So erstellen Sie in Excel eine Zeitachse anhand einer Vorlage

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Zeitachse in Excel mithilfe einer Vorlage im Kontext der Planung eines Business-Konferenz erstellen können. Eine erfolgreiche Business-Konferenz kann Monate der Planung erfordern und stellt die Art von Projekt dar, für die eine Zeitachse von entscheidender Bedeutung ist. Sie erfordert viele bewegliche Elemente und es gibt für gewöhnlich ziemlich viele Beteiligte.

In diesem Szenario würde ein Veranstaltungsplaner zunächst eine Aufgabenliste erstellen. Diese Aufgaben umfassen das Verwalten eines Budgets, die Suche nach und Buchung eines Konferenzortes, die Unterbringung der Redner, Hotelarrangements, einen Konferenzzeitplan und mehr. Mit all diesen Informationen können Sie entweder eine Zeitachsenvorlage in Excel verwenden oder eine robustere Lösung finden, um zunächst ein Gantt-Diagramm zu erstellen und dieses dann für den Aufbau einer Zeitachse zu nutzen. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie beides tun können.

Der einfachste Weg, eine Zeitachse in Excel zu erstellen, ist die Verwendung einer vordefinierten Vorlage. Eine Microsoft Excel-Vorlage ist besonders praktisch, wenn Sie nicht viel Erfahrung mit der Erstellung von Projektzeitachsen haben. Hierfür müssen Sie lediglich Ihre Projektinformationen und -daten in eine Tabelle eingeben und die Excel-Zeitachse spiegelt automatisch die Änderungen wieder.

 

Zeitachsenvorlage für Excel herunterladen

Wenn Sie Ihre eigenen Daten zu der Tabelle hinzufügen, passt sich das Gantt-Diagramm automatisch an, aber die Abstände stimmen nicht mehr. Am Anfang des Diagramms, wo Sie keine Daten eingetragen haben, sehen Sie möglicherweise viele zusätzliche Leerstellen. Um dies zu lösen, passen Sie die Abstände zwischen der Datumsanzeige oben in Ihrem Diagramm an.

1. Klicken Sie auf ein Datum oben im Gantt-Diagramm. Es sollte ein Feld um alle Daten herum angezeigt werden.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Achse formatieren“ aus.  
3. Im Popup-Fenster links wählen Sie „Skalierung“ aus.  
4. Passen Sie im Feld „Minimum“ die Zahl an. Sie müssen die Zahlen immer weiter an den Kasten anpassen, bis der Abstand passt und alles aussieht wie gewünscht.

Erstellen Sie zunächst eine Aufgabenliste, um sich klar zu werden, wie die Zeitachse aussehen soll. Vielleicht soll sie Meilensteine enthalten, die sich derzeit in einem Gantt-Diagramm befinden. Ist dies der Fall, schauen Sie nach einer Excel-Zeitachsenvorlage, die lediglich die Eingabe von Meilensteindaten erfordert. 

Vielleicht möchten Sie, dass verschiedene Teile eines bestimmten Projekts auf einer Zeitachse angezeigt werden. In diesem Fall sollten Sie eine Excel-Projektzeitachsenvorlage verwenden. Bei dieser müssen Sie mehr Felder anpassen und es werden mehr Informationen auf der Zeitachse angezeigt, wie z. B. wie lange die Ausführung einer bestimmten Aufgabe dauert. 

Eine Excel-Zeitachsenvorlage auswählen

Microsoft bietet ebenfalls einige Zeitachsenvorlagen in Excel, die Ihnen eine breite Übersicht über die Planungszeitachse für Ihre Konferenz geben sollen. Die Excel-Zeitachsen sind nicht mit Gantt-Diagrammdaten verknüpft, sodass Sie manuell Ihre eigenen Daten in die vordefinierten Vorlagenfelder eingeben müssen. Diese sind nicht in Stein gemeißelt. Sie können die Namen ändern und Felder wie erforderlich hinzufügen. 

1. Um eine Excel-Zeitachsenvorlage von Microsoft zu finden, öffnen Sie Microsoft Excel, geben Sie „Zeitachse“ in das Suchfeld ein und drücken Sie dann die Eingabetaste.  Hinweis: Diese Vorlage wurde mit der neuesten Version von Excel unter Windows 8 gefunden. 

