Ressourcennutzungsdefinition
Die Nutzung wird als die Menge der verfügbaren Zeit eines Mitarbeiters definiert, die für produktive, abrechenbare Arbeit verwendet wird, ausgedrückt als Prozentsatz.
Die Nutzungsrate eines Mitarbeiters ist eine kritische Metrik für die Nachverfolgung von Unternehmen. Es ist ein Messwert der Rechnungseffizienz, die dem Unternehmen hilft, zu verstehen, ob die Rechnungen ausreichend hoch sind, um Kosten plus Betriebskosten zu decken.
Wenn es um das Ressourcenmanagement geht, helfen die Nutzungsraten bei der Prognose, der Ressourcenoptimierung und vielen anderen wichtigen Geschäftsfunktionen. Es ist eine einfache Messung, die große Auswirkungen darauf hat, wie Ihr Unternehmen läuft.
Formel für die Nutzungsrate
Hier ist die Formel, um die Nutzung zu berechnen:
Gesamtrechnungsstunden / verfügbare Gesamtstunden
Sagen wir, wir wollen die Nutzungsrate für Leslie finden, einer Front-End-Entwicklerin in einem Webdesign-Unternehmen. In einer Woche hat sie 40 verfügbare Stunden. Das ergibt 2.080 Stunden pro Jahr. Bei der Annahme, dass sie zwei Wochen Urlaub nimmt, liegen ihre Gesamtstunden für das Jahr bei 2.000.
Jetzt sagen wir, sie rechnet 1.500 Stunden für verschiedene Kundenprojekte während des gesamten Jahres ab. Mit diesem Nutzungsverhältnis können wir ihre Nutzungsrate so berechnen:
1.500 / 2.000 = 0,75
Ihre Nutzungsrate war 75 %. Dies bedeutet, dass Leslie im letzten Jahr 75 % abrechnungsfähig war. Hätte sie alle 2.000 verfügbaren Stunden für die abrechnungsfähige Kundenarbeit abgerechnet, wäre ihre Nutzungsrate 100 % gewesen, aber das passiert fast nie und es ist nicht wünschenswert.
Warum nicht? Da die Mitarbeiter realistischerweise andere Aufgaben haben, die nicht für Kunden in Rechnung gestellt werden können, und die optimalen Nutzungsraten nicht abrechnungsfähige Zeit berücksichtigen müssen.
Leslie ist die Leiterin ihrer Abteilung und ist mit der Ausbildung von Juniorabteilungsmitgliedern betraut ist. Sie ist verantwortlich für die Unterstützung bei den Projektschätzungen. Und sie nimmt sich Zeit für das Mittagessen und (viel benötigte) Kaffeepausen. Keine dieser Funktionen sind abrechnungsfähig, sodass die optimale Nutzungsrate von Leslie die Zeit berücksichtigen sollte, die sie für diese Aktivitäten aufwendet.
Aus diesem Grund legen die meisten Unternehmen die Nutzungsraten für ihre Mitarbeiter so fest, dass sie berücksichtigen, wie viele ihrer verfügbaren Stunden sie aufwenden müssen, um nicht abrechnungsfähige Arbeit zu leisten und wie viele Stunden sie für das Unternehmen in Rechnung stellen müssen, um die Rentabilität zu erhalten.
Die Zielnutzungsraten variieren von Person zu Person und zwischen Positionen. Manager haben in der Regel eine geringere Zielnutzungsrate, während das Front-Line-Personal höhere Raten hat.
In dem Fall von Leslie liegt ihre Zielnutzungsrate bei 75 %. Dies bedeutet, dass mindestens 75 % ihrer verfügbaren Zeit für abrechnungsfähige Arbeiten aufgewendet werden sollten, während nicht mehr als 25 % auf administrative, nicht abrechnungsfähige Überarbeitungen oder Pro Bono-Arbeit entfallen sollten. Solange sie sich an diese Prozentsätze hält oder sie übertrifft, wird ihre Nutzung als effizient angesehen.
Was können Sie von der Nutzungsrate lernen?
Es gibt viele wertvolle Erkenntnisse, die Sie gewinnen können, indem Sie die Nutzungsraten quantifizieren.
