Was ist das magische Dreieck im Projektmanagement?
In der modernen Unternehmenswelt ist ein Projekt meist durch drei Elemente „gebunden“ oder eingeschränkt, was sich auf unterschiedliche Weise bemerkbar machen kann. Die Theorie des magischen Dreiecks – im Projektmanagement auch „Eisernes Dreieck“ genannt – definiert die drei Elemente (und ihre Varianten) wie folgt:
- Umfang, Zeit, Budget
- Umfang, Zeitplan, Kosten
- Gut, schnell, günstig
Auch wenn die Namen der drei Elemente des Dreiecks variieren können, messen sie alle im Wesentlichen dasselbe: ein festgelegtes Budget, einen festen Zeitplan oder Zeitrahmen sowie eine konkrete Zusammenstellung von Erwartungen oder Leistungen.
Das Dreieck kommt ins Spiel, wenn eine seiner „Seiten“ durch irgend etwas beeinflusst wird.” Wenn dies geschieht, müssen Sie möglicherweise eines der Elemente oder auch beide so anpassen, dass alles wieder zusammen passt. Wenn beispielsweise ein Kunde plötzlich einen Zeitrahmen verkürzt, müssen für ein Projekt wahrscheinlich mehr Ressourcen bereitgestellt oder der Projektumfang zusammengestrichen werden.
Ein Beispiel dazu: 10 Personen arbeiten daran, bis zum 1. September eine Microsite mit 25 Webseiten zu erstellen und zu starten. Dann fällt dem Kunde ein, dass am 15. August irgendetwas Wichtiges stattfindet, und er entscheidet, dass diese Seiten schon zwei Wochen früher, also am 15. bereit sein sollen. Das Dreieck für Projektmanagementbeschränkungen kann Ihnen helfen, diesen verkürzten Zeitplan zu berücksichtigen: Fügen Sie mehr Ressourcen hinzu (in Form von mehr Mitarbeitern, die an dem Projekt oder anderen Ressourcen arbeiten), oder streichen Sie die zu diesem Termin verfügbaren Inhalte zusammen – vielleicht reichen weniger Seiten oder ein einfacheres Design schon aus.
Ein anderes Beispiel: Ein Unternehmen arbeitet an zwei konkurrierenden Projekten, hat aber nicht genügend Personal, um beide Projekte vollständig zu unterstützen. Ein Projektmanager muss dann Mitarbeiter aus dem ersten Projekt in das zweite verlegen, was sich entweder auf den Umfang des ersten Projekts oder auf den Zeitplan (oder beides) auswirkt. Mit anderen Worten, ein Projektmanager kann diese Änderungen durchführen, muss aber irgendwo Abstriche vornehmen.
Das Konzept der „Qualität“ wird manchmal als ein weiterer Faktor im magischen Dreieck eingeführt. Oder es wird dem Dreieck als vierte „Seite“ hinzugefügt – sodass aus dem Dreieck dann so etwas wie ein Projektdiamant wird. Es gibt jedoch unterschiedliche Ansichten dazu, da Qualität subjektiv ist. Leidet die Qualität einer Website, wenn man Inhalte etwas zusammenstreicht, oder kann kann die Website trotzdem qualitativ hochwertig, aber mit reduziertem Umfang sein? Dies sind Fragen, die Projektmanager immer berücksichtigen und bei Gesprächen mit Beteiligten und Kunden in Erfahrung bringen müssen.
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Was sind die 10 Wissensgebiete des Projektmanagements?
Eine weitere Auswahl von Richtlinien, die Projektmanager beim Abwägen des Dreiecks für ihr Projekt hilfreich finden können, sind die „10 Wissensgebiete“ des Projektmanagements. Das Project Management Institute hat dazu einen Leitfaden veröffentlicht, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), in dem die Faktoren beschrieben werden, mit denen das Projektdreieck ausgelegt und gestaltet werden kann.
