Automatisierung steht ganz oben auf der Prioritätenliste aller operativen Führungskräfte, insbesondere in IT-Abteilungen, wo Komplexität und Skalierbarkeit mit digitaler Disruption und massiv ansteigenden Datenmengen in Einklang gebracht werden müssen. Die Automatisierung von IT-Workflows bietet enormes Optimierungspotenzial, da sich IT-Teams oft mit repetitiven und monotonen Aufgaben konfrontiert sehen, die sich im Laufe der Zeit zu einem Berg an technischen Schulden anhäufen.
Natürlich wird in der IT bereits viel automatisiert. Leider ist diese Automatisierung meist unvollständig, unzusammenhängend und nicht Teil einer Unternehmensstrategie. Automatisierung ist sinnvoller, wenn sie mit konkreten Geschäftsergebnissen zusammenhängt. In der Realität ist es aber leider oft so, dass Unternehmen zuerst automatisieren und dann über die möglichen Geschäftsvorteile nachdenken. Automatisierung als taktisches Instrument hat keinen hohen Stellenwert und wird daher in den meisten Unternehmen kaum unterstützt.
Einige IT-Unternehmen haben außerdem noch nicht einmal einheitliche Prozesse und Workflows entwickelt, die gut automatisiert werden könnten.
Die Herausforderung für CIOs
Einem aktuellen Bericht zufolge haben 68 % aller Unternehmen bisher keinen Vorteil aus ihren digitalen Initiativen gezogen. Aus diesem Grund stehen CIOs unter enormem Druck, den Wert dieser IT-gestützten Programme unter Beweis zu stellen. Für eine erfolgreiche digitale Transformation ist es erforderlich, eingespielte Teams aufzubauen, Kapazitäten besser zu verwalten und ein dynamisches Bereitstellungsmodell zu entwickeln, das schnell angepasst werden kann, wenn sich Ziele und wichtige Ergebnisse ändern. Durch die Automatisierung gewinnen IT-Unternehmen die nötige Geschwindigkeit und Agilität, um die neuen Erwartungen an einen sich wandelnden Arbeitsplatz zu erfüllen.
Anwendungsbeispiele für Automatisierung im IT-Projektmanagement
Es gibt Dutzende von Anwendungsmöglichkeiten für die Automatisierung in der IT – z. B. Pipeline-Management, Kapazitätsplanung, Projekterstellung, Projekt-Tracking, Dokumentation oder Compliance.
1. Pipeline-Orchestrierung: Zentralisieren und automatisieren Sie Arbeitsanforderungen mit Echtzeiteinblicken in Backlogs und das Genehmigungsmanagement, um sicherzustellen, dass die überlastete IT-Pipeline nicht an Schwung verliert.
2. Kapazitätsplanung: Implementieren Sie eine automatisierte Überwachung Ihres gesamten IT-Gerätebestands, um die Auslastung von Ressourcen zu messen. Automatisierung kann auch beim On- und Offboarding von IT-Mitarbeitenden und bei der Neuzuweisung von Ressourcen in IT-Projekten helfen.
3. Workflow-/Projekterstellung: Die Geschwindigkeit von IT-Projekten kann selbst die erfahrensten Projektmanager*innen überfordern. Mit Vorlagen für die Erstellung gängiger Workflows und Projekt-Blueprints für die Automatisierung der Projekterstellung erreichen sie aber ein Maß an Konsistenz und Geschwindigkeit, das alle manuellen Anstrengungen übertrifft.
4. Projekt-Tracking: Verwenden Sie ereignisgesteuerte Trigger, um Fristen, Fortschritte und gefährdete Aufgaben im Auge zu behalten. Die automatisierte Berichterstellung kann den Zeitaufwand für diese einzelnen Aufgaben erheblich reduzieren.
5. Dokumentation: Durch den Einsatz von Vorlagen zum Erstellen wichtiger Dokumente, zur Projektplanung und zum Projekt-Tracking minimieren Sie den manuellen Arbeitsaufwand im Zusammenhang mit der Versionskontrolle, Planung und Berichterstattung.
6. Compliance: Compliance-Auflagen für Unternehmen entwickeln sich ständig weiter. Das macht die Compliance-Überwachung und -Dokumentation zu einem anstrengenden und langwierigen Prozess. Durch die Schaffung eines automatisierten und vollständig integrierten Betriebsprozesses für die fortlaufende Compliance-Überwachung und -Berichterstattung können Unternehmen die Fallstricke der Nicht-Compliance umgehen.
Wie soll die Automatisierung angegangen werden?
