Inhalte gibt es überall. Von dem Moment, in dem wir aufstehen, bis zu dem, in dem wir ins Bett gehen, nutzen wir Inhalte für die Kommunikation, zum Lernen, Spielen und Arbeiten – auf unseren Geräten, persönlich mit einem Gegenüber und über eine Vielzahl anderer Kanäle.
Um Verbindung zu Kunden, Anbietern, Partnern und Mitarbeitern aufzunehmen, erstellen Organisationen aller Art mehr Inhalte denn je. Leider sind die Möglichkeiten zur Verwaltung der Inhaltsproduktion für viel zu viele Teams immer noch sehr eingeschränkt.
Wenn man diese Herausforderungen berücksichtigt, versteht man die kritische Rolle der Inhalte für den Erfolg Ihrer Organisation. Daher freue ich mich, Ihnen heute eine neue Möglichkeit zur Zusammenarbeit an Inhalten dort vorzustellen, wo Sie Projekte bereits in Smartsheet verwalten.
Den Inhaltsproduktionsprozess verbessern
In der Vergangenheit habe ich etwas darüber geschrieben, wie Unternehmen den Umfang und die Geschwindigkeit steigern, mit der ihre Teams Inhalte und kreative Arbeiten zur Interaktion mit Kunden erstellen.
Die Verbesserung des Inhaltsproduktionsprozesses hat sich bei mir zu einer persönlichen Leidenschaft entwickelt, seit ich als Gründer einer Kreativagentur diese Hindernisse selbst erfahren musste.
Wir liebten die Arbeit mit unseren Kunden, fühlten uns aber oft entmutigt aufgrund der ganzen manuellen Arbeit zur Projektplanung, Nachverfolgung des Fortschritts, zum Einholen von Feedback sowie der Genehmigungen der zuständigen Entscheidungsträger. Der ganze Prozess war sehr langsam, ineffizient und eine frustrierende Erfahrung für alle Beteiligten.
Wir fanden auf dem Markt keine Wunderwaffe, also entwickelten wir unsere eigene Software zur Vereinfachung unseres kreativen Prozesses und begannen bald darauf mit dem Verkauf des Tools – das wir Slope nannten – an andere Unternehmen.
Anfang des Jahres hat sich unser Team mit Smartsheet zusammengesetzt und damit begonnen, die Funktionen von Slope direkt in die Plattform zu integrieren, um Teams die nahtlose Planung, Verwaltung, Prüfung und Berichterstattung zur Inhaltsproduktion von einem zentralen Ort aus zu ermöglichen.
Inhalte prüfen und genehmigen, alles an einem Ort
Die Prüfbelegerstellung durch Smartsheet gestaltet den Prüf- und Genehmigungsprozess für Ersteller von Inhalten, Projektmanager sowie andere interne und externe Beteiligte effizienter. Nachfolgend finden Sie einige der unverzüglichen Vorteile durch die Aktivierung der Prüfbelegerstellung in einem Blatt.
Den Inhalt in den Mittelpunkt rücken
In Smartsheet erstellen Sie einen Beleg pro Zeile, um diesen im Mittelpunkt zu behalten. Sie müssen sich niemals durch eine lange Liste an eine Aufgabe angehängter Dateien wühlen, um die aktuellste Version eines kreativen Assets oder Dokuments zu finden. Laden Sie ein Bild oder eine PDF-Datei in Ihren Beleg hoch (in Kürze auch Videos und andere Dokumente) und zeigen Sie jederzeit eine Vorschau im rechten Bereich an.
Durch die Zuordnung einer Zeile zu einem Beleg werden auch der bestehende Kontext und die Möglichkeiten Ihres Blatts zum Zwecke der Verwaltung der Inhaltsproduktion hervorgehoben. Die Beteiligten können Inhaltsersteller automatisch auf neue Aufgaben hinweisen oder an nahende Deadlines erinnern sowie schnell Berichte, Inhaltskalender und vieles mehr erstellen lassen.
Prüfern das anzeigen, was sie sehen müssen
Die Prüfbelegerstellung in Smartsheet öffnet den Prüfprozess für alle Beteiligten und schützt gleichzeitig Ihre Daten.
Senden Sie Prüfungsanforderungen an interne sowie externe Beteiligte, damit diese direkt auf eine spezielle Prüfseite mit Belegerstellung geleitet werden. Das Blatt muss nicht für die Prüfer freigegeben sein und sie müssen sich nicht einmal in Ihrer Organisation befinden.
Einfach und schnell wiederholbar
Die Belegerstellung in Smartsheet verkürzt die notwendige Zeit für den Prüfzyklus, indem Punkte eliminiert werden, die sowohl für die Prüfer als auch für die Inhaltsersteller verwirrend sein können.
Auf der Prüfseite werden irrelevante und möglicherweise verwirrende Informationen eliminiert, damit die Prüfer sich ganz auf ihr Feedback konzentrieren können. Durch die automatische Versionskontrolle wird sichergestellt, dass sie stets die aktuellen Inhalte prüfen.
Inhaltsersteller können ihre Inhalte dank des klareren Feedbacks in Smartsheet-Belegen schneller abschließen. Die Prüfer können den Beleg direkt mit Anmerkungen und Kommentaren versehen, ihre Reaktionen mit den Erstellern und anderen Personen besprechen und ihre Genehmigungsentscheidungen protokollieren.
Zusammenarbeit an Inhalten zwischen allen möglichen Beteiligten
Ich bin der Überzeugung, dass Sie von unseren neuen Funktionen zur Zusammenarbeit an Inhalten profitieren werden, wenn Ihr Team Inhalte im Rahmen Ihrer Arbeit verwendet, erstellt, prüft oder gemeinsam daran arbeitet.
Sie können mit Ihren Kunden zusammenarbeiten, um neue Kampagnen zu erstellen, Vertragsprüfungen für alle Ihre Zulieferer zu verwalten und Einstellungsmaterialien für neue Mitarbeiter zusammenzustellen. Die Liste der Möglichkeiten ist schier endlos.
Und das ist erst der Anfang
Auch wenn ich mich freue, die heutige Veröffentlichung bekanntzugeben, ist dies erst der Anfang der Zusammenarbeit an Inhalten auf der Smartsheet-Plattform.
Unsere Produkt- und Technikteams arbeiten intensiv an den nächsten Verbesserungen und ich freue mich, in den nächsten Monaten mehr Neuigkeiten mit Ihnen zu teilen, während wir weiterhin die Art und Weise revolutionieren, wie Ihre Teams Ihre Inhalte planen, verwalten und prüfen.
Besuchen Sie jederzeit das Smartsheet Learning Center, um weitere Informationen zur Belegerstellung zu erhalten.
