Was ist ein Projektstatusbericht?
Ein Projektstatusbericht ist ein Dokument, in dem die Gesamtfortschritte eines Projekts im Vergleich zum prognostizierten Projektplan zusammengefasst werden.
Das Ziel eines Projektstatusberichts besteht darin, alle Stakeholder über Fortschritte auf dem Laufenden zu halten, Probleme zu mindern, bevor sie auftreten, und um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des festgelegten Zeitrahmens ausgeführt wird.
Ein Projektstatusbericht hilft, die Kommunikation über ein Unternehmen hinweg zu verbessern, da jeder auf dem Laufenden bleibt, wie das Projekt voranschreitet. Außerdem hilft es, den Kommunikationsprozess mit einem einzigen, formalisierten Bericht zu vereinfachen, auf den sich jeder beziehen kann, um auf dem Laufenden zu bleiben.
Darüber hinaus verbessert ein Projektstatusbericht die organisatorische Unterstützung für Ihr Projekt, indem die enge Kommunikation zwischen den Teammitgliedern eingehalten wird, um sicherzustellen, dass alle Ziele erreicht werden.
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Die Zwecke von Projektstatusberichten
Einer der vielen Vorteile des Einsatzes eines Projektstatusberichts besteht darin, dass es eine Organisation zwingt, bestimmten Projektmeilensteinen und -maßnahmen zu Beginn dieses Projekts zuzustimmen. Ein Projektmanager sammelt diese wichtigen Kriterien und schafft einen Projektstatusbericht, der allen, die es sehen müssen, nützlich sein wird.
Projektstatusberichte erleichtern auch das Folgende:
- Erstellen und aktivieren Sie die Zustimmung von Stakeholdern
- Transparenz bei den Fortschritten bei Meilensteinen
- Helfen Sie, Probleme und Risiken zu identifizieren, sodass Kurskorrekturen schnell erfolgen können.
- Stellen Sie den Fortschritt der Arbeit fest, die von Einzelpersonen, Teams und Ressourcen durchgeführt wird, damit Sie reagieren und rechtzeitig mehr Personal einbringen können. Zum Beispiel beginnen UX-Designer frühzeitig in einem Webdesign-Projekt, indem sie die Site-Architektur und die Wireframes abbilden. Die Arbeit von Textern und Designern folgt und so weiter.
- Stellen Sie einen detaillierten Überblick über die Projektgesundheit dar
- Verhindern Sie ungewünschte Überraschungen (für Teammitglieder, Kunden und Stakeholder)
- Geben Sie eine Methode an, um Projektmanager und Führungskräfte rechenschaftspflichtig zu halten
- Stellen Sie nachweisende Dokumente zur Verfügung
- Verhindern Sie einen Scope-Creep
- Präsentieren Sie die richtigen Informationen für die vorgesehene(n) Zielgruppe(n)
Chris Daniel hat Projekte für große Unternehmen und die US-Regierung überwacht und ein Schulungsprogramm für Projektmanager durchgeführt, um für die PMP-Zertifizierung zu studieren. Er sagt, dass sich Projektstatusberichte in den letzten Paar Jahrzehnten nicht viel verändert haben, eine Tatsache, die zeigt, dass die grundlegenden Elemente eines Statusberichts relativ unverändert bleiben.
“The basics are critical to include in any project status report. It’s especially important to show how budget and scope are tracking, as well as any risks and roadblocks that may have come up.” - Chris Daniel, CEO of Regroup Consulting and project management trainer. He continues, “Starting with a template is fine, but of course the first thing a project manager is going to do is modify it to reflect the relevant details of that specific project.”
Projektstatuscodes
Projektstatuscodes sind straffere Codes oder Sätze, die identifizieren, wo sich ein Projekt in seinem Gesamtfortschritt des Projekts befindet.
Projektstatuscodes können Teammitgliedern und Stakeholdern schnell helfen, zu erkennen, ob ein Projekt aktiv oder inaktiv ist und in welcher Phase des Projektplans es ist.
