Alchemy nutzt das moderne PPM von Smartsheet, um Workday-Projektimplementierungen zu optimieren und schneller auf die Bedürfnisse von Kunden aus dem Hochschulbereich zu reagieren

Alchemy hat sich zum Ziel gesetzt, der führende Lösungs- und Implementierungspartner für Workday-Produkte im Hochschulbereich zu werden. Dabei handelt es sich um eine wachsende Anwendungsplattform für die Vereinheitlichung von Studentenverwaltung, HCM, Finanzen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Budgetierung, Stipendien, Planung und Analyse. Alchemy arbeitet mit Hochschuleinrichtungen in den USA zusammen und stellt Services, Tools, Fachwissen und Lernprogramme bereit, damit diese den Wert ihrer Workday-Lösungen voll ausschöpfen können.

Alchemy nutzt das moderne Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) von Smartsheet schon seit Jahren, um Kundenimplementierungsprojekte nachzuverfolgen und zu verwalten und Führungskräften mittels Echtzeit-Dashboards aktuelle Projektdaten zur Verfügung zu stellen.

„Unsere Kunden erwarten, dass wir jederzeit volle Projekttransparenz bieten, und Smartsheet unterstützt uns dabei“, sagt Jonathan Zaretsky, Direktor für Kundenerfolg bei Alchemy. 

Vor der Einführung des modernen PPM von Smartsheet war Alchemy auf eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools und Tabellenkalkulationssoftware angewiesen und hatte Mühe, internen Führungskräften bei Alchemy effektiv zusammenfassende Berichte bereitzustellen. „Unsere Technologie war veraltet und bot nicht die nötige Automatisierung oder Flexibilität“, sagt Zaretsky. „Es war sehr aufwendig, aktuelle Informationen zum Projektstatus zu finden und sie an alle Teams weiterzugeben.“

Alchemy fehlte auch eine einfache Methode, Führungskräften Momentaufnahmen von Projekten zur Verfügung zu stellen. „Wir haben hauptsächlich per E-Mail und Slack-Nachrichten Informationen weitergegeben, aber es gab immer eine Diskrepanz zwischen den Daten, die Workday ausgab, und unserer internen Interpretation des Status eines Projekts“, sagt Zaretsky. „Insgesamt konnten wir unseren Kunden mit unseren Tools Service nicht auf dem Niveau bieten, auf dem wir es wollten.“

Modernes PPM von Smartsheet zur Nachverfolgung von Projekten und Bereitstellung zusammenfassender Dashboards

Nachdem sie verschiedenste Softwaretools für das Projektmanagement evaluierten und testeten, entschied sich Alchemy für das moderne PPM von Smartsheet. „Wir haben einige Lösungen ausprobiert, aber Smartsheet wurde schnell zu unserer ersten Wahl. Seitdem ist es bei uns im Einsatz und wir sind sehr zufrieden“, sagt Zaretsky.

Die Projektmanager bei Alchemy nutzen modernes PPM von Smartsheet, um den Status mehrerer Implementierungsprojekte mithilfe von Vorlagen nachzuverfolgen, die sie im Smartsheet Control Center erstellen. Jedes Projekt enthält aktuelle Details zu Zeitplänen, zugewiesenen Managern und Aufgaben sowie Zustellungsterminen. „Jeder, der Smartsheet nutzt, kann ein Projekt jederzeit einsehen oder aktualisieren“, sagt Joseph Lynch, Projektmanager bei Alchemy. Das Unternehmen verwendet die Smartsheet Calendar App zur Verknüpfung von Daten und Formularen in Smartsheet, um Meetings oder andere Ereignisse darin zu reflektieren.

Da Alchemy immer mehr Smartsheet-Benutzer hinzufügte und begann, zusätzliche Smartsheet-Funktionen zu nutzen, entschied sich das Unternehmen, Smartsheet Advance Gold zu erwerben. Smartsheet Advance Gold umfasst Integrationen und intelligente Workflows, die Smartsheet mit verschiedenen Systemen verknüpfen. Alchemy vertraut jetzt auf Smartsheet Bridge, um Daten aus Google-Tabellen zu integrieren, und Smartsheet Salesforce Connector, um Daten aus der Salesforce-CRM-Lösung (Customer Relationship Management) des Unternehmens abzurufen. Alchemy verwendet auch Smartsheet Data Shuttle, um Projektdaten automatisch in Smartsheet zu importieren. 

Smartsheet Bridge, Data Shuttle und der Smartsheet Salesforce Connector ermöglichen es Alchemy, externe Daten an mehreren Orten in einer Single Source of Truth in Smartsheet zusammenzuführen. „Dank Bridge und Data Shuttle kommunizieren alle unsere Systeme jetzt miteinander“, sagt Lynch.