- Integrationsmanagement:Der übergeordnete Plan zur Projektverwaltung, in dem alle Zeitpläne und Prozesse berücksichtigt und die tatsächlichen Leistungen und der Umfang eines Projekts angegeben sind.
- Umfangsmanagement: Dieses Element hilft, den Umfang eines Projekts zu fokussieren, was es Projekt- und Ressourcenmanagern ermöglicht, Ressourcen zu planen und zuzuweisen.
- Zeitmanagement: Dieses Element ermöglicht die Erstellung von Prozessen und Zeitplänen und stellt sicher, dass Zeitrahmen realistisch und erreichbar sind.
- Kostenmanagement: Hiermit können Sie das Gesamtbudget eines Projekts planen, von der Schätzung über die Finanzierung bis zur Kostenkontrolle.
- Qualitätsmanagement: Dieses Element identifiziert alles, was erforderlich ist, um ein Projekt zu planen und aufzustellen, das effektiv ist und die Ziele der Beteiligten erfüllt oder übertrifft.
- Personalmanagement: Hier geht es darum, wie Teammitgliedern ihre Rollen und Verantwortlichkeiten für ein Projekt zugewiesen werden und wer wen beaufsichtigt.
- Kommunikationsmanagement: Dieses Element gibt an, wie und wann Beteiligte und Projektmanager miteinander kommunizieren.
- Risikomanagement: Identifiziert, analysiert und reagiert auf Risikofaktoren während eines Projekts.
- Beschaffungsmanagement: Dieses Element gilt für Auftragnehmer, Lieferanten und alle anderen Dritten, die während eines Projekts einen Beitrag leisten.
- Stakeholder-Management: Dieses Element hilft Projektmanagern, effektive Strategien und Tools für das Management aller beteiligten Interessengruppen zu entwickeln.
Die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft des magischen Dreiecks
Wie schon erwähnt, wird das Konzept des magischen Dreiecks im Grunde schon genutzt, seitdem zum ersten Mal jemand eine andere Person damit beauftragt hat, eine Aufgabe zu erledigen. Das magische Dreieck, wie wir es heute kennen, wurde jedoch in der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts in der fertigungstechnischen Industrie festgeschrieben. In Projekten, bei denen fertige Produkte anfallen (von Autoteilen über Kinderspielzeug bis hin zu Flugzeugen), wurde das Dreieck während der Produktion eingesetzt. Eine Fluggesellschaft wie United Airlines könnte bei einem Hersteller wie Boeing zwanzig Jets vom Typ 707 bestellen, und das Projekt würde ein Gesamtbudget, einen Gesamtzeitplan sowie die Erwartung, dass 20 komplette, funktionstüchtige Flugzeuge geliefert werden, enthalten. Würde United fünf weitere Flugzeuge ordern, würden sich das Budget und die Zeitplanung entsprechend verschieben.
Mit dem Aufstieg von Software- und globalen Produkten in den letzten zwei Jahrzehnten wurde das magische Dreieck entsprechend angepasst, um Projekte dieser Art unterzubringen. Die Beschränkungen sind immer noch vorhanden und relevant, aber manchmal lässt sich der Umfang nicht so konkret formulieren wie bei der Lieferung eines physischen Produkts (z. B. 20 Jetliner vom Typ 707). Zwar werden Umfang und Qualität immer noch oft zusammen betrachtet, aber in digitalen Projekten gibt es einen zunehmenden Trend, aus dem Dreieck einen Diamanten zu machen, also mit vier statt mit drei Punkten.
In diesem Modell wird die Qualität als vierte Variable berücksichtigt. Bei digitalen Projekten können Qualität und Funktionalität variabel sein und dennoch zum Erfolg eines Projekts führen. Würde man zum Beispiel in einem Flugzeug das hydraulische System weglassen, wäre das ganze Produkt nicht funktionsfähig. Würde man aber ein Softwareprojekt mit weniger Funktionalität als ursprünglich vereinbart liefern, könnte dies dennoch als Erfolg angesehen werden.
