Kostenlose Übergangsvorlagen

Verwenden Sie diese Vorlage für einen Übergangsplan für Führungskräfte oder für den Wechsel von Mitarbeitern in und aus einer beliebigen Rolle. Die Vorlage enthält eine Übersicht, in der Sie Ihre eigenen Details zu Rollenverantwortlichkeiten, Wissenstransfer und Implementierungszeitplan hinzufügen können. Das Layout enthält eine Checkliste, mit der Sie Ihre Übergangszeitleiste erstellen und nachverfolgen können.

Rollenübergangsplanvorlage herunterladen

Excel | Word

Berechnen Sie mit dieser Vorlage für einen Übergangsplan für Mitarbeiter den Zeitaufwand für jeden Aspekt des Übergangs. Geben Sie den geschätzten Zeitaufwand für die Schulung, die Weitergabe von Aufträgen und andere Aktivitäten ein, und der Rechner zeigt zusammen mit der Gesamtzeitleiste automatisch die Aufschlüsselung an. Diese Vorlage kann auch von Stelleninhabern verwendet werden, um den Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben zu erfassen, damit sich Nachfolger ein Bild von den Verantwortlichkeiten und zeitlichen Verpflichtungen machen können, die für eine bestimmte Stelle erforderlich sind.

Vorlage für die Übergangsplanung mit Rechner herunterladen

Excel

Füllen Sie dieses einfache Tabellenblatt aus, um einen organisierten Projektübergangsplan zu erstellen. In Abschnitten werden Ziele, Risiken, Rollen des Übergangsteams, Aufgaben und Schulungsanforderungen aufgelistet. Fügen Sie neben jedem Element Start- und Enddaten hinzu, um eine klare Zeitleiste zu erhalten. Wenn Sie einen umfassenderen Plan benötigen, fügen Sie zusätzliche Zeilen hinzu, um eine benutzerdefinierte Übergangsvorlage zu erhalten.

Rollenübergangsplanvorlage herunterladen

Excel

Diese Vorlage dient der Konsolidierung von Wissen in einem einzigen Tabellenblatt, das Sie leicht mit Kollegen teilen können. Stelleninhaber können Informationen über laufende Projekte, wichtige Kontakte, Fristen, Probleme und Dokumente eingeben, auf die ihre Nachfolger zugreifen müssen. Es gibt auch Platz für Kommentare, und Sie können die Vorlage ändern, um zusätzliche Spalten einzufügen.

‌ Wissenstransfervorlage herunterladen – Excel

Diese Vorlage für die Geschäftsübergangsplanung enthält eine detaillierte Übersicht über Ihre Strategie- und Planmaßnahmen. Fügen Sie Ihren eigenen Text hinzu, um die Situation und die stattfindenden Veränderungen, die Auswirkungen des Übergangs auf verschiedene Geschäftselemente, die Zeitleiste für die Umsetzung des Plans, Kommunikationsprobleme und -strategien und andere Aspekte zu beschreiben. Sie können diese Vorlage auch für organisatorische Änderungen verwenden, die weitreichende Auswirkungen auf ein Unternehmen haben können.

‌ Geschäftsübergangsplanvorlage herunterladen — Word

Verwenden Sie diese Vorlage für einen Stellenübergangsplan, um einen Rollenwechsel von einem ausscheidenden Vertragsmitarbeiter auf ein internes Teammitglied zu bewältigen. Beschreiben Sie den Zweck des Übergangsplans, dessen Ziele, Vertragsdetails, Risiken, Wissenstransfer und einen Zeitplan für die entsprechenden Maßnahmen. Sie ähnelt anderen Vorlagen für Arbeitsübergangspläne, ist aber speziell für Vertragsmitarbeiter gedacht.