Arten von Projektstatusberichten: Kennen Sie Ihre Zielgruppe
Projektmanagement-Experten empfehlen einen wöchentlichen Statusbericht (WSR) für unmittelbare Teammitglieder und Stakeholder, einen monatlichen oder zweimonatlichen Statusbericht für Führungskräfte und Stakeholder sowie einen regelmäßigen, extrem High-Level-Statusbericht für CEOs, Direktoren und andere, die Highlights und Top-Gewinne sehen möchten.
Sie können jedes Format verwenden, einschließlich Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project und mehr. Als Nächstes werfen wir einen genaueren Blick auf jede Art von Projektstatusbericht und dessen relevante Zielgruppe.
Der wöchentliche Projektstatusbericht
Im Allgemeinen pflegt ein Projektmanager diesen Bericht jederzeit, auch bevor er für die regelmäßige Lieferung fällig ist, also wenn ein Manager ihn sehen möchte, kann der Projektmanager ihn innerhalb einer Stunde bereitstellen.
Zu den üblichen Zielgruppen für diesen Bericht gehören die Teammitglieder, der Manager des Projektmanagers, ein Ressourcenmanager und vielleicht der Hauptbeteiligte.
Der wöchentliche Projektstatusbericht sollte so viel relevante Details wie möglich enthalten und mehr Details enthalten als Berichte, die an andere Zielgruppen geliefert werden. Das Ziel des wöchentlichen Projektstatusberichts besteht darin, den Beteiligten im Projekt einen gründlichen Überblick darüber zu geben, wie das Projekt voranschreitet. Der Bericht verfolgt das Budget, zeigt Meilensteine an, enumeriert Risiken usw.
Der wöchentliche Projektstatusbericht
Ein monatlicher oder zweimonatlicher Projektstatusbericht kann Führungskräften helfen, sich engagiert und in Kontrolle über Projekte zu fühlen, die ihre Projektmanager ausführen. Diese Zielgruppe erfordert nicht die gleiche Detailgenauigkeit, die ein wöchentlicher Bericht benötigt (zum Beispiel, wer was macht oder wie lange es dauert).
Diese Zielgruppe möchte den besten Überblick über den Fortschritt des Projekts haben. Führungskräfte auf höherer Ebene sind daran interessiert, das Budget, die Ausgaben, die Qualität der Leistungen und die Art von Risiken oder Hindernissen nachverfolgen zu können. Beachten Sie, dass, wenn ein Projektmanager ein erhebliches Risiko, Rückschlag oder Hindernisse hat, nicht bis zum monatlichen Bericht dafür gewartet werden sollte, dieses Problem ihrem Manager zu kommunizieren. Nichts in diesen monatlichen Berichten sollte für diese Führungskräfte enorm überraschend sein, außer möglicherweise schöne Gewinne, Effizienz und Komplimente von anderen Stakeholdern. Diese High-Level-Führungskräfte müssen sich informiert fühlen. Wenn ihre Manager sie über ihre Projekte fragen, müssen sie mit den wichtigsten Gesprächspunkten ausgestattet sein. Auf dem aktuellen Stand zu sein ermöglicht es Entscheidungsträgern auch, bei Bedarf Maßnahmen zu ergreifen.
Der Projektstatusbericht auf CEO-Ebene
Obwohl nicht jedes Projekt oder jedes Unternehmen diese Art von Projektstatusbericht erfordern kann, denken viele Projektmanagement-Experten, dass der CEO-Level-Bericht von entscheidender Bedeutung sein kann, um die Zustimmung und Transparenz aus den wichtigsten Rängen eines Unternehmens zu erhalten.
Chris Daniel erwähnt wichtige Elemente, um diese bestimmte Art des Statusberichts zu einem Erfolg zu machen. „Diese Zielgruppe ist für mehrere Projekte verantwortlich, sodass sie nur die wirklich wichtigsten Highlights sehen möchten“, sagt Daniel. „Für die Auswirkungen, die Sie erreichen wollen, müssen Sie über gewisse Etwas verfügen. Das bedeutet, dass Sie ein visuell ansprechendes Deck (in PowerPoint oder Prezi) erstellen müssen, das Daten visuell darstellt. Sie sollten auch die Rechenschaftspflicht für Aktionselemente mit aufnehmen – wer tut was oder wird im weiteren Verlauf was tun.