Mal angenommen, ein Softwareunternehmen erstellt ein Update für seine Navisoftware. Der ursprüngliche Umfang beinhaltete detailliertere geografische Ortsangaben, interaktive Anweisungen, Echtzeit-Verkehrsinformationen und andere Verbesserungen. Während der Arbeit an dem Projekt stellen die Entwickler fest, dass für die Funktion „Echtzeit-Verkehrsinfos“ mehr Zeit oder Ressourcen erforderlich werden, als in der ursprünglichen Kurzbeschreibung aufgeführt. Es wird entschieden, diese Funktion aus diesem einen Lieferumfang herauszunehmen, um die verbleibenden Updates pünktlich und budgetgerecht zu liefern. Die Funktion für Echtzeitverkehrsinformationen kann in einem späteren Update ausgebracht werden.
Da digitale Projekte in ständigen Verbesserungsschritten erfolgen, werden in der digitalen Welt nur wenige Dinge als vollständig „abgeschlossen“ betrachtet. Dies gibt Projektmanagern und Beteiligten eine gewisse Flexibilität, um Projekte immer in Gang zu halten, auch wenn sie nicht alle ursprünglich geforderten Funktionen liefern – irgendwann wird es ein anderes Projekt geben, das die fehlenden Funktionen erstellt und liefert. In dem Projektdiamantenmodell bilden „Erwartungen“ den Mittelpunkt und das Ergebnis dieses vierseitigen Projekts. Wenn die anderen Aktualisierungen der Softwareversion genügend Verbesserungen an Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit enthalten, werden die Beteiligten und Endnutzer zufrieden sein. Wenn jedoch alle auf die Funktion „Echtzeitverkehrsinformationen“ gewartet haben, müssen die Beteiligten und Projektmanager diese Verzögerung schnell und transparent kommunizieren, idealerweise mit einem festen neuen Liefertermin. Wenn die festgelegten Erwartungen erfüllt oder überschritten werden, gilt das Projekt als Erfolg.
Für manche Projektmanagementexperten ist das Projektdreieck oder der -diamant nicht differenziert oder detailliert genug, um alle Variablen eines Projekts zu erfassen. Diese Experten empfehlen, einen sechszackigen Stern zu verwenden, der wichtige, aber vielleicht zu subjektive Komponenten enthält, um als ein Element der Beschränkung gemessen zu werden. Dazu gehören Faktoren wie Risiko, Meinung und Wert. Derzeit haben das Project Management Institute und andere Experten eine geteilte Meinung zu sechszackigen Sternen: Einerseits versuchen diese Sterne, solche wichtigen Einflüsse zu erfassen, andererseits wird dadurch die Verwaltung eines typischen Projekts zu komplex und letztendlich zu umständlich gemacht. Stattdessen sollten Projektmanager diese anderen Faktoren während des laufenden Projekts kontinuierlich abwägen.
Warum dieses „Magische Dreieck“ für den Projekterfolg wichtig ist
Jedes Projekt braucht „Leitplanken“. Auch auf grundlegender Ebene sind diese „Leitplanken“ alle Konzepte, auf die sich jeder vor dem ersten Tag eines Projekts einigen kann. Das Dreieck bietet eine klare Möglichkeit, den Stakeholdern eine schleichende Umfangszunahme zu signalisieren. Es zeigt auch, welche Abwägungen getroffen und abgewogen werden können und sollten. Das Dreiecksmodell befähigt Projektmanager auch, externe Faktoren und Kräfte und deren Wirkung auf ein oder mehrere „Seiten“ zu messen.
Dieses Dashboard hilft Projektmanagern, den Zeitplan, das Budget und den Umfang ihrer Projekte nachzuverfolgen, und lässt sich an die Bedürfnisse fast aller Projekte anpassen. Wenn sie das Projektdreieck im Auge behalten, können Projektmanager und Vorgesetzte einen Alarm ausgeben, bevor ein Projekt beeinträchtigt wird. Um nützlich zu sein, muss ein Dashboard die drei Faktoren messen, die reguliert werden können, um die beste Qualität für ein Projekt zu liefern.
