Was ist ein IT-PMO?
Ein Informationstechnologie-Projektmanagementbüro (IT-PMO) sorgt für die Projektaufsicht und die Einhaltung von Regeln, um technologiebezogene Projekte effektiv zu verwalten. Das IT-PMO ist der Hüter von Best Practices, Prozessen, Ressourcen und relevanten Tools für das Projektmanagement (PM).
In vielen Unternehmen haben die PMOs ihren Ursprung in den IT-Abteilungen; Der Grund dafür ist, dass eine beträchtliche Anzahl von IT-Projekten eine Struktur erfordert. Projekte, die den Lebenszyklus der Softwareentwicklung („Software Development Lifecycle“, SDLC) durchlaufen – in dem Planung, Anforderungsermittlung, Design, Entwicklung, Tests, Einführung/Implementierung und Projektabschluss integrale Bestandteile sind – erfordern beispielsweise eine IT-bezogene Struktur. Das IT-PMO, das häufig von einem Chief Information Officer (CIO) geleitet wird, wendet moderne Projektmanagement- und Portfoliomanagement-Praktiken an und konzentriert sich dabei auf die Projektkosten, den Zeitplan und die Ressourcenzuweisung.
Das PMO, nicht zu verwechseln mit dem Product Management Office, ist auch unter den Bezeichnungen Program Management Office, Project Support Group, Project Management Center of Excellence (PMCOE), Project Office oder Project Portfolio Management Office bekannt. In vielen Unternehmen wird das PMO über die IT hinaus auch als Enterprise Program Management Office (EPMO) oder Project Portfolio Management Office (PPMO) bezeichnet.
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Was ist die Abkürzung für PMO in der IT-Branche?
Das Projektmanagementbüro (PMO) wird als IT-PMO bezeichnet, wenn es sich auf technologiebezogene Projekte konzentriert.
Was ist der Unterschied zwischen einem PMO und einem PM?
Ein PMO bietet die Aufsicht und Anleitung für Projektmanagement-Prozesse, Best Practices-Methoden, Projektumfang und Risikomanagement im Zusammenhang mit mehreren Projekten. Laut dem Project Management Institute (PMI) „ermöglichen PMOs den strategischen Wandel in Organisationen.“
Im Gegensatz dazu ist PM ein Fachbereich innerhalb des PMO, der ein Projekt von der Idee bis zum Abschluss verwaltet und sich dabei auf Zeit und Budget konzentriert. Sobald ein Unternehmen ein Projekt genehmigt und geplant hat, kümmert sich der Projektmanager um dessen Umsetzung.
Was sind die verschiedenen Arten von PMOs?
PMOs gibt es in vielen verschiedenen Formen, je nach Unternehmensgröße, Geschäftsanforderungen und strategischen Zielen. Sie können nach außen oder nach innen gerichtet sein, um verschiedene Beteiligte oder Kunden zu unterstützen. Einige helfen bei der Standardisierung von Prozessen und der gemeinsamen Nutzung von Wissen und Tools, während andere die Ausrichtung von Projekten auf die Ziele eines Unternehmens übernehmen.
Hier sind die Methoden, mit denen Unternehmen ein internes PMO organisieren:
- Individuelles PMO: Diese unterstützen die Planung, Dokumentation und Durchführung einzelner Projekte.
- Abteilungs- oder Arbeitsgruppen-PMO: Sie integrieren und koordinieren mehrere Projekte, um die Ziele einer bestimmten Abteilung zu erreichen. Das IT-PMO ist ein Beispiel für ein Abteilungs-PMO.
- Unternehmens-PMO: Strategische Projektplanung auf hoher Ebene, die die Unternehmensstrategien und organisatorischen Ziele mit der Ressourcenzuweisung und dem Kapazitätsmanagement für das unternehmensweite Projektmanagement in Einklang bringt.
