Globaler Händler führt Smartsheet für Portfolio- und Projektmanagement ein – profitiert auch von automatisierten Workflows

ADI ist ein marktführendes, globales Großhandelsunternehmen, das sich auf den Vertrieb von Sicherheits-, AV- und Niederspannungsprodukten für lizenzierte Auftragnehmer spezialisiert hat. Das Unternehmen fördert das Wachstum seiner Kunden, indem es ihnen Zugriff auf die benötigten Produkte und Services ermöglicht und ihnen die Unterstützung bietet, die erforderlich ist, um neue Chancen optimal nutzen zu können. Außerdem möchte ADI mit seinem Angebot nahtloser und herausragender Omnichannel-Einkaufserfahrungen für Kunden seine Position in der Branche festigen. 

Um dieses Ziel zu erreichen, begann ADI seine digitale Transformation und nahm umfangreiche Investitionen in die digitalen Fähigkeiten des Unternehmens vor. Dazu zählen Aktualisierungen der unternehmenseigenen E-Commerce-Plattform ADI Digital Branch sowie die Ausstattung der Teams mit den aktuellsten digitalen Tools, wie Smartsheet, um den Vertrieb effektiver zu gestalten und den Kundenservice zu optimieren. 

Bei dieser digitalen Transformation stellte unter anderem der Projektmanagement-Support für alle Projekte, die im Unternehmen zeitgleich ausgeführt wurden, eine Herausforderung dar. Das Unternehmen benötigte ein Tool, das es den Führungskräften ermöglichte, innerhalb des Unternehmens Projekte erfolgreich zu verwalten und Workflows zu automatisieren.

Herausforderungen besser bewältigen

Loucks war klar, dass ADI eine bessere Möglichkeit zur Bewältigung der Projektmanagement-Herausforderungen finden musste, denn diese hinderten das Unternehmen daran, seine Ziele zu erreichen. Er suchte nach Tools, die das unternehmensweite Portfolio- und Projektmanagement ermöglichten – und seine Suche war erfolgreich. Er stellte fest, dass andere Abteilungen der Muttergesellschaft von ADI – Resideo – über Lizenzen für Smartsheet verfügten und die Benutzer mit dem Tool sehr zufrieden waren. Bald war das auch bei Loucks der Fall.

„Ich war begeistert davon, dass bei Smartsheet kein beziehungsweise nur wenig Code geschrieben werden müssen. Das Tool konnte daher sofort von unseren Führungskräften eingesetzt werden, ohne dass die IT-Abteilung eingreifen musste“, so Loucks. „Uns überzeugten außerdem der Kostenaspekt und die Tatsache, dass wir Sheets ganz leicht zur Zusammenarbeit teilen konnten, ohne zusätzliche Lizenzgebühren für die einfache Aktualisierung eines Sheets zahlen zu müssen.“

Das Unternehmen erwarb Smartsheet Advance, einen exklusiven Smartsheet-Plan, der unter anderem dynamische Arbeitsfunktionen auf Unternehmensebene bietet, die Kunden skalierbare Arbeitsleistungen ermöglichen. ADI profitierte besonders von Smartsheet Advance-Funktionen wie Control Center, Dynamic View und der Salesforce-Datenverbindung. 

„Uns gefiel, dass Smartsheet Advance in unserem globalen Unternehmen skalierbar eingesetzt werden konnte“, erklärt Loucks. „Außerdem waren wir der Meinung, dass das Tool unserem stetig wachsenden Unternehmen auch in Zukunft einen Mehrwert bieten würde.“

Umfassendes Projektmanagement auf Abteilungsebene sowie im gesamten Unternehmen

Mit Smartsheet Control Center und den Dashboards erhielt ADI einen umfassenden Einblick in das Projektmanagement – von umfangreichen Projekten im Bereich Transformation und Kapital bis hin zu kleinen Verbesserungsprojekten. Loucks und seine Kollegen passen Smartsheet-Blueprints nach ihren Bedürfnissen an – je nachdem, welche Größe sie für den Umfang ihrer Projekte benötigen. 

Bei ADI werden Dashboards verwendet, um unter anderem den Projektstatus und -zeitplan, das Budget, ausstehende Punkte, Meilensteine und Risiken nachzuverfolgen. So bietet Smartsheet beispielsweise der Personalabteilung die Möglichkeit, bei Zertifizierungen im internen Lernmanagementsystem sofort den Mitarbeiterfortschritt nachzuverfolgen. Projektinformationen werden innerhalb des gesamten Unternehmens von der regionalen und Abteilungsebene bis zur globalen Ebene übertragen und in der unternehmenseigenen, globalen Management-Plattform, die sich auch in Smartsheet befindet, aktualisiert.

Workflow-Automatisierung beschleunigt Prozesse und Genehmigungen

Abgesehen vom Portfolio- und Projektmanagement verwendet ADI Smartsheet auch zur Automatisierung von Workflows. Beispielsweise hat das Unternehmen mithilfe der Smartsheet-Salesforce-Datenverbindung Prozesse und Genehmigungen automatisiert und beschleunigt, die dafür erforderlich sind, ein neues Kundenkonto zum Salesforce-CRM-System hinzuzufügen. Diese Technologie ermöglicht ebenfalls Aktualisierungen der Vertriebspipeline und die Verwaltung von Kundenretouren. 

Mit Smartsheet DataMesh automatisiert ADI die Suche nach Daten zwischen Sheets, wie Mitarbeiter-IDs und Adressen. Die Funktion aktualisiert und kombiniert Daten zur Erstellung regelmäßiger Berichte, wie beispielsweise wöchentliche Zusätze zur Personalplanung. 