Alchemy nutzt Workflow-Automatisierung in Smartsheet, um Projektmanager automatisch über wichtige Fälligkeitstermine zu benachrichtigen oder sie zu warnen, wenn der Status eines Projekts gelb oder rot ist, was auf ein Hindernis hinweist. „Wenn der Status eines Projekts auf Rot springt, sehen unsere Manager und Führungskräfte das sofort und können entsprechende Maßnahmen ergreifen“, sagt Lynch. Darüber hinaus verwendet Alchemy die Smartsheet Pivot App, um Pivot-Tabellen mit Zusammenfassungen zu Ressourcenprognosen zu erstellen, sodass Berater eine Aufschlüsselung der geleisteten Arbeitsstunden pro Monat sehen können.

Außerdem stellt Alchemy Führungskräften auf Smartsheet-Daten basierende Projekt-Dashboards zur Verfügung, die Echtzeit-Ansichten von Projekten, Ressourcen, Budgetprognosen und etwaigen notwendigen Projekteskalationen anzeigen.

Mehr Einblicke in Projekte und mehr Transparenz für Kunden

Mit dem modernen PPM von Smartsheet verfügt Alchemy über eine standardisierte Lösung für das Projektmanagement, die Projektverantwortlichen mehr Einblicke in die Details aller Projekte bietet – an einem Ort. So können Manager beispielsweise die an einem Projekt geleisteten Arbeitsstunden leichter einsehen, ohne die Informationen manuell suchen zu müssen.

„Mit Smartsheet können Manager die Arbeitsabläufe und Ressourcen einer beliebigen Woche für eine bestimmte Kundenimplementierung einsehen, ohne mehrere Zeilen in zahlreichen Tabellen durchforsten zu müssen“, erklärt Lynch. „Anstatt sechs Stunden lang eine Datei zu bearbeiten, können Manager in Echtzeit genaue Daten zur Ressourcenauslastung abrufen.“

Da Alchemy seine Projektdaten im modernen PPM von Smartsheet zentralisiert hat, ist der Status der einzelnen Projekte transparenter. „Unsere Kunden sehen genau, was bei einem Implementierungsprojekt passiert. Wenn wir auf unserer Seite Rot sehen, sehen sie dasselbe“, sagt Lynch. „Die Daten sind stets transparent, sodass es weder für unsere Kunden noch für unsere Führungskräfte oder für Workday Überraschungen gibt.“

75 Prozent weniger Zeitaufwand für die Prognose abrechnungsfähiger Stunden

Durch das Vertrauen in die Workflow-Automatisierung des modernen PPM von Smartsheet muss Alchemy keine Zeit mehr damit verbringen, abrechnungsfähige Stunden für Projekte manuell zu prognostizieren. „Unser gesamtes Geschäftsmodell basiert auf Stunden, die wir unseren Kunden in Rechnung stellen.  Dies tun wir, indem wir prognostizieren, wie viel Beratungszeit unsere Kunden beanspruchen, und indem wir die Unternehmensführung wissen lassen, wenn wir über Kapazitäten verfügen.  Dadurch können Ressourcen anderen Kundenbedürfnissen zugewiesen werden, weshalb es sehr wichtig ist, Stunden korrekt zu prognostizieren“, sagt Lynch. „Früher mussten wir zweimal pro Woche Informationen aus Tabellen kopieren und in Workday einfügen, um Updates manuell im Blick zu behalten. Dank dem modernen PPM von Smartsheet und Tools wie Smartsheet Salesforce Connector, Data Shuttle und Bridge verbringen wir jetzt weniger Zeit mit notwendigen, nicht wertschöpfenden Projektaktivitäten und haben mehr Zeit, uns gemeinsam mit unseren Kunden auf das zu konzentrieren, was für ihr Projekt wirklich wichtig ist.“ 

Hindernisse antizipieren und schneller auf Kunden reagieren

Mit Projekt-Dashboards im modernen PPM von Smartsheet können die Führungskräfte und Projektmanager von Alchemy potenzielle Hindernisse für den Erfolg eines Projekts besser antizipieren. „Ein Projekt sollte niemals einen gelben oder roten Status haben, ohne dass die Führungsebene darüber informiert ist und wir die Kontrolle darüber haben“, sagt Zaretsky.

„Mit Smartsheet-Dashboards können wir Probleme sofort erkennen und besser auf unsere Kunden reagieren. Unsere Kunden wissen es zu schätzen, dass wir sie sofort informieren, wenn wir Warnungen erhalten. Früher oder später werden wir in der Lage sein, zu antizipieren, wann ein Projekt in den gelben Status übergehen könnte. Das wird uns helfen, wirklich proaktiv statt reaktiv zu handeln. Smartsheet ist das einzige Tool, das für uns alles zusammenfügt und uns der Zukunft näherbringt.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.