Je nachdem, welches Maß an Kontrolle und Einfluss Ihr Unternehmen benötigt, gibt es drei Arten von PMOs:
- Unterstützende PMOs: Ein unterstützendes PMO bietet das geringste Maß an Kontrolle. Das unterstützende PMO fungiert als Informationsspeicher für Projektmanagement-Fachwissen, Vorlagen, Tools, Schulungen und Management-Frameworks.
- Kontrollierende PMOs: Das kontrollierende PMO führt mehr Compliance-Anforderungen oder Kontrollen für Projekte ein. Es verlangt die Einführung bestimmter Arbeitsinstrumente, Vorlagen und Governance-Anforderungen.
- Leitende PMOs: Leitende PMOs statten Projekte mit vollständigen Kontrollrichtlinien, Governance, Compliance und Management aus.
IT-PMO versus Enterprise-PMO
Viele Unternehmen haben zwei verschiedene PMO-Strukturen. Ein IT-PMO ist eine IT-Einheit, die alle IT-bezogenen Projekte verwaltet. Im Gegensatz dazu bietet ein Business PMO oder Enterprise PMO (EPMO) ein funktionsübergreifendes Projektmanagement für mehrere Abteilungen wie Buchhaltung, Personalwesen, Produktion, Marketing und Logistik.
Warum ist ein IT-PMO wichtig?
Da Unternehmen bestrebt sind, mit dem schnellen Wachstum und den technologischen Veränderungen in allen Geschäftsbereichen Schritt zu halten, bietet das IT-PMO relevante, verfügbare und bewährte Unterstützung. Eine IT-PMO-Initiative wird in der Regel zu einer Unternehmenspriorität, wenn eine der folgenden Situationen eintritt:
- Zielsetzungen und Ziele werden nicht erreicht.
- Wichtige Geschäftsereignisse, wie Fusionen oder Übernahmen.
- Wichtige Meilensteine treten ein, wie z. B. Y2K.
- Das Management wünscht sich mehr Kontrolle und Transparenz.
- Projekte scheitern ständig.
- Die Kosten werden unüberschaubar und beeinträchtigen den Umsatz.
- Es fehlen standardisierte PM Best Practices und Entscheidungsrahmen.
- Es entstehen Probleme bei der Ressourcenzuweisung.
- Es besteht die Notwendigkeit, ein Gleichgewicht zwischen Governance und den Anforderungen der Projektdurchführung herzustellen.
Ein IT-PMO ist die Organisationsstruktur, die die PM-Strategie entwickelt und alle Aspekte des IT-Projektmanagements implementiert. Die PMO-Prozesse stellen Folgendes sicher:
- Mitarbeiter und Aktivitäten sind auf die Ziele abgestimmt.
- Die Projekte liegen im Plan, in der Zeit und unter dem Budget.
- Das Unternehmen konzentriert sich auf die richtigen Projekte.
- Das Unternehmen mildert Risiken ab.
- Die Auswirkungen auf Kunden und Beteiligte sind klar.
- Das Unternehmen teilt die Ressourcen richtig ein.
- Die Abhängigkeiten zwischen den Projekten sind klar.
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Die Struktur eines IT-PMO
Die Strukturierung eines effektiven IT-PMOs erfordert einen flexiblen, organisierten und strategisch ausgerichteten Prozess. Außerdem kommt es darauf an, die richtigen Mitarbeiter einzustellen, zu schulen, zu betreuen und mit ihnen zu kommunizieren.
IT-PMOs benötigen oft die Unterstützung der IT-Abteilung, des PMO-Direktors oder -Managers, von IT-Projektmanagern, Softwareingenieuren, Datenanalysten, Change Managern, Schulungspersonal und Support-Mitarbeitern. Der Umfang eines Projekts bestimmt, welche Fähigkeiten und Teammitglieder am besten geeignet sind.
IT-PMO-Rollen
Unter der Leitung eines PMO-Direktors oder -Managers sollten die Mitarbeiter die strategischen Ziele ergänzen. Im Allgemeinen sollten die Kandidaten strategisch denken, finanziell versiert, organisiert, flexibel und prozessorientiert sein. Darüber hinaus sollten die Mitglieder des PMOs Teamarbeit und Kommunikation beherrschen.
