Was ist ein Projektstatusbericht?
Ein Projektstatusbericht ist ein Dokument, in dem die Gesamtfortschritte eines Projekts im Vergleich zum prognostizierten Projektplan zusammengefasst werden.
Das Ziel eines Projektstatusberichts besteht darin, alle Stakeholder über Fortschritte auf dem Laufenden zu halten, Probleme zu verhindern, bevor sie auftreten, und sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des festgelegten Zeitrahmens ausgeführt wird.
Ein Projektstatusbericht hilft, die Kommunikation im gesamten Unternehmen zu verbessern, da alle Beteiligten stets über den Projektfortschritt informiert sind. Außerdem hilft der Statusbericht im Projektwesen, den Kommunikationsprozess mit einem einzigen, formalisierten Bericht zu vereinfachen, auf den sich jeder am Projekt beteiligte Mitarbeiter beziehen kann.
Darüber hinaus verbessert ein Projektstatusbericht die Organisation Ihres Projekts, da er eine enge Kommunikation zwischen den Teammitgliedern ermöglicht, um sicherzustellen, dass alle Ziele erreicht werden.
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Anwendungsbereiche von Projektstatusberichten
Einer der vielen Vorteile von Projektstatusberichten besteht darin, dass sie eine Organisation dazu zwingen, bestimmten Projektmeilensteinen und -maßnahmen zu Beginn dieses Projekts zuzustimmen. Ein Projektmanager sammelt diese wichtigen Kriterien und schafft einen Projektstatusbericht, der allen, die informiert bleiben müssen, nützen wird.
Ihre Vorteile bei der Nutzung eines Projektstatusberichtes:
- Unterstützung durch Stakeholder gewinnen und ermöglichen
- Transparenz bei der Erreichung von Meilensteinen
- Probleme und Risiken identifizieren, sodass Kurskorrekturen schnell erfolgen können
- Behalten Sie den Fortschritt der Arbeit von Einzelpersonen, Teams und Ressourcen im Blick, damit Sie rechtzeitig reagieren und mehr Personal einbringen können. Zum Beispiel beginnen UX-Designer frühzeitig in einem Webdesign-Projekt, indem sie die Site-Architektur und die Wireframes abbilden. Daraufhin folgt die Arbeit von Textern und Designern, usw.
- Detaillierten Überblick über den Zustand des Projekts verschaffen
- Unerwünschte Überraschungen (für Teammitglieder, Kunden und Stakeholder) verhindern
- Methode bereitstellen, um Projektmanager und Führungskräfte rechenschaftspflichtig zu halten
- Nachweise und Belege zur Verfügung stellen
- Scope-Creep verhindern
- Die richtigen Informationen für die vorgesehene(n) Zielgruppe(n) präsentieren
Chris Daniel hat Projekte für große Unternehmen und die US-Regierung überwacht und ein Schulungsprogramm für Projektmanager durchgeführt, um für die PMP-Zertifizierung zu studieren. Er sagt, dass sich Projektstatusberichte in den letzten Jahrzehnten nicht großartig geändert haben – eine Tatsache, die zeigt, dass die grundlegenden Elemente eines Statusberichts relativ unverändert bleiben.
„Es gibt einige grundlegende Dinge, die in jeden Projektstatusbericht gehören. Dabei ist vor allem wichtig, das Budget und den Projektumfang im Auge zu behalten, sowie mögliche Risiken und Hindernisse einzuplanen.“ – Chris Daniel, CEO von Regroup Consulting und Projektmanagement-Coach. Er fügt hinzu: „Eine Projektstatusbericht-Vorlage ist ein guter Ausgangspunkt. Der Projektmanager sollte ihn jedoch gleich so anpassen, dass alle relevanten Details des jeweiligen Projekts enthalten sind.“
Projektstatuscodes
Projektstatuscodes sind straffere Codes oder Sätze, die identifizieren, wo sich ein Projekt in Hinblick auf seinen Gesamtfortschritt befindet.
Projektstatuscodes können Teammitgliedern und Stakeholdern schnell helfen, zu erkennen, ob ein Projekt aktiv oder inaktiv ist und in welcher Phase des Projektplans es ist.
