Was ist ein Gantt-Diagramm?
Ein Gantt-Diagramm ist eine Art Balkendiagramm, das alle Aufgaben in einem Projekt darstellt. Es ist ein Projektmanagement-Tool, das verwendet wird, um Projektzeitpläne zu planen, die Ressourcenzuweisung zu verbessern und den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten.
Ein Gantt-Diagramm hat zwei Hauptachsenoptionen. Die vertikale Achse zeigt die Liste der Aufgaben und die horizontale Achse stellt den Projektzeitplan dar.
Im Diagramm selbst gibt es horizontale Balken. Jeder Balken stellt eine Aufgabe dar, wobei die Länge des Balkens anzeigt, wann die Aufgabe anfangen und enden soll. So können Projektmanager das Diagramm verwenden, um den gesamten Projektzeitplan genau vorherzusagen.
Das Gantt-Diagramm erlangte Anfang des 20. Jahrhunderts Popularität. Henry Gantt, ein Maschinenbauingenieur, nutzte das Modell, um den Fortschritt einzelner Aufgaben im Herstellungsprozess zu erfassen. Dadurch konnten Vorgesetzte sehen, ob die Produktion nach Plan verlief. Wenn nicht, konnten sie Änderungen vornehmen, um sie wieder auf Kurs zu bringen.
Heutzutage kommen Gantt-Diagramme nicht mehr nur in der Fertigungsindustrie zum Einsatz. Von der Softwareentwicklung bis zur Konstruktion können Gantt-Diagramme einer Vielzahl von Teams helfen, ihre Projektzeitpläne zu verwalten.
So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm mit Excel ab Version 2007
Wenn Sie ein Gantt-Diagramm in Excel erstellen möchten, können Sie entweder eine vorgefertigte Vorlage verwenden oder ein eigenes von Grund auf neu erstellen.
Führen Sie zur manuellen Erstellung eines Gantt-Diagramms in Excel diese Schritte aus, die sowohl für PC als auch für Mac gelten.
1. Erstellen Sie zunächst einen Datumsbereich in Excel, der Aufgaben, das Start- sowie das Enddatum auflistet.
2. Wählen Sie den erstellten Datumsbereich aus, für den Sie ein Gantt-Diagramm erstellen möchten.
3. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste im Menüband Einfügen aus.
4. Wählen Sie in der Gruppe Diagramme die Gruppe 2D-Balken aus und klicken Sie auf die Option Gestapelte Balken. Die Option „Gestapelte Balken“ in Excel kommt einem Gantt-Diagramm am nächsten.
5. Als Nächstes müssen Sie das gestapelte Balkendiagramm formatieren, damit es mehr wie ein Gantt-Diagramm aussieht. Klicken Sie dazu auf die erste Datenreihe oder auf den Teil Startdatum in der Leiste.
6. Klicken Sie auf den Tab Format. Wählen Sie Form und dann Keine Füllung aus.
7. Kehren Sie die Reihenfolge der Aufgaben um, sodass das Gantt-Diagramm mit der ersten Aufgabe beginnt. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und wählen Sie die Vertikale Achse oder die Aufgabenachse aus.
8. Wählen Sie Achse formatieren aus. Markieren Sie im Fensterbereich Achsenposition das Kästchen für Kategorien in umgekehrter Reihenfolge.
9. Fügen Sie einen Diagrammtitel hinzu, indem Sie oben im Diagramm auf das Textfeld mit dem Titel Diagrammtitel doppelklicken.
10. Formatieren Sie den Achsentitel und die Farbe, indem Sie auf eine der Achsen doppelklicken. Auf der rechten Seite des Bildschirms wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem Sie die Farben und Linien der Achse bearbeiten können.
11. Passen Sie das Diagramm weiter an, indem Sie mit den Formatierungstools in Excel Gitternetzlinien, Beschriftungen und Balkenfarben hinzufügen.
