Was ist Projekt-Cashflow?
Der Projekt-Cashflow bezieht sich auf den ein- und ausgehenden Cashflow eines Unternehmens in Bezug auf ein bestimmtes bestehendes oder potenzielles Projekt. Der Projekt-Cashflow umfasst die Einnahmen und Kosten für ein solches Projekt.
Im Folgenden finden Sie einige Grundprinzipien des Projekt-Cashflows:
- Er ist ein entscheidender Teil der Finanzplanung in Bezug auf die aktuellen oder potenziellen Projekte eines Unternehmens, die keinen Anbieter oder Lieferanten erfordern.
- Experten bezeichnen manchmal den Projekt-Cashflow als relevanten Cashflow. Das bezieht sich auf die Zeit, wenn ein Unternehmen noch entscheidet, ob sich der Zeitaufwand für ein Projekt lohnt. Um den relevanten Cashflow eines Projekts zu berechnen, analysiert ein Unternehmen die Mittelzu- und -abflüsse, die auftreten würden, wenn es sich für die Annahme des Projekts entschließt. Bei Projekt-Cashflow-Analysen sollten Sie alle laufenden und nicht relevanten Kosten wie Büromiete oder regelmäßige Gehälter ausschließen.
- Ihre Projekt-Cashflow-Prognose sollte mindestens monatliche Zeitintervalle beinhalten, um projektbezogene Kosten und Einnahmen anzuzeigen und zu sehen, wann Sie diese Kosten und Einnahmen erzielen.
- Wie bereits erwähnt, sind Projekt-Cashflow-Analysen weniger wichtig, wenn Sie keine externen Anbieter oder Lieferanten einsetzen, denn ohne externe Verträge entstehen bei einem Projekt keine externen Kosten. Dennoch kann auch ein Projekt ohne Auftragnehmer von einer Projekt-Cashflow-Analyse profitieren, da der Prozess Ihrem Unternehmen hilft, die für das Projekt verwendeten Ressourcen zu quantifizieren.
- Die Unternehmensleitung sollte eine Projekt-Cashflow- und Kosten-Nutzen-Analyse genehmigen, bevor sich ein Unternehmen für ein Projekt entscheidet.
- Der Projektmanager sollte die Cashflow-Prognosen eines Projekts regelmäßig mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen. Sie sollten den Plan dann entsprechend anpassen.
So berechnen Sie den Projekt-Cashflow
Der Cashflow eines Projekts lässt sich mit einer einfachen Formel berechnen: Nehmen Sie den durch das Projekt erzeugten finanziellen Nutzen, und ziehen Sie die durch das Projekt verursachten Kosten ab. Berücksichtigen Sie keine fixen Betriebskosten oder anderen Einnahmen bzw. Kosten, die nicht spezifisch mit einem Projekt zusammenhängen.
Weitere Informationen zur Erstellung von Cashflow-Rechnungen allgemein für ein Unternehmen finden Sie in unserem Leitfaden zu den Grundlagen des operativen Cashflows mit Tipps, Formeln und Beispielen: The Basics of Operating Cash Flow: Tips, Formulas, and Examples.
Beispiel für eine Projekt-Cashflow-Analyse
Um Ihre eigene Projekt-Cashflow-Rechnung zu erstellen, kann ein Beispiel hilfreich sein. Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für eine Projekt-Cashflow-Rechnung für ein hypothetisches Projekt.
Sie können die folgende Vorlage verwenden, um eine Projekt-Cashflow-Rechnung zu erstellen. Die Vorlage enthält Platz für die Eingabe von Einnahmen und Ausgaben und ermöglicht Ihnen die Nachverfolgung des Cashflows für ein Projekt über zwölf Monate. Sie können die Vorlage kostenlos herunterladen und an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Vorlage für den Projekt-Cashflow herunterladen
Projekt-Cashflow-Prognose
Eine Projekt-Cashflow-Prognose enthält Kostenschätzungen für ein Projekt sowie einen Zeitplan dafür, wann diese Kosten entstehen. Diese Prognose zeigt auch die Einnahmen für das Projekt und einen Zeitplan dafür, wann Sie diese Einnahmen erhalten.
Im Folgenden finden Sie einige hilfreiche Empfehlungen für die Nachverfolgung von Projektausgaben:
- Prognosekalender erstellen: Ordnen Sie Ihre Prognose nach den verschiedenen Phasen eines Projekts, und führen Sie dann die Angaben zu Ihrem Projektstrukturplan (PSP) für jede Phase auf. Alle Kostenangaben müssen außerdem die dazugehörigen Projektcodes enthalten.
- Zahlungsfristen berücksichtigen: Geben Sie unbedingt die Zahlungsfristen für Anbieter oder Lieferanten ein.
