Hinweis des Verfassers: In diesem Artikel stellt Ihnen unser Senior Product Manager Brian Bosché die neuen Smartsheet-Korrekturverbesserungen, die Teams aller Art dabei helfen können, Inhaltsprüfungen zu verwalten und Genehmigungen noch schneller einzuholen.
In den letzten Jahren ist die Nachfrage nach Inhalten exponentiell gestiegen, was viele Teams in eine schwierige Lage gebracht hat: Sie werden gedrängt, ihre Inhaltsprozesse zu skalieren, obwohl die Produktprozesse komplexer denn je geworden sind.
Inhaltspläne umfassen heute mehr Formate, Kanäle und ein höheres Maß an Personalisierung, was wiederum eine ausgefeiltere Taktik, mehr Arbeitsabläufe und Tools erfordert. Um den Anschluss nicht zu verlieren, benötigen Teams eine Möglichkeit, das Inhaltsmanagement in ihre Workflows zu integrieren und die Projektzusammenarbeit zu erweitern. Im letzten Herbst haben wir Smartsheet-Korrekturen eingeführt, die dazu beitragen, Inhaltsprüfungen und -genehmigungen effizienter zu gestalten, wo unsere Kunden bereits die Produktion planen, verwalten und Berichte dazu erstellen.
Ich freue mich, mit Ihnen heute zu teilen, wie die neuesten Korrekturoptimierungen es Ihrem Team ermöglichen werden, mehr Inhalte noch schneller abzuschließen, um mit der Nachfrage Schritt zu halten.
Ein starker Abschluss mit effizienten Inhaltsprüfungen
Falls Sie noch nie Korrekturen verwendet haben, möchte ich einen Schritt zurückgehen und Ihnen zunächst erläutern, wie sie einen klaren Weg bieten, die erforderlichen abschließenden Genehmigungen schneller einzuholen.
Sagen wir, Sie sind ein Online-Marketing-Manager und bereiten eine Reihe digitaler Anzeigen vor, die von den Inhalts- und Markenteams abgesegnet werden müssen. Darüber hinaus benötigen Sie die abschließende Genehmigung Ihres eigenen Vorgesetzten.
E-Mails an zahlreiche Prüfer in verschiedenen Teams zu senden, könnte aus mehreren Gründen schnell zu einem Albtraum werden:
- Engpässe durch einzelne Prüfer
- Feedback, das in Dateikopien und verschiedenen Teams verschüttgeht
- Zu viele Versionen und unvermeidbare Verwirrung bei der Implementierung von Feedback
- Sicherheitsrisiken bei der Dateifreigabe per E-Mail an externe Anbieter
Wenn Sie eine Korrektur in Smartsheet verwenden, können Sie direkt Feedback von Beteiligten inner- wie außerhalb Ihrer Organisation anfordern. Dafür senden Sie ihnen dieselbe spezifische externe Prüfseite, in der klar angegeben ist, dass Sie von ihnen eine Genehmigung oder Änderungen anfordern.
Auf dieser Seite können die Entscheidungsträger die Inhalte wie erforderlich markieren und das Feedback mit anderen Prüfern besprechen. Dadurch wird es für sie einfacher nachzuverfolgen, welche Datei geprüft werden soll und wo sie zu finden ist. Und Sie müssen nicht mit in Silos eingeschlossenem Feedback aus mehreren Kopien umgehen.
Wenn die Korrektur Änderungen erfordert, können Sie jederzeit eine neue Version hochladen, um den nächsten Prüfzyklus mit denselben oder neuen Prüfern zu starten und bis zur abschließenden Genehmigung fortsetzen. Auf dem Weg kann Ihr Team den Fortschritt innerhalb des Kontexts des breiteren Projekts nachverfolgen, indem die Korrektur direkt in Ihrem Blatt geprüft wird.
Inhaltskorrekturen können jedem Team helfen
Wenn Sie keinem Marketing- oder Creative-Services-Team angehören, könnten Sie sich selbst fragen: „Wir können mir Korrekturen helfen?“. Während der ersten Jahre bei Smartsheet habe ich mit vielen Kunden gesprochen, die mir dabei geholfen haben zu realisieren, dass viele der Herausforderungen in der Inhaltsproduktion universell sind – wie die Vorteile der Verwendung von Smartsheet-Korrekturen. Wir wollten effiziente Prüfungen für mehr unserer Kunden ermöglichen, weshalb Sie jetzt Korrekturen für Microsoft Office-Dateien, Videodateien und mehr erstellen können.