Arten von Projektstatusberichten: Kennen Sie Ihre Zielgruppe
Projektmanagement-Experten empfehlen einen wöchentlichen Statusbericht (WSR) für unmittelbare Teammitglieder und Stakeholder, einen monatlichen oder zweimonatlichen Statusbericht für Führungskräfte und Stakeholder sowie einen regelmäßigen Extrem-High-Level-Statusbericht für CEOs, Direktoren und andere, die Highlights und Top-Gewinne sehen möchten.
Sie können jedes Format verwenden, einschließlich Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Sheets, Microsoft Project und mehr. Als Nächstes werfen wir einen genaueren Blick auf die verschiedenen Arten von Projektstatusberichten und deren relevante Zielgruppen.
Der wöchentliche Projektstatusbericht
Im Allgemeinen pflegt ein Projektmanager diesen Bericht jederzeit, auch bevor er für die regelmäßige Lieferung fällig ist. Wenn ein Manager den Bericht anfragt, sollte der Projektmanager ihn innerhalb einer Stunde bereitstellen können.
Zu den üblichen Zielgruppen für diesen Bericht gehören die Teammitglieder, der Manager des Projektmanagers, ein Ressourcenmanager und vielleicht der Haupt-Stakeholder.
Der wöchentliche Projektstatusbericht sollte so viele relevante Details wie möglich enthalten und ausführlicher sein als Berichte, die an andere Zielgruppen geliefert werden. Das Ziel des wöchentlichen Projektstatusberichts besteht darin, allen Projektbeteiligten einen genauen Überblick darüber zu geben, wie das Projekt voranschreitet. Der Bericht verfolgt das Budget, zeigt Meilensteine an, listet Risiken auf usw.
Der monatliche Projektstatusbericht
Ein monatlicher bzw. zweimonatlicher Projektstatusbericht kann dazu beitragen, dass Führungskräfte sich beteiligt fühlen und die Kontrolle über Projekte behalten, die ihre Projektmanager ausführen. Diese Zielgruppe erfordert nicht die gleiche Detailgenauigkeit, die ein wöchentlicher Bericht benötigt (zum Beispiel, wer was macht oder wie lange es dauert).
Diese Zielgruppe möchte den besten Überblick über den Fortschritt des Projekts haben. Führungskräfte auf höherer Ebene sind daran interessiert, das Budget, die Ausgaben, die Qualität der Leistungen und die Art von Risiken oder Hindernissen nachverfolgen zu können. Beachten Sie, dass ein Projektmanager im Falle eines erheblichen Risikos, Rückschlags oder bei Hindernissen nicht bis zum monatlichen Bericht warten sollte, um seinen Manager über das Problem zu informieren. Der Monatsbericht sollte keine unangenehmen Überraschungen beinhalten, sondern ausschließlich Positives – wie Gewinne, Effizienz und gutes Feedback von anderen Stakeholdern. Diese High-Level-Führungskräfte müssen sich informiert fühlen. Wenn ihre Manager sie etwas zu ihren Projekten fragen, müssen sie die wichtigsten Punkte immer parat haben. Auf dem aktuellen Stand zu sein ermöglicht es Entscheidungsträgern auch, bei Bedarf Maßnahmen zu ergreifen.
Der Projektstatusbericht auf CEO-Ebene
Obwohl nicht jedes Projekt oder jedes Unternehmen diese Art von Projektstatusbericht benötigt, sind viele Projektmanagement-Experten der Meinung, dass der Bericht auf CEO-Ebene der Schlüssel für die Zustimmung und Sichtbarkeit der obersten Führungsebene eines Unternehmens sein kann
Chris Daniel erwähnt wichtige Elemente, um diese besondere Art des Statusberichts zu einem Erfolg zu machen. „Diese Zielgruppe ist für mehrere Projekte verantwortlich, sodass sie nur die wirklich wichtigsten Highlights sehen möchten“, sagt Daniel. „Um die gewünschte Wirkung zu erzielen, müssen Sie den richtigen Biss haben. Das bedeutet, dass Sie ein visuell ansprechendes Deck (in PowerPoint oder Prezi) erstellen müssen, das Daten visualisiert. Sie sollten auch die Verantwortlichkeit für die Aktionspunkte festlegen – wer was tut oder tun wird.