Wenn Sie die Nutzungsraten der Mitarbeiter nach Abteilung oder nach Stellenfunktion betrachten, können Sie sehen, wo die Nachfrage am höchsten ist (sie haben die höchsten Nutzungsraten). Dies hilft Ihnen, Chancen zu identifizieren, um das Wachstum des Unternehmens zu fördern, und wo Sie vielleicht Personal aufstocken sollten.
Wenn Sie die Nutzungsraten auf Gewinn auslegen, erhalten Sie Einblicke darin, welche Dienstleistungen am rentabelsten sind.
Beide dieser Einblicke helfen Vertriebsmitarbeitern. Indem Sie wissen, welche Arten von Projekten am profitabelsten sind und welche in die einzigartigen Stärken des Unternehmens spielen, müssen sie keine wertvolle Zeit für Leads verschwenden, die nicht mit der Geschäftsstrategie des Unternehmens übereinstimmen.
Eine Nutzungsquote, die konsistent nahe 100 % liegt, zeigt, dass Sie Ihr Personal überlasten und es vielleicht an der Zeit ist, es aufzustocken.
Eine Nutzungsrate, die konsequent niedrig ist, bedeutet, dass es nicht genug Arbeit in der Pipeline gibt, zu viele Stunden werden für nicht abrechnungsfähige administrative Funktionen verschwendet, oder es kann zeigen, dass Ihr Unternehmen zu viele Freiberufler für Projekte nutzt
Die Nutzungsraten, die in der Regel zu hoch oder zu niedrig sind, sind für Ihr Unternehmen nicht gut und zeigen in der Regel zukünftige Risiken an.
Aber was ist zu hoch? Und was ist zu niedrig? Um das herauszufinden, müssen Sie zuerst die ideale Nutzungsrate für Ihre spezifische Situation kennen.
Was ist eine ideale Nutzungsrate?
Die ideale Nutzungsrate für Ihr Unternehmen saldiert die gezielte Abrechnungsrate mit allen Personalausgaben des Unternehmens sowie der Betriebskosten und Gewinnmarge. Aber wir greifen etwas voraus.
Zunächst müssen wir über organisatorischen Nutzungsraten oder die Kapazitätsauslastungsraten sprechen.
Kapazitätsauslastungsrate
Die Kapazitätsauslastungsrate ist die durchschnittliche Nutzungsrate für jeden Mitarbeiter in der Organisation, die mit dieser Nutzungsformel berechnet werden kann:
Gesamtsumme aller Mitarbeiterauslastungsraten / Gesamtzahl der Mitarbeiter
Wenn wir uns also vorstellen, dass Leslie für ein sehr kleines Unternehmen mit fünf abrechnungsfähigen Mitarbeitern arbeitet, können wir ihre Kapazitätsauslastungsrate wie folgt berechnen:
(75 % + 80 % + 60 % +85 % + 70 %) / 5 =
370 % / 5 = 74 %
(Die ersten fünf Prozentwerte in dieser Formel stellen die Nutzungsraten der fünf Mitarbeiter dar)
Dies bedeutet, dass die durchschnittliche Nutzungsrate des Unternehmens von Leslie 74 % beträgt.
Die Kapazitätsnutzungsrate ist eine wichtige Zahl, denn sie zeigt, wie effizient das gesamte Unternehmen seine verfügbaren Stunden nutzt.
Ein Unternehmen mit einer geringen Kapazitätsauslastungsrate verliert den abrechnungsbaren Wert all dieser Stunden, was viel Geld ist.
Verwenden der Kapazitätsauslastungsrate, um die optimale Abrechnungsrate zu berechnen
Wenn ein Unternehmen herausfinden möchte, was es pro Stunde für alle Arbeitsressourcen berechnen sollte, verwendet es in der Regel diese Formel:
(Ressourcenkosten + Betriebskosten + Gewinnmarge) / Gesamtarbeitsstunden
Nehmen wir an, dass die durchschnittlichen Arbeitskosten im Unternehmen von Leslie 100.000 $ sind, pro Mitarbeiter die Betriebskosten bei 20.000 $ liegen und ihr Ziel eine Gewinnmarge von 20 % ist (120.000 $ x 0,20 = 24.000 $). Angenommen jeder hat 2.000 verfügbare Stunden, können Sie die Abrechnungsrate wie folgt berechnen:
(100.000 + 20.000 + 24.000) / 2.000 =
144.000 / 2.000 = 72
Das Unternehmen von Leslie müsste 72 $ pro Stunde berechnen, um seine Ausgaben zu decken und einen Gewinn von 20 % zu realisieren.
