Was ist Arbeitsmanagement?
Das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner definiert Arbeitsmanagement als „eine Reihe von Softwareprodukten und -Dienstleistungen, die Arbeitsablaufstruktur auf die Bewegung von Informationen sowie auf die Interaktion von Geschäftsprozessen und menschlichen Arbeitsprozessen anwenden, die die Informationen generieren. Arbeitsmanagement strafft und transformiert wichtige Geschäftsprozesse und kann damit Ergebnisse und Leistung verbessern.“ Die Aufschlüsselung dieser Definition kann schwierig sein, da der Begriff Arbeitsmanagement für viele verschiedene Geschäftsfunktionen gilt. Im Wesentlichen definiert das Arbeitsmanagement die Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre internen Prozesse verwalten und verbessern, um den Erfolg zu maximieren.
Die Annahme eines Arbeitsmanagement-Frameworks bedeutet, die gesamte Palette der Geschäftsabläufe zu untersuchen, die Stärken und Schwächen der aktuellen Prozesse zu identifizieren und sie zu verbessern. Dies umfasst einzelne Workflows, administrative, Support- und IT-Systeme sowie die Planung, Produktion und Verteilung von Waren oder Dienstleistungen. Insgesamt berührt das Arbeitsmanagement alle Hintergrund-Prozesse, die sich auf das Ergebnis eines Unternehmens auswirken.
Im Arbeitsmanagement befassen sich Profis mit den Fragen nach dem Wie: Wie können wir den Erfolg unserer Produkte/Projekte steigern? Wie können wir unsere Prozesse verbessern, um unsere Geschäftsziele besser zu unterstützen? Oft können Sie Strategien für Arbeitsmanagement verwenden, um diese Fragen zu beantworten, indem Sie Unternehmen helfen, Prozesse zu straffen, Redundanz zu eliminieren und Verschwendung zu reduzieren. Um dies zu tun, müssen Unternehmen effizientere Workflows entwickeln (die den Arbeitsauftrag definieren, d.h. die Abfolge von Aufgaben): Dies ist Arbeitsmanagement.
Arbeitsmanagement vs. Projektmanagement
Während Arbeitsmanagement und Projektmanagement (PM) viele der gleichen Prinzipien teilen – die Effizienz zu steigern, Verschwendung zu reduzieren, Prozesse zu rationalisieren – sind sie zwei verschiedene Rahmenwerke. Das Arbeitsmanagement betrifft jede Ebene des gesamtwirtschaftlichen/organisatorischen Managements, von den einzelnen Mitarbeitern bis hin zu den Prozessen selbst. Beim Projektmanagement hingegen geht es um einzelne Projektprozesse.
Im traditionellen Projektmanagement organisieren (oder reorganisieren) Unternehmen ihre Arbeitsstruktur, um die Effizienz und den Erfolg für jedes einzigartige Projekt zu maximieren. Im Arbeitsmanagement betrachten Unternehmen das Gesamtbild – ihr gesamtes Betriebssystem – und treffen Anpassungen, um den Gesamterfolg des Unternehmens zu maximieren. Auf persönlicher Ebene befasst sich das Projektmanagement mit komplementären Fähigkeiten für die Gestaltung von Teams, um den Projekterfolg zu gewährleisten, während das Arbeitsmanagement die Arbeitssequenzierung und -prozesse verbessert, so dass jeder Einzelne ständig ihre beste Fähigkeit im System durchführen kann.
Da PM sich mit einzelnen Projekten befasst, hat es einige Einschränkungen. Theoretisch kann strenges Projektmanagement Arbeitssilos schaffen, was zu einer schlechten Kommunikation innerhalb der Abteilung führt. Darüber hinaus können viele Softwarelösungen, die auf das Projektmanagement ausgerichtet sind, Arbeiten aufgliedern. Obwohl ein Anpassen Ihrer Projektmanagementmethoden oft die individuellen Projekterfolgsquoten verbessert und die verschwendete Zeit und Ressourcen reduziert, kann es nicht alle Ihre betrieblichen Bedürfnisse abdecken. Dies ist der Ort, in dem sich das Arbeitsmanagement befindet.
