4 einfache Methoden zum Erstellen und Anpassen von Zeitachsen in Excel

In diesen Schritt-für-Schritt-Anleitungen erfahren Sie, wie Sie Zeitachsen in Excel erstellen und anpassen. Zudem haben wir unten eine Zeitachsenvorlage in Excel verlinkt, mit der Sie jede Menge Zeit sparen können.

In diesem Artikel finden Sie Folgendes:

Kostenlose Zeitachsenvorlage für Excel herunterladen

Vorlage für einen Projektzeitplan

Kostenlose Zeitachsenvorlage für Excel herunterladen Excel

Kostenlose Zeitachsenvorlage für Excel herunterladen

Am einfachsten lassen sich Zeitachsen in Excel mit einer vorgefertigten Vorlage erstellen. Eine Microsoft Excel-Vorlage ist besonders nützlich, wenn Sie nicht viel Erfahrung mit der Erstellung von Projektzeitachsen haben. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Projektinformationen und -termine in die Tabelle einzugeben – die Excel-Zeitachse spiegelt dann automatisch die Änderungen wider.


Wenn Sie der Tabelle eigene Daten hinzufügen, wird das Gantt-Diagramm automatisch angepasst, die Abstände werden allerdings nicht geändert. Möglicherweise befindet sich am Anfang Ihres Diagramms zusätzlicher Leerraum mit Daten, die Sie nicht eingegeben haben. Passen Sie in diesem Fall einfach den Abstand zwischen den Daten oben im Diagramm an.

  1. Klicken Sie oben im Gantt-Diagramm auf ein Datum. Es erscheint ein Kästchen um alle Daten herum.  
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Achse formatieren“ aus.  
  3. Wählen Sie im Pop-up-Feld links die Option „Skalieren“ aus.  
  4. Passen Sie die Zahl im Feld „Minimum“ an. Sie müssen dem Feld dann schrittweise Zahlen hinzufügen, um die Abstände anzupassen und das gewünschte Erscheinungsbild zu erhalten.

So erstellen Sie Zeitachsen in Excel mit einer Microsoft-Vorlage 

Zum Erstellen einer Zeitachse mit einer Microsoft Excel-Vorlage wählen Sie einfach aus den vorhandenen Vorlagen die aus, die Sie verwenden möchten. Geben Sie als Nächstes Ihre Daten in die Vorlage ein und passen Sie die Schriftarten und Farben an.

Zeitachsenvorlage in Excel auswählen

Microsoft bietet einige Zeitachsenvorlagen in Excel an, die Ihnen einen groben Überblick über Ihren Projektzeitplan geben. Die Excel-Zeitachsen sind nicht mit Gantt-Diagrammdaten verknüpft, sodass Sie Ihre eigenen Daten manuell in die vordefinierten Vorlagenfelder eingeben müssen. Sie können die Namen der Felder beliebig ändern und bei Bedarf neue hinzufügen.

  1. Öffnen Sie Microsoft Excel, um eine Zeitachsenvorlage von Microsoft aufzurufen. Wählen Sie in der Menüleiste File (Datei) und dann New from Template…

    Excel Timeline Template Menu Bar

  2. Geben Sie Zeitachse in das Suchfeld ein und doppelklicken Sie auf Ihre bevorzugte Vorlage, um die Tabelle zu öffnen. Hinweis: Die hier verwendete Vorlage heißt Projektzeitachse und ist in der neuesten Version von Excel unter MacOS Sonoma zu finden.

    Excel template project timeline

Informationen der Zeitachse in Excel hinzufügen

Nach dem Öffnen der Vorlage sehen Sie eine vorformatierte Excel-Tabelle mit bereits ausgefüllten Informationen in den Feldern. Diese Inhalte sind Platzhalter.

Am oberen Rand der Vorlage befindet sich eine Zeitachse. Scrollen Sie nach unten, um das Diagramm aufzurufen. Hier tragen Sie Planungsdetails ein und fügen Fälligkeitstermine hinzu.

  1. Klicken Sie oben in der Tabelle auf das Feld Projektzeitachse (C1) und geben Sie Ihren Projektnamen ein.

    Excel template project timeline title

  2. Klicken Sie unter der Zeitachsenüberschrift auf das Feld Anfangsdatum (F2) und geben Sie das Anfangsdatum Ihres Projekts ein. Sie werden feststellen, dass sich die vorformatierten Daten für den Rest der Zeitachse ändern, sobald Sie dieses Feld aktualisieren.