Die gegensätzliche Ansicht: Warum einige denken, dass das Modell des magischen Dreiecks nicht funktioniert
Einige Business-Experten denken, dass das Modell des magischen Dreiecks für eine Geschäftslandschaft nützlich gewesen sein mag, die sich auf die Erstellung physischer Produkte konzentriert, aber in der digitalen Welt weniger relevant ist. Projektmanagementexperte Wei Lee stellt in seinem Studienpapierfest, dass das Dreieck in der komplexeren Landschaft von heute zu simpel ist. Er weist darauf hin, dass Probleme, die sich auf ein Projekt auswirken können, zunehmend außerhalb der Kontrolle eines Projektmanagers liegen, was es fast unmöglich macht, die Anforderungen und Einflussfaktoren eines Projekts tatsächlich zu verwalten.
John Ferguson Smart, Autor und Experte für digitales Projektmanagement, stimmt zu. Smart ist der Ansicht, dass das Dreieck in einer Fertigungsumgebung gültig war und sein kann, ist aber in Softwareentwicklung, Medizin und anderen komplexeren Bereichen irrelevant ist. Das Hinzufügen von 12 weiteren Herzchirurgen zu einer OP, schreibt er, beschleunigt keine Herztransplantation und stellt auch nicht sicher, dass das Ergebnis für den Patienten besser ist. Stattdessen empfiehlt Smart übergeordnete Konzepte wie Investitionen, Rendite und Verzögerungskosten.
Am Ende soll natürlich mit allen Projekten und Projektmanagern dasselbe erreicht werden: Den Kunden zufriedenzustellen und ein positives Ergebnis für das Projekt zu erreichen. In vielen Fällen ist das magische Dreieck immer noch sehr relevant und nützlich.
5 Schritte zur Erstellung einer nützlichen, maßgeschneiderten Einschränkungsanalyse für Ihr Projekt
Wenn Sie ein Projekt starten, kann es hilfreich sein, ein Dreieck mit dem zu skizzieren, was Sie über jede „Seite“ wissen. Diese Schritte, die von verschiedenen Projektmanagement-Experten auf unterschiedliche Weise erwähnt werden, können jedoch nützlicher sein, um herauszufinden, was Sie für den Erfolg einrichten müssen:
Schritt 1: Identifizieren Sie (unter anderem) die Beschränkung(en), die die Richtlinien oder Ressourcen umfassen, die die erfolgreiche Durchführung Ihres Projekts verhindern könnten.
Schritt 2: Entscheiden Sie, wie Sie die Beschränkung und ihre Elemente am effektivsten anpassen und nutzen können.
Schritt 3: Stellen Sie sicher, dass alle anderen Projekt- und Organisationsprozesse damit mit den Schritten 1 und 2 im Einklang stehen und diese unterstützen.
Schritt 4: Verstärken Sie die Beschränkung bei Bedarf, aber tun Sie dies im Einklang mit den anderen beiden Einschränkungen. Ihr Anfang ist möglicherweise nicht identisch mit dem Ende, aber jeder Faktor sollte dennoch relevant sein und verwaltet werden.
Schritt 5: Wenn Sie die Einschränkungen identifizieren und erkennen, dass sich etwas verschoben hat oder nicht mehr relevant ist, kehren Sie zu Schritt 1 zurück.
Zusätzlich zu diesen Schritten können die PERT-Grundsätze geschäftskritisch sein, wenn es darum geht, genaue Budgets und Zeitrahmen zu erstellen, und gehen perfekt mit der Schaffung eines magischen Projektmanagement-Dreiecks einher.