12. Um Ihrem Diagramm Elemente hinzuzufügen (wie Achsentitel, Datumsbeschriftungen, Gitternetzlinien und Legenden), klicken Sie auf der Registerkarte Diagrammdesign oben in der Navigationsleiste auf den Diagrammbereich. Wählen Sie Diagrammelement hinzufügen aus, das sich ganz links auf der Seite befindet.
13. Um das Layout Ihres Gantt-Diagramms schnell zu ändern, navigieren Sie zurück zur Registerkarte Diagrammdesign und klicken Sie auf die Schaltfläche Schnelllayout.
14. Um die Farben in Ihrem Diagramm zu ändern, gehen Sie zurück zur Registerkarte „Diagrammdesign“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Farben ändern“.
An dieser Stelle sollten Sie ein Gantt-Diagramm haben, das die Start- und Enddaten Ihrer Projektaufgaben genau darstellt. Zusätzlich dient es als visuelle Darstellung Ihres Projekts.
Sie können diese Schritte ausführen, um Gantt-Diagramme für Projekte aller Art und Größe auf Grundlage Ihrer Geschäftsbedürfnisse zu erstellen.
Die Vor- und Nachteile der Erstellung eines Gantt-Diagramms in Excel
Sie ziehen die Erstellung eines Gantt-Diagramms in Excel in Betracht, sind sich aber nicht sicher, ob es für Ihr Projekt geeignet ist? Im Folgenden beschreiben wir einige der Vor- und Nachteile der Erstellung eines Gantt-Diagramms in Excel.
Vorteile der Verwendung von Excel
Zu den Vorteilen der Erstellung eines Gantt-Diagramms in Excel gehören die Möglichkeit, alle Projektinformationen auf einem Bildschirm zu speichern und die Benutzerfreundlichkeit. Sehen wir uns diese Vorteile genauer an:
- Speichern Sie alle Projektinformationen auf einem Bildschirm: Mit einer Excel-Tabelle befinden sich alle Ihre Projektinformationen an einem Ort. Sie können einfach die Tabellenkalkulation öffnen und voilà – Sie können alle Ihre Projektaufgaben, Fristen und Meilensteine einsehen.
- Excel ist einfach zu bedienen: Wenn es darum geht, ein Gantt-Diagramm manuell zu erstellen, ist Excel ein ziemlich einfach zu bedienendes Programm. Fügen Sie einfach Ihren Datumsbereich zur Tabelle hinzu, markieren Sie die Informationen und wählen Sie die Schaltfläche des Diagrammassistenten, um alles zu einem Gantt-Diagramm hinzuzufügen. Dann können Sie das Diagramm an Ihr Projekt anpassen.
Nachteile der Verwendung von Excel
Obwohl Excel ein einfaches Programm für die manuelle Erstellung eines Gantt-Diagramms ist, gibt es einige Nachteile. Es ist aufwendig, das Diagramm auf dem neuesten Stand zu halten, Aufgaben können nicht zugewiesen werden und die Zusammenarbeit ist schwierig.
- Es ist schwierig, es auf dem neuesten Stand zu halten: Excel ist keine Cloud-basierte Plattform, was bedeutet, dass Projektinformationen nicht in Echtzeit auf allen Geräten aktualisiert werden. Um Ihr Team über Änderungen zu benachrichtigen, müssen Sie ihnen die aktuelle Version der statischen Tabellenkalkulation manuell zuschicken. Dies macht es für Projektteams schwieriger, auf dem gleichen Stand zu bleiben, und kann zu Problemen bei der Versionskontrolle führen.
- Sie können keine Aufgaben zuweisen: In älteren Versionen von Excel können Projektteams anderen Benutzern keine Aufgaben zuweisen. Das macht es für Teammitglieder schwer, zu wissen, was sie tun müssen und woran ihre Teammitglieder arbeiten. Mit einer Online-Plattform können Sie allerdings Aufgaben zuweisen.
- Es ist schwierig, mit Ihrem Projektteam zusammenzuarbeiten: Excel kann es Projektteams erschweren, während das Projekt live ist, zusammenzuarbeiten. Wie bereits erwähnt, sind in Excel erstellte Gantt-Diagramme nicht online verfügbar, was bedeutet, dass Projektteams nicht sofort in Echtzeit auf das Projekt zugreifen können.