- An Anbieter-/Lieferantenbedingungen orientieren: Die Zahlungsfristen werden in den Vertragsbedingungen eines Lieferanten klar definiert. Verwenden Sie diese Informationen für Ihren Kalender.
- Echte Kosten eines Projekts herausstellen: Berücksichtigen Sie auch die Lohn- und Gehaltskosten für ein Projekt und andere geschätzte Kosten, um ein genaueres Bild der Gesamtkosten des Projekts zu erhalten.
Für die Einnahmen aus Ihrem Projekt sollten Sie Ähnliches beachten. Geben Sie z. B. die Fristen von Kundenzahlungen an Ihr Unternehmen ein. Weitere Informationen zu Cashflow-Prognosen für ein ganzes Unternehmen (nicht nur für ein einzelnes Projekt) finden Sie in unserer Einführung zu Cashflow-Prognosen: How to Create a Cash Flow Forecast, with Templates and Examples.
Projekt-Cashflow-Analyse
Anhand einer Projekt-Cashflow-Analyse können Sie die mit einem bestehenden oder potenziellen Projekt zusammenhängen Mittelzu- und -abflüsse genauer betrachten. Die Analyse befasst sich auch mit Opportunitätskosten, also dem Geldbetrag, den Ihr Unternehmen durch den Start eines Projekts verliert.
Im Folgenden sind einige Details aufgeführt, die Sie bei einer Projekt-Cashflow-Analyse berücksichtigen sollten:
- Versunkene Kosten: Dies sind Kosten, die Ihrem Unternehmen entstehen, unabhängig davon, ob Sie ein Projekt annehmen oder nicht. Versunkene Kosten beziehen sich in der Regel auf die Fixkosten, die Ihnen durch den Unternehmensbetrieb entstehen, wie z. B. Miete, Gesamtabrechnung, Forschung und Entwicklung sowie andere Ausgaben.
- Erstinvestitionen: Diese Investitionen beziehen sich auf die Barauslagen für die Ausrüstung und auf andere Vermögenswerte, die Sie für die Durchführung eines Projekts benötigen.
- Relevante Cashflows: Dies sind die Einnahmen und Kosten, die durch ein Projekt entstehen. Dazu gehören:
- Inkrementelle Cashflows: Dies bezeichnet alle Mittelzu- und -abflüsse, die sich aus einem Projekt ergeben, einschließlich Zahlungen an Lieferanten und Mietverträge für Ausrüstung.
- End-Cashflow: Dieser Begriff bezeichnet Einnahmen aus der Ausrüstung, die Sie für ein bestimmtes Projekt kaufen und verwenden.
- Opportunitätskosten: Dies bezeichnet den Geldbetrag, den Ihr Unternehmen durch den Start eines Projekts verliert. Beispielsweise kann die Teilnahme an einem Projekt, das ein Jahr lang läuft, eine Investition von $ 50.000 für neue Ausrüstung erfordern. Bringt eine anderweitige Investition dieses Betrags Ihnen $ 10.000 netto ein, werden diese $ 10.000 in Ihre Opportunitätskosten einbezogen.
Vorteile von Projekt-Cashflow-Analysen und wann sie besonders wichtig sind
Durch Projekt-Cashflow-Analysen können Unternehmen leichter potenzielle Cashflow-Probleme erkennen, die in Verbindung mit einem potenziellen Projekt entstehen könnten. Die Analysen können unter anderem darauf hinweisen, dass Sie sich übernehmen, d. h., dass Sie zu viele Ausgaben auf sich nehmen, bevor das Projekt überhaupt Einnahmen abwirft.
Zu den primären Vorteilen von Projekt-Cashflow-Analysen gehören die folgenden:
- Sie helfen Ihrem Unternehmen, sich nicht zu übernehmen, insbesondere bei großen Projekten wie Bauprojekten, bei denen Ihre Barauslage oft den erwarteten Einnahmen erheblich vorangeht.
„Wenn Sie wissen, dass Sie einen Auftrag mit einem Budget von einer Million Dollar durchführen müssen und dieser 400.000 bis eine halbe Million Dollar an Material kostet, fragen Sie sich: ‚Habe ich genug in der Pipeline, um diese Materialien zu finanzieren?‘“, sagt T. J. Liles-Tims, Partner und Mitbegründer von BVFF Partners, einem Unternehmen für Unternehmensbewertung und Finanzforensik in Oklahoma City. „Oder muss ich zu meiner Bank gehen und einen Kreditrahmen einrichten, um meinen Materialkauf zu finanzieren?“
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Tracey Bissett, Präsidentin von Bissett Financial Fitness mit Sitz in Toronto, arbeitet mit Unternehmern zusammen, um ihnen beim Verstehen und Anwenden verschiedener Finanzprognosen zu helfen. Laut Bissett ist es für neue Unternehmen besonders wichtig, diese Cashflow-Probleme zu erkennen.