„Die Interpretation der Daten aus Ihren vorherigen wöchentlichen oder monatlichen Berichten ist auch für diese Zielgruppe entscheidend. Der CEO wendet sich an den Projektmanager für Unterstützung und Empfehlungen“, sagt Daniel weiter. „Dieser Bericht sollte maximal sechs oder sieben Folien umfassen. Alles andere kann in einem Anhang erfasst werden. Und es ist wichtig, eine Folie für häufig gestellte Fragen über fünf Fragen aufzunehmen, sodass ein Projektmanager zeigen kann, dass er bereits Fragen erwartet und prägnante Antworten zur Hand hat.“
Der monatliche Projektstatusbericht für Team und Ressourcen
Wenn Ihr Unternehmen und Ihre Teams mehrere laufende und überschneidende Projekte bewältigen, ist es auch nützlich, einen separaten Team- und Ressourcenstatusbericht zu erstellen. Die Zielgruppe für diesen Bericht enthält Ressourcenmanager, Teamdirektoren und andere, die verschiedene Arten von Ressourcen verwalten.
Dieser Bericht sollte die Arbeit verschiedener Ressourcen erfassen. Er sollte auch angeben, wann Ressourcen vom Projekt abgezogen oder hinzugefügt werden. Nachdem UX-Designer beispielsweise Wireframes erstellt haben, können sie die Stunden reduzieren, die sie einem Webprojekt gewidmet haben, während die Entwickler beginnen, ihre Stunden zu erhöhen, um die Informationen aus den Wireframes (und Design und Inhalt) zu nehmen und daraus Webstrukturen bzw. -seiten zu erstellen.
Dieser Bericht gibt Ressourcenmanagern Einblicke, wann ihre Mitarbeiter mehr oder weniger Stunden für Ihr Projekt aufwenden, damit sie Ressourcen angemessen zuweisen können.
Der Statusbericht für das Stoplight-Projekt
Diese Art von Projektstatusbericht wird immer beliebter, da viele Unternehmen feststellen, dass endlose Datenpunkte in wöchentlichen oder monatlichen Berichten den Projektmanager nur belasten. Eine breite Palette von Unternehmen gehen zu einem einfachen Projektstatusbericht über.
Dieser neue Bericht bildet den Zustand eines Projekts ab, indem er verschiedene Elemente mithilfe einer Ampel visualisiert: Grün für die Einhaltung des Budgets und des Ziels; Gelb für potenzielle Risiken; und Rot für echte Hindernisse, übermäßige Ausgaben und Ähnliches.
Chad Sauter ist Direktor bei Conway MacKenzie und verwaltet seit vielen Jahren Projekte. Sauter erwähnt, dass sein Unternehmen lange Zeit mit extrem detaillierten Projektstatusberichten gearbeitet hat, diese aber nun nicht mehr nötig sind: „Wir versuchen, keine allzu komplexen Berichte mehr zu erstellen. Dadurch haben wir mehr Zeit, uns mit den Projekten selbst zu befassen“, sagt er.
Das Unternehmen von Sauter verwendet für fast alle Projekte einen rot-gelb-grünen Statusbericht. „Wir verschwenden keine Zeit damit, über Elemente zu sprechen, die grün oder in guter Form sind. Die Farbcodierung gibt jedem ein schnelles Gefühl dafür, was dringend und was nicht dringend ist“, sagt er.
Skot Carruth, CEO von Philosophy Software, stimmt zu, dass einfacher besser ist: „Erfolgreiche Projekte erfordern Vertrauen und enge Zusammenarbeit. Wenn Sie mit der Überlastung von Projektmanagern mit Berichtsanforderungen beginnen, werden sie eher Maschinen als kreative Problemlöser sein.
