Theisen's stellt mit Smartsheet innerhalb von zwei Wochen 10.000 Produkte online und optimiert das Online-Merchandising

Die Geschichte von Theisen's ist eine Geschichte von Flexibilität und Widerstandsfähigkeit. Seit der Gründung des Unternehmens im Jahr 1927 hat es die Große Depression, den 2. Weltkrieg und 16 Präsidenten überlebt und ist dabei stets auf die Bedürfnisse seiner Kunden eingegangen. Es ist dieses Engagement, das aus einem kleinen Familiengeschäft, das Batterien und Reifen verkaufte, ein Netzwerk aus 24 Filialen in Iowa und Wisconsin gemacht hat, das Tausende landwirtschaftliche Bedarfsmaterialien sowie Haushalts- und Automobilprodukte an Haushalte in den Vereinigten Staaten liefert.  

„In unserem Onlineshop sind mittlerweile rund 240.000 Produkte verfügbar“, verrät Ashley Delay, Koordinatorin für IT-Projekte bei Theisen's. „Und unser Einkaufsteam erweitert das Angebot ständig. Wir bringen jedes Jahr rund 96.000 neue Produkte in unsere Filialen und veröffentlichen sie auf unserer Website.“

Zwei Wochen zur Bändigung des Datenchaos

Als Delay im Herbst 2021 bei Theisen's anfing, fehlte dem Unternehmen ein etablierter Prozess für das Online-Merchandising. Alle Artikel wurden manuell hinzugefügt und in drei unterschiedlichen Megasystemen verwaltet.

„Wichtige Produktdaten wie eindeutige Kennungen und Preisinformationen werden im ERP-System (Enterprise Resource Planning) gespeichert“, erläutert Delay. „Produktbilder, Videos und andere visuelle Elemente für den Online-Shop befinden sich in einem Digital-Asset-Management-System (DAM-System). Zu guter Letzt sind zusätzliche Daten wie Produktbeschreibungen, Garantieinformationen und andere Details, die zu fundierten Kaufentscheidungen beitragen, Teil des Systems für das Produktinformationsmanagement (PIM).“

Diese Organisation führte zu Inkonsistenzen und verlangsamte die Markteinführungszeit digital verfügbarer Produkte. „Bei vielen Produkten fehlten Daten komplett, obwohl sie bereits zum Verkauf angeboten wurden. Es gab für unsere Kunden also einige Herausforderungen bei der Kaufentscheidung. Es war ein totales Chaos“, sagt Delay.

Das Unmögliche möglich machen

„Black Friday stand vor der Tür und Tausende von Produkten waren nicht auf der Website“, informiert Delay. „Ich hatte ein paar Wochen Zeit, um herauszufinden, welche Artikel vor dem Black Friday veröffentlicht werden mussten. Es stellte sich heraus, dass es 10.000 Artikel waren. Ich war geschockt“, gibt sie zu.

Delay erkannte, dass es unmöglich war, all diese Daten innerhalb von zwei Wochen manuell einzugeben, zu prüfen und auszufüllen, und legte ihr Vertrauen in die Automatisierung. „Bevor ich dem Team beigetreten bin, hatte ich Smartsheet noch nie verwendet, aber unsere Marketingabteilung hatte es ein paar Monate zuvor als Tool für die Verwaltung von Marketingkampagnen eingeführt“, erklärt sie. „Ich merkte schnell, dass es darüber hinaus die Flexibilität für verschiedenste Aufgaben bot.“

Zentralisierung Tausender Artikel

Delay fügte verschiedene Smartsheet-Produkte zusammen, um eine zentrale Lösung für die Veröffentlichung von Produktdaten zu erstellen, die Daten aus verschiedenen externen Systemen abruft, zusammenführt und verwaltet. „Ich habe Schritt für Schritt gearbeitet. Jede Komponente wurde auf der Grundlage eines Schmerzpunkts entwickelt und mit der Zeit haben wir sie zu einem zusammenhängenden Ganzen zusammengefügt.“  

Die Lösung nutzt Data Shuttle, um Daten aus externen Systemen in CSV- oder Excel-Dateien zu importieren, sie in Smartsheet zu übertragen und sie in einer DataTable, einem umfangreichen Datenrepository, zu speichern. Benutzer können sie verwenden, um Teilmengen basierend auf bestimmten Kriterien zu extrahieren und zu filtern. Letztlich konsolidiert DataMesh Daten aus verschiedenen Smartsheet-Standorten in einem zentralen Haupt-Tracker. „Von dort aus können wir andere Sheets in unserem System einsehen“, erklärt Delay. „Dann haben wir DataMesh-Workflows, die zu bestimmten Sheets und Berichten führen.“

46,5 Stunden pro Woche eingespart

Dank des effizienten und automatisierten Datenmanagements erhält das Team von Delay nun eine tägliche Zusammenfassung aller Datenänderungen, wodurch Unregelmäßigkeiten proaktiv erkannt und beseitigt werden können. 

„Unser Qualitätssicherungsprozess bietet jetzt 100 % Transparenz. Vorher waren es gerade einmal 5 %“, verrät sie. „Wir können jedes einzelne Produkt überprüfen. Wenn etwas nicht stimmt, können wir es zurückschicken, die Verantwortlichen zur Rechenschaft ziehen und sie Korrekturen vornehmen lassen.“

Durch die Implementierung dieses Prozesses erreichte Theisen's eine Durchlaufrate von 97 %. Zuvor fielen 49 % der Produkte durch die Qualitätssicherung. 

Zudem spart sich Theisen's durch vereinfachte Datenprozesse 46,5 Stunden manueller Arbeit pro Woche. „Das ist mehr als ein Vollzeitmitarbeiter. Das ist eine gewaltige Veränderung“, gibt Delay zu. Optimiertes Produkt-Merchandising verkürzt die Markteinführungszeit von Produkten um vier Wochen. „Das sind vier zusätzliche Wochen Umsatz für ein bestimmtes Produkt. Es geht so viel schneller, die Daten sind konsistenter, die Kunden sind zufriedener und der Kundensupport muss weniger häufig auf Probleme eingehen.“ 

Die Magie effizienter Arbeit

Delay hat inzwischen einen etablierten Prozess entwickelt, um neue Mitarbeiter in ihrer Smartsheet-basierten Lösung zu schulen und einzuarbeiten. So kann sie in Ruhe das nächste große Projekt angehen. „Wenn wir ein neues Teammitglied einstellen, können wir es effizient schulen und es kann schnell mit der Arbeit beginnen. So kann ich mich auf die Verwaltung in Smartsheet konzentrieren und neue Lösungen für andere Abteilungen entwickeln“, bekräftigt sie. 

Alles in allem profitiert das gesamte Unternehmen von der Optimierung. „Smartsheet hat uns eine Menge Zeit und Aufwand gespart und mühsame repetitive Aufgaben beseitigt“, bestätigt Delay. „Das Kopieren und Einfügen zwischen Sheets zur Konsolidierung gehört nun der Vergangenheit an. Das alles wird jetzt mit einem Klick im Hintergrund erledigt. Das ist wie Magie!“

Dieser Artikel basiert auf Delays Sitzung „It's time to stop copying and pasting: Learn how to work efficient with your data“ auf der ENGAGE 2023.