Zugegebenermaßen steht aktuell die KI bei den meisten CIOs gedanklich an erster Stelle, da sie es Unternehmen ermöglicht, mithilfe von Datenmustern und maschinellem Lernen prädiktive Analysen zu generieren und die gewonnenen Erkenntnisse zur Prozessoptimierung einzusetzen. Angesichts der hohen Investitionen, die für eine KI-gesteuerte Prozessorchestrierung aufgebracht werden müssen, ist die Low-Code-Automatisierung jedoch immer noch die bevorzugte Wahl, da damit der Kreis der Personen erweitert wird, die Workflows und Projekte erstellen und bereitstellen können.
Smartsheet bietet eine Reihe von Low-Code-Optionen für die Automatisierung vieler Projekt- und Programmmanagementaufgaben. Einige Beispiele:
1. Automatisierte Workflows erstellen
Automatisierte Workflows sind wie ein digitales Fließband. In Smartsheet können Sie diese entweder von Grund auf neu oder mithilfe einer maßgeschneiderten Vorlage erstellen. Sie können Auslöser, Bedingungen und Aktionen festlegen, die von einem Startblock aus zu einem oder mehreren Endblöcken führen. Sie können beispielsweise im gesamten Projekt Auslöser festlegen, um Benutzer*innen zu benachrichtigen, wenn ihnen bestimmte Aufgaben zugewiesen werden oder wenn sie sich einem Meilenstein nähern. Sie können sogar den Projektfortschritt nachverfolgen und Berichte darüber erstellen.
2. Workflows anpassen
Den Workflows können Bedingungen hinzugefügt werden, um einen Filter für einen bestimmten Aktionspfad zu erstellen. Zum Beispiel kann das System automatisch E-Mails an verschiedene Personen senden, wenn innerhalb einer Aufgabe ein bestimmtes Datum erreicht wird.
3. Alarme in Smartsheet erstellen
Alarme und Erinnerungen können neuen oder sogar bestehenden Workflows hinzugefügt werden, um Benutzer*innen zu benachrichtigen. So gewährleisten Sie, dass alle Benutzer*innen zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen erhalten. Alarme sind reaktiv, d. h. sie informieren Benutzer*innen, wenn eine Aktion durchgeführt wurde. Erinnerungen sind proaktiv und zielen darauf ab, Ihre Teams über wichtige Daten und Meilensteine auf dem Laufenden zu halten – zum Beispiel das Einreichen von Unterlagen für ein bevorstehendes Compliance-Audit. Diese Benachrichtigungen können wiederkehrend generiert werden (täglich, wöchentlich oder maßgeschneidert), je nachdem, wie nahe das Enddatum für die Aufgabe liegt.
4. Projekte und Programme erstellen
Nutzen Sie das Vorlagen-Toolkit, das ein Metadaten-Sheet, ein Messzahlen-Sheet und einen Projektplan enthält, um Projekte automatisch zu erstellen, ohne bei null anfangen zu müssen. Die Projekterstellung kann auf der Programmebene erfolgen, wo der Programmarbeitsbereich automatisch erstellt wird. Dieser besteht aus Programm-Dashboards, Erfassungs- und Zusammenfassungssheets und Blueprint-Quellensheets. Beim Erstellen eines Programms wird auch eine Portfolio-WorkApp erstellt, um Berichte zu allen für das Programm relevanten Projekten zu generieren. Selbst wenn die Projektanforderungen aus Drittsystemen wie Jira oder ServiceNow kommen, kann die Projekterstellung nahtlos in Smartsheet erfolgen.
5. Berichte erstellen
Es gibt mehrere Optionen für die Erstellung von Berichten in Smartsheet – und alle Berichte sind automatisiert. Berichte können detailliert auf der Aufgabenebene erstellt werden (wenn beispielsweise jede Zeile eine Aufgabe enthält, kann ein Zeilenbericht generiert werden) oder auf der Programm-/Portfolioebene (indem Daten aus mehreren Sheets gruppiert und zusammengefasst werden). Berichte können auch basierend auf Profilen von Benutzer*innen erstellt werden.
Sind Sie bereit, Ihre IT-Projekte und -Programme zu automatisieren?
Es ist an der Zeit, Prozessineffizienzen zu beheben, sich wiederholende banale Aufgaben zu automatisieren und sich auf hochwertige Arbeit zu konzentrieren, indem Sie eine zuverlässige, regelbasierte Automatisierungsplattform verwenden. Die Verwaltung großer und komplexer Programme mit begrenzten Ressourcen kann eine große Herausforderung darstellen. Doch Sie können die Verwaltung automatisieren und zur Deckung der Nachfrage Echtzeiteinblicke in Betriebsabläufe über die gesamte Ressourcenkette hinweg schaffen. Helfen Sie Ihren Teams, schon heute agil zu werden und auf sich ändernde Geschäftsanforderungen reagieren zu können. Hier finden Sie weitere Informationen zur Automatisierung in Smartsheet.