Was ist die Rolle eines PMO in der IT-Branche?
Ein IT-PMO ist so strukturiert, dass es Leitlinien, Zeitpläne, Ressourcen und Werkzeuge bereitstellt, um Projekte zum Erfolg zu führen. Das Büro verwaltet in der Regel mehrere Projekte auf einer strategischen Ebene.
Die ausgereiftesten PMOs bieten die folgenden Leistungen:
- Unterstützung: Ein PMO ermöglicht es Teams, erfolgreich zu sein, indem es Bürokratie abbaut und Erwartungen steuert. Außerdem bietet es Schulungen, Coaching und Mentoring an.
- Wissen: Effizienz entsteht durch den Austausch von Wissen darüber, was funktioniert hat und was nicht. Ein PMO zentralisiert das Wissen für Wiederholbarkeit.
- Historie und Nachvollziehbarkeit: Ein PMO verwaltet historische Aufzeichnungen und laufende Dokumentationen in einem transparenten und zugänglichen Format, um zukünftige Entscheidungen zu unterstützen.
- Governance: Ein PMO gewährleistet die Rechenschaftspflicht auf allen Ebenen durch eine angemessene Personalausstattung, Programmstrukturierung und Auditierung.
Weitere Informationen zu den Kernfunktionen eines PMO finden Sie im „PMO Core Functions Solution Guide.“
Merkmale eines hervorragenden IT-PMOs
Auch wenn die Komplexität eines IT-PMOs von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist, bleiben die Elemente für den Erfolg konstant. IT-PMOs sind dann erfolgreich, wenn eine effiziente Struktur und eine hochwertige Führung zusammenkommen. Hier sind einige der Merkmale eines guten IT-PMOs:
- Passt sich den Unternehmensstrategien an und konzentriert sich auf die Prozessverbesserung
- Reagiert auf Veränderungen und Strategieverschiebungen
- Gibt Informationen und Best Practices weiter und kontrolliert die Prozesse
- Stellt Vorlagen, Tools und Ressourcen zur Verfügung
- Fördert Training, Mentoring und Coaching für Spitzenleistungen
- Verfügt über technischen Scharfsinn
- verfügt über PMI-zertifizierte Mitarbeiter
Schließlich gewinnt ein hervorragendes IT-PMO die Unterstützung des gesamten Unternehmens, indem es Transparenz über die Projektaktivitäten, die Ergebnisse und die kontinuierliche Verbesserung herstellt.
IT-PMO-Prozesse und -Strategie
IT PMOs bestehen aus talentierten Mitarbeitern, die von einem bewährten Prozess und einer auf das Unternehmen abgestimmten Strategie profitieren. IT PMOs bieten Meilensteine, definierte Prozesse, Tools und Kommunikation, die die Zusammenarbeit, die gemeinsame Vision und den Erfolg fördern. Sie erkennen auch Schwierigkeiten und reagieren darauf, indem sie Fehler beheben und den Kurs ändern, wenn dies erforderlich ist.
Als Teil eines übergeordneten Ziels der Kosteneinsparung und Effizienz ist ein IT-PMO ein Katalysator für die effiziente Nutzung von Ressourcen, optimale Kommunikation und eine erhebliche Fehlerreduzierung. Durch wiederholbare Prozesse und gemeinsame Informationen verbessert ein IT-PMO Projekte, so dass ein Unternehmen pünktliche und gut budgetierte Lieferungen erzielen kann.
Es gibt viele Methoden und Frameworks, die ein IT-PMO übernehmen und propagieren kann, darunter die folgenden:
Einen vollständigen Leitfaden zu Projektmanagement-Methoden finden Sie in „Wie Sie die richtige Projektmanagement-Methode auswählen“
IT-PMO Metriken
Großartige PMOs messen die Ergebnisse und verbessern sich kontinuierlich – dies ist wichtig, um den Wert der Abteilung zu beweisen und das Stigma der Kostenstelle zu vermeiden. Da die Verbesserung ein ständiger Faktor in der PMO-Strategie ist, ist die Auswahl der richtigen Messgrößen entscheidend.
