In der Baubranche müssen Immobilienbesitzer, Architekten und Bauunternehmer zusammenarbeiten, um neue Gebäude zu errichten und bestehende zu renovieren. Viele Firmen nutzen immer noch Verträge, Genehmigungen, Entwürfe usw. auf Papierbasis oder haben isolierte Software-Tools für jede einzelne Phase im Verlauf eines Bauprojekts. Einige innovative Firmen lassen jedoch das Papier hinter sich und gehen entschieden den Weg der digitalen Transformation.
Auf einer Podiumsdiskussion bei der ENGAGE'18 berichteten drei führende Unternehmen aus der Baubranche, wie sie mit der Smartsheet-Plattform die Arbeitsausführung gestalten und so die Arbeitsabläufe vor Ort, die organisatorische Effizienz und die Qualitätskontrolle verbessern.
Die Vertreter der Firmen Kiewit, Top Shelf Real Estate Advisors und Chipman Design Architecture, drei beeindruckende Persönlichkeiten, sprachen darüber, wie sie es mithilfe von Smartsheet geschafft haben, wichtige Informationen für Interessengruppen und Kunden transparenter zu machen und aktuelle Informationen, etwa zur Einhaltung von Budgets oder Zeitplänen, effizienter und in Echtzeit zu kommunizieren.
Top Shelf Real Estate Advisors spart Zeit und gewinnt Transparenz
Als kleines Unternehmen nutzt Top Shelf Real Estate Advisors für das gesamte Geschäft Smartsheet Control Center. Von Besprechungsnotizen bis hin zu Protokollen über potenzielle Änderungsaufträge (PCOs) – über alles gibt es konsistente Aufzeichnungen von Genehmigungen, Kostenvoranschlägen und vielem mehr, das sie mit den Eigentümern teilen können.
Dadurch, dass Top Shelf Real Estate Advisors Projekte mit Smartsheet-Dashboards überwacht, kann die Firma ihren Interessensgruppen und Kunden heute Echtzeit-Transparenz bieten, was ein zentraler Wert für das Unternehmen ist.
„Wir haben 50 % weniger Anrufe im Zusammenhang mit Projekten, weil alles auf unseren Dashboards steht und so alle auf dem Laufenden gehalten werden.“
Darrin Phillips
Gründer und CEO
Top Shelf Real Estate Advisors, LLC
Weil es jetzt bei wichtigen Dokumenten nur noch eine Version gibt, können sie darüber hinaus Budgets genauer einhalten, haben weniger Aufwand bei der Dateneingabe und 50 % weniger liefer- und schadensbedingte Verzögerungen beim Material.
Kiewit bezahlt Lieferanten dank Formularen schneller
Kiewit ist eine Baufirma mit 130-jähriger Geschichte, die in vielen Bereichen aktiv ist – darunter Energieerzeugung, Transport, Bergbau und Bauwesen – und die über eine der größten privaten Flotten in Nordamerika verfügt.
Oberste Priorität hat für Kiewit die Sicherheit der eigenen Mitarbeiter. Vor der Einführung von Smartsheet nutzte man für die Sicherheitsanweisungen und Empfehlungen Ordner. Diese Ordner waren zwar randvoll mit nützlichen Hinweisen, die Arbeiter hatten am Einsatzort aber nicht direkt Zugriff darauf.
Daher entwickelte man mithilfe von Smartsheet ein zentrales Sheet mit sämtlichen aktuellen Sicherheitsanweisungen, die die Arbeiter über ihr Smartphone abrufen können. Dadurch müssen die Arbeiter seltener ins Büro, können sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren und vor allem die sicherheitstechnischen Verhaltensweisen an allen Baustellen befolgen.
Vor Smartsheet nutzte man bei Kiewit Tabellen und ein papierbasiertes Ticket-System, bei dem es viele Ineffizienzen gab. Die Fahrer mussten mit ihren Tickets von den Einsatzorten ins Büro fahren und nicht selten gingen diese zwischen Baustelle und Zentrale verloren. Einige lagerten sogar dutzende dieser kleinen Tickets in ihren Schubladen, wodurch es zu Zahlungsverzögerungen kam.
Durch die Verwendung von Smartsheet für Desktop und Mobilgeräte erfährt die Kreditorenbuchhaltung immer den aktuellen Stand von der Baustelle – von der Mengenermittlung bis hin zu den Rückstellungen.
„Wir haben uns hingesetzt und ein Smartsheet-Formular erstellt. Wenn heute ein Laster kommt, müssen nur noch die Informationen ins Formular eingegeben und ein Foto gemacht werden.“
Paul Andrews
Bezirkskontrollstelle
Kiewit Bridge and Marine
Die Kreditorenbuchhaltung nimmt dann die eingereichten Formulare und speist sie direkt in ihr Master-Sheet ein, sodass die Lieferanten schneller für ihre Dienstleistungen bezahlt werden.
Chipman Design Architecture skaliert seine Prozesse und begeistert seine Kunden
Die Rolle des Architekten besteht darin, einen eng koordinierten und bewusst detaillierten Satz von Genehmigungs-, Ausschreibungs- und Baudokumenten zu erstellen, um die in der Praxis auftretenden Probleme, die zu Umsatzeinbußen führen können, möglichst zu vermeiden.
Vor der Einführung von Smartsheet gab es bei Chipman Design Architecture keinen unternehmensweiten Master-Zeitplan und es war nicht möglich, Prozessverbesserungen unter anderen Gesichtspunkten als dem finanziellen Gewinn oder Verlust zu bewerten. In der Zeit zwischen der ENGAGE'17 und der ENGAGE'18 setzte man sich daher das Ziel, die Skalierbarkeit durch Smartsheet zu nutzen und umfassende Transparenz für verschiedene Kunden und Teams zu schaffen. Auf Projektebene können sie vom Kunden vorgegebene Fristen sowie das Format und die Häufigkeit solcher Fristen hervorheben.
Auf Unternehmensebene können mit Microsoft Power BI und Smartsheet-Dashboards wichtige Messzahlen sichtbar gemacht und auf die jeweiligen Interessengruppen zugeschnitten werden. An irgendeinem Punkt kommt jeder Mitarbeiter mit Smartsheet in Berührung.
„Eine Struktur mit einer gemeinsamen Sprache zu schaffen, die es einem erlaubt, Erkenntnisse, Erfolge, Schwierigkeiten oder eine Übersicht von einzelnen Personen oder ganzen Teams mit dem gesamten Unternehmen zu teilen – das ist entscheidend und der Grund, warum Smartsheet so gewinnbringend ist.“
Kyle Chipman
Prozessmanager
Chipman Design Architecture
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie diese führenden Unternehmen der Baubranche mit Smartsheet innovativ arbeiten, sehen Sie sich das unten stehende Video an, zu dem auch eine Diskussionsrunde mit offenem Frage-Antwort-Teil gehört:
