die Freiheit erhalten, Innovationen zu unternehmen und ihre beste Arbeit auszuführen. Es geht nicht nur darum, Aufgaben zu vereinfachen – es geht darum, Arbeit zu schaffen, die wirklich zählt. Und wenn Smartsheet die Reise etwas weniger schmerzhaft machen kann? Noch besser.