Online-Gantt-Diagramm-Software: Eine Alternative zu Excel
Wenn Sie die Zusammenarbeit verbessern und Echtzeitzugriff auf den Projektfortschritt ermöglichen möchten, ist die Verwendung von Online-Software für Gantt-Diagramme ein Schritt in die richtige Richtung. Mit der Online-Gantt-Diagramm-Software können Sie Ihr Gantt-Diagramm virtuell erstellen, teilen und verwalten.
Online-Lösungen bieten einen zugänglichen Ort, an dem Ihr gesamtes Projektteam Echtzeitzugriff auf den Projektfortschritt erhält. Je nach ausgewählter Plattform können Sie Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, dem Diagramm Kommentare hinzufügen und Nachrichten an andere Benutzer senden, um die Zusammenarbeit zu optimieren.
Einen detaillierten Einblick in Um herauszufinden, worauf Sie bei der Auswahl einer Gantt-Diagramm-Software achten sollten, lesen Sie unseren Artikel über schnelle und einfache Gantt-Diagramm-Software, Tools und Apps. Und, i Wenn Sie nach zusätzlichen Excel-Vorlagen für Gantt-Diagramme für eine Vielzahl von Anwendungsfällen suchen, laden Sie unsere kostenlosen Excel-Vorlagen für Gantt-Diagramme herunter.
Warum ist Online-Software für Gantt-Diagramme hilfreich für Projektteams?
Zu den Vorteilen von Software für Gantt-Diagramme gehören die Fähigkeiten, problemlos Änderungen vorzunehmen, auf die aktuellste Version zuzugreifen, den kritischen Pfad zu identifizieren und Fortschritte in Echtzeit nachzuverfolgen.
Sehen wir uns diese Vorteile genauer an:
- Einfache Änderungen in Echtzeit: Mit einem Online-Gantt-Diagramm können Sie ganz einfach Änderungen an Ihrem Projektzeitplan in Echtzeit vornehmen. Beispielsweise können Sie Aufgaben in der Regel per Drag & Drop verschieben, um Änderungen an den Start- und Enddaten vorzunehmen. Darüber hinaus wird der Rest Ihres Projekts durch die Änderung der Daten Ihrer Projektaufgaben häufig ebenfalls aktualisiert. Wenn sich beispielsweise der Stichtag einer Aufgabe um eine Woche verschiebt, wird der Rest des Projekts (und alle abhängigen Aufgaben) ebenfalls aktualisiert.
- Greifen Sie immer auf die aktuellste Version zu: Ein Online-Gantt-Diagramm zeigt sofort alle daran vorgenommenen Änderungen an. Das bedeutet, dass jede Person, die das Diagramm anzeigt, weiß, dass sie die aktuellste Version vorliegen hat, was weniger Probleme mit der Versionskontrolle verursacht und die Wahrscheinlichkeit reduziert, dass Teammitglieder mit veralteten Informationen arbeiten.
- Identifizieren Sie den kritischen Pfad: Der kritische Pfad ist die längste Abfolge abhängiger Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, damit das Projekt rechtzeitig abgeschlossen werden kann. Mit einem Online-Gantt-Diagramm ist es leicht, Ihre kritischen Aufgaben zu erkennen, hervorzuheben und nachzuverfolgen. Sie können die Leistung Ihres kritischen Pfades in Echtzeit einsehen und kritische Aufgaben priorisieren, wenn die Dinge nicht nach Plan laufen.
Jetzt Ihr Gantt-Diagramm in Smartsheet erstellen
Die Erstellung eines Gantt-Diagramms in Smartsheet ist eine einfache Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihr Echtzeit-Projektstatus und Zeitplan gut lesbar sind und Stakeholder von überall aus darauf zugreifen können. Führen Sie die Schritte unten aus, um ein möglichst effektives Gantt-Diagramm für Ihr Projekt in Smartsheet zu erstellen.