    Excel template project timeline start date

  3. Scrollen Sie nach unten zur Tabelle. Die Vorlage enthält Platzhalteraufgaben in der Spalte Aktivität, die Sie an Ihr Projekt anpassen können. Fügen Sie Ihre Aufgaben zur Spalte Aktivität hinzu, indem Sie auf die Felder mit den Platzhalteraufgaben klicken und den Text aktualisieren.

    Excel template project timeline task

  4. Klicken Sie auf die Tabulatortaste, um zum entsprechenden Feld unter Start zu navigieren, und geben Sie das Datum der ersten Aufgabe ein. Drücken Sie erneut auf die Tabulatortaste, um im Feld unter Ende ein Datum einzugeben. Dies sollte das Datum sein, an dem die Aufgabe voraussichtlich abgeschlossen sein wird.

    Hinweis: Die Vorlage enthält Formeln für alle Start- und Enddaten, die jeweils auf dem Startdatum der vorherigen Aufgabe basieren. Sie können die Formeln löschen und für jede Aufgabe bestimmte Daten eingeben oder die Formeln an Ihren Zeitplan anpassen.

    Excel template project timeline task date

  5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, um den Rest der Tabelle auszufüllen.
     

Wenn sich die Konferenzplanung über einen Monat erstreckt (was wahrscheinlich der Fall sein wird), können Sie mit den Pfeilen in der grauen Leiste unter der Zeitachse weitere Daten aufrufen. Damit scrollen Sie durch die Excel-Zeitachse.

Excel-Zeitachse anpassen

Nachdem Sie alle Projektmeilensteine in die Tabelle eingetragen haben, können Sie das Erscheinungsbild der Zeitachse ändern, um sie bunter zu gestalten.

Führen Sie dazu diese Schritte aus:

Excel template project timeline scroll

  1. Um das Gesamterscheinungsbild der Vorlage zu ändern, klicken Sie auf den Tab Seitenlayout und wählen Sie Designs aus.

    Excel template project timeline change appearance

  2. Klicken Sie auf ein Design, um die in der Zeitachse verwendeten Farben und Schriftarten zu ändern. Sie können auch auf das Menü Farben oder Schriftarten klicken, um die jeweiligen Änderungen vorzunehmen. 

    Excel template project timeline theme options

Farbpalette der Excel-Zeitachse ändern

  1. Klicken Sie auf die Zeitachse.  
  2. Klicken Sie auf den Tab Diagrammentwurf und klicken Sie auf das Farbpalettensymbol mit der Bezeichnung Farben ändern. 

    Excel template project timeline change colors

  3. Die Farboptionen in diesem Menü entsprechen dem von Ihnen gewählten Design. Klicken Sie auf eine Farbe, die Ihnen gefällt. Die Zeitachse wird entsprechend aktualisiert. 

    Excel template project timeline color options

Diese Zeitachsenvorlage zeigt nur die grundlegendsten Informationen an. Sie ist gut dafür geeignet, Stakeholder*innen und Führungskräften einen Überblick über die Aufgaben zu geben, die in Ihrem Projekt erforderlich sind. Sie enthält jedoch weder Elemente wie ein Budget, noch zeigt sie an, ob Aufgaben pünktlich erledigt werden oder wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist.

Wenn Sie eine detailliertere Zeitachse für die Projektplanung erstellen möchten, ist vielleicht ein Gantt-Diagramm die bessere Lösung. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Leitfaden zur Erstellung von Gantt-Diagrammen in Excel.

So erstellen Sie Zeitachsen in Excel

Erstellen Sie zunächst eine Aufgabenliste, um herauszufinden, was die Zeitachse darstellen soll. Vielleicht möchten Sie, dass Meilensteine angezeigt werden, die sich derzeit in einem Gantt-Diagramm befinden. Wenn das der Fall ist, suchen Sie nach einer Excel-Zeitachsenvorlage, die nur die Eingabe von Meilensteindaten erfordert. 

Vielleicht möchten Sie darstellen, wie verschiedene Teile eines bestimmten Projekts auf einer Zeitachse erscheinen. Suchen Sie in diesem Fall nach einer Excel-Vorlage für Projektzeitpläne. Diese enthält mehr Felder zum Anpassen und zeigt mehr Informationen auf der Zeitachse an, z. B. wie lange es dauern wird, bis eine bestimmte Aufgabe erledigt ist. 


