Das Remote-Teammitglied ist allgegenwärtig
Remote-Arbeit ist auf dem Vormarsch, und wenn Sie eine Führungskraft sind, die noch keine direkte Verantwortung für einen Mitarbeiter hat, der von zu Hause aus arbeitet, dann wird Ihr Tag kommen. Nach Angaben von Gallup arbeiten 43 Prozent der Beschäftigten aus der Ferne. Remote-Arbeit ist zwar in kleinen Unternehmen weit verbreitet, aber nicht nur in kleinen Unternehmen: Sieben von zehn Fortune-100-Managern beaufsichtigen mindestens einen externen Mitarbeiter. Und obwohl dies auch bei den Millennials üblich ist, von denen laut der Society of Human Resource Management 60 Prozent aus der Ferne arbeiten, zeigen die Daten auch, dass etwa vier von fünf Erwachsenen jeder Generation die Möglichkeit zur Arbeit aus der Ferne wahrnehmen würden, wenn sie gegeben ist.
Laut Global Workforce Analytics arbeiten etwa 3,7 Millionen Angestellte mindestens die Hälfte der Zeit von zu Hause aus – eine Zahl, die 2,5 Prozent aller amerikanischen Arbeitnehmer entspricht. Und vergessen Sie nicht, dass Freiberufler und digitale Nomaden immer mehr werden. Einige Statistiken zeigen, dass bis 2027 mehr als die Hälfte aller amerikanischen Arbeitskräfte Freiberufler sein werden. Ob freiberuflich oder nicht, das Marktforschungsunternehmen IDC geht davon aus, dass 72 Prozent aller Arbeitnehmer bis 2020 ohne Schreibtisch arbeiten werden, d. h. sie könnten von jedem beliebigen Ort im Gebäude, von jeder beliebigen Postleitzahl oder überall auf der Welt arbeiten. Wenn man all dies zusammenzählt, müssen die Manager Fähigkeiten zur Fernverwaltung entwickeln – und zwar schnell.
Viele Manager zögern, die Herausforderung anzunehmen, Remote-Mitarbeiter zu managen, da sie davon ausgehen, dass das Mutterschiff seine Verantwortung oder Fähigkeit, diese Mitarbeiter zu führen, aufgegeben hat, wenn einige oder alle Teammitglieder außerhalb des Unternehmens sind. Die meisten Manager haben jedoch angesichts der Trends am Arbeitsplatz kaum eine andere Wahl, wenn es darum geht, Einzelpersonen oder Teams aus der Ferne zu beaufsichtigen. Denn wenn man die Vorteile der Remote-Arbeit einmal erkannt hat, kann man sie nicht mehr leugnen.
„Vor der Rezession sah man Remoteangebote als Mittel, Talente anzuziehen und sich als nachhaltiger Arbeitgeber zu präsentieren“, sagt Kate Lister, Präsidentin von Global Workplace Analytics, einem Unternehmen, das Arbeitsplatztrends untersucht. „Aber nach der Rezession ist die Führungsebene aufgewacht. Heute ist Remotearbeit nicht mehr eine rein taktische Überlegung, sondern ein strategisches Instrument, denn man spart damit viel Geld. Unsere Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen etwa 11.000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr einsparen können, wenn sie halbtags Remotearbeit einführen.“
Trotz der Vorteile, die Unternehmen durch die Zulassung von Remote-Arbeit haben, gibt es nur wenige formale Schulungen für Manager, deren Teams auf Remote-Arbeit umgestellt werden oder die an Arbeitsplätze kommen, an denen die Teammitglieder stark verteilt sind.
„Eines meiner größten Ärgernisse ist, dass es nie ein Six Sigma für Remote-Arbeit gegeben hat“, sagt Lister und auf das in den 1980er Jahren eingeführte Protokoll zur Prozessverbesserung.
Manager, die sich nicht trauen, sich der Situation zu stellen, können beruhigt sein: Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, brauchen keine völlig unterschiedlichen Managementansätze – und die Wahl der richtigen virtuellen Arbeitsumgebung und -werkzeuge, des richtigen Kommunikationsmediums für eine bestimmte Botschaft und die Festlegung von Erwartungen können viel dazu beitragen, eine für beide Seiten erfolgreiche Beziehung zwischen Mitarbeiter und Manager zu gewährleisten.
Lister sagt, dass Manager, die sich auf eine zunehmend ferngesteuerte Belegschaft einstellen müssen, sich selbst stärken können, indem sie sich mit ihren Kollegen in Unternehmen unterhalten, die mit der Fernsteuerung erfolgreich sind, oder Fallstudien in dem Buch Work on the Move lesen, das von dem Arbeitsplatzforschungsunternehmen Workplace Evolutionaries veröffentlicht wurde.
Neu motiviert: Remote-Teams wollen die entsprechenden Privilegien und tun alles, um sie zu erhalten
Einstellung ist alles – und wenn es um Remote-Teams geht, gibt es eine gute Nachricht für Manager: Die meisten Arbeitnehmer schätzen die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten, und zwar aus vielen Gründen, angefangen bei den kürzeren Pendelzeiten bis hin zu der Möglichkeit, ihren Zeitplan in Tagesabschnitte einzuteilen, die eine bessere Work-Life-Balance ermöglichen. Mit anderen Worten: Die Arbeitnehmer wollen das Privileg der Remote-Arbeit und sind daher im Allgemeinen bereit, die von der Unternehmensleitung aufgestellten Regeln, Anforderungen, Erwartungen und Bedingungen zu erfüllen, um ihr Recht auf Remote-Arbeit zu erhalten.
