Was ist ein Arbeitspaket?
Ein Arbeitspaket ist die niedrigste Komponente in einem Projektstrukturplan (PSP), die manchmal als Abschlusselement eines PSP bezeichnet wird. Sie erstellen ein Arbeitspaket, wenn Sie beim Anlegen eines Projektstrukturplans eine Lieferung in Komponente zerlegen. Sie wissen, dass Sie ein Arbeitspaket haben, wenn Sie eine Leistung nicht in weitere Teilleistungen oder greifbare Projektergebnisse aufteilen können. Ein Arbeitspaket ist eine Möglichkeit, Kosten und Dauer zu verstehen und diese Dinge einfach zu verwalten.
"Ein Arbeitspaket ist in einer Art und Weise ein Mini-Projekt", sagt Rod Baxter, Mitbegründer von Value Generation Partners und Autor des Project Management for Success Handbook. Genau wie bei einem Projekt umfasst Ihr Arbeitspaket alle Elemente wie Budget, Material(e), Personal, Zeitpläne und Meilensteine.
Zu Berichtszwecken gehört ein Arbeitspaket in der Regel einer Person und umfasst Arbeiten, die innerhalb eines Berichtszeitraums erledigt werden können - jedoch kann dies für Ihr Unternehmen definiert werden. Zerlegen Sie ein Arbeitspaket weiter und Sie haben am Ende vorgänge, die das Mini-Projekt ausmachen.
Die Aufgaben oder Aktivitäten, aus denen ein Arbeitspaket besteht, sollte als Ergebnis der Aufgliederung des Projektes oder der Leistung oranisch fließen, aber Aktivitäten werden im Allgemeinen nach einer technischen Disziplin, einem geografische Standort oder einer strukturellen Aufteilung gruppiert. Ein Arbeitspaket sollte für den PSP einzigartig sein. Die Fertigstellung von Arbeitspaketen kann Abhängigkeiten für andere Arbeitspakete darstellen.
Wie bei anderen Konzepten im Projektmanagement, wie dem Ziel und dem Projektstrukturplan, sollte der Schwerpunkt bei einem Arbeitspakete nicht auf den Aktivitäten liegen, die sie erstellen, sondern auf dem Ergebnis, dem Produkt oder der Leistungen.
Das Verständnis von Arbeitspaketen kann etwas kompliziert sein, da Begriffe wie Aufgabe, Aktivität und Arbeitspaket manchmal beiläufig und austauschbar verwendet werden. Wenn Sie für die PMP-Prüfung (Program Management Professional) des Program Management Institute (PMI) studieren, ist es jedoch entscheidend, zwischen einem Arbeitspaket und einer Aktivität zu unterscheiden.
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Die Rolle von Arbeitspaketen in der Projektstrukturplan
Laut dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK) des PMI ist ein Projektstrukturplan "eine hierarchische Aufgliederung des Gesamtarbeitsumfangs, der vom Projektteam ausgeführt werden muss, um die Projektziele zu erreichen und die erforderlichen Ergebnisse zu erstellen." Ein PSP ist also ein ergebnisorientiertes Tool, mit dem alle für ein Projekt erforderlichen Ergebnisse und Aufgaben bestimmt werden können. Ein PSP unterbricht oder zersetzt alle Anstrengungen, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Es handelt sich um eine visuelle und hierarchische Darstellung der Arbeit, die es Ihnen und dem Team ermöglicht, alles, was ein Projekt umfasst, auf einen Blick zu sehen.
Die Aufschlüsselung erfolgt auf mindestens drei Ebenen. Auf der untersten Ebene befindet sich das Arbeitspaket. Jede Ebene und jedes Element in der PSP ist nummeriert, so dass die Arbeit, die es darstellt, leicht identifiziert und durch verschiedene grafische Darstellungen verfolgt werden kann, die im Projektzeit verwendet werden.
Ein wichtiger Teil des PSP ist das PSP-Wörterbuch. Während der PSP selbst eine grafische Übersicht über das Projekt zur Kurzreferenz darstellt, bietet das PSP-Wörterbuch einen ausführlichen Hintergrund zu jeder Komponente im PSP. Informationen wie eine Beschreibung der Leistungen für diese Komponente, die Elementnummer aus dem PSP-Diagramm, die erforderlichen Materialien und Kosten können enthalten sein. Wenn Sie beispielsweise einen Schuppen bauen, können Metallwände eine Komponente sein. Der Hersteller, die Größe der Bleche sowie die Anzahl und der Name aller verwendeten Schrauben und Unterlegscheiben können in das PSP-Wörterbuch aufgenommen werden.
Die durch die PSP-Komponenten dargestellten Ressourcen werden alle auf 100 Prozent hochgerechnet. Mit anderen Worten, wenn Sie ein Budget von 50.000 US-Dollar für den Bau eines Hauses haben und drei Komponenten aus Fundament, Elektrik und Sanitär haben, muss sich das Budget für diese drei auf nicht mehr als 50.000 USD addieren. Gleiches gilt für Arbeitszeiten oder Materialien. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie keine Projektressourcen überfordern.
Wann wird aus einem Arbeitspaket eine Aktivität?
Jedes Arbeitspaket wird weiter in die zum Abschluss des Arbeitspakets erforderlichen Vorgänge oder Aufgaben zerlegt. Aktivitäten werden normalerweise als Verb und Substantiv angegeben, wie zum Beispiel "Mittagessen machen". Woher wissen Sie, was der Unterschied zwischen einer Aktivität und einem Arbeitspaket ist? Ein Arbeitspaket hat ein bestimmtes Produkt oder Ergebnis - oder im Projektmanagement-Sprache eine Leistungen - das zum Projekt beiträgt. Eine Aktivität allein erzeugt kein fertiges Element oder Ergebnis, das dazu beiträgt, das Projektziel zu erreichen.