1. Microsoft Office
Smartsheet-Korrekturen unterstützen jetzt Microsoft Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen und Excel-Tabellen.
Es gibt zahlreiche Optionen für die direkte Bearbeitung von WIP-Dokumenten, aber ohne einen klaren Prüfprozess kann die Einholung abschließender Genehmigungen für diese Dokumente viele Herausforderungen ähnlich wie bei visuellen Inhalten darstellen.
Ob Sie nun einen Produktplan entwickelt haben, einen Vertrag für einen neuen Anbieter ausarbeiten, Folien für eine wichtige Präsentation entwerfen oder an einem der zahllosen anderen Dokument arbeiten, die in Microsoft Office erstellt werden können, Sie und Ihr Team benötigen den nahtlosen Prüf- und Genehmigungsprozess, den Smartsheet-Korrekturen ermöglichen.
2. Videos
Sie können nun mit Smartsheet-Korrekturen auch MP4-, AVI- und MOV-Dateien prüfen und genehmigen. Videokorrekturen ermöglichen Ihrem Team die einfache Erfassung und Nachverfolgung von Feedback zu spezifischen Frames. Sobald Sie einen Frame in einem Video mit einer Anmerkung versehen, können der Produzent und andere Beteiligte direkt zu diesem Frame mit Zeitstempel springen, indem sie auf Ihren Kommentar oder auf Ihr Profilbild in der Zeitachse des Videos klicken.
3. Andere Dateien, die an Smartsheet angehängt werden können
Unsere Korrekturen unterstützen nicht nur Bild-, PDF-, Video- und andere Microsoft Office-Dateien, sondern ich habe auch gute Nachrichten für diejenigen unter Ihnen, die mit anderen Dateitypen arbeiten, wie z. B. Google Text & Tabellen. Alles, was an Ihr Blatt angehängt werden kann – einschließlich Links (URLs) –, kann nun auch in eine Korrektur hochgeladen werden.
Wenn Ihre Datei nicht vollständig unterstützt wird, können die Prüfer keine Vorschau des Inhalts direkt in der Korrektur anzeigen und diesen nicht direkt dort markieren, aber Ihr Team wird dennoch stark davon profitieren. Sie können immer noch Feedback anfordern von allen möglichen Beteiligten, Kommentare und Genehmigungsentscheidungen an einem einzigen, dedizierten Ort erfassen und Versionen einfach verwalten.
Ich möchte Sie ermutigen, von nun an WIP-Inhalte immer dann in eine Korrektur hochzuladen, wenn sie eine Prüfung erfordern.
Prüfungszyklen mit zusätzlichen Markierungstools verkürzen
Da Mitarbeiter zunehmend remote arbeiten und geografisch sowie teamübergreifend verteilt sind, sind persönliche Prüfungen weitaus seltener geworden. Dies macht die Weitergabe von klarem und praktischem Feedback sogar noch kritischer, was effiziente und effektive Prüfzyklen angeht. Wenn Entscheidungsträger Anmerkungen verwenden, um Inhalte in Korrekturen zu markieren, kann dies Ihrem Team helfen, Iterationen zu beschleunigen und die Anzahl von Iterationen zu reduzieren, die für die endgültige Genehmigung erforderlich sind.
Ab sofort können Prüfer Inhalte mit Kästchen und Pfeilen zusätzlich zu den einfachen Stecknadeln, die zuvor bereits verfügbar waren, markieren. Kästchen sind hilfreich für präzisere Kommentare zu einem bestimmten Inhaltsbereich, sei er groß oder klein. Und mit Pfeilen kann genau gezeigt werden, wohin ein bestimmtes Element im Inhalt verschoben werden sollte.
Eine strahlende Zukunft für die Inhaltszusammenarbeit in Smartsheet
Wir haben große Pläne für die Verwaltung und Zusammenarbeit an Inhalten in Smartsheet und wir werden diese später in diesem Jahr mit Ihnen teilen. In der Zwischenzeit möchte ich Sie alle aufrufen, die neuesten Korrekturverbesserungen zu nutzen, um herausragende Inhalte schneller abzuschließen. Weitere Informationen dazu, wie Smartsheet-Korrekturen funktionieren, erhalten Sie in unserem Hilfeartikel.