„Wenn Projektmanager ihre Ziele und Metriken kennen“, sagt Carruth weiter, „können sie uns einfach sagen, ob sie auf Kurs sind oder nicht. Wenn sie sie nicht kennen, sind wir hier, um ihnen zu helfen, anstatt sie zu bestrafen ... Die Einbeziehung von Werten wie Vertrauen und Zusammenarbeit ist für ein erfolgreiches Projektmanagement wichtiger als jedes Berichterstattungsinstrument.“
„Wenn Projektmanager ihre Ziele und Metriken kennen“, sagt Carruth weiter, „können sie uns einfach sagen, ob sie auf Kurs sind oder nicht. Wenn sie sie nicht kennen, sind wir hier, um ihnen zu helfen, anstatt sie zu bestrafen ... Die Einbeziehung von Werten wie Vertrauen und Zusammenarbeit ist für ein erfolgreiches Projektmanagement wichtiger als jedes Berichterstattungsinstrument.“
Viele Führungskräfte sind der Meinung, dass es für detaillierte Statusberichte unerlässlich ist, Abhängigkeiten zu erfassen. „Diese Identifizierung kann zeitintensiv sein, aber dieses Maß an Erkenntnissen ist für die Problemlösung wichtig. In den letzten Jahren bekommen Budget, Kosten und Zeitplanung in Statusberichten mehr Aufmerksamkeit“, sagt Sauter.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein wöchentlicher Projektstatusbericht die kritischen Entwicklungen und Aktivitäten eines Projekts festhält und in der Regel an die Personen übermittelt wird, die dem Projekt am nächsten stehen, d. h. Teammitglieder, Kunden-Stakeholder, Manager der Teammitglieder usw. Projektstatusberichte auf höherer Ebene werden weniger häufig und detailliert geliefert und richten sich an diejenigen im Unternehmen, die über den Zustand eines Projekts informiert werden möchten, aber nicht über dessen Einzelheiten. CEOs und andere Führungskräfte auf höherer Ebene wollen nur Highlights sehen, insbesondere in Bezug auf Kostenersparnisse, hervorragende Leistungen und andere positive Elemente.
So verfolgen Sie den Projektstatus nach
Um den Projektstatus nachzuverfolgen, führen Sie diese einfachen Schritte durch, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt pünktlich abgeschlossen wird:
- Erstellen Sie einen Projektplan oder eine Projektbeschreibung: Bevor Sie offiziell mit Ihrem Projekt beginnen, erstellen Sie einen groben Überblick über Ihr Projekt von Anfang bis Ende, einschließlich aller wichtigen Details, Ressourcen und Zeitbeschränkungen.
- Legen Sie spezifische Ziele fest: Identifizieren Sie, was Sie mit diesem Projekt erreichen möchten, sei es eine neue Marketingkampagne, eine Produktbereitstellung usw.
- Dokumentieren Sie wichtige Meilensteine: Legen Sie wichtige Teile Ihrer Projektzeitleiste fest, denen Sie besondere Aufmerksamkeit widmen wollen und die Sie rechtzeitig erreichen müssen.
- Legen Sie klar definierte Fristen fest: Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team ein gutes Gefühl für alle Termine haben, die erfüllt werden müssen, damit Ihr Projekt pünktlich geliefert werden kann.
- Überprüfen Sie das Projekt regelmäßig: Wenn Ihr Projekt anläuft, sollten Sie sich regelmäßig über den Fortschritt informieren und Ihren Projektplan heranziehen, um den Fortschritt mit dem geplanten Zeitplan zu vergleichen.
Beginnen Sie mit einer kostenlos herunterladbaren Projektstatusvorlage.
Projektstatusberichte im Projektmanagement
Projektstatusberichte werden sehr häufig im Projektmanagement verwendet, um ein Projekt nachzuverfolgen und zu verwalten, während es seinen Zeitplan durchläuft.
Als Projektmanager können Sie die folgenden Fragen innerhalb Ihres Projektstatusberichts beantworten:
- Was sind die Ziele des Projekts und werden wir in der Lage sein, sie zu erreichen?
- Wird das Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen?
- Welche Erfolge sollten hervorgehoben werden?
- Auf welche Herausforderungen könnten wir möglicherweise stoßen?