- Remote-Teammitglieder sind engagiert. Laut Gallup-Forschung sind Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, zufriedener als ihre ausschließlich am Schreibtisch arbeitenden Kollegen. Demnach sind Mitarbeiter, die per Fernzugriff arbeiten, um 32 Prozent engagierter als ihre Kollegen im Büro. Allerdings wollen sich nicht alle RemoteAarbeitnehmer vollständig abkoppeln. Obwohl das „optimale Engagement“ zwischen einem Remote-Teammitglied und seinem Arbeitgeber von einem Tag pro Woche (20 Prozent) auf drei oder vier Tage (60–80 Prozent) gestiegen ist, genießen die Mitarbeiter nach wie vor den persönlichen Kontakt, die sozialen Kontakte, den kostenlosen Kaffee und die Struktur am Arbeitsplatz.
- Remote ist eine Karotte. Unabhängig davon, ob es Ihnen um die Verwaltung von mehr oder weniger Mitarbeitern geht, sollten Sie bedenken, dass die Mitarbeiter bereit sind, für das Privileg der Remote-Arbeit Flexibilität und Opferbereitschaft zu zeigen. Laut einer Studie von Ernst & Young aus dem Jahr 2015 hat Flexibilität am Arbeitsplatz nach wettbewerbsfähigen Löhnen und Sozialleistungen oberste Priorität – insbesondere bei Eltern. Die Arbeitnehmer werden Opfer bringen, um Flexibilität zu erhalten: Laut Global Workplace Analytics würden 37 Prozent der Beschäftigten im Technologiebereich eine Lohnkürzung von 10 Prozent in Kauf nehmen, um von zu Hause aus zu arbeiten. Die Untersuchungen von Citrix unterstreichen diese Realität: Ein Unternehmen hat herausgefunden, dass fast zwei Drittel aller Teammitglieder für das Privileg, nur einmal pro Woche von zu Hause aus arbeiten zu können, auf mindestens eine arbeitsbezogene Vergünstigung verzichten würden.
- Gesparte Zeit ist gewonnenes Geld. Die Zeit, die Remote-Beschäftigte durch das Pendeln gewinnen, wird häufig in ihre Arbeitstage reinvestiert. AT&T berichtet, dass Remote-Mitarbeiter im Vergleich zu Mitarbeitern vor Ort fünf zusätzliche Stunden pro Woche in die Arbeit investieren, während Sun Microsystems berichtet, dass 67 Prozent der eingesparten Pendelzeit in die Arbeitszeit zurückfließen. Bedenken Sie, dass ein Mitarbeiter, der sechs Stunden pro Woche beim Pendeln spart, im Laufe von 50 Wochen 200 Stunden mehr Arbeit für das Unternehmen leisten könnte – das sind fünf ganze 40-Stunden-Wochen!
Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, wie die Remote-Arbeit finanzielle und zeitliche Vorteile für Manager bringen kann. Rund 46 Prozent der von Global Workplace Analytics befragten Unternehmen gaben an, dass Telearbeit die Fluktuation verringert, d. h. der Zeit- und Kostenaufwand für die Anwerbung, Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter sinkt, wenn die Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum im Unternehmen bleiben. Die Pflege von Remote-Teams mag zwar eine gewisse Vorleistung an Zeit und technischen Schulungen für Manager erfordern, aber ist die Verringerung der Fluktuation und der Abwanderung von Teams nicht eine würdige Belohnung für diesen Aufwand?
Verwalten von Remote-Teams: Vorwegnehmen von Bedenken und Hindernissen
Manager, die Teams, in denen die Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, zum Erfolg führen, müssen sich besonders viel Zeit nehmen, um herauszufinden, was sie persönlich und beruflich brauchen. Dies gilt zwar auch für Manager, die Teams im Büro leiten, aber die Mitglieder von Remote-Teams haben oft Bedenken am Arbeitsplatz, die die Mitarbeiter im Büro nicht haben. Sie fragen sich, welche Bedenken ein Mitarbeiter haben könnte, wenn er in Ihrem Unternehmen eine Remote-Rolle übernimmt? Im Folgenden finden Sie vier Probleme, auf die Remote-Arbeitnehmer in der Arbeitsplatzforschung hinweisen, und Möglichkeiten, sie zu lösen oder auszugleichen.
Bedenken Nr. 1: Werden Remote-Mitarbeiter befördert?
Einer von 10 amerikanischen Arbeitnehmern mit flexiblen Arbeitszeiten oder Remote-Arbeit hat Ernst & Young gegenüber geäußert, dass er eine „negative Konsequenz“ aufgrund ihrer flexiblen Arbeitsorganisation erfahren hat. Dies zeigt, dass an vielen Arbeitsplätzen immer noch das Stigma der Flexibilität besteht, dass sie möglicherweise Gehaltserhöhungen, interne Einstellungen oder Beförderungen verpassen. Arbeitnehmer, insbesondere Eltern, fürchten sich vor Büros mit mangelnder Flexibilität am Arbeitsplatz oder vor Null-Telecommute-Strategien, die das Arbeiten von zu Hause oder von einem anderen Ort aus nicht zulassen. Selbst wenn sie in einer der wenigen Abteilungen landen, die flexibel sind, werden sie durch einen Wechsel des Vorgesetzten oder der internen Stelle ihre Flexibilität verlieren?