2. Doppelklicken Sie auf die Vorlage für eine Excel-Projektzeitachse, um die Tabelle zu öffnen. 

Ihre Informationen zur Zeitachse in Excel hinzufügen

Wenn die Vorlage geöffnet wird, sehen Sie eine vordefinierte Excel-Tabelle mit bereits ausgefüllten Informationen in den Feldern. Dieser Inhalt ist lediglich ein Platzhalter. Oben in der Vorlage sehen Sie eine Zeitachse. Scrollen Sie nach unten, um das vorformatierte Diagramm zu sehen, in das Sie Konferenzplanungsdetails und Fälligkeitsdaten einfügen können. Einer der Vorteile der Verwendung einer Excel-Vorlage für Projektzeitachsen besteht in der fertigen Formatierung. Sie müssen diese lediglich anpassen.

1. Klicken Sie auf das Feld „Projektzeitachse“ (1C) oben in der Tabelle und geben Sie Ihren Konferenznamen ein.

2. Scrollen Sie in der Tabelle nach unten und geben Sie ein Startdatum ein.

Da Sie eine Konferenz planen, möchten Sie bestimmt das Startdatum für die Planung auswählen. Hinweis: Es gibt eine Formel, die das Startdatum als den Tag auswählt, an dem Sie mit der Verwendung der Veranstaltungsplanungsvorlage begonnen haben. Wenn Sie dieses Datum nicht verwenden möchten, klicken Sie auf die Zelle, löschen Sie die Formel und fügen Sie Ihr Datum hinzu. Sie werden bemerken, dass die vorformatierten Daten für Start- und Enddatum sich ändern. 

3. Geben Sie die erste größere abzuschließende Aufgabe ein. Fügen Sie Aufgaben zur Aktivitätsspalte hinzu, indem Sie auf das Feld „Meilenstein“ doppelklicken.

4. Drücken Sie die Tabulatortaste, um zum entsprechenden Feld „Start“ zu navigieren, und geben Sie das Datum ein, an dem Sie mit der Suche nach möglichen Konferenzorten beginnen werden. Drücken Sie erneut die Tabulatortaste, um ein Datum in das Feld „Ende“ einzugeben. Dies sollte das Datum sein, bis zu dem Sie den Ort ausgewählt haben möchten.

5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für das übrige Diagramm.

Sobald Sie alle Meilensteine für die Konferenz in das Diagramm eingegeben haben, können Sie einfach die Gestaltung der Zeitachse ändern. Sie können die Anzeige der Zeitachsendaten ändern und sie bunter gestalten.

Wenn die Zeitachse für die Konferenzplanung über einen Monat hinausgeht (was wahrscheinlich der Fall sein wird), können Sie mehr Daten auf der Zeitachse anzeigen, indem Sie auf die Pfeile in dem grauen Balken neben dem Feld für das Startdatum klicken. Hierdurch scrollen Sie durch die Excel-Zeitachse.

1. Um die Gesamtdarstellung des Diagramms zu ändern, klicken Sie auf das Diagramm und dann auf das Feld mit dem Pinselsymbol.
2. Es wird ein Popup-Feld mit verschiedenen Stilen für Zeitachsendiagramme angezeigt. Halten Sie den Mauszeiger über die Formate, damit sie auf der Zeitachse angezeigt werden. Wenn Sie eines sehen, das Ihnen gefällt, klicken Sie darauf. Die Zeitachse wird aktualisiert und spiegelt diesen Stil wieder.

Die Farbpalette der Excel-Zeitachse ändern

1. Klicken Sie auf das Diagramm. 
2. Klicken Sie auf das Pinselsymbol und dann oben im Popup-Feld auf „Farbe“.
3. Halten Sie den Mauszeiger über die Zeitachsenfarbe, damit sie auf der Zeitachse angezeigt wird. Wenn Sie eine sehen, die Ihnen gefällt, klicken Sie darauf. Daraufhin wird dieser Stil für die Zeitachse übernommen.

Diese Zeitachsenvorlage zeigt nur die grundlegendsten Informationen. Sie ist hervorragend geeignet, um die Zeitachse mit Beteiligten und Vorgesetzten zu teilen, um ihnen einen guten Überblick über die Aufgaben zu geben, die im Rahmen einer Konferenz anfallen. Sie enthält jedoch keine Elemente wie Budgets und zeigt auch keine Aufgaben, die pünktlich abgeschlossen werden, oder die Verantwortlichen für die einzelnen Aufgaben. Wenn Sie eine detailliertere Zeitachse für die Konferenzplanung erstellen möchten, können Sie ein Gantt-Diagramm in Excel erstellen.

Eine Smartsheet-Vorlage zur Erstellung einer robusten Zeitachse verwenden

Die Planung einer Konferenz erfordert viele Details. Es ist unabdingbar, einen Ort zu finden, an dem Sie alle diese Informationen zentral speichern können und an dem mehrere Beteiligte darauf zugreifen können. 