Zeitachsenvorlage in Excel auswählen

Microsoft bietet ebenfalls einige Zeitachsenvorlagen in Excel an, die Ihnen einen groben Überblick über Ihren Zeitplan für die Konferenzplanung geben. Die Excel-Zeitachsen sind nicht mit Gantt-Diagrammdaten verknüpft, sodass Sie Ihre eigenen Daten manuell in die vordefinierten Vorlagenfelder eingeben müssen. Sie können die Namen der Felder beliebig ändern und bei Bedarf neue hinzufügen. 

  1. Öffnen Sie Microsoft Excel, um eine Zeitachsenvorlage von Microsoft aufzurufen. Geben Sie einfach „Zeitachse“ in das Suchfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste.  Hinweis: Diese Vorlage wurde mit der neuesten Version von Excel unter Windows 8 gefunden. 
Excel timeline template
  1. Doppelklicken Sie auf die Vorlage, um die Tabelle zu öffnen. 
Event planning template


Informationen der Zeitachse in Excel hinzufügen

Nach dem Öffnen der Vorlage sehen Sie eine vorformatierte Excel-Tabelle mit bereits ausgefüllten Informationen in den Feldern. Diese Inhalte sind nur Platzhalter. Am oberen Rand der Vorlage befindet sich eine Zeitachse. Scrollen Sie nach unten, um das vorformatierte Diagramm aufzurufen. Hier tragen Sie Konferenzplanungsdetails ein und fügen Fälligkeitstermine hinzu. Einer der Vorteile einer Excel-Vorlage für Projektzeitachsen besteht darin, dass die Formatierung bereits vorhanden ist und Sie sie nur noch anpassen müssen.

  1. Klicken Sie oben in der Tabelle auf das Feld „Projektzeitachse“ (C1) und geben Sie Ihren Projektnamen ein.
Project timeline
  1. Scrollen Sie in der Tabelle nach unten und geben Sie ein Startdatum ein.
Excel template for timeline

Da Sie eine Konferenz planen, sollten Sie das Startdatum für die Planung auswählen. Hinweis: Es ist bereits eine Formel enthalten, die als Startdatum den Tag angibt, an dem Sie mit der Verwendung der Vorlage für die Veranstaltungsplanung begonnen haben. Wenn Sie dieses Datum nicht verwenden möchten, klicken Sie auf die Zelle, löschen Sie die Formel und fügen Sie das gewünschte Datum hinzu. Sie werden feststellen, dass sich die vorformatierten Start- und Enddaten ändern. 

  1. Geben Sie die erste wichtige Aufgabe ein, die erledigt werden muss. Fügen Sie der Spalte „Aktivität“ Aufgaben hinzu, indem Sie auf das Feld „Meilenstein“ doppelklicken.
Milestones in Excel
  1. Klicken Sie auf die Tabulatortaste, um zum entsprechenden Startfeld zu navigieren, und geben Sie das Datum ein, an dem Sie mit der Recherche nach möglichen Konferenzorten beginnen. Drücken Sie erneut auf die Tabulatortaste, um im Feld unter „Ende“ ein Datum einzugeben. Dies sollte das Datum sein, an dem Sie den Veranstaltungsort ausgewählt haben möchten.
Add dates to Excel timeline template
  1. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, um den Rest des Diagramms auszufüllen.

So erstellen Sie Zeitachsen in Excel mit einer Vorlage

Vorlage für einen Projektzeitplan

Zeitachsenvorlage für Excel herunterladen

Am einfachsten lassen sich Zeitachsen in Excel mit einer vorgefertigten Vorlage erstellen. Eine Excel-Vorlage ist besonders nützlich, wenn Sie nicht viel Erfahrung mit der Erstellung von Projektzeitachsen haben. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Projektinformationen und -termine in die Tabelle einzugeben – Excel spiegelt dann automatisch die Änderungen wider.