Was Manager tun können: Die Festlegung klarer, messbarer Ziele für Remote-Teammitglieder kann bei jährlichen Überprüfungen, Beförderungen, Schlüsselprojekten oder internen Neuzuweisungen den Wert der Remote-Arbeit deutlich machen. Darüber hinaus können Vorgesetzte Ängste abbauen, wenn sie die Karriereziele regelmäßig mit dem Mitarbeiter besprechen, ihm einen Mentor oder eine andere Fachkraft zur Seite stellen, deren Karriere sich in der Ferne entwickelt hat, den Mitarbeiter intern für seinen Beitrag anerkennen, damit er sichtbar wird, und ihn zu virtuellen und internen Veranstaltungen einladen, bei denen er mit der gesamten Belegschaft in Kontakt treten kann.
Bedenken Nr. 2: Hindernisse bei der Erledigung der Arbeit
Jeder vierte Remote-Mitarbeiter hat das Gefühl, dass sein Status außerhalb des Standorts Hindernisse für die Erfüllung arbeitsbezogener Aufgaben erzeugt. Einige dieser Hindernisse können legitim sein: Hat jemand vergessen, ein Kennwort anzugeben oder das Remote-Teammitglied zu einem freigegebenen Dokument einzuladen, bevor er sich für den Tag abmeldet? Kann der technische Support das Problem eines Remote-Mitarbeiters nicht lösen? Wurden sie durch eine technische Panne aus einem virtuellen Meeting ausgeschlossen, das die Mitarbeiter im Büro weiterhin in einem Konferenzraum abhielten?
Was Manager tun können: Manager und Remote-Mitarbeiter müssen regelmäßig im Umgang mit den Technologien geschult und weitergebildet werden, die für eine funktionierende Remote-Arbeit sorgen. Wenn sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber auf dem neuesten Stand der Kenntnisse sind, die für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Unternehmensressourcen erforderlich sind, werden die Hürden für die Arbeitserledigung minimiert. Abgesehen von E-Mails können Mitarbeiter mit Cloud-basierten Systemen wie Google Docs, Smartsheet oder Dropbox zu jeder Tageszeit den Staffelstab unter sich und ihren Vorgesetzten weitergeben. Bei Besprechungen mit Teilnehmern aus der Ferne kann es außerdem sinnvoll sein, die Besprechung mithilfe von Technologien zu archivieren (sei es in Form einer Audioaufzeichnung oder eines selbst erstellten Zugriffs auf die Präsentationsunterlagen), sodass der Mitarbeiter, der von einem Anruf oder einer Onlinebesprechung ausgeschlossen wurde, zumindest die Notizen einsehen oder später zuhören kann.
Bedenken Nr. 3: FOMO
Fear of missing out (FOMO, dt.: die Angst, etwas zu verpassen) sind ein legitimes Bedenken für Remote-Teammitglieder. Laut Zogby Analytics fürchten etwa vier von zehn Remote-Mitarbeitern, dass ihnen kritische Informationen aus dem Management fehlen oder dass sie Informationen zu spät erhalten. Die Arbeitnehmer haben vielleicht auch den Verdacht, dass sie den wichtigen Tratsch an der Kaffeemaschine oder die spontanen Mittagessen, Happy Hours, gemeinnützigen Projekte oder ehrenamtlichen Tätigkeiten im Büro verpassen, die Teams zusammenführen können. Remote-Mitarbeiter – ob sie nun als langfristige Auftragnehmer oder als Vollzeitbeschäftigte arbeiten – fühlen sich oft isoliert, wenn sie tagein, tagaus allein arbeiten. Laut Gallup-Daten sind Arbeitnehmer, die mindestens einen Freund am Arbeitsplatz haben, um 50 Prozent glücklicher als diejenigen, denen diese Verbindung fehlt.
Was Manager tun können: Unternehmen mit großen Remote-Teams entscheiden sich häufig für eine Cloud-basierte „Kaffeemaschinen“-Umgebung, in der die Teammitglieder mit der Gruppe oder unter vier Augen interagieren können. Die Vorgesetzten können die Mitarbeiter dazu ermutigen, über diese Netzwerke Kontakte zu ihren Teamkollegen oder Gleichaltrigen im Unternehmen zu knüpfen, sodass sich Beziehungen am Arbeitsplatz entwickeln. Wenn ein Mitarbeiter oder ein Team vollständig aus der Ferne arbeitet, kann die Unternehmensleitung außerdem ein regelmäßiges Treffen anberaumen, bei dem das gesamte Team an einem Ort zu einem Gipfeltreffen zusammenkommt oder bei dem das gesamte Team ins Büro kommt, um mit den Namen, die sie hauptsächlich auf den Bildschirmen sehen, zusammenzuarbeiten und sich zu vernetzen. Der Aufbau eines formellen Kontakts ist wichtig, um FOMO zu bekämpfen.
Eigenschaften des Remote-Managements
Was macht ein starkes Remote-Management aus? Unabhängig davon, ob Sie einen einzelnen Mitarbeiter oder ein ganzes verteiltes Team leiten, gibt es einige Eigenschaften, die Sie für die Führung Ihres Teams mitbringen (oder entwickeln) müssen.
- Sie „verstehen“ Remote-Arbeit: Manager, die erfolgreiches Remote-Management betreiben, haben sich von gängigen Mythen verabschiedet, wie z. B. der Vorstellung, dass Remote-Mitarbeiter ein anderes Management benötigen, obwohl sie eigentlich andere Formen des Kontakts und der Interaktion benötigen, um eine gute Kommunikation aufrechtzuerhalten. Sie sehen auch über die „aus den Augen, aus dem Sinn““-Angst hinweg, die zu Mikromanagement führen kann, und wissen, dass – wenn überhaupt – Remote-Mitarbeiter zu viel arbeiten und ermutigt werden sollten, sich freizunehmen oder ihren Arbeitstag zu einer angemessenen Zeit zu beenden. Sie sind sich bewusst, dass Remote-Personalbesetzung zum guten Ton gehört und dass Teammitglieder zufriedener und produktiver sein können, während sie gleichzeitig mehr Arbeitsstunden leisten als Mitarbeiter vor Ort.