Pakete im Vergleich zu Arbeitspaketen planen
Ein Projektstrukturplan kann eine weitere Komponente enthalten: ein Planungspaket. Ein Planungspaket ist im Grunde eine Komponente, die in Zukunft bearbeitet werden soll. Der Umfang der Arbeit oder Leistung, die erstellt werden soll, ist allgemein bekannt, wurde aber noch nicht zugewiesen und geplant. Ein Planungspaket kann zu einem Arbeitspaket werden, sobald es in Aktivitäten zerlegt wird.
Wie hilft Ihnen das Projektmanagement von Arbeitspaketen?
Das zerlegen Ihres Projekts mag sehr viel Aufregung sein, wenn Sie und Ihr Team nur mit der Arbeit fortfahren möchten, aber Arbeitspakete erfüllen einen echten Zweck. Im Folgenden finden Sie einige Vorteile von Arbeitspakete:
- Terminplanung und Budgetierung. Nachdem Sie die Arbeitspakete in Aktivitäten zerlegen, werden die Aktivitäten in eine Aktivitäten-Liste zusammengestellt, mit der Sie Ihren Zeitplan und Ihr Projektbudget erstellen können. Rod Baxter weist darauf hin, dass Sie je nach Projekt wichtige Projektmetriken nachverfolgen können, wie die Ertragswertmessung, die Kostenabweichung, den Kostenleistungsindex oder den Zeitplanschlüsselindex.
- Einfachere Schätzungen. Es ist viel einfacher, Zeit, Personal, Kosten und Materialien im kleinen Maßstab abzuschätzen. Wenn Sie ein Bankett planen, wie könnten Sie die Gesamtkosten ermitteln, wenn Sie ein Preis für Dinge wie Einweg-Gabeln und Brötchen nicht kennen?
- Gleichzeitige Aktivität. Durch das Aufteilen von Arbeitspakete, können Sie Möglichkeiten für gleichzeitige Aktivitäten in einem Projekt erkennen. Mehrere Teams können gleichzeitig an verschiedenen Aktivitäten arbeiten.
- Offenbart Abhängigkeiten. Wenn alle Arbeitspakete identifiziert sind, können Sie sehen, welche Aufgaben von anderen abhängig sind. Zum Beispiel müssen Sie für Ihr Bankett wahrscheinlich Einladungen senden und Rückmeldungen zählen, bevor Sie dem Caterer eine endgültige Mitarbeiterzahl mitteilen.
- Endliche Kontrolle. Ähnlich wie bei Schätzungen ist es einfacher, etwas zu beobachten und zu verwalten, wenn Sie die Details ihrer Verwaltung kennen. Dieses Wissen kann ein zweischneidiges Schwert sein. Wenn das Projekt ein hohes Risiko birgt, z. B. wenn das Feld neu ist oder das Team unerfahren ist, mochten Sie möglicherweise diese Managementebene. Wenn Sie jedoch mit der Verwaltung von Aktivitäten und Aufgaben, insbesondere mit einem erfahrenen Team, beginnen, können Sie Mikromanagiert sein.
- Erfolge zeigen. Ein detaillierter Zeitplan und Arbeitsverpflichtungen, die in einer Responsibility Assignment Matrix (RAM) aufgezeichnet werden, können Ihrem Team auch helfen, ihre Aufgaben und Termine auf einen Blick zu sehen. Der erfolgreiche Abschluss häufiger Aktivitäten und Arbeitspakete kann ihre Moral steigern.
- Entscheidungsträger-Ansicht. Je nach Projekt sollten sich Entscheidungsträger und das obere Management am meisten auf Ergebnisse konzentrieren, die weiter oben in der Hierarchie des Projektstrukturplans sind. Die Arbeitspaketansicht ist jedoch eine gute Möglichkeit, inkrementelle Leistungen zu messen und anzuzeigen.
So erstellen Sie ein effektives Arbeitspaket
Wie bei anderen Projektplanungstools, einschließlich der Projektstrukturplan, ist die Defination von Arbeitspaketen eine Teamleistung. Als Projektmanager benötigen Sie die Einsicht von Fachexperten und erfahrenen Mitarbeitern, um zu bestimmen, welche Aktivitäten zum Abschluss eines Arbeitspakets benötigt werden. In diesem Sinne führen Sie die folgenden Schritte aus, um effektive Arbeitspakete zu erstellen:
- Zersetzen Sie sich nicht zu sehr. Um eine geeignete Arbeitspaketgröße zu finden, probieren Sie die 8/80-Regel aus, die besagt, dass ein Arbeitspaket nicht weniger als acht Stunden oder mehr als 80 Stunden dauern sollte. Eine weitere bewährte Maßnahme besteht in der Prüfung, ob das Arbeitspaket zwischen den Berichtszeiträumen abgeschlossen werden kann.
- Denken Sie an Schätzungen. Denken Sie daran, dass Ihre Aufschlüsselung Ihnen helfen sollte, Zeit und Geld für das Projekt einzuschätzen.
- Weisen Sie Verantwortung zu. Für Berichts- und Managementzwecke sollte ein Arbeitspaket einer Person zugewiesen werden.
- Machen Sie es einzigartig. Das Arbeitspaket sollte nicht an anderer Stelle im PSP wiederholt werden - es sollte ein Unikat sein.
Beispiele für Arbeitspakete und Aktivitäten
1. Eine Schule bauen
2. Bau eines Schuppens
3. Eine große Party organisieren
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