Wenn Sie jedoch Ihre eigenen Daten in die Tabelle eingeben, stimmen die Abstände in der Zeitachse möglicherweise nicht mehr. Für diesen Fall haben wir hier eine Lösung:

  1. Klicken Sie oben im Gantt-Diagramm auf ein Datum. Es erscheint ein Kästchen um alle Daten herum.

    Excel-Vorlage für einen Projektzeitplan – Daten

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Achse formatieren…

    Project timeline excel template format axis

  3. Wählen Sie im Pop-up-Fenster auf der rechten Seite den Tab Achsenoptionen aus und navigieren Sie zum ersten Abschnitt mit Grenzen.

    Project timeline excel template format axis bounds

  4. Passen Sie die Zahl im Feld Minimum an. Sie müssen dem Feld dann schrittweise Zahlen hinzufügen, um die Abstände anzupassen und das gewünschte Erscheinungsbild zu erhalten.

So erstellen Sie Zeitachsen in Excel mit SmartArt

Wenn Sie nur eine einfache Zeitachsengrafik benötigen, können Sie in Excel eine mit SmartArt erstellen. Das Erstellen einer Zeitachse mit SmartArt ist schnell und unkompliziert, aber die Zeitachse ist relativ simpel. Sie eignet sich am besten für einen groben Überblick oder das Tracken wichtiger Meilensteine anstatt eine detaillierte oder dynamische Projektplanung.

  1. Klicken Sie im Tab Einfügen der Tabellenkalkulation auf das SmartArt-Symbol (grüner Pfeil mit Textfeldillustration).
  2. Klicken Sie auf Prozess, um Zeitachsengrafiken und andere Prozessillustrationen aufzurufen.

    Excel SmartArt insert timeline

  3. Klicken Sie auf die Grafik einer einfachen Zeitachse, um sie in das Arbeitsblatt einzufügen.
  4. Ein SmartArt-Textfeld erscheint neben der Zeitachsengrafik. Ersetzen Sie [Text] durch Ihre Ereignisse oder Aufgaben.

    Excel SmartArt timeline edit

  5. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um weitere Markierungen in Ihrer Zeitachse hinzuzufügen. Sie können Ereignisse auch mit dem Minussymbol löschen oder die Pfeile verwenden, um die Reihenfolge der Ereignisse zu ändern.

    Excel SmartArt timeline add step

  6. Klicken Sie zum Anpassen der Zeitachsengrafik auf den Tab SmartArt-Design. Sie können beispielsweise die Farbpalette oder den Stil der Zeitachse ändern.

    Excel SmartArt timeline design

So erstellen Sie Zeitachsen in Excel mit einer PivotTable

PivotTables in Excel sind vielseitige Tools zum Zusammenfassen, Analysieren und Präsentieren von Daten. Eine Zeitachse in einer PivotTable ist keine Visualisierung Ihrer Daten im Gantt-Stil, sondern ein dynamisches Tool zum Filtern von Daten nach Zeiträumen (z. B. Monaten, Quartalen und Jahren), ohne den Datensatz zu ändern.

Gehen Sie wir folgt vor, um eine Zeitachse mithilfe einer PivotTable zu erstellen:

  1. Geben Sie Ihre Daten in eine Excel-Tabelle ein. Wenn Sie Beispieldaten zum Üben verwenden möchten, laden Sie diesen Beispieldatensatz mit Vertriebstransaktionen über einen Zeitraum von zwei Jahren herunter.
  2. Markieren Sie den gesamten Datensatz, einschließlich der Überschriften, und klicken Sie auf den Tab Einfügen.

    Excel Pivot Table Insert Tab

  3. Klicken Sie auf dem Tab Einfügen auf das Symbol PivotTable.

    Excel Pivot Table Tab

  4. Ein Pop-up-Fenster zum Erstellen einer PivotTable erscheint. Vergewissern Sie sich, dass der richtige Bereich ausgewählt ist, und wählen Sie aus, ob die PivotTable im vorhandenen oder in einem neuen Arbeitsblatt angezeigt werden soll. In diesem Beispiel wird die PivotTable in ein neues Arbeitsblatt eingefügt. Klicken Sie auf OK.

    Excel Pivot Table Create PivotTable Popup

  5. Konfigurieren Sie die Tabelle im Bereich PivotTable-Felder, indem Sie die Tabellenüberschriften in die entsprechenden Felder ziehen. Ziehen Sie Datum in das Feld Zeilen und Umsatz in Werte. Sie können auch Kategorie oder Produkt in das Feld Spalten ziehen, um die Daten weiter aufzuschlüsseln. Ihre PivotTable wird automatisch ausgefüllt.