- Sie lernen den gesamten Mitarbeiter, seinen Arbeitsrhythmus und seine Sichtweise kennen: Der Schlüssel zum Erfolg einer Remote-Arbeit ist das Vertrauen zwischen Manager und Arbeitgeber. Sie können schnell Vertrauen gewinnen, indem Sie etwas über das gesamte Leben und die Arbeitsweise des Mitarbeiters erfahren – was ihn motiviert und warum er so arbeiten möchte, wie er es tut. Wenn ein Mitarbeiter früh aufsteht, am späten Nachmittag geht, um seine Kinder nach der Schule abzuholen, und die Arbeit nach dem Abendessen wieder aufnimmt, ist es für eine Führungskraft, die ihre eigenen (und die Erwartungen anderer) Erwartungen an die Produktivität des Teammitglieds, den Arbeitsrhythmus und die Erreichbarkeitszeiten festlegen will, von großer Bedeutung, den Familienzeitplan zu kennen. Die Arbeitnehmer müssen nicht innerhalb eines konventionellen Arbeitstages von neun bis fünf arbeiten, sondern haben bestimmte Arbeitszeiten.
- Sie setzen klare Erwartungen und Ziele: Ob es um die Frage geht, wann Projekte abgeschlossen sein müssen, wie die Befehlskette genutzt wird oder wann Vorgesetzter und Mitarbeiter gleichzeitig verfügbar sind – es ist wichtig, klare Erwartungen zu formulieren, die, wenn sie über einen längeren Zeitraum befolgt werden, Vertrauen schaffen. Teams arbeiten vielleicht nicht innerhalb eines konventionellen Arbeitstages von neun bis fünf, aber die Festlegung von Arbeits- und Ruhezeiten ist ein Beispiel für die Festlegung von Erwartungen für Mitarbeiter und Manager.
- Sie beziehen Remote-Arbeitskräfte ein und erkennen sie an: Während Auftragnehmer und Freiberufler an spärliche Anerkennungen gewöhnt sind (in der Regel reicht ein Scheck), wollen und brauchen Fernmitarbeiter Anerkennung für ihre Beiträge. Dies kann in Form von Einladungen zu Telefon-/Videobesprechungen mit den Mitarbeitern vor Ort, durch Informationsaustausch (Aktualisierungen zu Entwicklungen in der Abteilung oder im gesamten Unternehmen, regelmäßige Besprechungen zum aktuellen Stand der Dinge) oder durch andere Formen regelmäßiger Besprechungen erfolgen, bei denen der Vorgesetzte Lob und Anerkennung aussprechen und den Beitrag des einzelnen Mitarbeiters zu einem größeren Projekt oder einer Initiative in einen größeren Zusammenhang stellen kann. Bei einem globalen Team oder einem Team mit mehreren Zeitzonen kann die Anerkennung in Form von zeitlich versetzten Sitzungen erfolgen, um die unterschiedlichen Zeitzonen der Mitarbeiter zu berücksichtigen.
- Sie evangelisieren und normalisieren Remote-Arbeiten innerhalb des Arbeitsplatzes: Remote-Teammitglieder, ob neu in der Remote-Arbeit oder neu an einem Arbeitsplatz, befürchten oft, dass ihre Position mit einem Verlust an Möglichkeiten oder einem Mangel an Sichtbarkeit einhergeht. Gute Manager werden nicht nur den individuellen Beitrag ihrer Mitarbeiter anerkennen, sondern auch den Erfolg der aus der Ferne durchgeführten Projekte und der Personen, die sie abgeschlossen haben, verfolgen, messen und darüber berichten. Die Einbeziehung der Arbeit außerhalb des Arbeitsplatzes – sodass sie nicht die Ausnahme, sondern die Norm ist – ist eine gute Praxis für Manager und Arbeitnehmer.
Weitere Informationen zur Unterstützung Ihrer Remote-Teams durch Kommunikation finden Sie unter „So implementieren Sie Remote-Teamkommunikationsstrategien für Ihr Unternehmen: Bewährte Vorgehensweisen und Expertentipps.“
Remote-Management am Arbeitsplatz: Die US- Regierung und Telearbeit
Es mag überraschen, dass die US-Bundesregierung die Telearbeit (ihr bevorzugter Begriff ist Telework) befürwortet und dabei die Vorteile für die Arbeitsmoral der Mitarbeiter, die Fähigkeit der Telearbeit, die Kontinuität bei Unwettern oder anderen Katastrophen zu gewährleisten, und das Potenzial der Telearbeit, Immobilien- und Versorgungskosten sowie die mit dem Pendeln verschwendete Zeit zu reduzieren, anführt. Das U.S. Office of Personnel Management legt dem Kongress jährliche Berichte über die Fortschritte seiner Telearbeitsinitiativen vor, und in seinem jüngsten Bericht erklärte die Behörde, dass 42 Prozent aller Bundesbediensteten für Telearbeit in Frage kommen. Etwa die Hälfte der Arbeitnehmer, die zur Telearbeit berechtigt sind, tun dies auch.