Das magische Dreieck Die Ansichten der Experten
Alma Miller, PMP, ist CEO von AC Miller Consulting in Maryland und ist an der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät der Johns Hopkins University tätig. Sie ist der Ansicht, dass das magische Dreieck im heutigen Geschäftsumfeld immer noch relevant ist. „Die Menschen sind jetzt flexibler und neigen mehr zu Kompromissen, um ein Projekt abschließen zu können“, sagt Miller. „Der einfachste Ort, um Kompromisse einzugehen, ist leider bei der Qualität.“
Das ist vielleicht nicht so wichtig – zum Beispiel, „Wenn Sie beispielsweise ein Update für das Spiel Candy Crush Saga liefern“, sagt Miller. „Aber wenn man der Bundesregierung ein Sicherheitssystem liefert, ist das ein Bereich, bei dem absolut keine Kompromisse eingegangen werden sollten.“
“Some clients may have tons of money, but that won’t necessarily make the timeline shorter. This is where a project manager should come in with realistic proposals and alternatives.” - Alma Miller PMP, CEO of AC Miller Consulting
Sie fügt hinzu: „Es ist wichtig, realistisch zu sein. Einige Kunden haben möglicherweise tonnenweise Geld, aber das macht die Zeitachse nicht unbedingt kürzer. Hier sollte ein Projektmanager realistische Vorschläge und Alternativen bieten. Hier ist, was wir in unserer Leistungsbeschreibung vereinbart haben, und wenn wir das Budget auf diese Weise ändern, wird sich das auf diese anderen Weisen auf den Umfang und die Zeitachse auswirken.“
Roman Rittmann ist Director of Demand Generation bei Hackerbay in Berlin. Er sagt, dass das Projektdreieck im Allgemeinen als sehr schwammige Momentaufnahme von Investitionen und Output hilfreich sein kann. „Wenn es um Software geht, sind es nicht nur die Kunden, die in den Umfang oder die Qualität investieren.“ Entwickler und Auftragnehmer, die für sein Unternehmen an Softwareprojekten arbeiten, erklärt Rittmann, konzentrieren sich genauso auf Qualität, Funktionalität und Umfang wie die Kunden. „Sie werden dazu getrieben, zu arbeiten, bis die Qualität so ist, wie sie sie haben wollen. Viele von ihnen werden weniger Geld nehmen, um eine höhere Qualität zu erreichen. Dieses Ziel ist wirklich das, was viele von ihnen antreibt.“
“In the tech culture, we define the scope of what a client is asking for. If it takes two days more, it’s worth it to us to pay for that time, to get the product and results where we want them - not just where the client wants them.” - Roman Rittmann, Director, Demand Generation, Hackerbay
Manchmal wissen Kunden nicht einmal, wie sie die Qualität oder den Umfang oder das Ergebnis eines Projekts messen würden, für das sie Hackerbay engagieren, sagt Rittmann. Das Know-how und das Engagement des Unternehmens für Ergebnisse bedeuten, dass selbst eine verschobene Zeitachse oder eine schleichende Zunahme des Umfangs etwas sein könnten, das das Unternehmen als Kosten für Geschäftstätigkeiten akzeptieren würde, um zu verhindern, dass sie weniger als ein hervorragendes Produkt liefern.
Sowohl Miller als auch Rittmann sagen, dass es wichtig ist, die Fähigkeit zu entwickeln, mit Veränderungen zu gehen – was bedeutet, dass ein Projektmanager die Einschränkungen oft (manchmal täglich) erneut aufgreifen kann, um die Erwartungen bei Bedarf zu optimieren. Beide Experten erkennen an, dass der Qualitätsbegriff stets subjektiv sein wird. Bei Aktualisierungen der Software eines Spiels wird „gut genug“ gut genug sein. Im Falle von Aktualisierungen der nationalen Sicherheitssysteme ist „gut genug“ nicht gut genug, und dieses Projekt ist nur dann ausgeglichen, wenn es alle Aspekte des Projektplans erfüllt oder übersteigt.
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