Wie verwenden deutsche Projektmanager Smartsheet?
„Als erfahrener Projektmanager habe ich im Laufe meiner Karriere viele Tools verwendet – und ich bin zuversichtlich, dass Smartsheet die Plattform mit der richtigen Mischung aus Funktionen, Integrationen und Möglichkeiten ist, um sowohl meine eigene Arbeit als auch die meines Teams und des ganzen Unternehmens wirklich zu verändern und zu unterstützen.“
Tomasz Kowalski, Senior Project Manager bei Delivery Hero
In der Welt vor COVID-19 deckte Smartsheet Geheimnisse und Stolpersteine bei der digitalen Transformation in Deutschland auf. Wir haben herausgefunden, dass die pünktliche Ablieferung der Arbeit in Deutschland ein weniger wichtiger Motor des Wandels war, was darauf hindeutete, dass Manager Projekte effizienter abwickelten als in den USA und im Vereinigten Königreich. Aber heute reicht Effizienz alleine nicht mehr aus.
In den letzten Jahren und angesichts des Ausfalls durch die Corona-Pandemie standen deutsche Projektmanager Herausforderungen bezüglich der Produktivität, Sicherheit, Integration von Tools und Schichten in Zusammenhang mit der Automatisierung gegenüber. Für die Arbeit während der Pandemie war es jedoch noch wichtiger, dass sich der Wechsel hin zu Remote-, Hybrid- und Online-Teams als äußerst disruptiv erwiesen hat.
Die Ergebnisse der neuesten Studie von Smartsheet zeigten, dass die Defizite von Papier und nicht digitalisierten Prozessen langsam anfangen, die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen zu beeinträchtigen. Der Übergang zu Online-Prozessen von einem Tag auf den anderen hat eine übermäßige Abhängigkeit von manuellen Lösungen gezeigt, die zwar im Kontext des Büros verwaltbar waren, bei der Remote-Arbeit jedoch nicht haltbar sind.
Der Druck auf Projektmanager
Mehr als die Hälfte der digitalen Transformation in Deutschland wird von PMO-Teams angetrieben, weshalb der Druck, in dieser schwierigen Zeit am Ball zu bleiben, bedeutet, dass die Wahl ihrer digitalen Tools entscheidend für ihren Erfolg ist. Dies ist in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz zu spüren, wo 71 % der Manager glauben, dass Tools für die digitale Zusammenarbeit mittlerweile eine zunehmend wichtige Rolle für die Zukunft der alltäglichen Arbeit spielen.
Als Smartsheet erstmals die Hürden für die digitale Transformation in Deutschland betrachtete, kamen wir zu dem Schluss, dass die Unternehmen mit 11 % begonnener Projekte vor 3–4 Jahren im Vergleich zu den USA mit 20 % etwas hinten lagen. Und unsere Studie für das Jahr 2021 ergab, dass deutsche Unternehmen sich im Allgemeinen darum sorgten, nicht über die Technologien für eine effektive Unterstützung der Remote-Arbeit zu verfügen. Diese Zahl war in Deutschland mit 41 % der Unternehmen deutlich höher als im Vereinigten Königreich und in den USA, wo sie bei 32 % lag.
Die Pandemie hat unter deutschen Projektmanagern sicherlich Fragen zur Effizienz ihrer Systeme und Prozesse aufgeworfen – nicht nur, während wir eine Krise durchleben, sondern auch längerfristig. Auch wenn die Krise Unternehmen aus ihrer Komfortzone herauskatapultiert und ihnen die Kontrolle entrissen hat, so hat sie ihnen auch die goldene Möglichkeit gegeben, von anderen Ländern zu lernen, indem sie Software einführen, die ihnen dabei helfen wird, mehr Stabilität und Sicherheit zu erreichen – ebenso wie Wachstum und Erfolg.
Effizient und dynamisch
Wir haben mit deutschen Projektmanagement-Teams gesprochen, die Smartsheet eingeführt haben, um ihre Probleme und Motivationen diesbezüglich kennenzulernen. Wir haben herausgefunden, dass die Kombination daraus, in der Lage zu sein, ihre Projekteffizienz zu wahren, während sie gleichzeitig dynamischer arbeiten können, zu einer riesigen Priorität geworden ist.
Dynamisch bedeutet in diesem Kontext die nahtlose Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb der Organisation, den Status aller Arbeiten in Echtzeit anzeigen zu können und die Möglichkeit zu haben, mit der modernen, sich schnell verändernden Arbeitsumgebung Schritt zu halten.
Ein PMO-Leader aus Deutschland erklärt:
„Wir verwenden Smartsheet, um alle unsere Produkteinführungsprojekte innerhalb des Unternehmens zu verwalten. Die Projektpläne helfen dabei sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Projektteams ihre Verantwortlichkeiten genau kennen. Zudem erhält der Projektmanager eine gute Übersicht über den Status der einzelnen Arbeitspakete.
Dies stützt wiederum das optimale Zeitmanagement und hilft uns, mögliche Verzögerungen des Einführungsdatums vorherzusagen.“
Ein befragter PMO aus Deutschland sagte aus, dass Smartsheet eine Reduktion der Verwaltungskosten – und der Zeit für die Verwaltung und Nachverfolgung von Projekten dank einer „Single Source of Truth“ ermöglichte. Man profitierte zudem davon, dass alle Mitglieder des Projektteams in der Lage waren, Blätter live und bei Bedarf zu bearbeiten, was bedeutete, dass alle an dem Projekt beteiligten Personen etwas beitragen können und umfassende Transparenz genießen.
„Smartsheet ermöglichte es uns, diese Informationen zu nehmen und sie zu automatisieren, sodass wir nun direkte Feeds aus unseren internen Systemen bekommen. Alles ist konsolidiert, es werden Vorlagen, Entwürfe und ein Projektplan erstellt. Früher dauerte es eine Woche, manchmal sogar zwei, um alle diese Informationen zusammenzustellen. Nun geschieht all dies automatisch innerhalb weniger Stunden.“
Michael Ghrist, IT Account Manager for Commercial Operations bei Roche
Projektmanagementlösungen wie Smartsheet haben Teams in Deutschland eine Möglichkeit gegeben, die Effizienz durch umfassende Einblicke in den Projektstatus und die verfügbaren Ressourcen zu verbessern, wo auch immer die Mitarbeiter sich befanden. Es hat es Teams ermöglicht, dynamisch zu arbeiten, indem die Art der Zusammenarbeit und die Verwaltung ihrer Arbeitslasten gestrafft wurden. Es hat auch dazu beigetragen, routinemäßige Verwaltungsaufgaben zu automatisieren, was zu einer Zeitersparnis führte und Fehler reduzierte.
Und auch wenn all dies während der COVID-19-Pandemie entscheidend war, ist Smartsheet nicht nur eine Antwort auf die Krise. Flexibilität, Zusammenarbeit und Zurechenbarkeit sowie klare Kommunikation sind alles Vorteile, die deutsche Projektmanager zu ihrem Vorteil nutzen können – während der Krise und in der Zukunft.
„Smartsheet bietet uns einen Überblick über Ressourcen und den Status unserer Projekte. Die Prioritäten können sich schnell ändern und neue Chancen kommen auf, sodass wir maximale Transparenz bezüglich des Status unserer Projekte haben müssen. Mit Smartsheet weiß jeder in jedem Moment, wo das Projekt steht, und alle sind auf dem Laufenden, falls etwas schiefgeht.“
Marzio Locatelli, Head of Project Management bei Trafag