In den zahlreichen Bundesbehörden hat die Umstellung auf Telearbeit zu erheblichen Einsparungen geführt, was die Regierung dazu veranlasst hat, mehr Telearbeit zu fördern (sofern sie für einen bestimmten Arbeitsplatz geeignet ist). Um einige Beispiele zu nennen: Laut dem (oben zitierten) Jahresbericht 2017 über Telearbeit schätzt die Federal Emergency Management Agency (FEMA) die Einsparungen durch Telearbeit auf 702.277 US-Dollar. Die Einführung von Flex Fridays im Johnson Spaceflight Center der NASA führte zu einer Senkung der jährlichen Versorgungskosten um 85.000 US-Dollar, während der Nationale Rat für Behinderte die 2.400 US-Dollar pro Jahr an U-Bahn-Zuschüssen, die normalerweise Büroangestellten gewährt werden, für seinen Haushalt zurückgewann.
Diese Zahlen sind ein starkes Gewinnmotiv, aber die Regierung räumt ein, dass die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern Fingerspitzengefühl erfordert. „Die Verwaltung von Telearbeitern bedeutet eine zusätzliche Verantwortung für die Vorgesetzten und ihre Fähigkeiten im Leistungsmanagement“, heißt es in dem Bericht an den Kongress. „Die Aufrechterhaltung des Leistungsniveaus und die Erreichung von Verbesserungszielen in einer Telearbeitsumgebung erfordern hervorragende Aufsichtsfähigkeiten.“
Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Fähigkeiten, die auf der Liste der Regierung für das Management von Fernmitarbeitern aufgeführt sind:
- Planung der Arbeit: Welche Aufgaben innerhalb der Abteilung übernimmt der Mitarbeiter?
- Festlegen der Erwartungen: Wie gut muss der Mitarbeiter die Aufgaben erledigen und wie wird das gemessen und bewertet?
- Überwachung der Leistung: Die Quantität, die Qualität, die Pünktlichkeit und die Kosten der Arbeit müssen überwacht werden – und es ist viel Kommunikation erforderlich, um Benchmarks festzulegen.
- Anerkennung von Mitarbeitern für ihre Leistung: Die Anerkennung von Mitarbeitern außerhalb des Unternehmens ist besonders wichtig, um sie zu motivieren.
Neben der Berücksichtigung dieser vier Kriterien fördern die Führungskräfte in Abteilungen, in denen Telearbeit praktiziert wird, diese in der Regel auf folgende Weise:
- durch Veranstaltungen zur Planung der Kontinuität und des Betriebs (COOP) (79 Prozent der Behörden)
- Durch Förderung der Telearbeit in behördenweiten Sitzungen (57 Prozent)
- Durch behördenweite E-Mails zur Unterstützung der Telearbeit (44 Prozent)
- Durch Verknüpfung von Telearbeit und strategischen Zielen der Behörde (43 Prozent)
- Durch Veranstaltung spezieller Telearbeitsevents, wie z. B. eine „Telearbeitswoche“ (23 Prozent)
- Durch Anbringen von Schildern oder Plakaten (10 Prozent)
Gestaltung von Remote-Positionen, Einstellung und Zusammenstellung eines Remote-Teams
Wenn Sie ein Remote-Team leiten und einen neuen Mitarbeiter einstellen oder ein Remote-Team gründen und überlegen, wie Sie das Arbeitsangebot beschreiben sollen, sollten Sie Folgendes beachten:
Können Sie es testen, bevor Sie es kaufen?
Manchmal ist die Einstellung eines Auftragnehmers oder Freiberuflers eine gute Möglichkeit, eine künftige Stelle außerhalb des Unternehmens zu testen. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern haben, kann die Arbeit mit Freiberuflern ein solider Testlauf für ein zukünftiges Engagement sein – mit diesem Freiberufler oder einem anderen, fest angestellten Mitarbeiter. Notieren Sie sich, ob und wie oft der Auftragnehmer zu Besprechungen kommen muss. Wenn es sich um einen laufenden Auftrag handeln würde, wären dann 20 Prozent, 60 Prozent oder 100 Prozent außerhalb des Standorts? Was die Arbeit selbst betrifft, welche Technologien haben Sie und der Freiberufler zur Durchführung des Projekts verwendet? Stehen diese Technologien innerhalb der IT-Infrastruktur des Büros zur Verfügung, oder befinden sie sich außerhalb davon, vielleicht in der Cloud? Welchen Kommunikationsrhythmus müssten Sie bei einer längerfristigen Zusammenarbeit mit diesem Auftragnehmer einhalten? Wenn das Unternehmen noch keine Verträge für Remote-Mitarbeiter bereithält, sollten Sie mit der zuständigen Leitung oder der Personalabteilung Standardverträge oder maßgeschneiderte Verträge für freiberufliche Mitarbeiter ausarbeiten.
Anweisungsvorlage zu Remote-Arbeit herunterladen – Word
Kann die Arbeit aus der Ferne erledigt werden?
Bevor Sie eine Stelle ausschreiben, die aus der Ferne erledigt werden soll, oder Gespräche mit einem bestehenden Mitarbeiter aufnehmen, der eine Telearbeitsvereinbarung anstrebt, sollten Sie sich genau überlegen, um welche Aufgabe es sich handelt. Kurz gesagt, fragen Sie sich dies: Kann die Arbeit tatsächlich aus der Ferne erledigt werden? Verfügt der betreffende Arbeitnehmer über ein Heimbüro oder arbeitet er in einem Café? Kann der Mitarbeiter die Aufgaben der Stelle mit den vom Unternehmen bereitgestellten Bürotechnologien erfüllen, oder benötigt er die Unterstützung des Arbeitgebers, um die Arbeit ausführen zu können? (Benötigt der Mitarbeiter, der an einem entfernten Ort lebt, beispielsweise ein schnelleres Internet oder spezielle Kommunikations-Upgrades, und wird er in der Lage sein, Pakete rechtzeitig zu erhalten, oder wird der gesamte Versand aufgrund seines Standorts über Nacht kostenpflichtig)? Und schließlich: Benötigt der Mitarbeiter eine besondere Verschlüsselung oder einen anderen speziellen Remote-Zugriff auf sensible Informationen?