„Cashflow-Probleme sind eine ernsthafte Angelegenheit, insbesondere wenn jemand ein Unternehmen aufbaut“, so Bissett. „Ein Projekt mit zahlreichen Cashflow-Problemen kann ein Unternehmen zerstören.“ - Analysen helfen Ihnen, das Bezahlen der Projektausgaben mit anderen Unternehmenseinnahmen zu vermeiden.
„Man übernimmt sich und setzt die Preise zu niedrig an. Dann verwendet man das Geld eines neuen Kunden, um die Ausgaben für ein anderes Projekt zu bezahlen“, sagt Courtney Barbee, leitende Geschäftsführerin und Inhaberin von The Bookkeeper, einem Buchhaltungs- und Beratungsunternehmen in North Carolina. Sie fährt fort: „Das kann zu großen rechtlichen und Cashflow-Problemen führen.“- Projekt-Cashflow-Analysen helfen Ihnen auch bei Projektverträgen mit hohen Vorauszahlungen. „Wir sehen dies[e Art von Engagement im Voraus] bei großen Marketingverträgen, bei denen ein Unternehmen für Anzeigenkäufe für seinen Kunden oder für die Auslagerung von Arbeit an einen Subunternehmer verantwortlich ist“, so Barbee.
- Analysen helfen Ihnen auch bei Projekten, die seltener bezahlen. „Wir sehen dies[es Problem] bei vielen öffentlichen Ausschreibungen. Ein Unternehmen möchte das niedrigste Angebot abgeben, damit es den Auftrag bekommt. Die Regierung zahlt jedoch erst 45 Tage nach Erhalt der Rechnung. Es steht also eine Menge Geld für ein Unternehmen auf dem Spiel“, sagt Barbee.
- Analysen können das Selbstvertrauen steigern und Stress reduzieren. Laut Bissett können Sie sogar einfache Analysen mit Bleistift und Papier durchführen, um Gewissheit zu haben: „Wir versuchen nicht, die Buchhaltung durch eine Projekt-Cashflow-Prognose zu ersetzen. Wir erstellen keine hochgenauen Finanzunterlagen. Wir versuchen, in die Zukunft zu schauen und sie so gut wie möglich vorherzusagen. Das macht den Kunden zuversichtlicher.“
„Dies reduziert das Stressniveau so weit, dass ein Kunde sagen kann: ‚Jetzt kann ich mein potenzielles Problem quantifizieren und in Angriff nehmen, bevor es mich trifft.‘ Das ist wunderbar.“
Laut Bisset „beginnen [die Kunden], anders über ihr Unternehmen zu denken“, sobald sie die Vorteile von Cashflow-Analysen und schnellen Projekt-Cashflow-Analysen erkennen. „Ihre Sichtweise verändert sich komplett.“
Probleme, die eine Projekt-Cashflow-Analyse aufzeigen kann
Projekt-Cashflow-Analysen können potenzielle Probleme hervorheben und Ihnen Zeit geben, sich mit diesen zu befassen. Zu den Problemen gehört womöglich, dass zu viele Rechnungen gleichzeitig fällig sind oder dass Kunden früher bezahlen müssen.
Im Folgenden lernen Sie die wichtigsten Möglichkeiten kennen, wie Projekt-Cashflow-Analysen Ihnen bei der Anpassung an potenzielle Probleme helfen:
- Ändern Ihres Bestandskaufzeitplans: Die Analysen helfen Ihnen, Ihre Bestandskäufe über einen längeren Zeitraum zu verteilen, damit Sie nicht große Beträge auf einmal zahlen müssen.
- Staffeln anderer Käufe oder Zahlungsaufforderungen: Mit Cashflow-Analysen können Sie andere Rechnungen staffeln und sie auf mehrere Monate aufteilen.
- Staffeln anderer großer Zahlungen: Dadurch können Sie auch andere große Zahlungen staffeln, die fällig sind (z. B. vierteljährliche Steuern oder Jahresversicherungen).
- Aufzeigen der Notwendigkeit von Kundenanzahlungen: Cashflow-Analysen können verdeutlichen, wann Ihr Projekt eine größere Anzahlung von einem Kunden benötigt. Außerdem können sie auf Fälle hinweisen, in denen Folgezahlungen früher fällig werden sollten. Laut Barbee ist das Verlangen von Anzahlungen oder anderen Arten von finanziellen Leistungen im Voraus „eine gute Möglichkeit, einem Kunden Ihre Erwartungen zu vermitteln“. Wie ein Kunde auf solche Anforderungen reagiert, zeigt auch, wie ernst ihm das Projekt ist. „Wenn ein Kunde sich auf keine Verpflichtungen einlassen möchte, kann das ein Alarmsignal sein“, sagt sie.
