Iron Mountain vertraut auf das moderne Projekt- und Portfoliomanagement von Smartsheet, um IT-Projekte zu zentralisieren, bessere Entscheidungen zu treffen und jährlich mehr als vier Millionen Dollar einzusparen

Iron Mountain bietet seit 1951 Kunden auf der ganzen Welt Dienstleistungen in den Bereichen Schriftgutverwaltung, Lagerung und Daten an. Das Unternehmen hat über 220.000 Kunden in 58 Ländern und verwahrt Datensätze in mehr als 1.000 Lagern auf der ganzen Welt.

Iron Mountain nutzt das moderne Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) von Smartsheet, um IT-Projekte zu verwalten, Beschaffungsprozesse zu automatisieren und der Unternehmensführung mittels Dashboards mit Ansichten zum Status der einzelnen Projekte genaue, zeitgemäße und umsetzbare Einblicke in das Portfolio zu liefern.

„Wir nutzen Smartsheet jeden Tag, um projekt-, programm- und portfolioübergreifend auf unsere strategischen Ziele hinzuarbeiten“, sagt Brian Richardson, PMO Tools and Resource Manager bei Iron Mountain. „Smartsheet hilft uns, unserer Unternehmensführung verschiedene Arten von Messzahlen zur Verfügung zu stellen, um eine bessere Governance und Entscheidungsfindung zu ermöglichen.“

Bevor es erstmals Smartsheet einsetzte, fehlte dem IT-Team von Iron Mountain eine zentrale PPM-Lösung und es griff auf sechs verschiedene Tools zurück, um Projekte zu verwalten und intern sowie mit Kunden zu kommunizieren. „Wir hatten verschiedene Tools für das Ressourcenmanagement, Daten und Dashboards“, sagt Richardson. „Die Projektinformationen waren überall verstreut und es war extrem schwierig, Daten in einer umfassenden Ansicht zusammenzuführen.“ Ohne ein PPM-Tool hatte das Unternehmen Mühe, der Unternehmensführung Einblicke in Projekte zu geben. „Uns fehlten konsistente Berichtsfunktionen, was bedeutete, dass unsere Führungskräfte nicht immer genau wussten, wie der Stand bei IT-Projekten war“, sagt Richardson.

Modernes PPM von Smartsheet für zentrales Projektmanagement und automatisierte Workflows

Iron Mountain führte das moderne PPM von Smartsheet ein, um Projekt-Workflows zu automatisieren und ein zentrales Management aller IT-Projekte zu ermöglichen.

„Mit Smartsheet war es nicht schwer, Lösungen für das Projektmanagement zu entwickeln, die unseren Mitarbeitern das Leben erleichtern“, sagt Richardson. „Dadurch mussten wir nicht in dedizierte technische Ressourcen für die Unterstützung und Entwicklung von PPM-Lösungen investieren.“

Das IT-Team nutzt das moderne PPM von Smartsheet, um Projekte zu verwalten und sie an strategischen Unternehmensinitiativen wie Kostensenkung, Umsatz und Kundenerfahrung auszurichten. Für jede Initiative gibt es mehrere Projekte mit detaillierten Handlungsschritten und Zeitplänen, die Smartsheet erfasst, nach Kategorien filtert und in Berichten und Dashboards anzeigt. Mithilfe von Smartsheet Control Center füllt Iron Mountain Projektvorlagen mit Zeitplaninformationen, dem aktuellen Status und Risiken/Problemen aus. „Control Center ist das Herzstück unserer PPM-Lösung“, sagt Richardson. „Wir nutzen es, um alle Projektdaten in einer Zusammenfassung für verschiedene Berichte und Dashboards zusammenzustellen.“ Außerdem konsolidiert das IT-Team alle Projekt-Dashboards in Smartsheet WorkApps, wo alle Daten auf Portfolioebene zentralisiert werden, einschließlich strategischer Kategorien und kritischer Meilensteine. Die Teamleiter von Iron Mountain nutzen die Smartsheet Calendar App, die Smartsheet-Daten und Formulare verknüpft, um Ereignisse anzuzeigen. Darüber hinaus nutzt die IT-Abteilung von Iron Mountain Smartsheet Bridge, das sich in die Beschaffungstools, agilen Management-Tools und die Ticketing- und Support-Software ServiceNow integrieren lässt. 