Messungen liefern den Beweis, dass die Dinge so funktionieren, wie sie sollten, aber sie zeigen auch Verbesserungsmöglichkeiten auf. KPIs sowie Maßnahmen, die die Auswirkungen auf die Mitarbeiter und die Unternehmenskultur bewerten, sind unerlässlich. Hier sind einige notwendige IT-PMO-Messungen:
- Statistische Analyse: Sie gibt Aufschluss darüber, wie PMO-Prozesse die Ergebnisse, Zeitpläne und Leistungen verbessern. Hier einige Beispiele für Statistiken, die ein IT-PMO messen sollte:
- Anzahl der in einem Jahr abgeschlossenen PMO-verwalteten Projekte im Vergleich zu den nicht PMO-verwalteten Projekten
- Geschätzte Kosten und Ressourcenzuweisung im Vergleich zu den tatsächlichen Kosten für die Ergebnisse
- Auswirkungen auf Meilensteine/Zeitpläne
- Investitionsrendite („Return on investment“, ROI)
- Befragung von Teammitgliedern: Berücksichtigen Sie die Beteiligten, indem Sie die Mitarbeiter nach den Auswirkungen des PMO auf ihre Arbeit befragen. Hier sind einige Beispiele für Fragen, die Sie Ihren Mitarbeitern stellen könnten:
- Inwiefern kann das Unternehmen die Kommunikation oder die Prozesse verbessern?
- Wie wirkt sich das PMO auf Ihre Arbeitszufriedenheit aus?
- Welchen Wert haben Coaching und Mentoring?
Vorteile eines IT-PMOs
PMOs bieten die Struktur, um alle Beteiligten über Risiken, Entscheidungen, Änderungen, Konflikte und Zeitpläne auf dem Laufenden zu halten. Die heutigen IT-Projekte werden immer zahlreicher und komplexer, und die Beteiligten (von der Vorstandsetage bis hin zu den Support-Mitarbeitern) sind in unterschiedlichem Maße beteiligt und interessiert. Nach Angaben des Project Management Institute haben 80 Prozent der Champions (d. h., leistungsstarke Unternehmen) über ein PMO. Hier sind einige der Vorteile eines IT-PMO:
- Geringere Gesamtprojektkosten
- Zentralisierte und konsistente Arbeit anstelle von kostspieligeren Silos
- Stärkere Ausrichtung des Projektportfolios auf die Unternehmensziele
- Gemeinsame Ressourcen, um Doppelarbeit zu vermeiden
- Gesteigerte Produktivität
- Verbesserte Projekttransparenz
- Beschleunigte Projektabwicklung
- Einheitliche Prozesse und Methoden
- Reduzierte Projektrisiken, Fehler, Abbrüche und Misserfolge
- Bessere Verbindung zu den Kunden und höhere Kundenzufriedenheit
Herausforderungen an ein IT-PMO
Laut einer Studie von PM Solutions stellt die Unternehmensleitung den Wert des IT-PMO am zweithäufigsten von allen Abteilungen in Frage. Die Untersuchung ergab außerdem Folgendes:
- Das Management betrachtet 50 Prozent der PMO-Prozesse als Overhead.
- Zweiundvierzig Prozent der PMOs erleben organisatorischen Widerstand gegen Veränderungen.
- Fünfunddreißig Prozent der Projektmanager verfügen über unzureichende Fähigkeiten für ein PMO.
Ein Grund für diese PMO-Herausforderungen ist, dass viele Unternehmen ein PMO einführen, ohne eine Bedarfsanalyse durchzuführen oder ohne angemessene Vorbereitung und Ressourcenzuweisung. Bevor Sie ein PMO einführen, müssen Sie die Risiken und Vorteile genau abwägen und entsprechende Schulungen, Tools und Mitarbeiter bereitstellen. PM-Frameworks haben zum Beispiel ihr eigenes Vokabular. Um erfolgreich zu sein, müssen die Mitarbeiter an einer Schulung zu dem entsprechenden standardisierten Rahmenwerk oder der Methodik teilnehmen.