- Ändern der Kaufbedingungen: Cashflow-Analysen geben Ihnen die Möglichkeit, die Kaufbedingungen für einige Materialien zu ändern, um dabei Zahlungen über einen längeren Zeitraum aufzuteilen.
- Aufzeigen der Notwendigkeit eines Kredits: Cashflow-Analysen machen Sie auf einen niedrigen Bargeldbestand aufmerksam und geben Ihnen Zeit, sich einen Kredit zu günstigen Bedingungen zu sichern.
Tipps und Best Practices für projektbasierte Cashflow-Analysen
Experten empfehlen eine Reihe von Best Practices für die Durchführung effektiver Projekt-Cashflow-Analysen. Dazu gehört das Ermitteln projektspezifischer Ausgaben und Einnahmen.
Im Folgenden sehen Sie einige Best Practices für die Erstellung projektbasierter Cashflow-Analysen:
- Variable Ausgaben in Zusammenhang mit einem Projekt ermitteln und trennen: Viele Organisationen sind bei der Trennung der Ausgaben in Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt nicht vorsichtig genug. „Organisationen neigen stark dazu, den Warenaufwand mit den Gemeinkosten in einen Topf zu werfen“, sagt Barbee. Wenn Sie beides zusammenlegen, können Sie „nicht zwischen variablen Kosten und Fixkosten unterscheiden. Sie müssen sie zuerst entwirren.“
- Sich der fünf Phasen der Projektkosten bewusst sein: In Projekt-Cashflow-Analysen sind Kosten nur dann echte Kosten, wenn Sie sie bezahlt haben. Dieser Art von Kosten gehen vier Phasen voran: wenn Sie die Kosten im Budget einplanen, wenn Sie sich für den Kauf entscheiden, wenn Sie den Kauf tatsächlich tätigen und Materialien liefern lassen und wenn Ihnen der Kauf in Rechnung gestellt wird.
- Inkrementell oder meilensteinbasiert abrechnen: Dies bedeutet, dass nach Erreichen eines Meilensteins in einem Projekt dem Kunden jeweils der entsprechende Teil der Arbeit in Rechnung gestellt wird. Auf diese Weise erhalten Sie während des gesamten Projektzeitraums kleinere, häufigere Zahlungen und steigern so Ihren Cashflow.
Diese Art der Abrechnung bedeutet auch, die Stunden zu ermitteln und nachzuverfolgen, die Ihre Mitarbeiter in ein Projekt investieren. Auch wenn Ihr Unternehmen keinem externen Lieferanten für projektbezogene Arbeit etwas schuldig ist, empfiehlt es sich dennoch zu wissen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für ein Projekt aufwenden. Barbee empfiehlt, diese Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter im Blick zu behalten, „auch wenn Sie nur einen Pauschalpreis für ein Projekt berechnen. Auf diese Weise entwickeln Sie ein besseres Verständnis der Analysen.“ - Einem Projekt Kredite und Zuschüsse zuordnen: Sie können Kredite oder staatliche Zuschüsse für ein Projekt erhalten. Diese Einnahmen sowie jegliche Zinsen für die Kredite sollten Sie den Einnahmen bzw. Kosten dieses Projekts zuordnen.
- Nehmen Sie eine genaue Schätzung der erwarteten Mitarbeiterstunden vor: Laut Bissett erledigen Firmeninhaber und Projektmanager mit fundiertem Fachwissen in einer Branche bestimmte Aufgaben oft viel schneller als andere Mitarbeiter des Unternehmens. Folglich unterschätzen Eigentümer und Projektmanager womöglich, wie lange Mitarbeiter benötigen, um solche Aufgaben für Kunden zu erledigen.
„Wenn die Firmeninhaber ihre Arbeit ausgezeichnet machen und eine Stunde dafür brauchen, schätzen sie für ihr Team den Zeitaufwand ebenfalls auf eine Stunde“, so Bissett. „Oftmals ist das Team aber nicht genau so leistungsfähig. Führungskräfte unterschätzen also den tatsächlichen Arbeitsaufwand.“
Projekt-Cashflow-Analysen im Projektmanagement
Projekt-Cashflow-Analysen sind ein entscheidender Bestandteil des Projektmanagements. Durch den Prozess verstehen Sie (und steuern bis zu einem gewissen Grad), wann Sie über das Geld verfügen, das Sie benötigen, um die verschiedenen Phasen eines Projekts abzuschließen.
Rahmenprojekt-Cashflow-Analysen mit Smartsheet für das Projektmanagement
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