    Excel Pivot Table Fields Pane

  6. Die PivotTable gliedert die Daten nach Jahr. Klicken Sie links neben einer Zeilenbeschriftung auf das kleine Pluszeichen (+), um das Element zu erweitern. Sie können z. B. das Jahr 2023 erweitern, um einzelne Monate oder Quartale einzublenden.

    Excel Pivot Table Expand Data

  7. Klicken Sie auf den Tab PivotTable-Analyse und dann auf Zeitachse einfügen.

    Excel Pivot Table Insert Timeline

  8. Aktivieren Sie im Dialogfeld Zeitachsen einfügen das Kontrollkästchen für Date und klicken Sie auf OK. Im Arbeitsblatt wird eine Zeitachse angezeigt.

    Excel Pivot Table Checkbox

  9. Ziehen Sie die Griffe in der Zeitleiste, um den Zeitraum anzupassen. Die PivotTable wird aktualisiert, um Ihre Filter widerzuspiegeln.

    Excel Pivot Table Adjustments

  10. Wenn Sie die Daten anders darstellen lassen möchten, können Sie auch ein PivotChart erstellen. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in der PivotTable und wechseln Sie zum Tab Einfügen im Menüband. Klicken Sie dann auf PivotChart.

    Excel Pivot Table Pivot Chart

  11. Das PivotChart wird automatisch als Balkendiagramm ins Blatt eingefügt. Um den Diagrammtyp zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das PivotChart, klicken Sie auf Diagrammtyp ändern… und wählen Sie eine der Optionen aus. Für diesen Beispieldatensatz ist ein Diagramm gut geeignet.

    Excel Pivot Table Change Chart Type

  12. Nachdem Sie Ihren bevorzugten Diagrammtyp ausgewählt haben, klicken Sie auf das Diagramm und ziehen Sie es an die gewünschte Position im Arbeitsblatt. Passen Sie die Zeitachse an – das Diagramm wird basierend auf dem ausgewählten Zeitraum aktualisiert.

    Excel Pivot Table Final Chart

  13. Passen Sie die Zeitachse weiter an, um verschiedene Zeiträume zu untersuchen und Verkaufstrends zu analysieren. Sie können auch nach Kategorien oder Produkten filtern, um detailliertere Daten aufzurufen.

So erstellen Sie eine Zeitachse in Smartsheet

Die Zeitachsenfunktion in Smartsheet ist eine neue Ansicht, auf die Sie auf die gleiche Weise zugreifen können wie auf die Gantt-, Board-, Kalender- oder Tabellenansicht. Sie können in jedem Sheet mit mindestens einer Datumsspalte auf die Zeitachse zugreifen.

So erstellen und verwenden Sie eine Zeitachse in Smartsheet:

  1. Öffnen Sie ein bestehendes Sheet mit mindestens einer Datumsspalte in Smartsheet. In diesem Beispiel arbeiten wir mit einer einfachen Projektplanvorlage, um Ihnen zu zeigen, wie Sie Funktionen anpassen können. Wechseln Sie die Ansicht und wählen Sie Zeitachse aus. Der Bildschirm wechselt von der Tabellenansicht zur Zeitachsenansicht.

    Excel Select Timeline View

  2. Die Zeitachse wird oben horizontal angezeigt.

    Excel Timeline view before grouping


    Sie können Aufgaben gruppieren, um einen besseren Überblick über den Fortschritt zu erhalten. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Gruppieren und wählen Sie Zugewiesen zu im Dropdown-Menü für Zuerst nach und Status im Dropdown-Menü für Dann nach aus.

    Excel Timeline view applying groups


    Hinweis: Sie müssen keinen Filter für Dann nach auswählen. Sie können Aufgaben nach einem einzelnen Filter gruppieren.
     
  3. Auf der Zeitachse wird Budget berechnen rot dargestellt, da diese Aufgabe überfällig ist. Bewegen Sie den Mauszeiger über den roten Balken, um weitere Details zur Aufgabe anzuzeigen.

    Excel timeline hover for task status

  4. Sie können die Details einer Aufgabe in der Zeitachsenansicht bearbeiten. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Aufgabe, klicken Sie mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf Details bearbeiten. Auf der rechten Seite erscheint eine Detailansicht. Klicken Sie in ein beliebiges Feld und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Diese werden in der Zeitachse gespeichert.