Iron Mountain setzt außerdem stark auf die Workflow-Automatisierung in Smartsheet, um Projektgenehmigungen zu aktualisieren und Projektverantwortliche automatisch über wichtige Meilensteine zu benachrichtigen. Darüber hinaus richtet die IT-Abteilung von Iron Mountain mit Smartsheet Dynamic View automatische Warnungen zur Freigabe bearbeitbarer Projektdaten ein und das Unternehmen integriert das moderne PPM von Smartsheet in seine Projektnachverfolgungssoftware JIRA.

Iron Mountain nutzt Smartsheet auch, um Beschaffungs- und Kundenimplementierungsprozesse zu optimieren. So wird beispielsweise jede neue Beschaffungsanfrage in Smartsheet erfasst und genehmigt und neue Implementierungen darin verwaltet. Implementierungskunden erhalten über Dashboards aktuelle Informationen zum Status. Das Team für die Anlagenverwaltung von Iron Mountain kann aktuelle wichtige Informationen zur Lagersicherheit und Compliance jetzt mithilfe von Smartsheet-Offline-Formularen über die Mobil-App offline bereitstellen.

Das Unternehmen setzt Smartsheet mittlerweile auch über PPM hinaus ein und nutzt das Tool zur Verwaltung von Sicherheitsaudits, Adressvalidierung, strategischen Planung, für das Asset-Management, Stundenzettel und das Ressourcenmanagement. Darüber hinaus entschied sich Iron Mountain dafür, Apps zu rationalisieren und verhindert bzw. vermeidet die Notwendigkeit, mehrere Apps zu verwenden, indem das Unternehmen die Funktionalität dieser Apps direkt in Smartsheet integriert hat.

Mehr Projekteinblicke und verbesserte Entscheidungsfindung 

Durch den Einsatz des modernen PPM von Smartsheet zur Konsolidierung verteilter Projektinformationen auf einer einzigen Plattform kann Iron Mountain seinen Führungsteams einen besseren Einblick in den Status aller IT-Projekte bieten. „Das moderne PPM von Smartsheet bündelt all unsere Projektinformationen an einem Ort. Das bedeutet, dass wir unseren Führungskräften Smartsheet-Dashboards zur Verfügung stellen können, um ihnen einen umfassenden Überblick über alle Projekte zu geben und diese Projekte direkt mit unseren strategischen Zielen zu verknüpfen“, so Richardson. 

„Wir können zeigen, welche Projekte einen grünen Status haben und im Zeitplan und Budget liegen, und welche einen roten Status haben und gegebenenfalls mehr Aufmerksamkeit erfordern. Wenn Führungskräfte jetzt Planungsentscheidungen treffen, können sie sehen, was sie tun müssen, und wie wir unsere Reaktionszeiten verbessern können, um den Kundenservice zu verbessern.“

Jährliche Einsparungen von 200 Stunden und 8.000 USD pro Benutzer 

Die Automatisierung im modernen PPM von Smartsheet hat Iron Mountain geholfen, ehemals manuelle Projektmanagement- und Aktualisierungsprozesse zu eliminieren, wodurch der Zeitaufwand für administrative Aufgaben erheblich reduziert wurde.

Erhöhtes Bewusstsein für Geschäftsprozesse und Projektmeilensteine 

Iron Mountain setzt auf automatisierte Workflows in Smartsheet, um für wichtige Projektverantwortliche im gesamten Unternehmen ein besseres Bewusstsein für Prozesse zu schaffen. „Automatisierung ist der Schlüssel zu unserer PPM-Lösung, denn Projektmanager erhalten Benachrichtigungen und Genehmigungen automatisch“, sagt Richardson. 

„Beispielsweise sind mehrere Gruppen, darunter IT-Führungskräfte und die Finanzabteilung, an unseren Beschaffungsprozessen beteiligt. Sie alle müssen im Genehmigungsprozess Schritte durchlaufen und wir nutzen automatisierte Workflows, um sie über jeden Schritt zu benachrichtigen und ihnen zu zeigen, wie weit jedes Projekt fortgeschritten ist.“

Seit Iron Mountain Smartsheet vor einigen Jahren eingeführt hat, hat die Organisation knapp 50 interne Lösungen zur Vereinfachung des Projektmanagements entwickelt. „Wir haben den Mehrwert dieses Tools sehr schnell erkannt“, sagt Richardson. „Wir haben einen langen Weg mit vielen Tools für das Projektmanagement hinter uns, aber wir haben endlich die Lösung gefunden, die für unser Unternehmen funktioniert.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.