Haben Sie Stellenbewerber mit „remote-ready“-Persönlichkeiten?
Remote-Mitarbeiter müssen selbstmotiviert, unabhängig, unternehmerisch denkend, kreativ bei der Problemlösung (und sich dennoch der Unternehmensprozesse bewusst), kommunikationsfreudig, technologisch versiert und neugierig auf neue Dinge sein. In einem Remote-Kontext muss ein Mitarbeiter die meiste Zeit allein arbeiten, die Initiative ergreifen, um Projekte in Angriff zu nehmen (anstatt auf ständige Rückmeldungen zu warten), und es nicht persönlich nehmen, wenn er knappe Formen der Kommunikation erhält (kurze E-Mails, Instant Messaging, Bearbeitungen von Dokumenten), während er auch weiß, wann er zum Telefonhörer greifen oder eine durchdachte E-Mail mit ein paar Aufzählungspunkten schreiben sollte, um große Informationsmengen oder nuancierte Details zu vermitteln. Bei der Einstellung für eine Remote-Stelle ist es ratsam, die Bewerber nach Erfahrungen mit Vollzeit- oder freiberuflicher Remote-Tätigkeit zu fragen und zu erfragen, ob Referenzen mit dem Bewerber im Remote-Betrieb zusammengearbeitet haben. Einige Arbeitgeber versuchen, die Bewerber über mehrere Kontaktmöglichkeiten zu befragen, um zu sehen, wie gut sie zwischen den einzelnen Möglichkeiten wechseln können, da dies ein relativ genauer Indikator für die Aktivität am Arbeitsplatz ist.
Hinzufügen und Einbinden neuer remoter Teammitglieder
Wie bei so vielem in Beziehungen zählt der erste Eindruck, aber auch eine dauerhafte Bindung. Die besten Manager führen ihre neuen Mitarbeiter gründlich in das Unternehmen ein und sorgen anschließend für eine häufige und klare Kommunikation, damit der Mitarbeiter den Kontext und die Bedeutung seines Beitrags kennt und stets motiviert ist, seine Position zum Guten zu nutzen.
- Erstellen Sie einen Onboarding-Prozess: Wenn Sie einen neuen Remote-Mitarbeiter einstellen, sollten Sie ihm einige Zeit widmen, um ihn mit Ihren Technologie-Tools, Projektmanagement-Protokollen, Dashboards, dem sozialen Intranet und den Meeting-Tools vertraut zu machen. Das Onboarding ist eine wichtige Zeit, um eine Kultur zu schaffen und Fragen zu beantworten. Wenn der neue Mitarbeiter eine oder zwei, aber nicht alle vier Technologien beherrscht, die das virtuelle Büro dominieren, sollten Sie sicherstellen, dass er eine Schulung oder ein Mentoring erhält. Oder führen Sie sie durch einen Prozess - im Büro, per Video oder mit anderen virtuellen Demo-Technologien. Das Onboarding ist eine wichtige Zeit, um eine Kultur zu schaffen und Fragen zu beantworten.
Vorlage für Onboarding für Remote-Mitarbeiter herunterladen
- Schaffen Sie eine Kultur: Gute Manager von Remote-Teams lernen ihren Standpunkt kennen und haben Erfahrung (oder versuchen zumindest, Erfahrung zu sammeln) mit der Remote-Arbeit für das Unternehmen. Die Wahl der richtigen Technologie für Remote-Mitarbeiter kann einen wichtigen Beitrag zu einer erfolgreichen Arbeitskultur leisten, und die Vermittlung der funktionalen Gründe für die Wahl der Technologie ist ebenfalls hilfreich. Manager können Lehrmittel und Apps sowie Tools zur Bildschirmfreigabe nutzen, um ihren Mitarbeitern zu zeigen, was sie von ihnen erwarten, und ihnen gleichzeitig Kalendertools, virtuelle Intranet- oder „Kaffeemaschinen“-Räume (die den Mitarbeitern einen zwanglosen Einzelkontakt mit Kollegen sowie eine Kommunikation in der Gruppe ermöglichen sollten) und Meeting-Tools zur Verfügung stellen.
- Regelmäßige Check-ins: Beim Management von Remote-Teammitgliedern ist ein regelmäßiger Kontakt zwischen Mitarbeitern unerlässlich. Ob der Vorgesetzte den Remote-Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz besucht, ob der Mitarbeiter zu gelegentlichen Besprechungen oder zum Mittagessen ins Büro kommt oder ob das Unternehmen regelmäßig Klausurtagungen veranstaltet und das gesamte Team dazu einlädt - der regelmäßige menschliche Kontakt ist der Schlüssel zum Aufbau von Beziehungen, die stark genug sind, um auch virtuell Bestand zu haben.
- Bieten Sie Vergünstigungen an: Viele Arbeitgeber haben vor allem die Kosteneinsparungen im Blick, wenn ihre Mitarbeiter die meiste oder sogar die ganze Zeit außer Haus arbeiten. Es ist jedoch wichtig, Telearbeiter an den Vorteilen dieser Einsparungen auch teilhaben zu lassen. Ob das nun bedeutet, diesen Mitarbeitern einen Zuschuss für das Homeoffice zu gewähren, damit sie die neuesten oder modernsten Technologien nutzen, oder ihnen eine Prämie oder einen Bonus zu zahlen – Manager müssen solche Arbeitsweisen finanziell anerkennen.