„Die Interpretation der Daten aus Ihren vorherigen wöchentlichen oder monatlichen Berichten ist auch für diese Zielgruppe entscheidend. Der CEO wendet sich an den Projektmanager für Unterstützung und Empfehlungen“, sagt Daniel weiter. „Dieser Bericht sollte maximal sechs oder sieben Folien aufweisen. Alles andere kann in einem Anhang erfasst werden. Und es ist wichtig, eine Folie für Häufig gestellte Fragen über fünf Fragen aufzunehmen, sodass ein Projektmanager zeigen kann, dass er bereits Fragen erwartet und prägnante Antworten zur Hand hat.“
Der monatliche Statusbericht für Team und Ressourcen
Wenn Ihr Unternehmen und Ihre Teams mehrere laufende und überschneidende Projekte bewältigen, ist es auch nützlich, einen separaten Team- und Ressourcenstatusbericht zu erstellen. Die Zielgruppe für diesen Bericht enthält Ressourcenmanager, Teamdirektoren und andere, die verschiedene Arten von Ressourcen verwalten.
Dieser Bericht sollte die Arbeit verschiedener Ressourcen erfassen. Er sollte auch angeben, wann Ressourcen vom Projekt abgezogen oder hinzugefügt werden. Nachdem UX-Designer beispielsweise Wireframes erstellen, können sie die Stunden reduzieren, die sie einem Webprojekt gewidmet haben, während die Entwickler beginnen, ihre Stunden zu erhöhen, die Informationen aus den Wireframes (und Design und Inhalt) zu entnehmen und Webstruktur und -Seiten zu erstellen.
Dieser Bericht gibt Ressourcenmanagern Einblicke, wann ihre Mitarbeiter mehr oder weniger Stunden für Ihr Projekt aufwenden, damit sie Ressourcen angemessen zuweisen können.
Der Statusbericht für das Stoplight-Projekt
Diese Art von Projektstatusbericht wird immer beliebter, da viele Unternehmen feststellen, dass endlose Datenpunkte in wöchentliche oder monatliche Berichte nur den Projektmanager belasten. Eine breite Palette von Unternehmen gehen zu einem einfachen Projektstatusbericht über.
Dieser neue Bericht stellt visuell die Gesundheit eines Projekts dar, indem es verschiedene Elemente mit einer Ampel darstellt: grün für die Einhaltung des Budgets und eine Einhaltung des Ziels; gelb für potenzielle Risiken; und rot für echte Hindernisse, übermäßige Ausgaben und ähnliches.
Chad Sauter is the Director at Conway MacKenzie and has managed projects for many years. Sauter comments that his company used to require extremely detailed project management status reports but now finds them unnecessary: “We try to stay away from complex reports now. This gives us more time to spend on actually working on the projects,” he says.
Das Unternehmen von Sauter verwendet für fast alle Projekte einen roten/gelben/grünen Statusbericht. „Wir verschwenden keine Zeit damit, über Elemente zu sprechen, die grün oder in guter Form sind. Die Farbcodierung gibt jedem ein schnelles Gefühl dafür, was dringend und was nicht dringend ist“, sagt er.
Skot Carruth, CEO von Philosophie Software, stimmt zu, dass einfacher besser ist: „Erfolgreiche Projekte erfordern Vertrauen und enge Zusammenarbeit. Wenn Sie mit der Überlastung von Projektmanagern mit Berichtsanforderungen beginnen, werden sie eher Maschinen als kreative Problemlöser sein.