Das Arbeitsmanagement teilt auch die folgenden Management-Bereiche mit:
- Enterprise-Arbeitsmanagement: Dieses Framework ist fast identisch mit dem Arbeitsmanagement, ist aber nur für große Unternehmen geeignet. Im Enterprise-Arbeitsmanagement werden Ressourcen direkt mit der Mission und den Zielen des Unternehmens organisiert.
- Betriebsmanagement: Wie der Name sagt, befasst sich das Betriebsmanagement mit dem Produktionsprozess sowie strategischem Geschäftsbetrieb. Im Betriebsmanagement wird der Erfolg durch kontinuierliches organisatorisches Wachstum im Laufe der Zeit definiert.
- Arbeitsaktivitätsmanagement (WAM): Dies ist eine neue Strategie, die Teams hilft, Fortschritte bei den Arbeitsaufgaben zu delegieren und nachzuverfolgen. Das Ziel von WAM besteht darin, Prozesse zeitgerecht in Bewegung zu halten, damit Teams feststellen können, wo die Arbeit stecken bleibt.
- Ressourcenmanagement: Dies umfasst alle Arten der Ressourcen eines Unternehmens (Finanz- und Material, Personal usw.) und befasst sich mit erfolgreichem Zugriff und/oder der Bereitstellung dieser Ressourcen bei Bedarf.
Viele dieser spezifischen Disziplinen überschneiden sich zwar, aber dieser Artikel befasst sich vor allem mit dem Arbeitsmanagement als alleinstehenden Bereich.
Arbeitsmanagementsysteme und Software
Wenn das Arbeitsmanagement die theoretische Methode ist, um Teams bei der Verbesserung der Effizienz zu helfen, ist ein Arbeitsmanagement-System das Werkzeug, das es möglich macht. Mit so vielen beweglichen Teilen in jeder Organisation, großen Unternehmen oder kleinen gemeinnützigen Organisationen benötigen Sie eine Plattform, um Prozesse abzubilden, Fortschritte und Ressourcenzuweisung zu überwachen und alle wichtigen Dokumentationen zu speichern. Darüber hinaus bietet ein starkes Arbeitsmanagement-System den Benutzern auch Kommunikations- und Zusammenarbeitsfunktionen, die die Arbeit rationalisieren und persönliche Besprechungen und E-Mail-Lieferketten reduzieren. Darüber hinaus hilft es bei der Versionskontrolle.
Angesichts dessen, was ein Arbeitsmanagement-System den Benutzern zur Verfügung stellen sollte, ist es logisch, dass die beliebtesten Arbeitsmanagement-Systeme Softwarelösungen sind. Anders als unübersichtliche, manuelle Managementsysteme ermöglichen Software-Tools eine schnellere Kommunikation und Revisionsfunktion, mehr Datenspeicher und erhöhte Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsoptionen.
Die Nachfrage nach Software-Arbeitsmanagement-Systemen steigt im heutigen digitalen Zeitalter. Dies spiegelt den Anstieg der Größe und Komplexität von Managementsystemen und den zunehmend wettbewerbsorientierten Markt wider, der einen schnelleren Service erfordert (und daher effizientere interne Prozesse). Aufgrund dieser wachsenden Abhängigkeit von Softwarelösungen gibt es mehrere Tools für Arbeitsmanagement, aus denen Sie wählen können.
Die Vorteile von Arbeitsmanagement-Systemen
Der wichtigste Vorteil von Arbeitsmanagement-Software ist, dass sie ihre Gesamtleistung verbessern kann. Indem Sie Tools verwenden, die es einfacher machen, Arbeiten nachzuverfolgen, zu verwalten und zu organisieren, entdecken Sie nicht nur Ineffizienzen innerhalb Ihrer aktuellen Betriebs- und Arbeitsablaufsysteme, sondern reduzieren auch die Zeit, die zuvor manuell nachzuverfolgen und den Fortschritt zu aktualisieren ist. Letztendlich wird der Einsatz eines starken Arbeitsmanagement-Systems zu einer zuverlässigen, schnelleren Produktion und effizienteren internen Prozessen führen.