- Welche Lehren sollten wir aus diesem Projekt ziehen?
Herausforderungen bei Projektstatusberichten
Die Erstellung von Projektstatusberichten kann schwierig und risikoreich sein. Hier sind einige der Risiken, die Sie bei der Erstellung von Projektstatusberichten und Statusberichtvorlagen berücksichtigen sollten:
- Kostenprognosen, Terminplanung und Schätzung sind Spekulationen: Projektmanager können trotzdem nur fundierte Schätzungen über diese Bestandteile eines Berichts vornehmen. Risiken können zwar identifiziert, aber nicht immer quantifiziert werden: Ein Unternehmen kann beispielsweise wissen, dass ein anderes Projekt innerhalb des Zeitrahmens eines bereits laufenden Projekts beginnt, aber niemand weiß möglicherweise den genauen Zeitpunkt oder den Umfang dieses zweiten Projekts. Wenn es kleiner ist, können die Risiken, die es für Ihr Projekt in Bezug auf Personal und andere Ressourcen mit sich bringt, möglicherweise minimal. Wenn es größer als erwartet ist, könnte es ein erhebliches Risiko darstellen.
- Vereinfachung ist ein starker, aber risikoreicher Trend: Es besteht eine größere Chance, Details zu übersehen, die wichtig sein oder werden könnten.
- Sie könnten eine wichtige Person vergessen: Selbst unter den besten Umständen können nicht alle, die Zustimmung oder Transparenz erfordern, mit aufgenommen werden.
- Sie verlassen sich auf die Stärke Ihres Berichts: Jeder Bericht ist nur so nützlich wie die Informationen, die er enthält, und die Maßnahmen, die für das Ergebnis ergriffen werden.
Die Elemente eines Statusberichts innerhalb des Projektrahmens
Um Projektstatusberichte so nützlich und relevant wie möglich zu machen, gibt es wichtige Komponenten, die Sie aufnehmen sollten. Sie können weitere Arten von Informationen hinzufügen, aber dies sind die entscheidenden Elemente, die ein Projektmanager wissen sollte:
- Projektdetails: Listen Sie den Projektnamen und den Projektcode auf, falls zutreffend
- Team: Listet Projektmanager und andere wichtige Teammitglieder auf
- Statusdatum: Fügen Sie Kadenz (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich usw.) hinzu
- Projektzeitplan: Haben Sie alle Meilensteine dieses Zeitraums erreicht?
- Umfang: Hat das Projekt während dieses Zeitraums den Umfang eingehalten?
- Budget: Befindet sich das Projekt im, unter oder über dem Budget?
- Qualität: Dies gilt vielleicht nicht für jeden Bericht in jedem Zeitraum, aber es lohnt sich, dies zu erfassen, wenn es Probleme gibt.
- Abhängigkeiten: Was braucht das Team, um voranschreiten zu können?
- Probleme und Hindernisse: Welche Hindernisse sind in diesem Zeitraum aufgetreten? Beschreiben Sie kurz, worum es sich handelt, was Sie tun, um Abhilfe zu schaffen, und wer dafür verantwortlich ist.
Diese Komponenten können je nach Zielgruppe variieren, aber zumindest sollte der detaillierte wöchentliche Projektstatusbericht diese Elemente enthalten. Darüber hinaus sollte der Projektmanager in der Lage sein, über jede dieser Faktoren zu sprechen, wenn er aufgefordert wird.
Leitfaden zur Erstellung eines Projektstatusberichts
Es ist wichtig, von Anfang an Klarheit über die Projektziele, das Budget, die Meilensteine, die Leistungen und die Teammitglieder zu schaffen.
Auf diese Weise kann ein Projektmanager sicherstellen, dass sich wöchentliche und monatliche Statusberichte immer auf die Mission und Vision des gesamten Projekts fokussieren, auch wenn Mitarbeiter detaillierte Aufgaben auf wöchentlicher Basis erledigen müssen.
Außerdem ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Vorlage von Anfang an eine ausdrückliche Beteiligung und Messung festlegt. Im Laufe eines Projekts können zwar immer kleinere Anpassungen vorgenommen werden, aber die wichtigsten Eckpunkte sollten sich nicht erheblich ändern.