„Wenn PMs ihre Ziele und Metriken kennen“, sagt Carruth weiter, „können sie uns einfach sagen, ob sie auf Kurs sind oder nicht. Wenn sie sie nicht kennen, sind wir hier, um ihnen zu helfen, anstatt sie zu bestrafen... Die Einbeziehung von Werten wie Vertrauen und Zusammenarbeit ist für ein erfolgreiches Projektmanagement wichtiger als jedes Berichterstattungsinstrument.“
“When PMs know their goals and metrics, they can simply tell us if they are on track or not, and when they aren’t, we’re here to help them instead of punish them.” - SKot Carruth, CEO, Philosophie Software
Viele Führungskräfte sind der Meinung, wenn detaillierte Statusberichte notwendig sind, es wichtig ist, Abhängigkeiten zu erfassen. „Diese Identifizierung kann zeitintensiv sein, aber dieses Maß an Erkenntnissen ist für die Problemlösung wichtig. In den letzten Jahren kommen Budget, Kosten und Zeitplanung , in Statusberichten eine höhere Aufmerksamkeit hinzu“, sagt Sauter.
In der Zusammenfassung erfasst ein wöchentlicher Projektstatusbericht die kritischen Entwicklungen und Aktivitäten eines Projekts und wird in der Regel an diejenigen geliefert, die dem Projekt am nächsten sind, d.h. Teammitglieder, Kunden-Stakeholder, Manager der Team-Mitglieder usw. Die Berichte auf höherer Ebene werden mit weniger Häufigkeit und Detailgenauigkeit geliefert und zielen darauf ab, diejenigen im Unternehmen zu erreichen, die sich auf die Gesundheit eines Projekts konzentrieren möchten, aber nicht auf dessen Einzelheiten. CEOs und andere Führungskräfte auf hoher Ebene wollen nur Highlights sehen, insbesondere bei Callouts auf Kostenersparnissen, hervorragenden Leistungen und anderen positiven Elementen.
Wie Sie den Projektstatus nachverfolgen
Um den Projektstatus nachzuverfolgen, führen Sie diese einfachen Schritte durch, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt pünktlich abgeschlossen wird:
- Erstellen Sie einen Projektplan oder eine Projektbeschreibung: Bevor Sie offiziell mit Ihrem Projekt beginnen, erstellen Sie einen groben Überblick über Ihr Projekt von Anfang bis Ende, einschließlich aller wichtigen Details, Ressourcen und Zeitbeschränkungen.
- Bestimmen Sie bestimmte Ziele: Identifizieren Sie, was Sie mit diesem Projekt erreichen möchten, sei es eine neue Marketingkampagne, eine Produktbereitstellung usw.
- Dokumentieren Sie wichtige Meilensteine: Legen Sie wichtige Teile Ihrer Projektzeitleiste fest, auf die Sie bestimmte Aufmerksamkeit lenken möchten – und die Sie benötigen, um pünktlich zu liefern.
- Legen Sie klar definierte Fristen fest: Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team ein gutes Gefühl für alle Termine haben, die erfüllt werden müssen, damit Ihr Projekt pünktlich geliefert werden kann.
- Überprüfen Sie das Projekt regelmäßig: Wenn Ihr Projekt beginnt, überprüfen Sie weiterhin die Fortschritte regelmäßig, wenn Sie auf Ihren Projektplan verweisen, um Fortschritte anhand der prognostizierten Zeitachse zu überprüfen.
Beginnen Sie mit einer kostenlos herunterladbaren Projektstatusvorlage.
Projektstatusberichte im Projektmanagement
Projektstatusberichte werden sehr häufig im Projektmanagement verwendet, um ein Projekt nachzuverfolgen und zu verwalten, da es seine Zeitachse durchläuft.
Als Projektmanager können Sie die folgenden Fragen innerhalb Ihres Projektstatusberichts beantworten:
- Was sind die Ziele des Projekts und werden wir in der Lage sein, sie zu erreichen?
- Wird das Projekt pünktlich und im Budget abgeschlossen?
- Welche Erfolge sollten hervorgehoben werden?
- Welche Herausforderungen könnten wir möglicherweise durchlaufen?
- Welche Erkenntnisse sollten wir versuchen, aus diesem Projekt zu gewinnen?