Vorlage für Übergangspläne bei Vertragsmitarbeitern herunterladen

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Ein Übergangsplan ist ein Dokument, das Unternehmen hilft, Veränderungen wie zum Beispiel die Pensionierung oder den Rücktritt eines Mitarbeiters aus einer Führungsposition, strukturelle Veränderungen innerhalb einer Organisation, Fusionen mit anderen Unternehmen oder Übergänge zwischen den Phasen der Unternehmensplanung zu bewältigen. Auch wenn die Art der Veränderungen und das Ausmaß des Risikos von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein können, ist die Übergangsplanung für alle Unternehmen wichtig, um Veränderungen zu antizipieren und zu erleichtern.

Darüber hinaus können Übergangspläne dem Einzelnen helfen, berufliche Veränderungen zu bewältigen und sicherzustellen, dass der Abschied von einem Arbeitsplatz gut verläuft. Eine Planung hilft auch, Wissen an Nachfolger weiterzugeben, damit Fachwissen erhalten bleibt.

Ein Managementübergang kann sich auf Mitarbeiter beziehen, die in eine Führungsrolle wechseln, sei es in eine hochrangige oder in eine auf niedrigerer Ebene. Dieser Übergang kann erfolgen, wenn ein Geschäftsinhaber in den Ruhestand geht oder sein Unternehmen verkauft, wenn das Unternehmen wächst und neue Führungskräfte benötigt werden oder wenn sich die berufliche Laufbahn aufgrund einer Beförderung oder anderer Faktoren ändert.

Übergangsstrategien variieren je nach geschäftlichem Kontext und Art der Veränderung. Es gibt zahlreiche Szenarien, die zu größeren Übergängen führen können – der Ruhestand eines CEO, Probleme mit der Unternehmensleistung oder das Wachstum eines neuen Start-ups – und jedes erfordert eine andere Strategie, um den Wandel effektiv zu bewältigen. Es gibt keine universell gültige Übergangsstrategie; stattdessen sollten Sie Ihren Plan auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abstimmen.

Teil der Übergangsplanung ist es, strategisch über die Unternehmensziele, die Bedürfnisse des Managements und potenzielle Risiken nachzudenken, damit die Übergänge so gestaltet werden können, dass sie dem Unternehmen nützen und nicht schaden.

Ganz gleich, ob Sie einen Übergangsplan für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses, für den Beginn einer neuen Stelle, für den Wechsel der Mitarbeiterrolle oder für andere Arbeitsübergänge erstellen, die Verwendung einer Vorlage gibt Ihnen einen Leitfaden an die Hand. Der Übergangsplan kann auch Unterschriftszeilen enthalten, um die Zustimmung des Stelleninhabers, der Vorgesetzten und anderer Beteiligter zu dokumentieren. Je nach Art der Umstellung können die Pläne auch Informationen über die Bereitschaft der Organisation, den Geschäftswert oder detaillierte Änderungskontrollverfahren enthalten.

Im Folgenden finden Sie Beispiele für Aspekte, die in einen Plan zur Bewältigung von Personalwechseln aufgenommen werden sollten:

• Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Dabei kann es sich sowohl um fortlaufende, wie z. B. regelmäßig stattfindende Sitzungen, als auch um einmalige Aktivitäten handeln, die in tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Aufgaben aufgeteilt werden können. Vermerken Sie die Zuständigkeiten, damit die Arbeit während eines Rollenwechsels ohne Unterbrechung fortgesetzt werden kann.
• Aufgaben: Dazu gehören Beschreibungen laufender Projekte und deren Status, Mitarbeiter und andere wichtige Kontakte, anstehende Fristen und erwartete Ergebnisse.   
• Wichtige Kontakte: Interne oder externe Beziehungen können für die Tätigkeit entscheidend sein. Die Übergabe dieser Kontakte an einen Nachfolger trägt dazu bei, diese Beziehungen aufrechtzuerhalten und einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten.
• Wissenstransfer: Dieser Abschnitt beginnt mit einer Auflistung der für die Stelle erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten, die auch den Einsatz von Technologien und spezifischen Verfahren umfassen können. Dokumentieren Sie ebenfalls, wie Sie dieses Wissen weitergeben werden, sowie eine Zeitleiste für den Wissenstransfer und Schulungspläne. Sie können diese Aufstellung als Checkliste präsentieren, um die Schritte des Wissenstransfers aufzuschlüsseln und einen Aktionsplan zu erstellen.
• Probleme und Risiken: Dieser Bereich kann sowohl aktuelle Aufgaben umfassen, mit denen sich die Stelle befasst, als auch potenzielle Risiken, die es zu berücksichtigen gilt.