Gleichzeitig können Sie bei Bedarf Erwartungen festlegen und zurücksetzen, wenn unvorhergesehene Umstände eintreten und Aufmerksamkeit erfordern.
Schließlich sollte ein Projektstatusbericht mit anderen geteilt werden können, aber der Projektmanager hat die endgültige Verantwortung.
Projektstatus-Beispiel – alle Vorteile auf einen Blick
Sie können viel Zeit sparen, indem Sie Vorlagen verwenden, um Projektstatusberichte zu erstellen. Natürlich erfordern alle Projektberichte eine Anpassung und Bearbeitung, um die einzelnen Bestandteile des Projekts richtig widerzuspiegeln, aber eine Vorlage kann ein guter Ausgangspunkt sein. Die Verwendung von Vorlagen für Projektstatusberichte hat mehrere Vorteile:
- Kostenlos: Viele Vorlagen sind kostenlos online verfügbar.
- Druckbar: Sie können Berichte in Besprechungen, Huddles und an alle Stakeholder verteilen, die ein ausgedrucktes Exemplar wünschen.
- Professionelles Aussehen: Die Verwendung professionell gestalteter Vorlagen ist für Projektmanager vorteilhaft.
- Sauberes Design: Wie oben erwähnt, sollten Projektstatusberichte leicht zu überfliegen und intuitiv zu interpretieren sein, selbst für diejenigen, die mit dem Projekt weniger vertraut sind.
- Anpassbar: Gute Vorlagen ermöglichen es einem Projektmanager, Felder und Elemente nach Bedarf für jedes Projekt hinzuzufügen und zu entfernen.
- Funktionen für die Zusammenarbeit: Mit webbasierten Vorlagen können alle Teammitglieder auf den Statusbericht zugreifen, damit sie den Stand der Dinge einsehen und bei Bedarf Änderungen vornehmen können.
- Alle Aufgaben an einem Ort: Eine Vorlage ermöglicht es Ihnen, jeden Teil eines Projekts an einem zentralen Ort zu verwalten.
Projektstatusberichtvorlagen
Die Verwendung von Vorlagen für die Erstellung von Projektstatusberichten kann für Projektmanager eine echte Zeitersparnis bedeuten. Es ist jedoch wichtig, dass Projektmanager im Voraus planen und die Vorlage an die Bedürfnisse des gesamten Projekts anpassen. Auf diese Weise kann die Vorlage für den Statusbericht, die Sie zu Beginn eines Projekts erstellt haben, im Laufe dieses Projekts relevant und nützlich bleiben.
Hier finden Sie einige Vorlagen für Projektstatusberichte, die Ihnen den Einstieg erleichtern:
Vorlage für den wöchentlichen Projektstatusbericht – Excel
Wöchentliche Projektstatusberichtsvorlage herunterladen
Dashboard-Vorlage für Projektmanagement – Excel
Vorlage für Projektmanagement-Dashboard herunterladen
Weitere Optionen finden Sie in unserer Sammlung kostenloser Projektberichtvorlagen.
Best Practices für Projektstatusberichte
Um einen möglichst effektiven Projektstatusbericht zu erstellen, der alle Beteiligten über die wichtigsten Projektinformationen auf dem Laufenden hält, berücksichtigen Sie diese Tipps:
- Schreiben Sie einen ersten Entwurf – und korrigieren Sie ihn dann.
- Bearbeiten Sie Ihren Statusbericht nach Bedarf.
- Informieren Sie alle über den Statusbericht und eventuelle Änderungen.
- Bitten Sie um Feedback, wie Sie den besten Überblick über den Projektstatus geben können.
- Halten Sie alle Projektstatusberichte konsistent.
- Berichten Sie über Metriken, die für das Projekt am wichtigsten sind – und für wichtige Stakeholder.
- Verwenden Sie Visualisierungen wie Diagramme und Grafiken, wenn möglich.
- Vermeiden Sie es, zu viele Details hinzuzufügen.
- Machen Sie den Statusbericht jederzeit für alle zugänglich.
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