Herausforderungen bei Projektstatusberichten
Die Erstellung von Projektstatusberichten kann schwierig und risikoreich sein. Hier sind einige der Risiken, die Sie bei der Erstellung von Projektstatusberichten und Statusberichtvorlagen berücksichtigen sollten:
- Kostenprognosen, Terminplanung und Schätzung sind Spekulationen: Projektmanager können trotzdem nur fundierte Schätzungen über diese Bestandteile eines Berichts vornehmen. Risiken können identifiziert werden, aber nicht immer quantifiziert werden: Ein Unternehmen kann beispielsweise wissen, dass ein anderes Projekt während des Zeitrahmens Ihres bestehenden Projekts beginnt, aber niemand weiß möglicherweise den genauen Zeitpunkt oder den Umfang dieses zweiten Projekts. Wenn es kleiner ist, können die Risiken, die es für Ihr Projekt darstellt, in Form von Personal und anderen Ressourcen minimal sein. Wenn es größer als erwartet ist, könnte es ein erhebliches Risiko darstellen.
- Die Vereinfachung ist ein starker, aber risikoreicher Trend: Es gibt eine größere Chance, Details zu übersehen, die möglicherweise wichtig sind oder noch wichtig werden können.
- Möglicherweise vergessen Sie eine wichtige Person: Selbst unter den besten Umständen können nicht alle, die Zustimmung oder Transpatenz erfordern, mit aufgenommen werden.
- Sie verlassen sich auf die Stärke Ihres Berichts: Jeder Bericht ist nur so nützlich wie die Informationen, die in sie gehen, sowie die maßnahmen, die als Ergebnis ergriffen werden.
Die Elemente von Projektstatusberichten
Um Projektstatusberichte so nützlich und relevant wie möglich zu machen, gibt es wichtige Komponenten, die Sie aufnehmen sollten. Sie können weitere Arten von Informationen hinzufügen, aber diese sind die mission-kritischen Elemente, die ein Projektmanager wissen sollte:
- Projektdetails: Listen Sie den Projektnamen und den Projektcode auf, falls zutreffend
- Team: Listet Projektmanager und andere wichtige Teammitglieder auf
- Statusdatum: Fügen Sie auch Kadenz (wöchentlich, zwei wöchentlich, monatlich usw.) hinzu
- Projektzeitplan: Haben Sie alle Meilensteine dieses Zeitraums erreicht?
- Umfang: Hat das Projekt in diesem Zeitraum den Umfang einhalten?
- Budget: Befindet sich das Projekt im, unter oder über dem Budget?
- Qualität: Dies kann nicht für jeden Bericht in jedem Zeitraum anwendbar sein, aber es lohnt sich, zu erfassen, wenn Probleme auftreten.
- Abhängigkeiten: Auf welche Faktoren wartet das Team, um foranschreiten zu können?
- Probleme und Hindernisse: Welche Hindernisse sind in diesem Zeitraum entstanden? Geben Sie einen kurzen Überblick darüber, was sie sind, was Sie tun, um sie zu beheben, und wer dafür verantwortlich ist.
Diese Komponenten können je nach Zielgruppe variieren, aber zumindest sollte der detaillierte wöchentliche Projektstatusbericht diese Elemente enthalten. Darüber hinaus sollte der Projektmanager in der Lage sein, über jede dieser Faktoren zu sprechen, wenn er aufgefordert wird.
Wie Sie einen Statusbericht erstellen
Es ist wichtig, Klarheit über die Projektziele, das Budget, die Meilensteine, die Leistungen und die Teammitglieder von Anfang an zu erhalten.
Auf diese Weise kann ein Projektmanager sicherstellen, dass wöchentliche und monatliche Statusberichte immer auf die Mission und Vision des gesamten Projekts hinarbeiten und unterstützen, auch wenn Mitarbeiter detaillierte Aufgaben auf wöchentlicher Basis erledigen müssen.
Außerdem ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Vorlage von Anfang an explizite Buy-ins und Messung festlegt. Im Laufe eines Projekts sollten kleine Anpassungen erwartet werden, aber die wichtigsten Eckpunkte der Überwachung sollten sich nicht erheblich ändern.