Unabhängig von der Art des von Ihnen gewählten Arbeitsmanagementsystems profitieren Sie von diesen Vorteilen:
- Kollaboratives Aufgabenmanagement: Team-Mitglieder können Arbeitsmanagement-Systeme verwenden, um gemeinsam Arbeiten zu erledigen. Viele Systeme ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zuzuweisen, Fortschritte zu aktualisieren, Listen zu erstellen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.
- Zentrale Kommunikation: Viele Programme bieten auch Funktionen wie Kommentare, Notizen und Chatfunktionen, die es Mitarbeitern ermöglichen, innerhalb der Plattform zu sprechen. Anstatt Notizen aus mehreren persönlichen Besprechungen, E-Mail-Ketten und Telefonanrufen zusammenzustellen, speichert ein Arbeitsmanagement-System alle relevante Kommunikation als einfache Referenz. Diese Funktion unterstützt die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern sowie zwischen Teams und Abteilungen.
- Flexibilität: Da die Verwendung eines umfassenden Arbeitsmanagement-Systems es einfacher macht, Arbeiten anzuzeigen und nachzuverfolgen, erhalten Sie Flexibilität in Ihrer Prozesszeitleiste. Identifizieren Sie Engpässe oder Hindernisse und finden Sie zusätzliche Zeit innerhalb Ihres aktuellen Betriebszeitplans. Oft verwenden Teams Softwarelösungen für Arbeitsmanagement, indem sie agile Methoden verwenden, um die Effizienz zu steigern.
Die Verwendung eines Arbeitsmanagementsystems hat auch direkte Personalvorteile. Indem Sie einen Überblick über Ihre Prozesse haben, können Sie die Ressourcenzuweisung optimieren, damit die Mitarbeiter über eine angemessene und ausgewogene Arbeitslast verfügen. Darüber hinaus können Arbeitsmanagement-Systeme Managern mehr Zeit bieten, indem sie die Zeit reduzieren, die für manuelle Nachverfolgung und Verwaltung von Prozessen aufgewendet wird. Dies ermöglicht es Managern, mehr ihrer wertvollen Zeit damit zu verbringen, wichtige Strategieentscheidungen zu treffen, was bedeutet, dass die Zeit der Mitarbeiter auch besser angeleitet und daher besser verwendet wird. Letztendlich können alle diese arbeitsorientierten Vorteile zu einer glücklicheren, selbstbestimmteren und effizienteren Belegschaft führen, die für den Ruf des Unternehmens, die Moral und die Mitarbeiterbindung wichtig ist.
Denken Sie daran, ein Arbeitsmanagement-System zu übernehmen, bedeutet nicht, dass Sie Ihre aktuellen Geschäftsprozesse abschaffen müssen. Stattdessen können Sie Arbeitsmanagement-Prinzipien verwenden, um ihren bestehenden Workflow zu integrieren und das bereits eingesetzte System zu verbessern. Ein Arbeitsmanagement-System bietet Ihnen mehr Leistung, indem Sie Ihre Arbeit organisieren, verwalten und nachverfolgen und die schnellere, einfachere Kommunikation zwischen den Teammitgliedern ermöglichen.
Wie Sie ein Arbeitsmanagement-System für Ihr Unternehmen auswählen
Es gibt zwar viele Arbeitsmanagement-Systeme mit ausgeklügelter Funktionalität, aber der größte Erfolgsfaktor ist auf das Unternehmen zugeschnitten. Bevor Sie mit der Suche nach Lösungen beginnen, müssen Sie jedoch zuerst Ihre aktuellen Workflow-Prozesse untersuchen. Um sie zu verbessern und ein brandneues System anzuwenden, das ihnen hilft, sie zu lösen und zu verwalten, müssen Sie vollständig über den Stand der aktuellen Geschäftsbeziehungen informiert sein.
Um diese Untersuchung zu beginnen, stellen Sie Fragen wie diese:
- Was funktioniert in den aktuellen Arbeitsprozessen? Was funktioniert nicht?