1. Suchen Sie im Smartsheet Solution Center mithilfe der Suchleiste oben auf der Seite nach einer Vorlage, die Ihren Anforderungen entspricht. Im Smartsheet Solution Center finden Sie mehr als 175 verschiedene Vorlagen, viele davon für Gantt-Diagramme und andere Projektmanagement-Tools. In dieser exemplarischen Vorgehensweise verwenden wir die Vorlage Projekt mit Gantt und Abhängigkeiten. Diese Vorlage enthält Beispieldaten, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, aber Sie können problemlos auch Ihre eigenen hinzufügen.
2. Melden Sie sich bei Ihrem Smartsheet-Konto an und fügen Sie die Vorlage Ihrem Sheets-Ordner hinzu. Klicken Sie dann auf den Namen der Vorlage, um sie zu öffnen.
3. Passen Sie zunächst die Aufgaben in der Spalte Aufgabenname an, indem Sie in die Zelle klicken und Ihre Projektaufgaben und -phasen eingeben.
4. Wählen Sie dann ein Start- und Enddatum für jede Aufgabe aus und weisen Sie jede dem Teammitglied zu, das für sie verantwortlich ist.
5. Fügen Sie anschließend Projektabhängigkeiten hinzu, indem Sie die Zeilennummer der abhängigen Aufgaben in die Spalte „Vorgänger“ eingeben. Dadurch werden in Ihrem Gantt-Diagramm Pfeile zwischen abhängigen Aufgaben erstellt.
6. Sie können auch gefährdete Aufgaben kennzeichnen und im Verlauf des Projekts den Prozentsatz „Abgeschlossen“ für jede Aufgabe eingeben.
Wenn Sie diese Daten eingegeben haben, erstellt Smartsheet automatisch ein Gantt-Diagramm auf der rechten Seite der Vorlage.
7. Smartsheet ermöglicht es Ihnen auch, Projektinformationen direkt im Gantt-Diagramm anzupassen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die linke oder rechte Seite des Aufgabenbalkens, bis das Symbol mit zwei entgegengesetzten Pfeilen angezeigt wird, um das Start- oder Enddatum einer Aufgabe anzupassen. Klicken Sie dann auf die Kante der Aufgabenleiste und ziehen Sie sie zum gewünschten Datum.
Um eine Aufgabe zu einem anderen Datum zu verschieben, aber die ursprüngliche Aufgabendauer beizubehalten, klicken Sie in die Mitte des Aufgabenbalkens und ziehen Sie ihn vom bestehenden Bereich in den neuen Datumsbereich.
Durch das Verwenden einer dieser Optionen werden die Spalten mit dem Start- und Enddatum jeder Aufgabe auf der linken Seite der Vorlage automatisch aktualisiert.
Sie können auch die Farben einzelner Aufgaben ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Leiste klicken und im Menü Farbeinstellungen eine neue Farbe auswählen.
8. Nachdem Sie Ihre Projektaufgabenliste ausgefüllt und die Farben des Gantt-Diagramms angepasst haben, fügen Sie den entsprechenden Zeilen nach Bedarf weitere Projektdokumente hinzu oder fügen Sie Kontext und Erinnerungen in die Spalte Notizen ein. Sie können auch einen Proof hochladen, um Multimedia-Elemente zu prüfen oder automatische Erinnerungen für Ihr Team erstellen, wenn Fristen anstehen oder neue Informationen hinzugefügt werden.
Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Zeile, um auf der linken Seite vier Symbole anzuzeigen. Verwenden Sie diese Symbole, um eine Datei an diese Zeile anzuhängen, einen Kommentar hinzuzufügen, eine Korrektur hinzuzufügen oder eine Erinnerung festzulegen.
9. Wenn Ihr Gantt-Diagramm fertig ist, speichern Sie es und geben Sie es für Ihr Team frei. Alle Änderungen, die Sie im Laufe des Projekts vornehmen, werden automatisch für alle Personen mit Zugriff auf das Sheet übernommen, damit sie stets über die aktuellsten Projektinformationen verfügen.
Mehr Projekttransparenz mit Gantt-Diagrammen von Smartsheet
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.