    Excel Timeline view edit tasks

  5. Ändern Sie die Zeitskala für die Anzeige von Aufgaben auf der Zeitachse, indem Sie auf das Zeitskalensymbol in der oberen Navigationsleiste und dann auf Tage, Wochen, Monate, Quartale oder Jahre klicken.
     

    Excel Timeline view change timescale

Zeitachse erstellen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit einer Vorlage eine Zeitachse in Excel erstellen. Als Beispiel verwenden wir die Planung einer Geschäftskonferenz. Die Ausrichtung einer erfolgreichen Konferenz kann monatelange Planung erfordern und ist die Art von Projekt, bei der ein Zeitplan unerlässlich ist. Es umfasst viele bewegliche Teile und involviert in der Regel eine ganze Reihe von Stakeholder*innen.

In diesem Szenario würden Veranstaltungsplaner*innen zunächst eine Liste mit Aufgaben erstellen. Zu diesen Aufgaben können die Verwaltung eines Budgets, die Suche und Buchung eines Konferenzortes, die Einladung von Redner*innen, Hotelarrangements, Konferenzzeitpläne und mehr gehören. Mit all diesen Informationen können Sie entweder eine Zeitachsenvorlage in Excel verwenden oder zunächst ein Gantt-Diagramm erstellen und dieses in eine Zeitachse umwandeln. Letzteres ist eine wesentlich robustere Lösung. In diesem Tutorial lernen Sie beides kennen.

Excel-Zeitachse anpassen

Nachdem Sie alle Konferenzmeilensteine in das Diagramm eingetragen haben, können Sie ganz einfach das Erscheinungsbild der Zeitachse ändern. Die Anzeige der Zeitachsendaten lässt sich ändern und bunter gestalten.

Wenn sich die Konferenzplanung über einen Monat erstreckt (was wahrscheinlich der Fall sein wird), können Sie mit den Pfeilen in der grauen Leiste neben dem Feld „Startdatum“ weitere Daten aufrufen. Damit scrollen Sie durch die Excel-Zeitachse.
 

Timeline Excel template
  1. Um die Darstellung des Diagramms allgemein zu ändern, klicken Sie auf das Diagramm und dann auf das Kästchen mit dem Pinselsymbol.
     
  2. Ein Pop-up-Fenster mit verschiedenen Zeitachsendiagrammstilen erscheint. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Formate, um sie auf der Zeitachse anzuzeigen. Klicken Sie auf eine, die Ihnen gefällt. Die Zeitachse wird entsprechend aktualisiert.
     

Farbpalette der Excel-Zeitachse ändern

  1. Klicken Sie auf das Diagramm. 
     
  2. Klicken Sie auf das Pinselsymbol und dann oben im Pop-up-Fenster auf „Farbe“.
     
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Farben, um sie auf der Zeitachse anzuzeigen. Klicken Sie auf eine, die Ihnen gefällt. Die Zeitachse wird entsprechend aktualisiert.
Change timeline colors in Excel

Diese Zeitachsenvorlage zeigt nur die grundlegendsten Informationen an. Sie ist gut dafür geeignet, Stakeholder*innen und Führungskräften einen Überblick über die Aufgaben zu geben, die für die Ausrichtung einer Konferenz erforderlich sind. Sie enthält jedoch weder Dinge wie ein Budget, noch zeigt sie an, ob Aufgaben pünktlich erledigt werden oder wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist. Wenn Sie eine detailliertere Zeitachse für die Konferenzplanung benötigen, sollten Sie ein Gantt-Diagramm in Excel erstellen.


Verwenden einer Smartsheet-Vorlage zum Erstellen einer robusten Zeitachse

Bei der Planung einer Konferenz müssen sehr viele Details beachtet werden. Es ist wichtig, einen Ort zu finden, an dem all diese Informationen gesammelt aufbewahrt werden, damit mehrere Stakeholder*innen darauf zugreifen können. 

Smartsheet bietet eine ganze Reihe von Vorlagen für Veranstaltungszeitpläne, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Sie können Ihre Daten als Aufgabenliste oder als Gantt-Diagramm anzeigen und so einen schnellen Überblick über den erzielten Fortschritt erhalten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Anlagen hinzuzufügen, Kontaktdaten zu importieren, Aufgaben zuzuweisen, Aktualisierungsanforderungen automatisch zu planen und überall und auf jedem Gerät mit anderen zusammenzuarbeiten. Smartsheet bietet sogar eine Vorlage für ein Webformular für die Veranstaltungsregistrierung, mit der sich der Registrierungsprozess optimieren lässt.