Diese Formel nimmt jedoch an, dass jeder Mitarbeiter eine Nutzungsrate von 100 % hat, und wir haben bereits darüber diskutiert, dass das unrealistisch und nicht wünschenswert ist.
Die Einbeziehung der Kapazitätsauslastungsrate in diese Gleichung gibt eine viel realistischere abrechnungsfähige Zahl:
(144.000 / 2.000) / Kapazitätsauslastungsrate (was 74 % für das Unternehmen von Leslie war, oder 0,74)
(144.000 / 2.000) / 0,74 =
72 / 0,74 = 97,29
Abgerundet ist die optimale Abrechnungsrate, um ihre 20 % Gewinnmarge zu erkennen, 97 $ pro Stunde. Dieser Wert ist höher, da es die anderen 26 % der verfügbaren Stunden des Unternehmens berücksichtigen muss, die nicht abrechnungsfähig sind und damit keine Einnahmen generieren.
Berechnung der idealen Nutzungsrate
Jetzt sind wir bereit, die ideale Nutzungsrate zu verstehen. Obwohl es in Ordnung ist, die Kapazitätsauslastungsrate eines Unternehmens zu nutzen, um eine optimale Stundengebühr auszuarbeiten, wird hier davon ausgegangen, dass die Kapazitätsauslastungsrate gesund ist.
Wie wäre es, wenn die Kapazitätsauslastungsrate von Leslie 50 % anstatt 74 % wäre? Das würde eine optimale Stundenabrechnungsrate von 144 $ anstatt 97 $ ergeben, und das kann mehr sein als die Kunden des Unternehmens pro Stunde bezahlen wollen. Sie würden Ihre Kunden aufgrund Ihres Mangels an abrechnungsfähigen Stunden bestrafen.
Es ist besser, mit einer zielgenauen stundenweisen Abrechnungsrate zu beginnen und dann auf eine ideale Nutzungsquote zurückzuarbeiten, mit der die Ziel-Abrechnungsrate die gewünschte 20 % Gewinnmarge liefert.
Die Formel für die ideale Nutzungsquote ist also:
(Ressourcenkosten + Betriebskosten + Gewinnmarge) / Gesamtarbeitsstunden x Zielabrechnungsrate
Sagen wir, wir wollen eine stundenweise abrechnungsbare Rate von 80 $ erreichen. Mit den Gesamtkosten von vorhin erhalten wir Folgendes:
144.000 / 2.000 x 80 =
144.000 / 180.000 = 0,80
Dies zeigt uns, dass das Unternehmen von Leslie in der Lage ist, alle ihre Ausgaben zu decken, plus einen Gewinn von 20 % zu erzielen, wenn es eine Kapazitätsauslastungsrate von 80 % erzielt und den Kunden 80 Dollar pro Stunde berechnet.
Jetzt könnten Sie sich fragen, wie sie ihre Nutzungsraten erhöhen können?
Wie Sie die Auslastungsraten erhöhen
Um die Kapazitätsauslastungsrate eines Unternehmens zu erhöhen, müssen Sie all ihre Mitarbeiterauslastungsraten erhöhen, da die Kapazität ein Durchschnitt der Personen ist.
Ein guter erster Schritt besteht darin, die Basiswerte für jeden Mitarbeiter festzulegen, wie wir bereits besprochen haben. Falls Sie sich erinnern, ist die Auslastung von Leslie 75 %, was ihr einige Zeit für nicht abrechnungsfähige Verwaltungsarbeit ermöglicht.
Es ist wichtig, dass Sie diese Zielauslastungsraten mit jedem Mitarbeiter und seinen Managern teilen. Es ist unmöglich, ein Ziel zu erreichen, wenn Sie nicht wissen, was das Ziel genau ist. Ermöglichen Sie den Mitarbeitern, die Verantwortung für ihre Auslastungsrate zu übernehmen, und bestrafen Sie nicht die Mitarbeiter, die ihre Zielrate nicht erreichen (es sei denn, es ist aufgrund von Vernachlässigung). Es ist wahrscheinlich nicht deren Fehler, wenn es nicht genug abrechnungsfähige Arbeiten gibt, die in Rechnung gestellt werden können.
