Glücklichsein beginnt am Arbeitsplatz: Wie Mitarbeiterzufriedenheit zu mehr Effizienz im Job – und im Privatleben – führt

Sie sind an einem Freitagnachmittag im Büro. Ein Meeting jagt das nächste und die Projektfristen sitzen Ihnen im Nacken. Sie haben sich damit abgefunden, ein weiteres Wochenende im Büro zu verbringen, um der ganzen Arbeit Herr zu werden. Ihre Kinder werden schon noch weitere Fußballspiele und Tanzaufführungen haben, bei denen Sie dabei sein können, und den Jahrestag mit Ihrem Ehepartner können Sie auch an einem anderen Tag feiern, wenn Sie einmal nicht durcharbeiten müssen. 

Kommt Ihnen das bekannt vor? Ja? Uns auch. Wenn die Optimierung von Prozessen auf die lange Bank geschoben wird, leiden vor allem diejenigen, die die Arbeit verrichten. Aus dem Smartsheet-Bericht zur Zukunft des Arbeitsmanagements 2023 geht hervor, dass diese Personen die Hauptleidtragenden sind, wenn Projekte ins Straucheln geraten: Unter solchen Bedingungen haben Mitarbeiter unter anderem mit Gefühlen wie Frust (58 %), Burnout (31 %), Scham (27 %), Wut (26 %) und Gleichgültigkeit (25 %) zu kämpfen. Darüber hinaus berichten drei von zehn Personen über unmittelbare Auswirkungen auf die Karriere, z. B. verpasste Beförderungschancen aufgrund von schlecht durchgeführten Projekten. Fakt ist, dass sich diese Gefühle nicht nur im beruflichen Umfeld zeigen, sondern auch das Privatleben beeinflussen. Sie können schwerwiegende Auswirkungen auf die mentale Gesundheit und die Lebenszufriedenheit im Allgemeinen haben.

Die gute Nachricht: Wenn beruflich alles rund läuft, sind Mitarbeiter zufriedener im Job und zeigen auch außerhalb der Arbeit mehr Engagement. Wenn Projekte reibungslos verlaufen, gaben unsere Umfrageteilnehmer an, mehr Energie für die Pflege von privaten Beziehungen und Aktivitäten zu haben (36 %) und nach Feierabend weniger an die Arbeit zu denken (30 %) – das sind die Menschen, die zum Fußballspiel und zur Tanzaufführung ihrer Kinder gehen und sich einen schönen Abend mit dem Partner machen.

Die umfassenden Vorteile eines effektiven Projektmanagements

Die Vorteile überschaubarer Prozesse und Zeitpläne sind zahlreich. Sie bieten Teammitgliedern aller Ebenen beispielsweise mehr Freiraum und die Möglichkeit, nicht nur ihre Aufgaben zu erledigen und Projekte abzuwickeln, sondern ihr volles Potenzial auszuschöpfen und ihre besten Ideen einzubringen. Laura Murdock, Managerin im Projektmanagement bei Smartsheet, erklärt, dass sie häufig qualitativ hochwertigen Input und wertvolle Ideen von ihren Teammitgliedern im PMO bekommt: „Wenn sich Mitarbeiter von ihrer besten Seite zeigen können, dann merkt man das im Team sofort“, so Murdock. 

Wenn die Mitarbeiter glücklich sind und die Arbeitsatmosphäre gut, dann tritt das Team geschlossen auf, man unterstützt sich gegenseitig und arbeitet zusammen. Murdock erklärt: „Wenn es gut läuft, findet im Kernprojektteam ein offener Informationsaustausch statt. Probleme werden rechtzeitig angesprochen und jeder weiß, was er zu tun hat.“ Wenn die Zusammenarbeit insgesamt funktioniert, sind die Mitarbeiter zufrieden, entwickeln sich weiter und fühlen sich respektiert. „Man hat dann wirklich das Gefühl, dass das Team hinter einem steht“, fährt sie fort. Und das hat weitreichende Auswirkungen – im positiven Sinne. Auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz: Es beeinflusst, wie man sich fühlt und wie man Menschen begegnet, die einen fragen, wie die Arbeit läuft.“ 

Die Vorteile reibungsloser Prozesse und gut laufender Projekte kommen nicht nur den Mitarbeitern zugute, sondern dem gesamten Projektteam und ganzen Abteilungen. Gemäß unserer Studie führen gut durchgeführte Projekte tendenziell zu besseren Arbeitsbeziehungen – unter Kollegen (47 %) und unter Führungskräften (41 %). Insgesamt führen gut durchgeführte Projekte laut Projektfachleuten zu mehr Effizienz (49 %), qualitativ hochwertigerer Arbeit (57 %) und besserer Zusammenarbeit (40 %). Außerdem ist das Team dann besser in der Lage, Fristen (39 %) und Budgets (42 %) einzuhalten.