Zeitachse in Smartsheet erstellen


Projektplanungsvorlage in Smartsheet auswählen

  1. Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Smartsheet-Konto an und rufen Sie den Tab „+“ in der linken Navigationsleiste auf. Sie haben noch kein Konto? Registrieren Sie sich für eine kostenlose 30-tägige Testversion.
Create new dashboard in Smartsheet
  1. Geben Sie im Suchfeld „Veranstaltungsaufgabenliste“ ein und klicken Sie auf das Lupensymbol. Sie sehen einige Optionen. Klicken Sie für dieses Beispiel auf „Veranstaltungsaufgabenliste mit Gantt und Budget“ und dann im Pop-up-Fenster auf „Verwenden“.
Event task list with Gantt Chart Smartsheet Solution Center
  1. Benennen Sie die Vorlage, wählen Sie aus, wo sie gespeichert werden soll, und klicken Sie auf „OK“. 
     

Eigene Informationen zur Vorlage hinzufügen

Eine vorformatierte Vorlage mit Abschnitten, Unteraufgaben, Beispielanlagen, Fortschrittsverfolgung und Budgetformeln wird geöffnet. Es sind auch einige Beispielinhalte als Referenz ausgefüllt.

  1. Um das gelbe Feld oben in der Vorlage zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählen Sie „Zeile löschen“.
Event task list with Gantt Chart Smartsheet
  1. Doppelklicken Sie auf die Zelle „Begrüßungsveranstaltung“, markieren Sie den vorhandenen Inhalt und geben Sie die relevanten Informationen ein.
  2. Doppelklicken Sie auf den gelben Text „Dekoration“, markieren Sie den vorhandenen Inhalt und geben Sie die relevanten Informationen ein. Dieser Titel sollte eine der Hauptkategorien für die Planung Ihrer Konferenz sein (z. B. „Veranstaltungsort auswählen“, „Sponsoren rekrutieren“, „Registrierung“). 
  3. Klicken Sie auf eine leere Zelle in der Spalte „Phase“ und geben Sie eine weitere Kategorie ein. Markieren Sie die gesamte Zeile von der Spalte „Fertig“ bis zur Spalte „Angefangen“, klicken Sie auf das Farbeimersymbol und dann auf Gelb. Wiederholen Sie den Vorgang für so viele Kategoriezeilen wie nötig.
Customize background color in Smartsheet
  1. Klicken Sie auf die Zelle unter der neu erstellten Kategorie (in diesem Beispiel „Eventmarketing“) und fügen Sie eine untergeordnete Unteraufgabe hinzu, z. B. „Social Media“. Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf die Schaltfläche zum Einrücken, um die soeben erstellten Kategorien in Unteraufgaben umzuwandeln. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle neuen Kategorien.
Indent row in Smartsheet
  1. Die Spalte Gesamtbudget wird basierend auf den Kosten, die Sie in die entsprechenden Spalten eingeben, automatisch berechnet. 
  2. Geben Sie Start- und Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe in den Spalten „Fällig“ und „Anfangen“ ein. Wenn ein Teil des Projekts abgeschlossen ist, doppelklicken Sie auf die Datumszelle und klicken Sie in der linken Symbolleiste auf die Schaltfläche zum Durchstreichen (Schaltfläche mit dem durchgestrichenen „S“). 
  3. Klicken Sie für jede Zeile in der Spalte „Status“ auf die Zelle und wählen Sie ein Symbol im Dropdown-Menü aus, das dem Fortschritt entspricht. Dies kann ein grünes Häkchen, ein gelbes Ausrufezeichen oder ein rotes X sein. Auf diese Weise können Sie leicht erkennen, wie viel von einer bestimmten Aufgabe erledigt wurde oder ob sie auf Eis gelegt wurde.
     
Progress dropdown selection in Smartsheet
  1. Klicken Sie in der Spalte „Zugewiesen zu“ auf eine Zelle und wählen Sie die entsprechende Person aus dem Pop-up-Menü aus. Sie können sogar Kontakte hinzufügen, die nicht für das Unternehmen arbeiten.