Belohnen Sie stattdessen Mitarbeiter, die Ihre Auslastungsziele erreichen oder überschreiten. Mitarbeiter, die positiv motiviert sind, ihre Ziele zu erreichen, übernehmen eine aktivere Rolle im Unternehmen. Sie können sogar so weit gehen, zu versuchen, mehr Geschäfte abzuschießen, um die abrechnungsfähigen Stunden zu steigern. Im Idealfall sollten Ihre Mitarbeiter die Zielauslastungsraten als aufregende Herausforderung sehen, und nicht als Belastung.
Verwenden Sie Zeitverfolgungssoftware
Es gibt viele Vorteile, um Zeitverfolgungssoftware zu verwenden, um abrechnungsfähige Stunden nachzuverfolgen, solange das Tool einfach zu verwenden ist. Es ist möglich, dass Ihre Mitarbeiter bereits mit höheren Preisen abrechnen, aber weil die Zeiterfassung so aufwändig ist, rechnen sie ihre Stunden entweder nicht genug oder ungenau ab. Oder vielleicht werden einige ihrer Stunden aufgrund von schlechtem Softwaredesign und Implementierung falsch kategorisiert.
Zeitverfolgungssoftware macht den Prozess ideal so einfach und so genau wie möglich. Sobald Ihre Mitarbeiter ihre Stunden präzise erfassen, können Sie feststellen, dass Ihr Unternehmen besser läuft als Sie denken.
Minimieren Sie nicht abrechnungsfähige Zeit
Das ist wichtig. Wie bereits erwähnt, braucht jedes Unternehmen einige nicht abrechnungsfähige Zeit, die im Zeitplan integriert ist, aber zu viel nicht abrechnungsfähige Zeit ist ein Hinweis auf Verschwendung. Dies kann ein Hinweis auf Folgendes sein:
- Sie verfügen nicht über ausreichende abrechnungsfähige Arbeiten, um Ihre Pipeline zu füllen, und Mitarbeiter drehen Däumchen
- Es gibt Ineffizienzen in internen Prozessen, die zu übermäßiger administrativer Zeit führen.
- Manager müssen zurück an die Front und mehr abrechnungsfähige Arbeit übernehmen
- Die verfügbare Schulungszeit bereitet Junior-Team-Mitglieder nicht ausreichend auf die Bewältigung der verfügbaren Arbeitslast vor
Wir wissen bereits, dass die verfügbare Zeit eine begrenzte Ressource ist. Wenn zu viel davon von nicht abrechnungsfähiger, administrativer Arbeit eingenommen wird, verfälscht es die Verfügbarkeit Ihres Teams und die Wahrnehmung der Anzahl der Stunden, die für zahlende Arbeit aufgewendet werden könnten.
Dies kann zu katastrophalen Folgen führen, wie zum Beispiel, wenn sie für einen wahrgenommenen Mangel an Arbeitskapazität abgelehnt werden, und den Rückstand der abrechnungsfähigen Arbeiten weiter verschlimmern, die Ihre Nutzungsraten erhöhen könnten.
Aus dieser Perspektive kann die Reduzierung von verschwendeten nicht abrechnungsfähigen Stunden einen positiven Feedback-Kreislauf schaffen, der die Auslastungsraten ansteigen lässt.
Es gibt eine bessere Möglichkeit
Der beste Weg, um Ihre Auslastungsraten zu optimieren, ist es, gute, genaue Informationen zu sammeln. Wenn Sie sich über Ihre historischen Auslastungsdaten informieren, können Sie vergangene Trends verstehen. Diese Einblicke können dann verwendet werden, um die Auslastung genauer zu prognostizieren, sodass Sie vorausplanen und smartere Entscheidungen über Ihre Geschäftspipeline treffen können.
10,000ft von Smartsheet bietet leistungsstarke Reporting-Tools, die dazu beitragen, die Ressourcennutzung Ihres Unternehmens zu verstehen und einen festen Überblick über umsetzbare Schritte zu erhalten, die Sie ergreifen können, um ihre Auslastungsraten zu erhöhen (oder zu verringern).
Sprechen Sie mit unserem Ressourcenmanagement-Team, um zu erfahren, wie 10,000ft von Smartsheet Ihnen helfen kann, Ihre Ressourcen effektiver zu verwalten und die Auslastung Ihres Teams zu maximieren.