Gleichzeitig können Sie bei Bedarf Erwartungen festlegen und zurücksetzen, wenn unvorhergesehene Umstände auftreten und Aufmerksamkeit erfordern.
Schließlich sollte ein Projektstatusbericht teilbar sein, aber der Projektmanager hat die endgültige Inhaberschaft.
Vorteile von Projektstatusberichtvorlagen
Sie können viel Zeit sparen, indem Sie Vorlagen verwenden, um Projektstatusberichte zu erstellen. Natürlich erfordern alle Projektberichte eine Anpassung und Bearbeitung, um die einzelnen Bestandteile des Projekts richtig widerzuspiegeln, aber eine Vorlage kann ein starker Ausgangspunkt sein. Es gibt mehrere Vorteile, um Projektstatusberichtvorlagen zu verwenden:
- Kostenlos: Viele Vorlagen sind kostenlos online verfügbar.
- Druckbar: Sie können Berichte für Besprechungen, Unordnung und alle Stakeholder verteilen, die eine druckbare Kopie wünschen.
- Professionelles Aussehen: Die Verwendung einer Vorlage, die bereits entwickelt wurde, um professionell auszusehen, gibt einem Projektmanager einen Nutzen.
- Sauberes Design: Wie oben erwähnt, sollten Projektstatusberichte leicht zu scannen und intuitiv zu interpretieren sein, selbst für diejenigen, die mehrere Orte aus dem Projekt entfernt sind.
- Anpassbar: Die nützlichsten Vorlagen ermöglichen es einem Projektmanager, Felder und Elemente nach Bedarf für jedes Projekt hinzuzufügen und zu subtrahieren.
- Zusammenarbeitsfunktionen: Webbasierte Vorlagen können allen Teammitgliedern Zugriff auf den Statusbericht geben, damit sie sehen können, wo Dinge stehen und bei Bedarf Aktualisierungen beitragen.
- Alle Aufgaben an einem Ort: Eine Vorlage kann sicherstellen, dass Sie jedes Teil eines Projekts an einem Ort verwalten
Projektstatusberichtvorlagen
Die Verwendung von Vorlagen zur Erstellung von Projektstatusberichten kann zwar ein wahrer Zeitsparer für Projektmanager sein, aber es ist wichtig, dass PMs vorausplanen und die Vorlage an die Bedürfnisse des gesamten Projekts anpassen können. Auf diese Weise kann die Vorlage für den Statusbericht, die Sie zu Beginn eines Projekts erstellt haben, im Laufe dieses Projekts relevant und nützlich bleiben.
Hier finden Sie einige Vorlagen für Projektstatusberichte, die Ihnen helfen, loszulegen:
Vorlage für den wöchentlichen Projektstatusbericht - Excel
Wöchentliche Projektstatusberichtsvorlage herunterladen
Dashboard-Vorlage für Projektmanagement – Excel
Vorlage für Projektmanagement-Dashboard herunterladen
Weitere Optionen finden Sie in unserer Sammlung kostenloser Projektberichtvorlagen.
Best Practices für Projektstatusberichte
Um den effektivsten Projektstatusbericht zu erstellen, der alle auf dem neuesten Stand zu den wichtigsten Projektinformationen hält, berücksichtigen Sie diese Tipps:
- Schreiben Sie einen ersten Entwurf – und korrigieren Sie ihn dann.
- Bearbeiten Sie Ihren Statusbericht nach Bedarf.
- Machen Sie alle auf den Statusbericht aufmerksam, wie auch auf alle Aktualisierungen.
- Bitten Sie um Feedback, wie Sie den besten Überblick über den Projektstatus geben können.
- Verwenden Sie Konsistenz über alle Projektstatusberichte hinweg.
- Berichten Sie über Metriken, die am wichtigsten für das Projekt – und für wichtige Stakeholder sind.
- Verwenden Sie wenn möglich Visualisierungen, wie Diagramme und Grafiken.
- Vermeiden Sie es, zu viele Details hinzuzufügen.
- Machen Sie den Statusbericht jederzeit für alle zugänglich.
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