Auch die Geschäftsinhaber profitieren – das i-Tüpfelchen ist nämlich der Effekt auf den Gewinn. Wenn die Produktivität steigt, sinken die Kosten und die Umsatzgenerierung wird effizienter. Die Mitarbeiterfluktuation nimmt ab, wodurch Kosten bei der Personalbeschaffung und -schulung eingespart werden. Ein simples Rezept für finanziellen Erfolg.

Effektive Prozesse unterstützen die Problemlösung am Arbeitsplatz und darüber hinaus

Optimierte Projektmanagementprozesse sind eine der besten Möglichkeiten, um einen erfolgreichen Projektabschluss sicherzustellen. Doch welche Faktoren tragen dazu bei, die Aufgaben während der Projektausführung erfolgreich zu verrichten, damit ein Projekt zum vollen Erfolg wird? 

Zum einen sorgen eine klare Kommunikation und klare Erwartungen dafür, dass die Mitarbeiter wissen, was wann gemacht werden muss. Außerdem fördern diese beiden Faktoren eine effektive Zusammenarbeit im Team. Realistische Zeitvorgaben und ein überschaubares Arbeitspensum verringern den Druck auf die Projektdurchführenden und tragen dazu bei, die allgemeine Arbeitsmoral und die Effizienz der Teammitglieder zu verbessern. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, in ihrer Karriereentwicklung unterstützt zu werden, erzielen sie bessere Leistungen.

Laut unserer Studie haben gut verwaltete Projekte den positiven Effekt, dass die Mitarbeiter die Arbeit als erfüllender wahrnehmen (56 %), weniger gestresst sind (54 %) und das Gefühl haben, mehr Kontrolle über ihren Arbeitstag zu haben (49 %). Zudem können sich Teammitglieder bei reibungsloseren Projekten besser darauf konzentrieren, bei der Arbeit ihren Anteil zum Projekt zu liefern (42 %).

Außerdem erleichtern effektive Projektmanager – ausgewiesene PMs sowie Mitarbeiter, die das Projektmanagement im Rahmen verschiedener Programme und Aufgaben übernehmen – allen Beteiligten den Arbeitsalltag. Sie verstehen es, Vertrauen im Team aufzubauen und zu fördern, und fungieren gegenüber Stakeholdern als verlässliche Berater. Sie legen von vornherein klare Erwartungen fest und nehmen an Konversationen und Besprechungen teil, um den gesamten Umfang eines Projekts zu erfassen. Doch das vielleicht Wichtigste ist, dass sie es verstehen, die richtigen Fragen zu stellen und Missverständnisse aus dem Weg zu räumen, damit das Team gemeinsam auf die Ziellinie zusteuern kann. All diese Aspekte tragen dazu bei, dass Projekte besser ablaufen – und das wiederum sorgt dafür, dass man sich bei der Arbeit auf die Arbeit konzentrieren kann und nach Feierabend Zeit für andere Dinge hat.

Unternehmen, die Wert auf eine reibungslose Projektdurchführung, eine klare Kommunikation, eine realistische Erwartungshaltung und die Weiterentwicklung und Zufriedenheit der Mitarbeiter legen, profitieren davon in vielfacher Hinsicht. Zu den Vorteilen gehören u. a.:

• Zufriedenere Mitarbeiter, stärkeres Engagement, höhere Bindung und Produktivität
• Abnahme negativer Emotionen wie Frust, Zerstreuung und Burnout
• Reibungslosere und erfolgreichere Projektdurchführung
• Bessere Arbeitsbeziehungen und mehr Zusammenhalt im Team
• Besseres persönliches Wohlbefinden und bessere Work-Life-Balance

Wenn Unternehmen eine effiziente Projektdurchführung und die Mitarbeiterzufriedenheit priorisieren, schaffen sie optimale Voraussetzungen für den Erfolg der einzelnen Mitarbeiter und des gesamten Unternehmens.