Verwenden Sie einen Projektübergangsplan, wenn Sie von einer Projektphase in eine andere wechseln, wenn Sie einen neuen Manager einstellen oder wenn Sie andere Änderungen vornehmen, wie z. B. bei der Implementierung einer neuen Technologie in ein laufendes Projekt. Im Folgenden finden Sie Beispiele für einige der Elemente, die üblicherweise in einem Projektübergangsplan enthalten sind:

• Projektumfang: Ein Übergangsplan kann eine Übersicht mit einer Beschreibung des Projekts, den erwarteten Auswirkungen des Übergangs und unterstützender Dokumentationen enthalten.
• Logistik: In diesem Abschnitt werden die erforderlichen Ressourcen wie Software, Personalbedarf oder benötigte Einrichtungen beschrieben. Dazu können auch Wartungs- und Unterstützungsbedarf in Bezug auf Computersysteme, technische Ausrüstung, Sicherheit und damit verbundene vertragliche Vereinbarungen gehören. Ein Wartungsplan kann auch die damit verbundenen Kosten und Budgetangaben enthalten.
• Kommunikationsplan: Einige Pläne enthalten Kommunikationspläne sowohl für das Personal als auch für die direkt Beteiligten. Dieser Abschnitt kann auch dazu dienen, Verfahren für die Berichterstattung und andere Mitteilungen während des Übergangs festzulegen.
• Risiken: Sobald Sie die Risikofaktoren identifiziert haben, listen Sie sie nach Priorität auf und nennen Sie Pläne zur Risikominderung. Achten Sie darauf, den Übergangsplan zu aktualisieren, wenn Probleme auftauchen, und den Fortschritt der Risikominderungspläne nachzuverfolgen.
• Wichtige Mitarbeiter: Die Mitglieder des Übergangsteams werden häufig mit Kontaktinformationen und einer Beschreibung ihrer Aufgaben aufgeführt. Sie können auch Änderungen der Zuständigkeiten dokumentieren.
• Wissenstransfer: Möglicherweise sind neue Fähigkeiten und entsprechende Schulungen erforderlich, damit sich die Mitarbeiter an Projektaktualisierungen, neue Ausrüstung oder veränderte Aufgaben anpassen können.
• Produktlieferung: Gegebenenfalls kann der Plan Einzelheiten zum Freigabeprozess für die zu liefernden Produkte enthalten, z. B. Datenmigration, Tests und Problemlösung für Softwareprodukte.
• Umsetzung: In einem Zeitplan für die Umsetzung werden die einzelnen Schritte mit einer Zeitleiste für jede Aktivität beschrieben.
• Übergangsgenehmigung: Dabei kann es sich um einen Abschnitt handeln, in dem die Zustimmung des Projektleiters und anderer Beteiligter eingeholt wird, oder um einen spezifischen Abschnitt für einen Kunden, der den Übergangsplan akzeptieren muss, bevor die Umsetzung fortgesetzt werden kann.

Je nach Umfang eines Projekts oder der Art des Übergangs kann die Planung ein komplexer und zeitaufwendiger Prozess sein. Die Bedeutung eines strategischen Ansatzes und der Erstellung einer umfassenden Dokumentation kann jedoch nicht hoch genug eingestuft werden.

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