Smartsheet bietet einige Zeitachsenvorlagen für Veranstaltungen, die Ihnen bei den ersten Schritten helfen können. Sie können Ihre Daten als Aufgabenliste oder als Gantt-Diagramm anzeigen, sodass Sie sich einen schnellen Überblick über die erzielten Fortschritte verschaffen können. Sie können auch Anlagen hinzufügen, Kontaktdaten importieren, Aufgaben zuweisen, Aktualisierungsanforderungen automatisch planen und von überall und jedem Gerät aus zusammenarbeiten. Es gibt sogar eine Vorlage für ein Webformular zur Veranstaltungsregistrierung, das Ihnen bei der effizienten Gestaltung des Registrierungsprozesses helfen kann.

Ihre Zeitachse in Smartsheet erstellen

Eine Projektplanungsvorlage in Smartsheet auswählen

1. Um die ersten Schritte mit Smartsheet durchzuführen, melden Sie sich an Ihrem Konto an und navigieren Sie zur Registerkarte „+“ auf der linken Navigationsleiste, oder melden Sie sich für eine 30-tägige kostenlose Testversion an.
2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf „Erstellen“.

 

3. Geben Sie im Suchfeld „Veranstaltungen“ ein und klicken Sie auf das Lupensymbol. Sie sehen einige Optionen, aber für dieses Beispiel klicken Sie auf „Veranstaltungsaufgabenliste mit Gantt & Budget“ und klicken dann im Popup-Fenster auf die blaue Schaltfläche „Vorlage verwenden“.

 

4. Benennen Sie dann Ihre Vorlage, wählen Sie einen Speicherort aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. 

Eine vorformatierte Vorlage wird geöffnet. Diese enthält bereits Abschnitte, Unteraufgaben, Beispielanlagen, Fortschritte und Budgetformeln. Es gibt auch etwas Beispielinhalt für Referenzzwecke.

1. Um das gelbe Feld oben in der Vorlage zu löschen, klicken Sie auf das Feld, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Zeile löschen“.

 

 

2. Doppelklicken Sie auf die Zelle „Begrüßungsveranstaltung“, markieren Sie den bestehenden Inhalt und geben Sie Ihre Informationen ein.

 

3. Doppelklicken Sie auf den gelben Text „Deko“, markieren Sie den bestehenden Inhalt und geben Sie Ihre Informationen ein. Dieser Titel sollte eine der Hauptkategorien für die Planung Ihrer Konferenz sein („Veranstaltungsort auswählen“, „Sponsoren finden“, „Registrierung“ usw.). 

4. Klicken Sie auf eine leere Zelle in der Spalte „Phase“ und geben Sie eine andere Kategorie ein. Markieren Sie die gesamte Zeile, von der Spalte „Erledigt“ bis zur Spalte „Begonnen“, klicken Sie auf das Farbeimersymbol und klicken Sie auf gelb. Wiederholen Sie dies für alle erforderlichen Kategoriezeilen.

 

 

5. Klicken Sie auf die Zelle unter der neu erstellten Kategorie (in diesem Beispiel „Veranstaltungsmarketing“) und fügen Sie eine Unter-Unteraufgabe hinzu, wie z. B: „Social Media“. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Einrücken“ in der Symbolleiste, um die gerade neu erstellten Kategorien zu Unteraufgaben zu machen. Wiederholen Sie dies für alle neuen Kategorien.

 

 

6. Die Spalte Gesamtbudget wird automatisch basierend auf den von Ihnen in die entsprechenden Spalten eingegebenen Kosten berechnet. 
7. Geben Sie die Start- und Fälligkeitsdaten für jede Aufgabe in die Spalten „Fällig“ und „Begonnen“ ein. Wenn ein Teil des Projekts abgeschlossen ist, doppelklicken Sie auf die Datumszelle und klicken auf die Schaltfläche mit dem durchgestrichenen Buchstaben in der linken Symbolleiste (die Schaltfläche mit dem durchgestrichenen „S“). 
8. Klicken Sie für jede Zeile unter der Spalte „Status“ auf die Zelle und wählen Sie im Dropdown-Menü ein Symbol aus, das zum Fortschritt passt. Dies kann ein grünes Häkchen, ein gelbes Ausrufezeichen oder ein rotes X sein. Dadurch können Sie einfach erkennen, welcher Anteil einer bestimmten Aufgabe abgeschlossen ist, oder ob er auf „Hold“ gesetzt wurde.