- Fördern Sie Remote-Arbeit: Lassen Sie nicht zu, dass die schlimmsten Befürchtungen von Remote-Mitarbeitern wahr werden. Fördern Sie Remote-Mitarbeiter und senden Sie dem Rest des Teams ein Signal, dass es beim Erfolg letztendlich nicht darauf ankommt, ob man ihn im Büro oder vom Homeoffice aus erreicht. Mit anderen Worten, zeigen Sie keine Bevorzugung für vor Ort präsente Mitarbeiter. Das ist ein Risiko, das von der London Business School in Büros mit einer Mischung aus vor Ort präsenten und Remote-Teams festgestellt wurde. Fragen Sie Remote-Mitarbeiter stets nach ihren kurz- und langfristigen Karrierezielen. Remote-Mitarbeiter möchten Vollzeitstellen, die sowohl eine gewisse Flexibilität als auch die Möglichkeit bieten, beruflich weiterzukommen. Sie können keine Verantwortlichkeiten übernehmen, wenn ihre Vorgesetzten nicht einmal wissen, dass sie das gern tun würden. Also, sprechen Sie mit ihnen.
- Bitten Sie Mitarbeiter frühzeitig und häufig um Feedback: Wenn Sie ein Remote-Team leiten, sollten Sie bedenken, dass Mitglieder Ihres Teams möglicherweise wertvolle Informationen zu Unternehmensprozessen besitzen, an die ein vor Ort tätiger Manager vielleicht noch nicht einmal gedacht hat. Daher sollten Sie – sowohl aus Gründen der Inklusion als auch zwecks Verbesserung der Geschäftsprozesse – Ihre Mitarbeiter inständig bitten, Feedback abzugeben.
Lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden zum Aufbau einer starken remoten Unternehmenskultur.
Das perfekte Design für den virtuellen Arbeitsplatz
Sowohl in großen als auch in kleinen Unternehmen ist die optimale Auswahl von Tools für die virtuelle Arbeit entscheidend für den Erfolg eines Remote-Mitarbeiters oder des ganzen Remote-Teams. So möchten Manager möglicherweise einen virtuellen Blick auf laufende Arbeiten werfen, bevor eine Lagebesprechung mit einem remoten Teammitglied ansteht. Remote-Mitarbeiter möchten vielleicht Einblick in Ressourcen oder Dokumente erhalten, die in der Cloud gespeichert sind, damit sie mit ihrer Arbeit fortfahren können. Und Projektmanager möchten Meilensteine und Engpässe auf einer globalen Ebene nachverfolgen können.
Zusätzlich zu diesen Anforderungen benötigen verteilte Teams eine gut durchdachte Zusammenstellung moderner Kommunikationstools, mit denen Benutzer Daten (oft in komplexen Formen wie Tabellenblättern, Präsentationsformaten usw.) und Bilder teilen und persönliche Sofortnachrichten versenden können. Dafür ist eine Kombination aus Echtzeit-Tools (Messaging, Bildschirmfreigabe, Cloud-basierte Dokumente), Instant Messaging und Video erforderlich. Nachfolgend sind einige Tools aufgeführt, die in Unternehmen eingesetzt werden, um Remote-Gruppen zu ermöglichen.
Die Gründer von 15Five, einem Softwareunternehmen, nutzten eine Kombination aus Zoom und Google Drive und einem eigenen Mitarbeiterfeedback-Tool, um den Arbeitsstatus einzelner Personen von ganz oben aus nachverfolgen und Mitarbeiter bei Bedarf in die richtige Richtung bewegen zu können.
Zusammenarbeit an Dokumenten für Remote-Teams
Die Zusammenarbeit an Dokumenten ist für die meisten Remote-Teams wichtig. Ob nun eine Non-Profit-Organisation eine Bewilligung schreibt, die Eingaben und Daten aus mehreren Abteilungen enthält, oder eine Agentur einen Vorschlag für eine Kundenarbeit einreicht, es ist wichtig, Plattformen zu finden, auf denen viele Benutzer gleichzeitig oder abwechselnd einen Beitrag leisten können. Google Docs und Google Drive stellen mehrere geeignete Tools bereit, mit denen Dokumente, Tabellenblätter und andere Dateien leicht freigegeben, Nachrichten mittels Benutzeridentifizierung identifiziert und Anmerkungen für einen bestimmten Teilnehmer bearbeitet werden können. Hackpad (von Dropbox) ist eine weitere beliebte Plattform.
Tools für Projektmanagement und Kommunikation
Wenn eine Arbeit schrittweise voranschreiten muss und mehrere Benutzer involviert sind, bieten Projektmanagement-Tools ein ausgezeichnetes Archiv von Fortschritten, Engpässen und Projektleistungen. Remote-Teams können AceProject, Bitrix 24, Mango, Yammer, Evernote, Azendoo oder Smartsheet verwenden. Toggl ist bei einigen Managern für sein Zeitmanagement beliebt, wenn es auf zeitliche Effizienz ankommt oder mehrere Projekte zeitlich koordiniert werden müssen. Die Kinderhilfsorganisation World Vision zum Beispiel verwendet Smartsheet, um Projekte in einem weltweit verteilten Team von Projektmanagern in den verschiedensten Zeitzonen zu verwalten. Bei Gryffin.com, einem Unternehmen für digitales Marketing, weiß man, dass der digitale Workflow bei verteilten Teams von grundlegender Bedeutung ist.