PMOs sind auch deshalb problematisch, weil sie anfangs vielleicht schnelle Erfolge bringen, diese aber nicht nachhaltig sind, insbesondere wenn die PMs nach Abschluss des ersten Projekts wieder zu ihren normalen Aufgaben zurückkehren. Diese mangelnde Fokussierung führt dazu, dass die anfängliche Begeisterung und das Engagement der Beteiligten nachlassen.
Die Fähigkeit, den Gesamtwert eines IT-PMOs zu nutzen, erfordert Zeit, Flexibilität, Prioritätensetzung und Konzentration. Es erfordert auch die Einführung geeigneter Prozesse, die reifen und sich weiterentwickeln und dem Unternehmen einen langfristigen Nutzen bringen.
Wie stellen Sie fest, ob Sie ein IT-PMO brauchen?
Um festzustellen, ob ein IT-PMO das Richtige für Ihr Unternehmen ist, sollten Sie einen Blick auf Ihre Betriebsstruktur werfen. Alan Zucker, der Gründer von Project Management Essentials, schlägt Folgendes vor:
„Fragen Sie sich und Ihr Führungsteam, ob Sie ein PMO brauchen. Fragen Sie auch, welche Funktion es erfüllen soll. Es gibt drei primäre PMO-Funktionen, die sich überschneiden können: unterstützende, kontrollierende und direktive PMOs. Viel zu oft werden PMOs ohne Vorbedacht gegründet. Die folgenden Fragen können Ihnen helfen, die Diskussion zu führen:
- Welche(s) Problem(e) hat unsere Organisation in Bezug auf die Durchführung von Projekten?
- Wählen wir die richtigen Projekte aus?
- Sind die Projektteams bei ihrer Ausführung erfolgreich?
- Über welche verwertbaren Informationen, die ein PMO liefern könnte, verfügen wir derzeit nicht?
- Welche Entscheidungen würden wir gerne treffen, die ein PMO ermöglichen würde?
- Wie würde sich das Unternehmen verändern, wenn es ein PMO gäbe?“
Wie richten Sie ein IT-PMO ein?
Um Ihr IT-PMO auf die Beine zu stellen, empfiehlt Zucker, einen kompetenten Moderator hinzuzuziehen: „Ein Branchenexperte führt die Beteiligten durch den Prozess der Identifizierung ihrer Probleme und des gewünschten Zustands des Unternehmens. Dieser Prozess wird dazu beitragen, die Art des PMO zu definieren, die das Unternehmen benötigt.
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IT-PMO Vision und Mission Statement Vorlage
Eine Vision und ein Leitbild helfen dem IT-PMO dabei, seinen einzigartigen Zweck, seine Funktionen und Ziele den Mitarbeitern, Beteiligten und anderen Geschäftsmitgliedern zu vermitteln. Verwenden Sie diese Vorlage, um Ihre Vision und Mission zu verkünden.
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IT-PMO Best Practices
Ein IT-PMO bearbeitet eine Vielzahl von großen und kleinen Projekten. Die Fähigkeit, PMO-Abläufe zu optimieren, Glaubwürdigkeit zu gewinnen und Projekte ohne Reibungsverluste, Verzögerungen, Kostenüberschreitungen oder Herausforderungen zu managen, erfordert standardmäßige, aber wirkungsvolle Best Practices.
- Zentrale Kommunikation: Zentralisierte Kommunikation minimiert Probleme durch transparente Zusammenarbeit und Informationsaustausch, von denen Teams und oberes Management profitieren.
- Schulung, Coaching und Mentoring: Diese Aktivitäten steigern den Wert des Teams und die Effektivität der PMO-Prozesse.
- PMO-Vorlagen und Tools: Vordefinierte Vorlagen und geeignete Projektmanagement-Tools vereinfachen die Kommunikation, die Ressourcenzuweisung und die Schulung.
