Die Arbeit von Architekturbüros, die gewerbliche Bauten entwerfen, hat großen Einfluss darauf, wie Kunden eine Marke wahrnehmen. Dabei kommt es nicht nur darauf an, dass die Läden von außen oder einzelne Innenbereiche schön anzusehen sind. Diese Firmen sind für die Innenausstattung und die Fassaden einiger der bekanntesten US-Unternehmen mit globaler Kundschaft verantwortlich. Schließlich sorgt ein gut umgesetztes Design für ein unvergessliches Kundenerlebnis und einen effizienten Besucherstrom, was Umsatz und Kundenbindung steigert.
PM Design Group, ein junges und aufstrebendes Architekturbüro mit über 160 Angestellten in 13 Büros in den USA, bedient bekannte Restaurants, große Einzelhandelsketten, Banken und Lebensmittelgeschäfte.
„Zu unserem Portfolio zählen klassische Groß-Neubauten, große Renovierungen und zahlreiche großvolumige kleinere Renovierungen für verschiedene Kunden im ganzen Land“, sagt Carl Nelson, Senior Project Manager bei PM Design Group.
„Wir machen alles. Für einen Kunden ist es immer besser, alles aus einer Hand zu bekommen.“
–Carl Nelson, PM Design Group
Um derart große und prestigeträchtige Projekte zu bewältigen, muss ein Unternehmen innovativ und agil bleiben und stets an der Spitze des technologischen Fortschritts stehen. Dafür setzt die Firma ganz bewusst auf innovative Ansätze – nicht selbstverständlich in einer Branche, in der man tendenziell klassische Abläufe pflegt und reine Design-Software nutzt.
Als Nelson beim Unternehmen anfing, wurden für das Projektmanagement fertige Software-Lösungen verwendet. Jedoch gab es bald Probleme mit den großen Mengen an Aufnahmen: Vermessungen erfolgen in der Regel mit Standard-Kameras und manchmal auch mit höher auflösenden 360-Grad-Kameras. Anschließend werden 2D-Zeichnungen und 3D-Modelle angefertigt. All die dabei entstehenden Fotos zu managen, wurde schwierig.
Von optimierten Prozessen profitieren auch die Kunden
Die Arbeitsweise zu überdenken, kann in jeder Branche eine Herausforderung sein, selbst dann, wenn das Team an sich schon innovativ eingestellt ist. Nelsons Team hatte nun das Glück, dass PM Design Group seine Angestellten dazu anhält, selbst innovative Lösungen für nicht zufriedenstellende Abläufe zu finden. Nelson stellte fest, dass die Firma zwar schon eine Lizenz für Egnyte, eine SaaS-Plattform zum sicheren Speichern von gemeinsam genutzten Inhalten, besaß, diese aber kaum genutzt wurde.
Außerdem fand Nelson heraus, dass sich Egnyte nahtlos in Smartsheet integrieren lässt. Das würde es ihm und seinen Kollegen ermöglichen, in Egnyte gespeicherte Bilddateien einfach an die Sheets anzuhängen, die sie für die Projektverwaltung nutzen. Er hat die Workflows über Smartsheet eingerichtet und sein Team angewiesen, Dateien aus Egnyte an eine Projektzeile bzw. ein Sheet anzuhängen, damit sowohl das Team als auch externe Beteiligte (also auch Kunden) die Standortfotos unmittelbar ansehen und beurteilen können.
„Wir arbeiten an Hunderten und Tausenden Filialen gleichzeitig. Dafür haben wir bei uns eine Art Fließbandverfahren, bei dem nacheinander die verschiedenen internen Abteilungen durchlaufen und auch die Kunden hinzugezogen werden.“
– Carl Nelson, PM Design Group
Mithilfe von AutoCAD erfassen die Mitarbeiter auf firmeneigenen Tablet-Geräten die Baustelle und machen bei ihren Rundgängen etwa zwölf einfache 360-Grad-Fotos. Zusätzlich zu den günstigeren 360-Grad-Kameras hat das Unternehmen seit Kurzem auch Kameras mit höherer Auflösung, mit denen sich 360-Grad-Rundgänge über das Gelände erstellen lassen – ähnlich wie bei Google Street View oder Tools für virtuelle Wohnungsbesichtigungen.
Sobald die Vermessungen abgeschlossen sind, werden die digitalen Bilddateien konvertiert und in Egnyte hochgeladen. Innerhalb der Plattform gibt es Hunderte bis Tausende Ordner mit digitalen Fotos für große Projekte. Danach zeichnet das Entwurfs-Team bei PM Design Group die ersten Entwürfe anhand dieser Bilder. Darauf folgt ein interner Prozess zur Qualitätssicherung für Designs, für den Smartsheet genutzt wird.
Zur Verwaltung großer Projekte braucht es permanente Transparenz und Agilität, die Nelsons Team mit Smartsheet sicherstellen kann. Durch die Verbindung von Egnyte und Smartsheet haben nicht nur die Kunden mehr Vertrauen in die Art und Weise, wie Projekte bearbeitet werden, auch das Team profitiert davon enorm.
Nelson schätzt, dass neben der Zeitersparnis die Produktivität im Team dank der Nutzung von Smartsheet und Egnyte um 10 bis 20 Prozent gestiegen ist.
„Durch Smartsheet machen wir mehr Gewinn. Höhere Produktivität heißt mehr Profit“, sagt Nelson.
Durch die Integration muss Nelson heute nur noch halb so viel Zeit für die Verwaltung großer Programme und Projekte aufwenden. Anstatt Prozesse manuell zu managen, kann sich Nelson stärker auf strategische Planungen konzentrieren und sein Team bei der beruflichen Weiterentwicklung unterstützen. Das Ergebnis sind hochwertigere Arbeitsergebnisse und eine bessere Abstimmung im gesamten Unternehmen.
Dadurch, dass auch die Kunden die Fotos und Pläne mehrmals abrufen können, „ersparen wir zahlreichen Beteiligten jede Menge Klicks“, so Nelson. Der direkte Zugriff auf diese Dateien in Smartsheet spart PM Design Group und seinen Kunden Zeit, die normalerweise für den E-Mail-Verkehr und Anrufe verloren gehen würde.
Der Präsident eines Kundenunternehmens „weiß, dass mit Smartsheet viel Beeindruckendes möglich wurde und es einfach funktioniert“, berichtet Nelson. „‚Macht einfach so weiter‘, heißt es dort.“