Tools mit Video- und Fotofunktionalität
Sprachnachrichten-, Nachrichten- und Video-fähige Tools können einen virtuellen Raum schaffen, in dem sich Mitarbeiter schnell und formlos miteinander austauschen und gemeinsam Probleme lösen können. Außerdem bieten sie auch gute Optionen für Live-Meetings, in denen Menschen miteinander sprechen oder chatten und dabei Präsentationsmaterialien betrachten können. Skype mit Videoanruf- und Telefonanruffunktionen zusätzlich zum Messaging sowie Google Hangouts, Facetime und Appear.in fallen in diese Kategorie.
Für den Unternehmenseinsatz ausgelegte Messaging- und Meeting-Plattformen
Plattformen, auf denen Nachrichten zwischen einem Benutzer und einem oder mehreren Teilnehmern ausgetauscht werden können, wobei mehrere Konversationen gleichzeitig erfolgen, können für Remote-Teams nützlich sein. Zoom ermöglicht diese Art von Kommunikation, während Teams mit Slack ihr eigenes geschlossenes Messaging-Netzwerk (oder Kanal) erstellen können, in dem Einzelgespräche je nach Bedarf möglich sind. Diese Tools bieten sowohl Produktivität als auch einen virtuellen Treffpunkt, an dem verteilte Teammitglieder trotz ihrer verschiedenen Standorte individuelle Interaktionen durchführen können. Zapier, das mehr als 20 Mitarbeiter an Dutzenden von Standorten hat, nutzt Slack als virtuellen Büro- und Gruppen-Chatraum, in dem es mittlerweile mehr als 20 Kanäle gibt (von denen einige bereit für die Archivierung sind), wie sein Gründer in einem Blog mitgeteilt hat.
Online-Meetings
Jedes Team braucht ein Tool für Online-Meetings. GotoMeeting ist beliebt, und Apps wie World Time Buddy können dabei helfen, Meetings über Zeitzonen hinweg festzulegen.
Messaging- und Kommunikationsmanagement
Zwei der grundlegendsten Tools an jedem Arbeitsplatz sind ein E-Mail-Konto und ein Telefon. Aber die Kombination aus mehreren E-Mail- und Messaging-Konten, die Kommunikation über von der Firma gestellte Telefone und private mobile Geräte sowie verschiedene Plattformen für soziale Medien (Twitter, Facebook) kann das Kommunikationsmanagement verwirrend gestalten. Einige Remote-Teams und Mitarbeiter setzen Tools wie Zapier ein. Das ist eine App, die Messaging-Alarme an Ihr bevorzugtes Ziel leitet. Andere verwenden Whatsapp, um benutzerdefinierte Lösungen für die Verwaltung von Nachrichten zu konfigurieren. Da Remote-Mitarbeiter nicht immer die öffentliche Anerkennung wie im Büro arbeitende Mitarbeiter erhalten, verwenden einige Manager E-Mails, um sowohl einzelne Personen als auch ganze Gruppen (die mit dieser Person in einer Verbindung stehen) über eine gut erledigte Arbeit in Kenntnis zu setzen. So teilte Melanie Manon, CEO des Personaldienstleister Inkwell, der Harvard Business Review mit, dass sie gerne Lob verteilt – und zwar öffentlich, damit das gesamte Team weiß, wann einer der Mitarbeiter Hervorragendes geleistet hat.
Bildschirmfreigabe und Schulungen
Das Onboarding von Remote-Mitarbeitern ist eine wichtige Aufgabe für Manager. Dabei kann es hilfreich sein, Tools für die Bildschirmfreigabe und Plattformen für die Schulung einzusetzen, um anhand von benutzerdefinierten Beispielen zeigen zu können, wie Prozesse und Endprodukte aussehen. TeamViewer und Join.me sind hilfreich, ebenso Screenflow und Camtasia.
Feedback von Mitarbeitern
Manager, die darauf vertrauen, dass ihre Mitarbeiter außer Haus arbeiten, vertrauen auch darauf, dass diese Feedback zu den Prozess- und Produktionstechniken abgeben, die in einer Gruppe eingesetzt werden. Das Messen der Moral der Mitarbeiter und das Einholen von Feedback kann nicht nur für den Unternehmensprozess aufschlussreich sein, sondern auch Remote-Mitarbeitern zeigen, dass ihre Benutzererfahrung für das Management wichtig ist. Tools wie TeamMood können die Mitarbeitermoral messen, während 15Five helfen kann, Feedback von Mitarbeitern zusammenzufassen. Auch Umfragetools wie SurveyMonkey können ins Spiel kommen.
Institutionelles Gedächtnis
Remote Arbeitsumgebungen erfordern viel Cloud-basierte Technologie – und zahlreiche Passwörter und Anmeldedaten. LastPass Enterprise kann Anmeldedaten speichern, während HelloSign ein nützliches Tool für elektronische Signaturen ist, die in einigen Arbeitsumgebungen notwendig sind.
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10,000ft von Smartsheet ist eine leistungsstarke Software für Ressourcenmanagement, die Ihnen hilft, bei Projekten das „wer macht was wann“ effektiv zu verwalten. Mit 10,000ft können Sie einfacher das beste Team für ein Projekt zusammenstellen, Projektzeitpläne und -budgets einhalten und selbstsicher Unternehmensbedürfnisse voraussagen. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Schauen Sie sich in der kostenlosen Demo an, wie 10,000ft eingesetzt wird.