- Kollaboratives Ressourcenmanagement: Reduzieren Sie Verschwendung und Fehler mit einem standardisierten Ressourcenmanagementprozess und Informationstransparenz.
- Standardisierte Methodik oder Rahmenwerk: Wenn sich alle Beteiligten an einen vereinbarten Best Practices-Rahmen halten, stellen Sie sicher, dass das Projektmanagement konsistent ist und alle Beteiligten die gleiche Sprache sprechen.
- Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten: Die klare Definition und Kommunikation von Rollen ermöglicht es Ihnen, Verantwortung und Rechenschaftspflicht eindeutig zuzuweisen.
IT-PMO-Tools
Eine der effektivsten Strategien für die Einführung und den Erfolg eines IT-PMO ist die Auswahl und Implementierung der richtigen Rahmenbedingungen, Mitarbeiter, Prozesse und Tools. Ein Tool sollte die Fähigkeit unterstützen, ein IT-Projekt während seines gesamten Lebenszyklus zu verfolgen, Berichte zu erstellen, Änderungen zu verwalten und zu verfolgen.
Eine erfolgreiche Implementierung und eine hohe Benutzerakzeptanz fördern die Konsistenz und können die Projektabwicklung beschleunigen, indem sie die standardisierten Prozesse des PMO unterstützen und durchsetzen. Tools steigern die Produktivität und verbessern die Projekttransparenz für das Team und das C-Suite-Management, so dass bessere Entscheidungen getroffen werden können. Beachten Sie die folgenden Merkmale und Eigenschaften von PMO-Tools:
- Leichte Implementierung und Nutzung
- Zeitpläne und Fortschrittsverfolgung
- Funktionen für die Zusammenarbeit
- Sichtbarkeit durch Gantt-Diagramme, Kanban-Karten und andere Ansichten
- Speicherung von Dateien
- Automatisierung und Änderungsverwaltung
- Projektarchivierung
- Berichte und Dashboards
- Mobiler Zugriff
- Ressourcen- und Kapazitätsmanagement
Die Zukunft des IT-PMO
Die digitale Transformation führt dazu, dass Unternehmen schneller vorankommen und gleichzeitig die Qualität aufrechterhalten müssen. Das bedeutet, dass alle Teams ihre Prozesse und Tools optimieren müssen, um mehr und schneller zu erreichen.
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen eine mobile Anwendung, KI für den Kundenservice oder ein neues Buchhaltungssystem implementiert, fällt ein Großteil der Arbeit der IT-Abteilung zu, da die Technologie den Kern der Abteilungseffizienz bildet.
Es wird erwartet, dass sich das PMO zu einem integrierten Modell entwickelt, das in allen Geschäftsbereichen funktioniert. Gartner schätzt, dass bis zum Jahr 2030 80 Prozent des heutigen Projektmanagements (PM) wegfallen werden, da künstliche Intelligenz (KI) traditionelle PM-Funktionen wie Datenerfassung, -verfolgung und -berichterstattung übernimmt, so Gartner, Inc [1]. Wir glauben, dass der Trend zur Anwendung von KI bedeutet, dass PMOs sich auf fortschrittliche Technologie verlassen werden, um einige der wesentlichen traditionellen PM-Aktivitäten zu übernehmen, und dass Projektmanager ihren Fokus auf strategischere Initiativen verlagern können.
Zucker prognostiziert: „Da immer mehr Organisationen agile Praktiken anwenden, werden traditionelle PMOs, die sich traditionell auf Governance und Kontrolle konzentrieren, gezwungen sein, sich anzupassen und zu verändern. PMOs spielen in großen, agilen Unternehmen eine Rolle, aber sie werden einen kollaborativen Ansatz verfolgen müssen, der sich auf die kontinuierliche Bereitstellung von Werten konzentriert.“
[1] Gartner-Pressemitteilung „Gartner Says 80 Percent of Today's Project Management Tasks Will Be Eliminated by 2030 as Artificial Intelligence Takes Over,“ 20 March 2019. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-03-20-gartner-says-80-percent-of-today-s-project-management
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