- Welche Prozesse müssen Sie vollständig ändern, welche müssen Sie anpassen und welche wollen Sie behalten?
- Was ist der wichtigste Bereich der Verbesserung für Ihr Unternehmen (Produkterfolg auf dem Markt, Produktionsgeschwindigkeit und Effizienz, abteilungsinterne Kommunikation usw.)
- Was sind die aktuellen Einschränkungen für Ihren Erfolg? Wo in Ihren Prozessen können Sie diese Einschränkungen bekämpfen und verbessern?
Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben und die Bereiche festgelegt haben, in denen Sie Verbesserungen benötigen, denken Sie darüber nach, was Sie sich für ein Arbeitsmanagement-System wünschen. Auch hier sollten Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse berücksichtigen – ein hochentwickeltes Softwareprogramm ist möglicherweise nicht immer die beste Wahl für jedes Unternehmen. Berücksichtigen Sie daher Folgendes, wenn Sie nach einer Lösung suchen:
- Unternehmensgröße/Lebensdauer: Für wie viele Mitarbeiter, Teams und Abteilungen muss das System ausgelegt sein? Wie konkret sind Ihre aktuellen Prozesse und wie offen ist Ihr Personal dafür, sie anzupassen? Die Planung der Arbeitsmenge, die durch Ihr System führt, gibt Ihnen wichtige Informationen darüber, ob Sie es manuell bewältigen können oder sich für eine Softwarelösung entscheiden müssen.
- Art(en) von Systemen, die derzeit verwendet werden: Aktualisieren Sie Prozesse und Fortschritte manuell oder haben Sie bereits Software dafür? Wie schwierig wird es sein, ein neues System zu implementieren? Berücksichtigen Sie die tatsächliche Softwareintegration sowie die Benutzerfreundlichkeit für Mitarbeiter.
- Geschichte mit aktuellen Prozessen: Berücksichtigen Sie sowohl die Leistung des Systems als auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter damit. Identifizieren Sie die Stärken und Schwächen Ihres aktuellen Systems(n), so dass Sie sie bei Aktualisierungen emulieren oder verbessern können.
Diese Leitprinzipien helfen Ihnen, festzustellen, welche Art von System Ihrem Unternehmen den größten Nutzen bietet. Im nächsten Abschnitt gehen mehrere weitere Kriterien durch, um den Einsatz einer Softwarelösung zu berücksichtigen.
Wählen Sie eine Softwarelösung für Arbeitsmanagement aus
Im Allgemeinen bieten Softwarelösungen drei große Vorteile über manuelle Arbeitsmanagement-Systeme:
- Automatisierung: Sparen Sie Zeit mit automatischen Datensynchronisierungen, Aktualisierungen und Alarmen.
- Cloudbasiert: Jederzeit und überall Zugriff von jedem Gerät aus. Mehrere Teammitglieder können auch gleichzeitig auf cloudbasierte Systeme zugreifen.
- Echtzeit-Aktualisierungen: Behalten Sie die Versionskontrolle mit einem zentralen Informationsknotenpunkt, der in Echtzeit aktualisiert wird.
Wenn Sie auf der Grundlage der vorherigen Übersicht über Ihre aktuellen Prozesse entscheiden, dass eine Softwarelösung für Ihr Unternehmen die beste Wahl ist, müssen Sie sich erneut mit einem langwierigen Entscheidungsprozess befassen, wenn Sie ein bestimmtes Produkt auswählen. Schauen Sie sich die spezifischen Funktionen an, die jedes Programm bietet, und wählen Sie das Programm aus, das am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Denken Sie daran, dass Schnickschnack nicht zum Geschäftserfolg beiträgt, wenn sie nicht auf die spezifischen Bedürfnisse und Lücken in Ihren aktuellen Workflow-Prozessen eingehen.
Einige Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten, umfassen die folgenden:
- Aufgabenzuweisung
- Projektzeitplanungssoftware
- Mobile Version
- Dashboards/Berichterstellung
- Geolokalisierung
- Gantt-Diagramme (und Abhängigkeiten)
- Dokumentfreigabe
- Integration (mit anderen Softwareprogrammen)
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