Neues von Smartsheet: Portfolios und Szenarioplanung

Wir freuen uns, zwei neue Funktionen vorzustellen, die Teamleiter*innen und Projektmanager*innen helfen, ihre Arbeit effizienter zu planen, zu organisieren und umzusetzen: Portfolios und Szenarioplanung.

Portfolios: Standardisierung und Transparenz in allen Projekten

Ohne einen einheitlichen Ausgangspunkt beginnt jedes neue Projekt auf die gleiche Weise: Sheets manuell kopieren, Berichte neu erstellen und alte Daten löschen. Mit zunehmender Größe von Initiativen macht diese Inkonsistenz es nahezu unmöglich, verwandte Projekte als zusammenhängendes Gesamtvorhaben zu verwalten. Mangelnde Standardisierung kostet nicht nur Zeit im Vorfeld, sie schränkt auch die Transparenz ein und erschwert die Priorisierung der richtigen Aufgaben und die Abstimmung von Initiativen. 
 

Portfolios wurden für Teammanager*innen und Projektleiter*innen entwickelt, die eine strukturierte, wiederholbare Methode zur Verwaltung verwandter Projekte benötigen. Standardisierte Vorlagen und die automatisierte Projekterstellung reduzieren die manuelle Einrichtung. Eine zentrale Projektliste sowie ein Projekt-Rollup bieten Teams die Einblicke, um den Fortschritt zu verfolgen, effektiv Prioritäten zu setzen und die Unternehmensführung auf dem Laufenden zu halten.

Projekte schneller starten: Wandeln Sie Anforderungen in wenigen Minuten in umsetzbare Projektpläne um – und überspringen Sie die repetitive Einrichtung, die Teams ausbremst..

Für Konsistenz sorgen: Starten Sie Projekte stets auf die gleiche Weise – mit einer einheitlichen Struktur und klar definierten Leistungen, damit die Arbeit vom ersten Tag an optimal abgestimmt ist.

Das Wesentliche sichtbar machen: Fassen Sie wichtige Messzahlen für zusammenhängende Projekte zusammen, um Fortschritte zu verfolgen, Risiken frühzeitig zu erkennen und Stakeholder*innen jederzeit auf dem Laufenden zu halten.

„Dieses Portfolio ist für uns ein echter Gamechanger. Ich gebe einfach die Anforderung ein und die verschiedenen Arbeitsbereiche werden automatisch erstellt. Niemand muss manuell etwas hinzuzufügen. Die Mitarbeitenden klicken einfach auf ihr Projekt und können sofort loslegen.“ – EAP-Kund*in

Mit unserem MCP-Server und direkten Integrationen in führende KI-Assistenten wie Claude können Sie Ihre Projektliste oder Portfolioberichte abfragen, um sofort wertvolle Einblicke zu gewinnen. Fragen Sie nach überfälligen Aufgaben, Risiken oder dem Zustand von Projekten – und erhalten Sie genau die Antworten, die Sie für fundiertere Entscheidungen benötigen. 

Ganz gleich, ob Sie ein kleines oder informelles PMO betreiben, Abteilungsprojekte nachverfolgen oder wiederkehrende Workflows wie die Einführung neuer Produkte, das Onboarding von Mitarbeitenden oder IT-Tickets verwalten – Portfolios bieten die Struktur und Transparenz, die Ihre Teams benötigen, und sind sofort einsatzbereit.

Weitere Informationen zu Portfolios finden Sie in diesem Hilfeartikel. 

Szenarioplanung: die richtige Entscheidung treffen, bevor Sie sich festlegen

Wenn sich Prioritäten verschieben, ein neues dringendes Projekt hinzukommt oder eine Ressource nicht mehr verfügbar ist, müssen Sie schnell herausfinden, wie Sie die Arbeit auf Kurs halten können. 

Da Anpassungen in Live-Plänen riskant sind, geraten Teams in einen endlosen Zyklus manueller Nacharbeit. Ohne eigenen Bereich, in dem Sie Ihre Optionen erkunden können, bleibt Ihnen nicht anderes übrig, als Sheets zu kopieren und Änderungen zu testen. Wenn Sie endlich einen Weg gefunden haben, müssen Sie diese Anpassungen manuell in den ursprünglichen Plan übernehmen, um weiter voranzukommen.

Aber jetzt gibt es eine bessere Lösung.
 

Die Szenarioplanung ermöglicht Teams, Projektzeitpläne gemeinsam mit der Kapazitätsplanung anzuzeigen und Was-wäre-wenn-Szenarien durchzuspielen, ohne Live-Pläne zu beeinträchtigen. Sie können ganz einfach Ressourcen verschieben, Zeitpläne ändern und Zuordnungen anpassen, um Ihre Optionen direkt miteinander zu vergleichen. Sobald die Stakeholder*innen zugestimmt haben, wenden Sie einfach das beste Szenario an, um Ihre Sheets umgehend zu aktualisieren.

Planungsrisiken minimieren: Testen Sie verschiedene Lösungswege in einem eigenen Bereich, um das Risiko von Änderungen an Live-Plänen zu vermeiden.

Bessere Entscheidungen treffen: Verabschieden Sie sich von Bauchentscheidungen. Vergleichen Sie Szenarien direkt mit den zugehörigen Daten, um mit Sicherheit die richtige Entscheidung zu treffen.

Produktivität steigern: Beseitigen Sie manuelle Nacharbeit und beenden Sie das endlose Hin und Her – geben Sie einfach Szenarien frei, um die Abstimmung voranzutreiben und Entscheidungen zu beschleunigen.

„Die neue Szenarioplanung erleichtert es uns erheblich, Meilensteine zu vergleichen und Projektauswirkungen auf einen Blick zu erfassen. Das ist eine enorme Verbesserung für unsere gewünschte teamübergreifende Kommunikation.“ – EAP-Kund*in

Wenn es an der Zeit ist, die Stakeholder*innen zu informieren, müssen Sie sich nicht mehr mit E-Mails, Meetings und Tabellen herumschlagen. Gehen Sie selbstbewusst in Meetings mit Führungskräften, teilen Sie Szenarien direkt mit Entscheidungsträger*innen, sodass alle auf derselben Datengrundlage stehen, und gehen Sie als Team mit Klarheit und Sicherheit voran.

Und das ist erst der Anfang. KI-gestützte Verbesserungen der Szenarioplanung befinden sich in der Entwicklung. Halten Sie Ausschau nach Neuigkeiten.

Weitere Informationen zur Szenarioplanung finden Sie in diesem Leitfaden.

Beide Funktionen sind im Smartsheet Enterprise-Plan verfügbar.