Roche revolutioniert Prozesse, die Millionen von Patienten weltweit helfen

Derzeit entwickeln und implementieren die Teams von Roche innovative Diagnosesysteme, die Millionen von Patienten weltweit helfen. Dennoch bedeuten die schnellen Veränderungen im Technologiesektor und innerhalb des Gesundheitswesens, dass die Teams von Roche auch Innovationen in ihren Prozessen fördern müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und der Nachfrage nachkommen zu können.

Industrie

  • Gesundheitswesen

Organisationsgröße

  • Enterprise (10.000+ Mitarbeiter)

Region

  • Nordamerika

Benutzerfälle

  • Wachstum und Entwicklung

Steigerung der Programmproduktivität um 30 %

Roche Diagnostics führt sein PMO zur Kundenimplementierung basierend auf Smartsheet aus, um Zeit zu sparen, eine einzigartige Konsistenz zu gewährleisten und letztendlich die Patientenerfahrung zu verbessern.

„Wir verwalten derzeit 30 % mehr Projekte mit derselben Anzahl an Projektmanagern, die wir auch vor der Implementierung von Smartsheet hatten.“

Michael Ghrist, IT Account Manager for Commercial Operations

Ein zunehmend komplexer Prozess

Das Roche Diagnostics Implementation Program Office mit Sitz in Indianapolis erfüllt die Anforderungen des vielfältigen und umfangreichen Kundenstamms in Nordamerika. Das Team realisierte, dass man Veränderungen hinsichtlich des Technologiesektors, der Kundenerwartungen und des wirtschaftlichen Drucks schnell nachkommen musste, um die Kunden des Unternehmens, die von Leibärzten bis hin zu großen nationalen Laboratorien, Forschungsinstituten und akademischen Zentren reichen, zu bedienen. Ihre Kunden benötigen Transparenz im Hinblick auf alle Aspekte diagnostischer Test – und sie erwarten, dass Ergebnisse und konsolidierte Echtzeitinformationen schnell bereitgestellt werden.

„Die Laborleiter und -manager sind auch Verbrauchen und erwarten dieselbe [Verbraucher-]Erfahrung, wenn sie in der Arbeit sind. Es gibt keinen großen Unterschied mehr zwischen Business-to-Business und Business-to-Consumer“, sagt Michael Ghrist, IT Account Manager for Commercial Operations bei Roche Diagnostics. Die Kunden von Roche erwarten beispielsweise sofortige Bestätigungen und Echtzeitaktualisierungen zu ihrem Bestellstatus sowie umfassende Transparenz bei ihren Bestellungen.“

Gleichzeitig nimmt der wirtschaftliche Druck immer mehr zu. Labors in Krankenhäusern werden aufgefordert, immer mehr Tests durchzuführen und schneller Ergebnisse mit niedrigeren Kosten und weniger Mitarbeitern zu liefern. Um diese Änderungen zu unterstützen, entwickelt Roche Instrumente, die äußerst genaue Ergebnisse schneller liefern, sodass fundierte Entscheidungen für medizinische Maßnahmen getroffen werden können. Diese Instrumente automatisieren auch die Arbeit, die zuvor von qualifizierten Technikern erledigt wurde, welche auf dem modernen Arbeitsmarkt immer schwerer zu finden sind. Es handelt sich hierbei beispielsweise um die Durchführung weniger komplizierter Labortests für Gewebe, Blut oder andere Körperflüssigkeiten. Dies ist für viele ihrer Kunden ein neuer Ansatz.

„Eine der größten Herausforderungen, denen unsere Kunden gegenüberstehen, verändert ihre gesamte Laborausstattung und-prozesse und macht sie zu etwas ganz anderem“, so Ghrist. „Die beste Art, diese Herausforderung zu überwinden, ist es, einen sehr stark strukturierten, disziplinierten Prozess für Implementierungen zu haben.“

Für das Team von Roche bestehen Implementierungen in der Zusammenarbeit mit dem Kunden, um diesen für die Implementierung bereit zu machen. Dies umfasst auch Änderungen des Arbeitsablaufs sowie physische Veränderungen, Änderungen der Geräte und der Einrichtung der neuen medizinischen Diagnosegeräte für die Kunden. Die Kunden suchen einen Partner für die medizinische Diagnose, und genau der möchte Roche sein.

„Wenn wir eine Implementierung durchführen, müssen wir dafür sorgen, dass unsere Kunden während des gesamten Prozesses weiterhin Ergebnisse liefern können,“ so Stacey Bogardus, Implementation Program Director at Roche. „An beiden Enden dieser Lösung steht der Patient. Ihm wird Blut abgenommen, es wird in das Labor geschickt und am anderen Ende steht das Ergebnis, das zu einer Behandlung führt. Wir können nicht einfach das Labor schließen, bis wir unser Projekt abgeschlossen haben.“

Mit mehr als 600 Projekten in verschiedenen Phasen, welche an Komplexität immer mehr zunehmen, musste das Implementierungsteam von Roche seine Prozesse standardisieren, um seine Kunden bei ihrem Wachstum zu unterstützen.