Wenn Sie Personen in Smartsheet Aufgaben zuweisen, werden ihre Kontaktinformationen automatisch verknüpft.

Assign event tasks in Smartsheet
  1. Um die soeben eingegebenen Daten als Gantt-Diagramm anzeigen zu lassen, klicken Sie in der Symbolleiste auf Gantt-Ansicht.
Edit Gantt bar color settings in Smartsheet

 Sie können das Gantt-Diagramm mit nur wenigen Klicks ganz individuell gestalten. So ändern Sie die Farben der Aufgabenbalken: 

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Aufgabenbalken und wählen Sie „Farbeinstellungen“ aus.
     
  2. Es erscheint eine Farbpalette, mit der Sie die gewünschte Balkenfarbe auswählen können. 
     
  3. Um die gleiche Farbe für mehrere Aufgabenbalken auszuwählen, klicken Sie bei gedrückter Umschalttaste auf die Aufgabenbalken. Dadurch werden alle Balken ausgewählt. Lassen Sie dann die Umschalttaste los, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen der ausgewählten Balken und wählen Sie „Farbeinstellungen“ aus. 

Eine Smartsheet-Vorlage in eine Projektzeitachse umwandeln

Sie haben bereits alle Informationen in Smartsheet eingegeben und mit nur wenigen Klicks können Sie nun eine ansprechende Zeitachse erstellen, um den Fortschritt Ihrer Veranstaltungsplanung visuell hervorzuheben. 

Smartsheet ist in Office Timeline integriert, einem Grafik-Add-on für PowerPoint. Damit lassen sich professionelle und ansprechende Projektpläne erstellen.
 
Wenn Sie Office Timeline nicht in Ihrer PowerPoint-App installiert haben, laden Sie einfach die kostenlose Testversion herunter, installieren Sie sie und starten Sie PowerPoint neu.

  1. Öffnen Sie PowerPoint und erstellen Sie eine neue Folie.
     
  2. Klicken Sie auf den Tab „Office Timeline Free“ und wählen Sie den Dropdown-Pfeil unter der Schaltfläche „New“ (New) in der Menüleiste aus. (Hinweis: Wenn Sie Office Timeline erworben haben, wird „Office Timeline“ angezeigt.) Bewegen Sie den Mauszeiger auf „Import Data…“ (Daten importieren) und klicken Sie dann auf „…from Smartsheet“ (aus Smartsheet)“.
     
Smartsheet Timeline
  1. Folgen Sie den Anweisungen, um sich bei Ihrem Smartsheet-Konto anzumelden. Klicken Sie neben dem zu importierenden Smartsheet-Projekt auf das Kästchen und dann auf den grünen Kreis mit Häkchen.
Office Timeline and Smartsheet

Sobald Ihre Projektzeitachse erstellt wurde, können Sie sie weiter anpassen. Sie können auswählen, welche Ereignisse in der Zeitachse angezeigt werden sollen, Aufgaben, die bestimmten Stakeholder*innen zugewiesen sind, farblich kennzeichnen und dem Layout Ihr Branding und Ihre Farben hinzufügen.

 
Timeline template Smartsheet


 

Mit der Zeitachsenansicht in Smartsheet schneller bessere Entscheidungen treffen

Die Zeitachsenansicht in Smartsheet ermöglicht Benutzern die Planung, Visualisierung und Zusammenarbeit an datumsbasierter Arbeit in Echtzeit, sodass Sie mühelos Aufgaben organisieren, Fortschritte verfolgen und den Status kommunizieren können.

Starten Sie mit nur wenigen Klicks die Zeitachse Ihres Projekts auf einem beliebigen Blatt, um Ihre Arbeit zu visualisieren, Details nachzuvollziehen und Informationen anzupassen. So wird es einfach, den Projektfortschritt nachzuverfolgen, Blockaden zu erkennen und den Status zu kommunizieren.

Erfahren Sie, wie die Zeitachsenansicht in Smartsheet Ihrem Team dabei helfen kann, datumsbasierte Arbeit zu visualisieren und mehr Effizienz und Transparenz über Projekte hinweg zu erreichen.

Weitere Informationen zur Boardansicht in Smartsheet

Verbinden Sie Ihre Mitarbeiter, Prozesse und Tools mit einer einfachen, benutzerfreundlichen Plattform.

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