ADI verwendet Smartsheet, um mehr Benutzer mit mehr Daten zu versorgen, jedoch setzt das Unternehmen das Tool ebenfalls ein, um Daten zu filtern und so einen gesteigerten Mehrwert und mehr Sicherheit zu ermöglichen. Das Unternehmen führt beispielsweise einmal im Quartal Talent Reviews durch und erstellt anschließend Pläne für die Bindung von Fachkräften. Bei ADI wird Smartsheet Dynamic View verwendet, um zu gewährleisten, dass Führungskräfte ausschließlich Daten sehen, die sich auf ihre Mitarbeiter beziehen. Hierdurch bleiben diese Daten relevant und werden geschützt. 

Jährliche Zeitersparnis von Hunderten Stunden durch Workflow-Automatisierungen

Loucks war am meisten davon überrascht, dass sich Smartsheet als ein nützliches Tool zur Automatisierung von Workflows erwies.

„Wir waren auf der Suche nach einem Projektmanagement-Tool und dafür ist Smartsheet auch perfekt geeignet“, sagt Loucks. „Allerdings stellten wir schnell fest, dass wir das Tool zur Automatisierung von Workflows verwenden konnten. So waren wir in der Lage, unsere Produktivität wieder gezielt für das Unternehmen einsetzen. Das war für uns ein Wendepunkt.“

Loucks schätzt, dass das Unternehmen nun jährlich Hunderte Stunden einspart, die früher für ‚nervenaufreibende‘ Aufgaben wie die Aktualisierung von Berichten aufgewendet werden mussten – denn diese werden jetzt durch die automatisierten Workflows in Smartsheet gehandhabt. So läuft heute beispielsweise die Retoure eines Produkts, die früher von drei Mitarbeitern verwaltet wurde, deutlich effektiver ab und muss ausschließlich von einem Mitarbeiter bearbeitet werden, der zur Unterstützung die Smartsheet-Automatisierungen einsetzt.

Tools für die Zusammenarbeit ermöglichen „weniger, kürzere und produktivere“ Meetings.

Dadurch, dass Smartsheet eingesetzt wird, um proaktiv Informationen und Aufgaben an Mitarbeiter weiterzuleiten, konnte ADI die Zusammenarbeit der Mitarbeiter deutlich effektiver und flexibler gestalten. 

So beispielsweise bei Meetings. Bevor Smartsheet verwendet wurde, mussten Führungskräfte den entsprechenden Mitarbeitern wöchentliche Bestandsberichte per E-Mail zusenden und sie darin dazu auffordern, Probleme bezüglich des Bestands zu überprüfen und zu bearbeiten. Jetzt werden diese Informationen in Smartsheet eingetragen, wodurch die betroffenen Mitarbeiter automatische Benachrichtigungen, Eskalationen, Erinnerungen und Dashboard-Ansichten erhalten. Dank des neuen Prozesses sind keine Meetings für die Bestandsüberprüfung oder die Zuteilung von Aufgaben mehr erforderlich. Stattdessen nehmen Mitarbeiter hauptsächlich an Bestandsmeetings teil, um auf Ausnahmen einzugehen.

„Wir verwenden Smartsheet, um eine bessere und effektivere Zusammenarbeit zu ermöglichen. Dadurch verbringen unsere Teams weniger Zeit in unnötigen Meetings und können effizienter ihren Aufgaben nachkommen“, erklärt Loucks. „Unsere Meetings finden jetzt seltener statt. Außerdem sind sie kürzer und produktiver. In den Meetings liegt der Fokus darauf, Projekte vorwärtszubringen – es geht nicht darum, die Anwesenheit zu überprüfen und allen das zu erklären, was sie eigentlich längst wissen sollten.“

Loucks erzählt von seinen 30-minütigen Team-Meetings, die früher jede Woche stattfanden. Er musste damals 20 Minuten für die „Buchhaltung“ und 10 Minuten für „Wichtiges“ aufbringen. Heute ist es genau umgekehrt. 

Bessere Kundenerfahrung fördert Kundenzufriedenheit

ADI nutzt die Zeit, die das Unternehmen dank Smartsheet einsparen konnte, um die Kundenerfahrung zu optimieren. Zum Beispiel bietet der auf Smartsheet basierende Prozess für Produktretouren dem ADI-Team genauere und zeitnahe Informationen zur angeforderten Retoure. So kann das Team schnell auf Kundenanfragen reagieren oder die Informationen proaktiv weiterleiten. Grob gesagt wird mit Smartsheet Zeit aus manuellen Prozessen eingespart, damit das Vertriebsteam öfter mit Kunden in Kontakt treten kann.

Loucks und seine Kollegen teilen Sheets auch mit Kunden und ermöglichen dadurch eine erfolgreichere Interaktion und Zusammenarbeit mit ihnen. Zusätzlich steigern sie so die Kundenzufriedenheit. „Ich spreche ständig von Smartsheet“, so Loucks. „Das Tool ermöglicht es mir und dem Unternehmen, erfolgreicher zu sein – intern und extern.“

Der Mehrwert, den ADI aus Smartsheet zieht, umfasst weitaus mehr als nur die Kundenerfahrung. „Smartsheet ist für uns ein essenzielles Tool“, erklärt Loucks. „Indem wir es so umfassend einsetzen, fördern wir die Automatisierung und steigern die Effizienz – wir können mit weniger mehr erreichen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.