„Die Ausstattung wurde immer komplexer, weshalb auch die Implementierungen komplexer wurden. Es stellte eine große Herausforderung dar, mit den Kunden kommunizieren und Ressourcen koordinieren zu können,“ so Ghrist.

Das Team stand auch vor der Herausforderung weit verteilter Informationsquellen, mit denen die Teams für den Abschluss der Implementierungen arbeiten mussten. Ghrist sagt: „Ein Projektmanager hatte beispielsweise mehrere Partner und Plattformen, von denen jede einen Teil der Informationen enthielt. Wenn wir dann ein Projekt gewonnen hatten, mussten diese Informationen manuell erfasst werden, um einen Projektplan zu erstellen und die Ressourcen zuzuweisen.“

Eine „leistungsstarke, revolutionäre Erfahrung“

Um seine Kunden besser unterstützen zu können, benötigte das Team von Roche eine Möglichkeit, Informationen zu zentralisieren und Implementierungen zu planen und nachzuverfolgen. Smartsheet war ein offensichtlicher Partner dafür, da das Unternehmen auf Innovationen ausgerichtet und flexibel ist, was die Schaffung neuer Technologien und kundenspezifischer Plattformen angeht.

„Wir wollten einen innovativen Technologiepartner, der alles daran setzt, Probleme zu lösen, um einen wirklichen Unterschied zu erzielen“, so Bryan Langford, Vice President of Commercial Operations. „Wir wollten einen Partner, der nicht nur ein Produkt liefert, sondern unser Business und die Lösungen versteht, die wir bereitstellen möchten, um unser Business zukunftsfähig zu machen und unseren Kunden zu helfen. Wir fanden, Smartsheet wäre der geeignete Partner hierfür.“

Und wir haben riesige Vorteile erzielt. „Smartsheet hat es uns ermöglicht, eine Reise mit einem standardisierten, konsistenten und transparenten Rahmen zu beginnen, der auf Zusammenarbeit basiert und es uns so ermöglicht, diesen Prozess zu durchlaufen – immer Hand in Hand. Und das war eine „leistungsstarke, revolutionäre Erfahrung für unsere Kunden“, so Langford weiter.

„Smartsheet ermöglichte es uns, diese Informationen zu nehmen und sie zu automatisieren, sodass wir nun direkte Feeds aus unseren internen Systemen bekommen. Alles ist konsolidiert, es werden Vorlagen, Entwürfe und ein Projektplan erstellt“, sagt Ghrist. „Früher dauerte es eine Woche, manchmal sogar zwei, um alle diese Informationen zusammenzustellen. Nun geschieht all dies automatisch innerhalb weniger Stunden.“

„Egal, ob Sie ein Projektmanager sind, der ein sehr großes Projekt verwaltet, oder ein Servicemanager, der ein kleines, relativ einfaches Projekt betreut, alle haben ein ähnliches Tool zur Hand, das gleich aussieht und gleich funktioniert“, sagt Joel Cox, Implementation Program Director. „Und intern können wir Daten [zum Implementierungsprojekt] extrahieren und Berichte dazu konsistent und projektübergreifend erstellen.“

„Mithilfe unseres Dashboards können wir nun beispielsweise den Status aller Projekte sowie eine Karte der Punkte sehen, die am dringendsten Aufmerksamkeit benötigen und warum“, fügt Langford hinzu. Diese Standardisierung und erhöhte Transparenz ermöglicht es dem Team, für seine Kunden weitaus mehr zu erreichen.

„Wir verwalten derzeit tatsächlich 30 % mehr Projekte mit derselben Anzahl an Projektmanagern, die wir auch vor der Implementierung von Smartsheet hatten“, sagt Ghrist. „Das ist eine beträchtliche Zeitersparnis für das Unternehmen.“

Das Team spart nicht nur Zeit mit Smartsheet, es verbessert auch die Implementierungserfahrung für andere Teams im Unternehmen sowie für seine Kunden. „Das Tool hat uns eine zentrale Informationsquelle sowohl für den Kunden, als auch den Implementierungsleiter, unsere Service- und Supportteams und unser Vertriebsteam gegeben. Unabhängig davon, wer den Projektplan betrachtet, wir sehen alle dieselben Informationen“, so Bogardus.

„Unsere Prozesse und Tools ermöglichen es uns, diese Implementierung gezielter in Phasen einzuteilen, zu planen und sicherzustellen, dass wir bei unserer Arbeit im Labor voranschreiten, während wir gleichzeitig die neue Lösung implementieren", sagt Bogardus. „Und letztendlich geht es darum, da der Patient immer am anderen Ende dessen steht, was wir tun.“