 

8. Klicken Sie in der Spalte „Zugewiesen zu“ auf eine Zelle und wählen Sie die zugewiesene Person aus dem Popup-Menü aus. Sie können sogar Kontakte hinzufügen, die nicht für das Unternehmen arbeiten.

Wenn Sie Personen in Smartsheet Aufgaben zuweisen, werden ihre Kontaktinformationen automatisch verknüpft.

 

9. Um die gerade als Gantt-Diagramm eingegebenen Daten anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Gantt-Ansicht in der Symbolleiste.

 

 Sie können die Gestaltung Ihres Gantt-Diagramms mit nur wenigen Klicks anpassen. So ändern Sie die Farben der Aufgabenbalken: 

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Aufgabenbalken und wählen Sie „Farbeinstellungen“ aus.
2. Es erscheint eine Farbpalette, in der Sie die Balkenfarbe ändern können. 
3. Um dieselbe Farbe auf mehrere Aufgabenbalken anzuwenden, klicken Sie auf die Aufgabenbalken, während Sie auf der Tastatur die Umschalttaste gedrückt halten. Dadurch werden alle Balken ausgewählt. Dann lassen Sie die Umschalttaste los, klicken mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen der ausgewählten Balken und klicken dann auf „Farbeinstellungen“. 

 

Eine Smartsheet-Vorlage zur Erstellung einer Projektzeitachse verwenden

Sie haben bereits alle Ihre Informationen in Smartsheet eingegeben und können mit nur wenigen Klicks eine schöne Zeitachse erstellen, um Ihre Fortschritte bei der Veranstaltungsplanung hervorzuheben. 

Smartsheet ist in Office Timeline integriert, ein grafisches Add-on für PowerPoint, das Ihnen die Erstellung einer professionellen, ansprechenden visuellen Darstellung Ihres Projektplans ermöglicht.

Wenn Sie Office Timeline nicht in Ihrer PowerPoint-App installiert haben, laden Sie einfach eine kostenlose Testversion herunter, installieren Sie sie und starten Sie PowerPoint neu.

1. Öffnen Sie PowerPoint und erstellen Sie eine neue Folie.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Office Timeline Free“ (Hinweis: Wenn Sie Office Timeline gekauft haben, heißt Sie „Office Timeline“.) und wählen Sie den Dropdown-Pfeil unter der Schaltfläche „Neu“ im Menüband. Markieren Sie „Daten importieren“ und klicken Sie dann auf „Aus Smartsheet importieren“.

 

3. Folgen Sie den Aufforderungen zur Anmeldung an Ihrem Smartsheet-Konto. Klicken Sie auf das Kästchen neben dem zu importierenden Smartsheet-Projekt und klicken Sie auf den grünen Kreis mit einem Häkchen darin.

Wenn Ihr Projekt erstellt ist, können Sie es weiter anpassen. Sie können auswählen, welche Veranstaltungen in der Zeitachse angezeigt werden sollen, können Aufgaben, die bestimmten Beteiligten zugewiesen sind, farblich markieren und Ihr Branding sowie Ihre Farben zum Layout hinzufügen.

Es ist wichtig, Aufgaben nachzuverfolgen, Deadlines zu dokumentieren und auf dem neuesten Stand hinsichtlich Zeitplänen zu bleiben, um sicherzustellen, dass Ihr täglicher Betrieb reibungslos abläuft. Über das richtige Tool zu verfügen, um alle auf dem neuesten Stand zu halten, gewährleistet, dass alle Projekte und Prozesse im zeitlichen Rahmen bleiben und alle wichtigen Deadlines erreicht werden.

Ein solches Tool ist Smartsheet, eine Arbeitsausführungsplattform der Enterprise-Klasse, welche die Arbeitsweise von Unternehmen und Teams grundlegend verändert. Mehr als 74.000 Firmen und Millionen von Informationsarbeitern verlassen sich auf Smartsheet als beste Möglichkeit, um wichtige Zeitpläne und Deadlines zu planen, nachzuverfolgen, zu automatisieren und zu verwalten.

Die vertraute Benutzeroberfläche von Smartsheet ist so gestaltet, wie Leute tatsächlich arbeiten, und führt daher zu einer zügigen und breiten Annahme in Ihrer Organisation. Berichte und Dashboards, die Sie leicht selbst in Smartsheet erstellen können, liefern Ihnen Echtzeit-Transparenz bei Ressourcen, Status und Leistungen, so dass Sie Ihre Betriebsführung rasch mit Ihrer Strategie in Einklang bringen können.

Testen Sie Smartsheet, um zu erfahren, wie Sie noch heute die Transparenz steigern und Ihre Planungsbemühungen optimieren können.